Les enquêtes auprès des salariés sont un sujet plutôt tabou dans la plupart des entreprises. Pour calculer le taux de participation des employés à votre enquête, il vous suffit de diviser le nombre d'employés ayant participé à votre enquête par le nombre total d'employés de votre entreprise.
Bien sûr, l'idéal serait d'obtenir un taux de réponse de 100 %, mais ce n'est généralement pas le cas. Un secteur d'activité moyen se situe autour de 50 %, mais certaines entreprises ont réussi à faire grimper ce taux à environ 80 %, voire même à 95 %.
Pour certaines entreprises, ce niveau de participation est extraordinaire et peut sembler une tâche décourageante et écrasante, mais ce n'est pas impossible. Il y a trois raisons principales pour lesquelles un employé peut ne pas participer à une enquête.
- La première raison est que les employés ont participé à plusieurs enquêtes sans que les résultats ne changent.
- Certains employés ont des choses à dire sur leur lieu de travail, mais ne veulent pas être identifiés et "punis" pour leur point de vue.
- Enfin, sur un lieu de travail très fréquenté, le responsable peut ne pas voir l'importance de l'enquête et ne pas mettre suffisamment l'accent sur les raisons pour lesquelles elle doit être remplie.
Quel que soit le cas de votre entreprise, voici huit conseils que vous devez connaître pour augmenter ces taux de participation si importants.
Dans cet article :
10 conseils pour augmenter le taux de participation aux enquêtes
1. Obtenez l'adhésion de votre direction
2. Encouragez la responsabilisation au sein de votre entreprise
3. Mettre en avant les résultats des enquêtes précédentes
4. Faites la promotion de votre enquête sur tous les canaux disponibles
5. Créer une concurrence entre les branches ou les départements
6. Communiquer clairement les instructions et les délais
7. Faites preuve de créativité, rendez l'exercice amusant et engagez les participants.
8. Offrez une incitation à répondre à votre enquête
La première étape, et la plus importante, consiste à faire en sorte que vos équipes de direction comprennent et partagent l'importance de vos enquêtes. Au cours de la phase d'exécution de l'enquête, vos responsables doivent attirer l'attention des employés sur l'existence de l'enquête et sur les avantages qu'elle présente.
Les responsables doivent également laisser à vos employés suffisamment de temps pour répondre correctement à l'enquête tout en répondant à leurs éventuelles craintes d'identification.
"Par exemple, si Sally, une employée subalterne, s'est disputée avec son chef d'équipe au sujet d'une situation qu'elle juge injuste ou d'une règle de l'entreprise qui l'a affectée, elle doit sentir qu'elle peut exprimer son opinion dans l'enquête de manière anonyme. Si le problème se répète, c'est qu'il y a manifestement un problème dans l'entreprise qu'il faut régler"
- explique Vera Downes, responsable des relations avec les clients chez Australian Help.
Les cadres et les dirigeants de votre entreprise doivent être tenus responsables des taux de participation dans leurs propres départements ou succursales. Il n'y a aucun moyen de contourner ce point, car vos managers sont directement responsables et ont la capacité de faire en sorte que l'enquête atteigne 100 %.
La clé pour y parvenir est de faire comprendre à vos managers que le taux de participation authentique est un indicateur direct de leur capacité à diriger et à gérer dans le cadre de leur fonction.
Comme nous l'avons mentionné dans l'introduction, l'un des principaux inconvénients de la participation des employés est qu'ils ne croient pas que l'enquête aura un quelconque effet sur l'entreprise. Ce problème peut être résolu en incluant les résultats et les statistiques de la dernière enquête et en montrant comment l'entreprise s'est améliorée sur la base de ces résultats.
L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de ne pas se contenter de parler de l'action lorsque l'enquête est imminente ou vient d'être achevée. Essayez de mettre en évidence tout ce qui se passe sur une base trimestrielle afin de vous assurer que l'enquête est toujours présente à l'esprit de vos employés.
Vous pouvez par exemple utiliser des outils tels que Slide Share et Prezi pour créer des présentations permettant aux cadres de parler des changements physiques apportés par votre entreprise.
Il est essentiel de rendre votre enquête aussi accessible que possible à vos employés. Il peut s'agir d'une enquête en ligne, d'une enquête sur papier ou même d'un site web que vos employés peuvent remplir chez eux. Plus votre enquête sera accessible, mieux elle sera accueillie.
Pour faciliter les choses, vous pouvez utiliser un outil d'enquête comme Pointerpro. Celui-ci permet aux répondants de répondre à une enquête quand ils le souhaitent, sur leur propre appareil mobile pendant leur trajet domicile-travail, ou au travail sur leur tablette ou leur ordinateur portable.
Cependant, vous ne pouvez pas vous arrêter là ; vous devez également promouvoir votre enquête autant que possible, en créant des affiches, en envoyant des courriels et en faisant appel à vos managers pour éduquer vos employés.
Soyez aussi créatif que votre budget vous le permet. Vous pouvez également utiliser des outils pour réaliser ce contenu promotionnel avec un budget limité, tels que Paper Fellows, qu'il s'agisse de supports graphiques ou textuels.
