Unabhängig von den erzielten Ergebnissen besteht das Hauptziel Ihrer Berichte darin, transparente und ehrliche Beziehungen zwischen Ihrer Agentur und Ihren Kunden aufzubauen. Jeder Digital Marketer weiß, wie schwierig es ist, einen hochwertigen Kundenbericht zu erstellen. Um Ihre Kunden bei der Stange zu halten, müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen Angeberei und kritischem Denken finden. Vor allem aber müssen Sie sich auf die Kennzahlen konzentrieren, die für Ihre Kunden wirklich wichtig sind.
In diesem Artikel finden Sie einige einfache Taktiken, mit denen Sie Ihre Kundenberichte verbessern können.
Vorbereitung vor der Erstellung von Berichten
Sprechen Sie mit Ihren Kunden, versuchen Sie, ihre Ziele und Erwartungen zu verstehen, um erreichbare Ergebnisse zu erzielen, und berücksichtigen Sie sie bei der Erstellung Ihrer Berichte. Hier sind ein paar Schritte, die Sie unternehmen sollten:
Setzen Sie realistische und messbare Ziele
Sprechen Sie mit Ihren Kunden und finden Sie heraus, welche Ergebnisse sie erreichen wollen. Setzen Sie sich dann klare, messbare und realistische Ziele. Dies ist ein entscheidender Schritt, denn Ihre Ziele wirken sich auf die Wahl der Messgrößen aus.
Wenn ein Kunde Sie beispielsweise beauftragt hat, seine Reichweite in den sozialen Netzwerken zu erhöhen, könnte Ihr Ziel lauten: "1500 Mitglieder für seine Facebook-Seite zu erreichen". Indem Sie Ihr Ziel an Ihrer Zeitleiste messen, wissen Sie genau, wo Sie stehen.
Wählen Sie die richtigen Metriken
Stellen Sie sich vor, Sie wären der Trainer einer Fußballmannschaft, und Ihre Messgrößen wären die Spieler. Um das Spiel zu gewinnen (oder, in diesem Fall, Ihre Ergebnisse effektiv zu messen), müssen Sie jeden Spieler sorgfältig auswählen. Genau wie die Fußballspieler hat auch jede von Ihnen gewählte Kennzahl bestimmte Stärken und Schwächen und muss strategisch eingesetzt werden.
Wenn Sie z. B. eine Facebook-Werbekampagne für einen großen Kunden erstellen, gibt es viele Tools zu verwenden und Metriken zu verfolgen. Komplizierte Berichte würden den Kunden jedoch nur verwirren und ihm nicht die Möglichkeit geben zu verstehen, ob seine Kampagne Fortschritte macht. Ihr Ziel ist es daher, die wichtigsten Kennzahlen zu erfassen, die von Facebook-Werbeagenturen gemeldet werden, z. B. die Klickrate, die Kosten pro Klick, die Kosten pro Aktion, die Anzeigenhäufigkeit und so weiter.
Bevor Sie die endgültige Liste der zu verfolgenden Metriken zusammenstellen, sollten Sie sich fragen, ob sie mit Ihren Kampagnenzielen in Verbindung stehen und für Ihre Kunden einen Mehrwert darstellen. Der Zweck dieser Kennzahlen besteht darin, den Kunden über seine Leistung während des Berichtszeitraums zu informieren und ihm mitzuteilen, welche Maßnahmen er ergreifen muss.
Strategische Erstellung von Kundenberichten
Jetzt, wo Sie Erkenntnisse über Ihre Kunden gesammelt und Ihre Ziele und Messgrößen festgelegt haben, können Sie mit der Erstellung eines Kundenberichts beginnen.
Automatisieren Sie die Berichterstattung mit einem kundenfreundlichen Tool
Für Digitalagenturen, die verschiedene Dienstleistungen anbieten, zahlreiche Kunden betreuen und auf eine breite Palette von Tools zurückgreifen, ist die Zusammenstellung von Daten und die Erstellung von personalisierten Berichten für jeden Kunden kompliziert. Hier kann der Einsatz von Reporting-Tools für das digitale Marketing wie Reportz helfen.
Sehen wir uns an, welche Aufgaben solche Tools automatisieren können:
- Kombinieren Sie verschiedene Widgets, um einen detaillierten Bericht zu erstellen, der alle von Ihnen festgelegten Metriken aufzeigt.
- Filtern und Anzeigen der Daten, so wie Sie und Ihre Kunden es wünschen, durch benutzerdefinierte Widget-Builder und anpassbare Dashboards.
- Kombinieren Sie verschiedene SEO-, PPC-, Social-Media- und andere Metriken.
- Sammeln von Echtzeit-Kennzahlen für jeden Kunden.
- Nischenbasierte Berichtsvorlagen, die Ihnen Zeit sparen.
