Stellen Sie sich vor: Sie haben einen Fragebogen erstellt und wollen ihn in die Welt hinausschicken. Sie möchten Ihren Befragten sofort nach dem Ausfüllen ein klares Feedback und Empfehlungen geben.
Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihnen einen personalisierten Bericht zu präsentieren. Aber wie gestaltet man einen attraktiven Bericht? Darauf gehen wir in diesem Artikel ein und zeigen 6 Best Practices, die zu einer höheren Markenbekanntheit und einem stärkeren Engagement für Ihr Unternehmen führen:
- Tipp Nr. 1: Repräsentieren Sie Ihr Unternehmen durch Corporate Branding
- Tipp #2: Personalisieren Sie Ihren Bericht
- Tipp #3: Behalten Sie den Stil Ihres Fragebogens bei der Gestaltung Ihres Berichts bei
- Tipp #4: Organisieren Sie Ihren Bericht so, dass er lesbar ist
- Tipp #5: Verwenden Sie Farben, die überzeugen
- Tipp #6: Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen Text und Bildern
PS. Diese Best Practices können auch auf andere Arten von Geschäftsberichten angewendet werden.
Tipp Nr. 1 zur Berichtsgestaltung: Repräsentieren Sie Ihr Unternehmen durch Corporate Branding
Sie haben die Möglichkeit, eine Verbindung zu Ihrem Publikum herzustellen und sicherzustellen, dass es sich an Sie erinnert.
Deshalb ist es wichtig, einen gut aussehenden, markengerechten Bericht zu erstellen, der Ihrer Corporate Identity treu bleibt. Außerdem sind Menschen, die etwas über sich selbst lesen, in der Regel interessierter. Das bedeutet, dass sie sich immer ein bisschen mehr engagieren. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Marke ins Rampenlicht zu rücken.
Sie bleiben Ihrer Corporate Identity treu, indem Sie die Stilrichtlinien Ihrer Marke befolgen. Dies bezieht sich sowohl auf die visuellen Richtlinien, wie Schriftart, Farbpalette und Logo, als auch auf Ihren Tonfall, der kommerziell, informativ, akademisch usw. sein kann.
Ein sehr einfacher, aber effektiver Weg, um mit Ihren Befragten in Kontakt zu treten: sprechen Sie sie im Bericht persönlich an.
Sie können dieses Prinzip selbst in realen Situationen testen: Sind Sie nicht stärker in ein Gespräch verwickelt, wenn jemand Ihren Namen sagt? Von diesem Moment an schenken Sie automatisch mehr Aufmerksamkeit.
Bei der Gestaltung eines Berichts können Sie bereits mit dem Haupttitel beginnen, z. B. "Sofie's Personal Skills Report". Einige weitere Beispiele:
Um dies zu ermöglichen, müssen Sie variable Inhalte (Name, Punktzahl, Empfehlungen, ...) einfügen, die es Ihnen ermöglichen, jeden einzelnen Befragten anzusprechen, der den Fragebogen ausgefüllt hat. Nicht nur auf der ersten Seite, sondern auch im Rest des Berichts.
Sprechen Sie mit dem Leser, als ob Sie ein Gespräch im wirklichen Leben führen würden, in dem Sie die Ergebnisse des Tests erläutern.
Geben Sie persönliche Empfehlungen: Dies motiviert den Leser, den Bericht weiterzuverfolgen und ihn anschließend erneut zu lesen oder ihn Kollegen oder Freunden zu zeigen.
Fragen oder Anmerkungen?
Sind Sie auf einen Beitrag von mir gestoßen, der Ihnen nicht gefällt oder den Sie für ungenau halten? Zögern Sie nicht, mich direkt über LinkedIn zu kontaktieren. Es wäre nicht das erste Mal, dass ich aus einem solchen Austausch lerne.
Wenn Sie einen umfragebasierten Bericht lesen, erwarten Sie, dass dieser Bericht das gleiche Format hat wie die Umfrage. Jede Umfrage wird in einem bestimmten Stil, einer bestimmten Farbkombination und einer bestimmten Schriftart erstellt. Wenn der Bericht, der auf die Umfrage folgt, plötzlich völlig anders aussieht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Befragten die Aufmerksamkeit verlieren, weil sie keinen Zusammenhang mit der Umfrage sehen, die sie gerade ausgefüllt haben. Daher ist es wichtig, den Stil der Umfrage beizubehalten.
Natürlich möchten Sie, dass Ihre Zuhörer eine angenehme Erfahrung beim Lesen ihrer persönlichen Ergebnisse haben. So können sie sich mit dem Thema und vor allem mit Ihnen identifizieren. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass die Zuhörer auch nach Beendigung des Fragenkatalogs bei der Stange bleiben.
