Mitarbeiterbefragungen sind in den meisten Unternehmen ein eher tabuisiertes Thema. Um die Teilnahmequote für Ihre Umfrage zu berechnen, können Sie einfach die Anzahl der Mitarbeiter, die an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen teilen.
Natürlich wünschen Sie sich im Idealfall eine Rücklaufquote von 100 %, aber das ist in der Regel nicht der Fall. Der Branchendurchschnitt liegt bei etwa 50 %, aber einige Unternehmen haben es geschafft, diese Quote auf 80 % und manchmal sogar auf 95 % zu steigern.
Für manche Unternehmen ist eine solche Beteiligung außergewöhnlich und mag wie eine entmutigende und überwältigende Aufgabe erscheinen, aber es ist nicht unmöglich. Es gibt drei Hauptgründe, warum ein Mitarbeiter nicht an einer Umfrage teilnehmen kann.
- Erstens liegt es daran, dass sie als Mitarbeiter schon mehrere Umfragen mitgemacht haben und die Ergebnisse keine Veränderung zu bringen scheinen.
- Einige Mitarbeiter haben Dinge, die sie über ihren Arbeitsplatz sagen möchten, aber sie wollen nicht identifiziert und für ihre Ansichten "bestraft" werden.
- Schließlich kann es vorkommen, dass der Vorgesetzte an einem vielbeschäftigten Arbeitsplatz die Bedeutung der Umfrage nicht erkennt und nicht genug Wert darauf legt, warum die Umfrage durchgeführt werden muss.
Was auch immer in Ihrem Unternehmen der Fall ist, hier sind acht Tipps, die Sie kennen sollten, um die wichtigen Teilnahmequoten zu erhöhen.
In diesem Beitrag:
10 Tipps zur Erhöhung der Teilnahmequote an Umfragen
1. Holen Sie Ihr Management an Bord
2. Fördern Sie die Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Unternehmens
3. Heben Sie die Ergebnisse früherer Umfragen hervor
4. Bewerben Sie Ihre Umfrage in allen verfügbaren Kanälen
5. Schaffen Sie Wettbewerb zwischen Niederlassungen oder Abteilungen
6. Anweisungen und Zeitvorgaben klar kommunizieren
7. Seien Sie kreativ, machen Sie es lustig, und binden Sie die Teilnehmer ein.
8. Bieten Sie einen Anreiz für die Teilnahme an Ihrer Umfrage
Der erste und wichtigste Schritt, den Sie unternehmen müssen, besteht darin, Ihre Führungskräfte von der Bedeutung Ihrer Umfragen zu überzeugen. In der Phase, in der die Umfrage läuft, müssen Ihre Führungskräfte den Mitarbeitern die Durchführung der Umfrage und deren Vorteile verdeutlichen.
Die Führungskräfte müssen Ihren Mitarbeitern auch genügend Zeit geben, um die Umfrage ordnungsgemäß auszufüllen, und ihnen gleichzeitig eventuelle Ängste vor einer Identifizierung nehmen.
"Wenn beispielsweise Sally, eine Mitarbeiterin der unteren Ebene, sich mit ihrem Teamleiter über etwas gestritten hat, das sie als ungerecht empfindet, oder über eine Regel im Unternehmen, die sie betroffen hat, muss sie das Gefühl haben, dass ihre Meinung in der Umfrage anonym geäußert werden kann. Wenn das Problem immer wieder auftritt, gibt es offensichtlich ein Problem im Unternehmen, das angegangen werden muss"
- erklärt Vera Downes, Customer Relationships Manager bei Australian Help.
Ihre Manager und Führungskräfte in Ihrem Unternehmen müssen für die Teilnahmequoten in ihren eigenen Abteilungen oder Niederlassungen verantwortlich gemacht werden. An diesem Punkt führt kein Weg vorbei, denn Ihre Manager sind direkt verantwortlich und haben die Möglichkeit, die Umfrage auf 100 % zu bringen.
Der Schlüssel dazu liegt darin, Ihren Managern klarzumachen, dass die authentische Teilnahmequote ein direkter Indikator für ihre Fähigkeit ist, in ihrer Rolle zu führen und zu managen.
