Stel je voor: je hebt een enquête gemaakt en je staat te popelen om die de wereld in te sturen. Je wilt je respondenten duidelijke feedback en aanbevelingen geven direct nadat ze de enquête hebben ingevuld.
De beste manier om dat te doen is door ze een gepersonaliseerd rapport te presenteren. Maar hoe ontwerp je een aantrekkelijk rapport? Dat is wat we in dit artikel bespreken, waarbij we 6 best practices laten zien die resulteren in een hogere naamsbekendheid en een grotere betrokkenheid bij je bedrijf:
- Tip #1: Gebruik huisstijl om jouw bedrijf te vertegenwoordigen
- Tip #2: Personaliseer je rapport
- Tip #3: Behoud je vragenlijststijl in je rapportontwerp
- Tip #4: Organiseer je rapport voor leesbaarheid
- Tip #5: Gebruik designkleuren die overtuigen
- Tip #6: Zoek een balans tussen tekst en visuals
PS. Deze best practices kunnen ook worden toegepast op andere soorten bedrijfsrapporten.
Rapportontwerp tip #1: Gebruik huisstijl om je bedrijf te vertegenwoordigen
Je hebt de kans om een band op te bouwen met je publiek en ervoor te zorgen dat ze je onthouden.
Daarom is het belangrijk om een goed uitziend, branded verslag te maken dat trouw blijft aan je bedrijfsidentiteit. Bovendien zijn mensen eerder geïnteresseerd als ze over zichzelf lezen. Dit betekent dat ze altijd net iets meer betrokken zijn. Dit is je kans om je merk in de kijker te zetten.
Je blijft trouw aan je bedrijfsidentiteit door de stijlrichtlijnen van je merk te volgen. Dit verwijst zowel naar de visuele richtlijnen, zoals lettertype, kleurenpalet en logo, maar ook naar je tone-of-voice, die commercieel, informatief, academisch, enz. kan zijn.
Een zeer eenvoudige maar effectieve manier om je respondent aan te spreken: spreek hem/haar persoonlijk aan in het rapport.
Je kunt dit principe voor jezelf testen in echte situaties: ben je niet meer betrokken bij een gesprek als iemand je naam zegt? Vanaf dat moment let je automatisch beter op.
Tijdens het ontwerpen van een rapport kun je al beginnen met de hoofdtitel, bijvoorbeeld "Sofie's rapport over persoonlijke vaardigheden". Enkele andere voorbeelden:
Om dit mogelijk te maken, moet je variabele inhoud opnemen (naam, scores, aanbevelingen, ...) waarmee je elke verschillende respondent die de enquête heeft ingevuld kunt aanspreken. Niet alleen op de eerste pagina, maar ook in de rest van het rapport.
Praat met de lezer alsof je een echt gesprek voert waarin je uitlegt wat de bevindingen van de test zijn.
Doe persoonlijke aanbevelingen: dit motiveert de lezer om het rapport op te volgen en achteraf opnieuw te raadplegen, of om het aan collega's of vrienden te laten zien.
Vragen of opmerkingen?
Kom je input van mij tegen waar je een ander gevoel bij hebt of die volgens jou onjuist is? Aarzel dan niet om contact met me op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik leer van zo'n uitwisseling.
Als je een rapport leest dat gebaseerd is op een enquête, verwacht je dat dit rapport hetzelfde formaat heeft als de enquête. Elke enquête is opgebouwd volgens een bepaalde stijl, kleurencombinatie en lettertype. Als het rapport dat volgt op die enquête er plots helemaal anders uitziet, is de kans groot dat respondenten hun aandacht verliezen, omdat ze geen verband zien met de enquête die ze net hebben ingevuld. Het is dus belangrijk om de stijl van de enquête te behouden.
Natuurlijk wil je dat je publiek het lezen over hun persoonlijke resultaten als prettig ervaart. Het zorgt ervoor dat ze zich verbonden voelen met het onderwerp en nog meer met jou. Daarom moet je ze "in de zone" houden nadat ze klaar zijn met de enquête.
Hierboven zie je een voorbeeld van het laatste beeld dat je krijgt nadat je dit assessment hebt gedaan. Als je op de knop "Download PDF" klikt, krijg je meer details en aanbevelingen voor de toekomst. Zoals je kunt zien, zijn hetzelfde kleurenpatroon, lettertype en stijl aangehouden in zowel de enquête als in het rapport.