Einfache Dashboard-basierte Layouts erstellen
Durch die Verwendung von SaaS-Berichts-Tools ist es einfacher, markengerechte und einfache Dashboards zu erstellen. Wenn Sie die Berichte jedoch manuell erstellen, sollten Sie einige wichtige Schritte beachten:
- Inhalt und Statistiken sollten Ihre Priorität sein. Gestaltungselemente wie Farben, Stil, Schriftarten usw. sollten sie unterstützen.
- Erstellen Sie aussagekräftige Grafiken, um Ihre Daten leichter zu verstehen.
- Erläutern Sie, was jedes Diagramm darstellt.
- Versuchen Sie, das perfekte Verhältnis bei der Kombination von Diagrammgrößen und -stilen zu finden. Stellen Sie die wichtigsten Daten und KPIs in den Vordergrund.
- Konzentrieren Sie sich darauf, alle Metriken und Informationen auf einem einzigen Bildschirm sichtbar zu machen.
Überprüfen Sie einen Bericht immer, bevor Sie ihn versenden
Bevor Sie auf "Senden" klicken, sollten Sie Ihren Bericht immer sorgfältig prüfen. Prüfen Sie, ob die Ziele des Kunden und Ihre Kennzahlen richtig aufeinander abgestimmt sind. Fragen Sie sich, ob der Bericht Ihre Erwartungen widerspiegelt und zeigt, wie Ihre Agentur zur Leistung des Kunden im digitalen System beiträgt.
Sie sollten auch Ihre Sprache überprüfen. Achten Sie auf die von Ihnen verwendeten Begriffe. Wenn sie einen Bericht öffnen und einen Haufen Branchenjargon sehen, den sie nicht verstehen, könnten Ihre Kunden verwirrt sein. Einige von ihnen könnten denken, dass Sie eine komplizierte Branchenterminologie verwenden, um Ihre schlechten Ergebnisse zu verschleiern.
Skalieren Sie Ihre Berichte und binden Sie Kunden ein
Schließlich müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Kundenberichte skalierbar sind.
Wählen Sie die richtigen Formate
Veraltete Berichtsformate wie PDFs oder Excel-Dateien sind schwer zu lesen und zu verstehen. Es gibt einfachere und benutzerfreundlichere Formen der Berichterstattung, wie z. B. HTML, die viel leichter zu skalieren sind.
Kundenberichte als Chance zum Upselling nutzen
Mit Hilfe von Berichten können Sie engere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen und ihnen neue Dienstleistungen anbieten. Dies ist eine besonders wichtige Taktik für alle Kunden, deren Kampagnen gut laufen. Ihre wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Berichte zeigen Ihren Kunden, dass es sich gelohnt hat, Sie zu beauftragen, so dass sie vielleicht daran interessiert sind, ihre Budgets zu erhöhen, neue Dienstleistungen auszuprobieren oder in neue Kanäle zu investieren.
Kundenengagement verfolgen
Für Sie als Digitalagentur ist es wichtig zu wissen, wie viele Kunden Ihre Berichte öffnen, wann sie sie öffnen und wie sie sich mit ihnen beschäftigen. Wenn ein Kunde Ihre Berichte regelmäßig öffnet, sie gründlich liest und Feedback gibt, ist dies ein klarer Indikator dafür, dass er sie für informativ und wertvoll hält. Wenn Ihre Kunden nicht auf Ihre Berichte klicken, halten sie sie wahrscheinlich nicht für wertvoll genug. Es überrascht nicht, dass eine schlechte Kommunikation mit den Kunden und ein Mangel an Engagement und Transparenz zu einer größeren Kundenabwanderung führen können.
Weiter zu Ihnen
Wenn man systematisch vorgeht, ist die Erstellung umfassender Kundenberichte keine unlösbare Aufgabe. Wie bei jedem anderen Aspekt des digitalen Marketings sollten Ihre Berichte eine gelungene Symbiose aus hochwertigen Inhalten und einem einfachen, aber effektiven Design darstellen. Vor allem aber muss jeder Bericht, den Sie erstellen, individuell, benutzerfreundlich und informativ sein.
Und denken Sie daran: Ein Bericht sollte nicht nur Ihre bisherigen Bemühungen und Ergebnisse erläutern. Er sollte auch erklären, wie sich diese Ergebnisse auf Ihre künftigen Aktivitäten auswirken werden. Jeder Bericht, den Sie erstellen, sollte auch ein aktiver Kontrollpunkt sein, der Sie davor bewahrt, die gleichen Fehler noch einmal zu machen.
Ich hoffe, Sie sind jetzt näher dran, benutzerfreundliche und umfassende Berichte zu erstellen, die Ihre Kunden auch wirklich lesen!
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Über den Autor:
Raul Harman
Raul Harman ist der Chefredakteur von Technivorz und Unternehmensberater. Er schreibt gerne über alles, was mit Innovation, Startups und technischen Trends in allen Bereichen der digitalen Technologie und des Online-Marketings zu tun hat.