Oben sehen Sie ein Beispiel für die letzte Ansicht, die Sie erhalten, nachdem Sie dieses Assessment durchgeführt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche "PDF herunterladen" klicken, erhalten Sie weitere Details und Empfehlungen für die Zukunft. Wie Sie sehen können, werden sowohl in der Umfrage als auch im Bericht das gleiche Farbmuster, die gleiche Schriftart und der gleiche Stil beibehalten.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht angenehm zu lesen und leicht zu interpretieren ist. In einer Welt, in der Zeit ein kostbares Gut ist, sollten die Leser in der Lage sein, die Bewertungsergebnisse innerhalb eines Wimpernschlags zu verstehen.
Die Struktur Ihres Berichts ist von entscheidender Bedeutung: Machen Sie ihn nicht zu textlastig. Verwenden Sie Überschriften, Zusammenfassungen, Grafiken und Bilder, um die wichtigsten Erkenntnisse hervorzuheben.
Eine klare Struktur der Berichtsgestaltung
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Klassifizierung haben, die für den Befragten Sinn macht. Bringen Sie Struktur in Ihren Bericht: Diskutieren Sie die Ergebnisse und präsentieren Sie Empfehlungen, die unter einer klaren Kategorisierung zusammengefasst sind:
- Schaffen Sie eine klare Struktur, indem Sie Überschriften und Segmenteinteilungen verwenden. Vorzugsweise sollte jedes Segment auf einer neuen Seite beginnen.
- Überschriften und Diagramme in einer Themenfarbe gestalten
- Minimieren Sie dichte Textwände: Mit mehr als 3-4 Sätzen Text verlieren Sie die Aufmerksamkeit des Lesers
- Heben Sie die wichtigsten Fakten hervor. Verwenden Sie eine Terminologie, die zu Ihrem Thema und Gegenstand passt.
- Wenn Sie sich bei einem bestimmten Satz nicht sicher sind, können Sie ein KI-gestütztes Tool zum Umschreiben von Sätzen verwenden
Zusammenfassungen
Sie können Aufzählungspunkte in der Themenfarbe Ihres Berichts "aufmotzen". Wenn Ihr Firmenlogo es zulässt, können Sie sogar Ihr Logo als Aufzählungspunkt verwenden.
Diagramme und Grafiken
Wenn Sie Balken- oder Tortendiagramme verwenden, stellen Sie sicher, dass diese in Ihrer Themenfarbe dargestellt werden. Die übrigen Farben sollten mit Ihrer Hauptfarbe übereinstimmen. Konsultieren Sie den Styleguide Ihrer Unternehmensmarke, um herauszufinden, welche Farben am besten zueinander passen, und verwenden Sie eine professionelle Grafikdesignsoftware, um die Konsistenz über alle Projekte hinweg zu gewährleisten.
Bilder
Stellen Sie sicher, dass Ihre Bilder absolut relevant für den Inhalt sind. Vermeiden Sie abstraktes Bildmaterial. Es macht keinen Sinn, ein Archivbild eines Büros zu zeigen, wenn Sie über Energieeffizienz sprechen. Wählen Sie also mit Bedacht! Normalerweise ist das Bild, das Ihnen spontan in den Sinn kommt, wenn Sie an ein Thema denken, das beste Bild.
Wenn Sie wissen, was Kontrast in der Fotografie bedeutet, können Sie dieses Wissen nutzen, um Ihr Thema hervorzuheben. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie leuchtende und kräftige Farben verwenden müssen, sondern auch kontrastierende Elemente wie hell und dunkel, warme und kühle Töne oder glatte und raue Strukturen.
Achten Sie darauf, dass die Bilder in Ihrem Bericht nicht zu groß sind. Auch hier müssen Sie das Gleichgewicht zwischen Text und Bild im Auge behalten.
Sie können ein wiederkehrendes Kopfbild verwenden, wenn das Bild einfach ist und ein Gefühl von Ruhe und Gelassenheit vermittelt. Wählen Sie ein Bild, das leicht mit den Farben Ihres Markenstils übereinstimmt.
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Country Manager Niederlande bei Better Minds at Work
Die Wahl der Farben beeinflusst auch den Kommunikationsstil Ihres Berichts.
Daten bleiben besser im Gedächtnis, wenn Sie lebendige Farben und einen hohen Kontrast verwenden. Die Befragten können die Informationen leichter verdauen, wenn Sie eine neutrale Farbe wie Schwarz oder Grau mit einer leuchtenden Farbe wie Rot, Blau, Gelb oder Grün kombinieren, um Titel, Schlüsselwörter oder Diagramme hervorzuheben.
Mit bestimmten Farben werden automatisch Assoziationen geweckt. Wie bereits oben erwähnt, sind lebendige Farben sehr wirkungsvoll. Sie ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und halten den Leser bei der Stange. Jede Farbe steht für unterschiedliche Konzepte oder Gefühle:
Rot: Diese Farbe wird sofort mit den Assoziationen "falsch" oder "fehlerhaft" in Verbindung gebracht. In einem Bericht könnte Rot daher als eine schlechte Farbwahl vermittelt werden. Rot muss jedoch nicht immer eine schlechte Idee sein! Sie kann auch mit Aktion, Leidenschaft oder Entschlossenheit assoziiert werden.