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, besteht einer der größten Nachteile der Mitarbeiterbeteiligung darin, dass die Mitarbeiter nicht glauben, dass die Umfrage irgendeinen Einfluss auf das Unternehmen haben wird. Dieses Problem kann gelöst werden, indem die Ergebnisse und Statistiken der letzten Umfrage einbezogen werden und gezeigt wird, wie sich das Unternehmen auf der Grundlage dieser Ergebnisse verbessert hat.
Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, besteht darin, nicht nur über die Aktion zu sprechen, wenn die Umfrage kurz bevorsteht oder gerade abgeschlossen wurde. Weisen Sie vierteljährlich auf die aktuellen Ereignisse hin, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Umfrage immer im Hinterkopf haben.
Ein Beispiel für eine der besseren Möglichkeiten ist die Verwendung von Tools wie Slide Share und Prezi zur Erstellung von Präsentationen, in denen die Manager die Veränderungen, die Ihr Unternehmen vorgenommen hat, erläutern können.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Umfrage für Ihre Mitarbeiter so zugänglich wie möglich machen. Das kann bedeuten, dass sie online, in Papierform oder sogar über eine Website verfügbar ist, die Ihre Mitarbeiter zu Hause selbst ausfüllen können. Je zugänglicher Sie Ihre Umfrage gestalten, desto besser wird sie angenommen.
Um dies wirklich einfach zu machen, können Sie einen Survey Maker wie Pointerpro verwenden. Damit können die Befragten eine Umfrage durchführen, wann immer sie wollen - auf ihren eigenen mobilen Geräten während der Fahrt oder am Arbeitsplatz auf ihrem Tablet oder Laptop.
Das ist aber noch nicht alles: Sie müssen auch so viel wie möglich für Ihre Umfrage werben, z. B. durch die Erstellung von Plakaten, den Versand von E-Mails und den Einsatz von Managern, um Ihre Mitarbeiter zu informieren.
Seien Sie so kreativ, wie es Ihr Budget erlaubt. Sie können auch Tools wie Paper Fellows verwenden, um diese Werbeinhalte mit einem geringen Budget zu erstellen, egal ob es sich um grafische oder textbasierte Medien handelt.
Wenn Sie mehrere Filialen haben, z. B. eine Supermarktkette, und eine Mitarbeiterbefragung planen, sollten Sie einen Wettbewerb zwischen den Filialen veranstalten, um zu sehen, welche Filiale die beste Teilnahmequote hat. Sie können einen Preis für die beste Filiale ausloben, z. B. ein Restaurantbesuch oder einen Geschenkgutschein für jeden Mitarbeiter und jede Führungskraft.
Dies ist eine großartige Möglichkeit, um alle Mitarbeiter an Bord zu holen und sie dazu zu bringen, ihre Umfrage so schnell wie möglich abzuschließen.
Wie in jedem Bereich der Geschäftswelt ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Jede Besprechung, die Sie mit Ihren Managern führen, jede Besprechung, die diese mit ihren Teamleitern und dann mit ihren Mitarbeitern führen, sowie jedes Telefonat, jede E-Mail und jede Sofortnachricht dazwischen muss zielgerichtet und professionell sein.
Stellen Sie sicher, dass alle Ebenen der Kette Fragen stellen können, und sorgen Sie proaktiv dafür, dass alle Kommunikationskanäle für eine maximale Beteiligung offen sind.
Falls Sie sie noch nicht nutzen, können monatliche Newsletter ein äußerst effektives Mittel sein, um mit allen Ebenen in der Befehlskette zu kommunizieren, ein Newsletter, der leicht durch Schreibdienste wie Essay Roo erstellt werden kann.
Das ist vielleicht leichter gesagt als getan, aber es ist wichtig, dass Sie bei Ihrer Umfrage kreativ werden, damit sie so unterhaltsam und ansprechend wie möglich ist. Natürlich hängt dies auch von Ihrem Unternehmen und der Art Ihrer Branche ab.
LAMMICO, ein Unternehmen, das Umfragen durchführt, wurde sehr kreativ und verteilte Tic-Tacs als Dankeschön für seine "Commit-Mint", eine Umfrage, die eine Teilnahmequote von 90 % erzielte.
