Las encuestas a los empleados son un tema bastante tabú en la mayoría de las empresas. Para calcular la tasa de participación de los empleados en su encuesta, sólo tiene que dividir el número de empleados que participaron en su encuesta por el número total de empleados de su empresa.
Por supuesto, lo ideal sería obtener una tasa de respuesta del 100%, pero esto no suele ser el caso. Un sector medio se sitúa en torno al 50%, pero algunas empresas han conseguido aumentar esa tasa hasta el 80%, a veces incluso hasta el 95%.
Para algunas empresas, este nivel de participación es extraordinario y puede parecer una tarea desalentadora y abrumadora, pero no es imposible. Hay tres razones principales por las que un empleado puede no participar en una encuesta.
- En primer lugar, es porque han sido un empleado a través de varias encuestas y ningún cambio parece venir de los resultados.
- Algunos empleados tendrán cosas que quieran decir sobre su lugar de trabajo, pero no querrán ser identificados y "castigados" por sus puntos de vista.
- Por último, en un lugar de trabajo ajetreado, es posible que el gerente no vea la importancia de la encuesta y no haga suficiente hincapié en por qué debe completarse.
Sea cual sea el caso de su empresa, aquí tiene ocho consejos que debe conocer para aumentar esos índices de participación tan importantes.
En este post:
10 Consejos para aumentar las tasas de participación en las encuestas
1. 1. Implique a sus directivos
2. Fomente la responsabilidad dentro de su empresa
3. Destaque los resultados de encuestas anteriores
4. Promocione su encuesta en todos los canales disponibles
5. Crear competencia entre sucursales o departamentos
6. Comunique claramente las instrucciones y los plazos
7. Sea creativo, hágalo divertido e involucre a los participantes
8. Ofrezca un incentivo por completar su encuesta
El primer paso, y el más importante, que debe dar es conseguir que sus equipos directivos vean y compartan la importancia de sus encuestas. Durante la fase de realización de la encuesta, los directivos deben informar a los empleados de que se está llevando a cabo y de las ventajas de la misma.
Los responsables también deben conceder a sus empleados el tiempo suficiente para completar la encuesta correctamente y, al mismo tiempo, abordar los temores de identificación que puedan tener.
"Por ejemplo, si Sally, una trabajadora de bajo nivel ha tenido una discusión con su jefe de equipo por algo que ella considera injusto, o por una norma de la empresa que le ha afectado, tiene que sentirse acogida y saber que su opinión puede ser expuesta en la encuesta de forma anónima. Si el problema es recurrente, hay un problema evidente en la empresa que debe abordarse"
- explica Vera Downes, responsable de relaciones con los clientes de Australian Help.
Los gerentes y líderes de su empresa deben responsabilizarse de las tasas de participación en sus propios departamentos o sucursales. No hay forma de evitar este punto, ya que sus gerentes están directamente a cargo y tienen la capacidad de hacer que la encuesta alcance el 100%.
La clave para que esto suceda es influir en sus directivos para que sepan que la tasa de participación auténtica es un indicador directo de su capacidad para dirigir y gestionar en su función.
Como se mencionó en la introducción, uno de los mayores inconvenientes de la participación de los empleados es que no creen que la encuesta tendrá algún efecto en la empresa. Esto puede resolverse incluyendo resultados y estadísticas de la última encuesta y mostrando cómo ha mejorado la empresa, basándose en estos resultados.
Una de las mejores formas de hacerlo es no limitarse a hablar de la acción cuando la encuesta se acerca o acaba de terminar. Trate de destacar todo lo que ocurre trimestralmente para asegurarse de que la encuesta esté siempre fresca en la mente de sus empleados.
Como ejemplo de una de las mejores maneras de enfocar esto, incluso podría utilizar herramientas como Slide Share y Prezi para crear presentaciones, permitiendo a los directivos hablar a través de los cambios que su empresa ha hecho físicamente.
Es fundamental que su encuesta sea lo más accesible posible para sus empleados. Esto puede significar que esté disponible en línea, en formato impreso o incluso a través de un sitio web que los empleados puedan rellenar desde casa. Cuanto más accesible sea la encuesta, mejor acogida tendrá.
Para hacerlo realmente fácil, puede utilizar un creador de encuestas como Pointerpro. Que permite a los encuestados realizar una encuesta cuando quieran, en sus propios dispositivos móviles durante su viaje al trabajo, o en el trabajo en su tableta o portátil.
Sin embargo, no puede detenerse ahí; también necesitará promocionar su encuesta tanto como pueda. Esto significa crear carteles, enviar correos electrónicos y utilizar a sus gerentes para educar a sus empleados.
Sea tan creativo como se lo permita su presupuesto. También puede utilizar herramientas para realizar esta promoción de contenidos con poco presupuesto, como Paper Fellows, ya sean medios gráficos o de texto.