Grün: Im Gegensatz zu Rot wird Grün oft mit positivem Wachstum oder Aufwärtstrends in Verbindung gebracht. Ein grüner Datenpunkt in einem Bericht ist ein Auslöser, der eine positive Erfahrung hervorruft.
Blau: Viele Marken verwenden Blau als ihre Hauptfarbe. Schauen Sie sich Social-Media-Marken wie Facebook, Twitter und LinkedIn oder große Unternehmensmarken wie Samsung, BMW und P&G an. Die Farbe Blau steht für Professionalität und Interaktion und wird mit einer hohen Assessment oder Leistung in Verbindung gebracht.
Gelb: Menschen neigen dazu, Gelb mit "okay" oder "durchschnittlich" zu assoziieren. Es kann auch mit Glück in Verbindung gebracht werden, mit einem allgemein guten Gefühl. Aufgrund der Helligkeit der Farbe wird Gelb auch oft mit Klarheit und Energie assoziiert.
Dies ist eine interessante Farbrichtlinie, aber natürlich müssen Sie auch Ihren Branding-Stil und Ihr Thema berücksichtigen. Sie können auch Variationen dieser Farben verwenden, Sie müssen sich nicht für das hellste Gelb oder das "grasigste" Grün entscheiden 😉 Stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Bericht auf einer Themenfarbe basiert, und bauen Sie den Rest um diese herum auf.
Unübersichtlichkeit erdrückt, Einfachheit belebt: Machen Sie die Ergebnisse Ihres Fragebogens leicht verdaulich. Wenn zu viel Text vorhanden ist, neigen die Teilnehmer dazu, schräg zu lesen und verpassen interessante Erkenntnisse. Achten Sie stattdessen auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen visuellen Elementen wie Diagrammen, Schaubildern oder hilfreichen Abbildungen. Wir haben oben bereits erwähnt, wie man Diagramme gestaltet und Bilder für Berichte auswählt.
Es gibt keine feste Regel oder Formel, um die Menge an visuellen Elementen zu bestimmen, die ein Bericht enthalten sollte. Für jeden Bericht werden Sie ein anderes Verhältnis anwenden. 2021 ist ein sehr visuelles Zeitalter, daher sollten Sie darauf achten, dass das Verhältnis zwischen Text und Bildern mindestens 50/50 beträgt, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen. Wenn sich Erkenntnisse visuell darstellen lassen, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Diagramme und Schaubilder zu erstellen.
Im Allgemeinen sollte das Bildmaterial die Details der Ergebnisse zusammenfassen, während ein kurzer Text das Bildmaterial begleiten kann, indem er die wichtigsten Erkenntnisse auflistet.
Verwenden Sie keine Worte, wenn die gleichen Informationen auch visuell dargestellt werden können. Wenn es Titel, Textabschnitte oder Schlüsselwörter gibt, die für Ihren Bericht wesentlich sind, können Sie diese in einer markentypischen Farbe unterstreichen.
Bevor Sie einen Umfragebericht entwerfen, müssen Sie sich einen Plan zurechtlegen. Einen Plan, wie der Bericht Ihr Unternehmen widerspiegeln kann - sowohl in Bezug auf den Wert als auch auf die Ästhetik - und einen Tonfall, mit dem Sie Ihre Befragten ansprechen. Das haben Sie wahrscheinlich schon bei der Gestaltung des Fragebogens getan und werden sich auch weiterhin an diese Vorgaben halten.
Die Personalisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung Ihres Berichts. Wenn Sie Ihren Bericht personalisieren, kann er zudem zu einem echten Gesprächsstoff zwischen Kollegen, Kommilitonen usw. werden. In einem guten Bericht werden Erkenntnisse und Empfehlungen besser behalten und leichter angewendet.
Nutzen Sie ein Tool wie Pointerpro, um personalisierte PDF-Berichte zu erstellen.
Und nicht zuletzt sollte eine Standardanforderung für jeden Bericht die Lesbarkeit und Interpretierbarkeit sein. Ein qualitatives Gleichgewicht zwischen Text und visuellen Elementen macht dies möglich. Sprechen Sie über Ergebnisse und Erkenntnisse durch Visualisierung. Personalisierung, Struktur und Interpretierbarkeit: Wenn Sie diese 3 Kriterien erfüllen, haben Sie einen starken Bericht!
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Über den Autor:
Ine Wouters
Ine ist eine leidenschaftliche Vermarkterin mit einer Leidenschaft für Branding und Strategie. Sie mag einen sachlichen Ansatz mit einem Auge für Kreativität in Kombination mit dem Erreichen von Zielen.