Dies könnte eine der ungewöhnlichsten Methoden sein, um eine Umfrage hervorzuheben, da sie sehr teuer sein kann, aber sie funktioniert. Mit einfachen, spielerischen Widgets wie einer digitalen Rubbelkarte, einem Spielautomaten oder sogar einem Leaderboard zur Steigerung des Gruppenwettbewerbs können Sie großartige Ergebnisse erzielen!
Das Anbieten von Anreizen kann dazu beitragen, den Wunsch eines Mitarbeiters zu steigern, eine Umfrage zu beenden und abzuschließen, aber Sie können nicht an alle Mitarbeiter Anreize verteilen, es sei denn, Sie führen ein kleines Unternehmen.
Warum erklären Sie nicht stattdessen, dass jede abgeschlossene und authentische Umfrage eine Teilnahme an einer Verlosung ist, bei der es einen großen Preis zu gewinnen gibt?
Die meisten Mitarbeiter werden weniger geneigt sein, Ihre Umfrage (ehrlich) auszufüllen, wenn sie wissen, dass ihr Name mit ihren Antworten verbunden ist.
Darüber hinaus besteht die Gefahr des "Social Desirability Bias". Dieser Fehler kann als Antwortverzerrung definiert werden, bei der Menschen dazu neigen, sozial erwünschte Antworten zu geben. Antworten, von denen sie glauben, dass sie eine bestimmte Behörde begünstigen, entsprechen aber nicht unbedingt den tatsächlichen Gefühlen oder Gedanken des Befragten zu einem bestimmten Thema.
Stellen Sie also sicher, dass die Umfrage anonym ist, dass es keine "richtigen" oder "falschen" Antworten gibt und dass die Antworten nur zur Erstellung eines kollektiven Bildes und nicht zur individuellen Assessment verwendet werden. Am besten erwähnen Sie dies bereits in der Einleitung Ihrer Mitarbeiterbefragung, um Ihre Mitarbeiter sofort zu beruhigen.
Wenn Sie absolut ehrlich sind, ist es einfacher, z. B. die Einstufung der Mitarbeiter genauer vorzunehmen, was für jedes Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern notwendig ist.
Manchmal reicht es aus, jemanden zu überzeugen, indem man ihm den Wert einer bestimmten Maßnahme vermittelt.
Sie können sich das folgende Gespräch von Angesicht zu Angesicht im Büro vorstellen, ABER Sie können Ihre Antwort auch vorwegnehmen und in Ihre Kommunikation einbeziehen, wenn Sie die Umfrage per E-Mail oder über andere Kanäle verbreiten:
Mitarbeiter: "Warum muss ich diese Umfrage ausfüllen?"
Management: "Diese Umfrage dient dazu, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem wir uns Ihre aktuellen Herausforderungen und Probleme anhören. Die Umfrageergebnisse helfen dem Management, ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen."
Wenn Sie hören, dass Ihr Vorgesetzter sich um Sie kümmert, ist es schwer, nein zu sagen, oder? 🙂
Wie Sie sehen, gibt es so viele Aspekte, die zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung beitragen. Viele davon hängen mit der Kommunikation zusammen und damit, dass die Verantwortlichen, d. h. Ihre Führungskräfte, mit an Bord sind. Wenn Sie die besten Kommunikationsformen einsetzen, werden Sie mit Sicherheit einen Anstieg der so wichtigen Teilnahmequoten feststellen.
Schnellstart: Mit Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen
Wenn Sie bereit sind, Mitarbeiterbefragungen in Ihrem Arbeitsumfeld einzuführen, sollten Sie sich diese vorgefertigten Vorlagen ansehen, die für höhere Teilnahmequoten ausgelegt sind:
- Vorlage für Mitarbeiterbefragung
- Vorlage für Mitarbeiterziele
- Vorlage zur Selbsteinschätzung
- Umfrage zur Arbeitszufriedenheit
Andere Ressourcen:
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Über den Autor:
Gloria Kopp
Gloria ist Kommunikationsmanagerin bei Academized. In ihren Beiträgen im Microsoft- und Revieweal-Blog gibt sie regelmäßig professionelle Ratschläge.