Si vous avez plusieurs succursales, comme une chaîne de supermarchés, et que vous prévoyez d'organiser une enquête auprès des employés, pourquoi ne pas organiser un concours inter-succursales pour voir quel magasin a le meilleur taux de participation. Vous pouvez prévoir un prix pour le meilleur magasin, par exemple un repas ou un bon d'achat pour chaque employé et directeur.
Il s'agit d'un excellent moyen d'obtenir l'adhésion de tous les employés et de les préparer à terminer leur enquête le plus rapidement possible.
Comme pour tous les aspects du monde des affaires, la communication sera la clé de votre succès. Chaque réunion avec vos responsables, chaque réunion avec leurs chefs d'équipe, puis avec leurs employés, ainsi que chaque appel téléphonique, chaque e-mail et chaque messagerie instantanée doivent être ciblés et professionnels.
Veillez à permettre à tous les niveaux de la chaîne de poser des questions et assurez-vous de manière proactive que tous les canaux de communication sont ouverts pour une participation maximale.
Si vous ne les utilisez pas déjà, les lettres d'information mensuelles peuvent être un moyen très efficace de communiquer avec tous les niveaux de la chaîne de commandement, une lettre d'information qui peut être facilement créée par des services de rédaction tels que Essay Roo.
C'est peut-être plus facile à dire qu'à faire, mais il est important de faire preuve de créativité avec votre enquête pour la rendre aussi amusante et engageante que possible. Évidemment, cela dépend aussi de votre entreprise et de la nature de votre secteur d'activité.
LAMMICO, une entreprise qui organise des enquêtes, a fait preuve d'une grande créativité en offrant des tic-tacs en guise de remerciement pour leur "commit-mint", une enquête qui a enregistré un taux de participation de 90 %.
Il s'agit peut-être de l'un des moyens les moins courants de mettre en valeur une enquête, car il peut être très coûteux, mais il fonctionne. Avec des gadgets simples et ludiques tels qu'une carte à gratter numérique, une machine à sous ou même un tableau de classement pour augmenter la compétitivité du groupe, vous pouvez obtenir d'excellents résultats !
Offrir des incitations peut contribuer à stimuler le désir d'un employé de terminer et de remplir une enquête, mais vous ne pouvez pas distribuer des incitations à tous les employés, à moins que vous ne dirigiez une petite entreprise.
Pourquoi ne pas dire que chaque enquête terminée et authentique est une participation à un tirage au sort où un grand prix peut être gagné ?
La plupart des employés seront moins enclins à répondre (honnêtement) à votre enquête s'ils savent que leur nom est associé à leurs réponses.
En outre, il existe un risque de "biais de désirabilité sociale". Ce problème peut être défini comme un biais de réponse où les gens ont tendance à donner des réponses socialement désirables. Les réponses qu'ils pensent être considérées comme favorables à une certaine autorité, mais qui ne correspondent pas nécessairement à ce que la personne interrogée ressent ou pense réellement à propos d'un certain sujet.
Il faut donc garantir que l'enquête est anonyme, qu'il n'y a pas de "bonnes" ou de "mauvaises" réponses, et que les réponses ne seront utilisées que pour créer une image collective, et non une évaluation individuelle. Il est préférable de le mentionner dans l'écran d'introduction de votre enquête auprès des employés afin de les rassurer immédiatement.
En toute honnêteté, il sera plus facile de rendre plus précise, par exemple, la classification des travailleurs, ce qui est nécessaire pour toute entreprise comptant plus d'une poignée d'employés.
Parfois, tout ce qu'il faut pour convaincre quelqu'un, c'est de lui communiquer la valeur d'une certaine action.
Vous pouvez imaginer la conversation suivante en face à face au bureau, MAIS vous pouvez aussi anticiper et incorporer votre réponse dans votre communication lorsque vous diffusez l'enquête par e-mail ou par d'autres canaux :
L'employé : "Pourquoi dois-je remplir cette enquête ?"
La direction : "Cette enquête a pour but d'améliorer les conditions de travail en écoutant les défis et les problèmes que vous rencontrez actuellement. Les résultats de l'enquête aideront la direction à créer un meilleur environnement de travail."
Lorsque vous apprenez que votre supérieur se soucie de vous, il est difficile de dire non, n'est-ce pas ? 🙂 .
Comme vous pouvez le constater, de nombreux aspects entrent en jeu dans la réussite d'une enquête auprès des salariés, dont la plupart se résument à la communication et à l'adhésion des personnes responsables, c'est-à-dire de vos cadres. En mettant en place les meilleures formes de communication, vous êtes sûr de voir augmenter ces taux de participation si importants.
Démarrage rapide : Avec les modèles d'enquête auprès des employés
Si vous êtes prêt à mettre en place des enquêtes auprès des salariés dans votre environnement de travail, consultez ces modèles prêts à l'emploi, conçus pour des taux de participation plus élevés :
- Modèle d'évaluation des employés
- Modèle d'objectifs pour les employés
- Modèle d'auto-évaluation
- Enquête sur la satisfaction au travail
Autres ressources :
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A propos de l'auteur :
Gloria Kopp
Gloria est responsable de la communication chez Academized. Elle partage régulièrement des conseils professionnels dans ses articles sur le blog de Microsoft et Revieweal.