Si tiene varias sucursales, como una cadena de supermercados, y está planeando realizar una encuesta a los empleados, ¿por qué no organiza un concurso entre sucursales para ver qué tienda tiene el mejor índice de participación? Puedes incluir un premio para la mejor tienda, como una comida o un cheque regalo para cada empleado y directivo.
Esta es una gran manera de conseguir que todo el mundo a bordo y listo para terminar su encuesta tan pronto como sea posible.
Como en cualquier aspecto del mundo empresarial, la comunicación será la clave de su éxito. Cada reunión que tenga con sus gerentes, cada reunión que ellos tengan con sus líderes de equipo y luego con sus empleados, así como cada llamada telefónica, correo electrónico y mensajería instantánea en el medio necesita ser enfocada y profesional.
Asegúrese de permitir que cualquier nivel de la cadena haga preguntas y sea proactivo a la hora de asegurarse de que todos los canales de comunicación están abiertos para conseguir la máxima participación.
Si aún no los utiliza, los boletines mensuales pueden ser una forma muy eficaz de comunicarse con todos los niveles de la cadena de mando, un boletín que se puede crear fácilmente mediante servicios de redacción como Essay Roo.
Puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero es importante ser creativo con la encuesta para que sea lo más divertida y atractiva posible. Obviamente, esto también dependerá de su empresa y de la naturaleza de su sector.
LAMMICO, una empresa que realiza encuestas, se puso muy creativa al ofrecer tic-tacs como agradecimiento por su "commit-mint", una encuesta que obtuvo una tasa de participación del 90%.
Esta podría ser una de las formas menos comunes de destacar una encuesta, ya que puede ser muy costosa, pero funciona. Con herramientas sencillos y divertidos, como un rasca y gana digital, una máquina tragaperras o incluso una tabla de clasificación para aumentar la competitividad del grupo, ¡puede obtener grandes resultados!
Ofrecer incentivos puede ayudar a aumentar el deseo de un empleado de terminar y completar una encuesta, pero no puede repartir incentivos a todos los empleados a menos que dirija una empresa pequeña.
¿Por qué no decir que cada encuesta terminada y auténtica es una participación en un sorteo en el que se puede ganar un gran premio?
La mayoría de los empleados estarán menos dispuestos a rellenar su encuesta (honestamente) cuando sepan que su nombre está unido a sus respuestas.
Además, existe un riesgo de "sesgo de deseabilidad social". Este fallo puede definirse como un sesgo de respuesta en el que las personas tienden a dar respuestas socialmente deseables. Respuestas que consideran favorables a una determinada autoridad, pero que no son necesariamente lo que el encuestado siente o piensa realmente sobre un determinado asunto.
Así, garantice que la encuesta es anónima, que no hay respuestas "correctas" o "incorrectas" y que las respuestas sólo se utilizarán para crear una imagen colectiva, no una evaluación individual. Lo mejor es mencionarlo en la pantalla de introducción de la encuesta para tranquilizar inmediatamente a los empleados.
Cuando tenga absoluta honestidad, será más fácil hacer, por ejemplo, la clasificación de los trabajadores más precisa, lo cual es necesario para cualquier empresa con más de un puñado de empleados.
A veces, todo lo que se necesita para convencer a alguien es comunicarle el valor de una determinada acción.
Puede imaginar la siguiente conversación cara a cara en la oficina, PERO también puede anticipar e incorporar su respuesta en su comunicación al difundir la encuesta por correo electrónico u otros canales:
Empleado: "¿Por qué tengo que rellenar esta encuesta?".
Dirección: "Esta encuesta se ha creado para mejorar las circunstancias de trabajo escuchando sus retos y puntos de dolor actuales. Los resultados de la encuesta ayudarán a la dirección a crear un entorno de trabajo mejorado."
Cuando oyes que tu jefe se preocupa por ti, es difícil decir que no, ¿verdad? 🙂 ...
Como puede ver, hay muchos aspectos que intervienen en el éxito de una encuesta de empleados, muchos de los cuales se reducen a la comunicación y a asegurarse de que las personas responsables, es decir, sus directivos, están de acuerdo. Con las mejores formas de comunicación, seguro que aumentan los importantes índices de participación.
Inicio rápido: Con plantillas de encuestas de empleados
Si está listo para implementar encuestas de empleados en su entorno de trabajo, eche un vistazo a estas plantillas listas para usar, creadas para lograr tasas de participación más altas:
- Plantilla de evaluación de empleados
- Plantilla de objetivos de los empleados
- Plantilla de autoevaluación
- Encuesta de satisfacción laboral
Otros recursos:
![¿Cómo demuestran los equipos de RRHH el ROI de las evaluaciones? [PREGUNTAS FRECUENTES]](https://pointerpro.com/wp-content/uploads/HR-assessment-results-discussion-scaled.jpg)
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Sobre el autor:
Gloria Kopp
Gloria es responsable de comunicación en Academized. Ella comparte regularmente consejos profesionales en sus posts en el blog de Microsoft y Revieweal.