Zorg ervoor dat je rapport prettig leest en gemakkelijk te interpreteren is. In een wereld waar tijd kostbaar is, moeten lezers de assessment resultaten in een oogwenk kunnen begrijpen.
De structuur van je rapport is van het grootste belang: maak het niet te zwaar met tekst. Gebruik titels, samenvattingen, grafieken en afbeeldingen om de belangrijkste inzichten te benadrukken.
Een duidelijke rapportontwerpstructuur
Zorg voor een classificatie die logisch is voor de respondent. Breng structuur aan in je rapport: bespreek de resultaten en presenteer aanbevelingen gegroepeerd onder een duidelijke categorisering:
- Maak een duidelijke structuur door koppen en segmentindelingen te gebruiken. Bij voorkeur begint elk segment op een nieuwe pagina.
- Zet de koppen en grafieken in een themakleur
- Minimaliseer dichte muren van tekst: met meer dan 3-4 zinnen tekst verlies je de aandacht van de lezer.
- Benadruk de belangrijkste feiten. Gebruik een terminologie die in balans is met je thema en onderwerp
- Als je niet zeker bent over een bepaalde zin, kun je een AI-tool gebruiken om zinnen te herschrijven
Samenvattingen
Je kunt opsommingstekens "pimpen" in de themakleur van je rapport. Als je bedrijfslogo het toelaat, kun je zelfs je logo als opsommingsteken gebruiken.
Grafieken en afbeeldingen
Als je staaf- of cirkeldiagrammen gebruikt, zorg er dan voor dat ze in je themakleur worden weergegeven. De overige kleuren moeten overeenkomen met je hoofdkleur. Raadpleeg de huisstijlgids om te kiezen welke kleuren het beste bij elkaar passen en gebruik professionele grafische ontwerpsoftware om de consistentie tussen projecten te behouden.
Afbeeldingen
Zorg ervoor dat je afbeeldingen absoluut relevant zijn voor de inhoud. Vermijd abstracte beelden. Het heeft geen zin om een stockafbeelding van een kantoor te tonen als je het hebt over energie-efficiëntie. Kies dus verstandig! Meestal is het beeld dat spontaan in je opkomt als je aan een onderwerp denkt, het beste beeld.
Als je begrijpt wat contrast is in fotografie, gebruik deze kennis dan om je onderwerp eruit te laten springen. Dit betekent niet per se dat je felle en opvallende kleuren moet gebruiken, maar wel contrasterende elementen zoals licht en donker, warme en koele tinten of gladde en ruwe texturen.
Zorg ervoor dat de afbeeldingen in je rapport niet te groot zijn. Ook hier moet je de tekst-visuele balans in gedachten houden.
Je kunt een terugkerende headerafbeelding gebruiken als de afbeelding eenvoudig is en een gevoel van rust en kalmte geeft. Kies een afbeelding die gemakkelijk overeenkomt met de kleuren van je merkstijl.
Laat prospects versteld staan met geautomatiseerde Pointerpro-rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door een van onze productexperts, Chris.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
De keuze van kleuren beïnvloedt ook de communicatiestijl van je rapport.
Gegevens worden beter onthouden als je levendige kleuren combineert met een hoog contrast. Je respondenten zullen de gegeven informatie gemakkelijker kunnen verwerken als je een neutrale kleur zoals zwart of grijs combineert met een felle kleur zoals rood, blauw, geel of groen om titels, trefwoorden of grafieken te benadrukken.
Associaties worden automatisch gemaakt met bepaalde kleuren. Zoals hierboven al is gezegd, krijgen levendige kleuren het voor elkaar. Ze trekken de aandacht en houden de lezer betrokken. Elke kleur staat voor een ander concept of gevoel:
Rood: deze kleur wordt onmiddellijk in verband gebracht met de connotaties "fout" of "onjuist". In een rapport kan rood daarom worden gezien als een slechte kleurkeuze. Rood hoeft echter niet altijd een slecht idee te zijn! Rood kan ook worden geassocieerd met actie, passie of vastberadenheid.
Groen: in tegenstelling tot rood is groen vaak verbonden met positieve groei of opwaartse trends. Het opnemen van een groen gegevenspunt in een rapport is een trigger om een positieve ervaring op te roepen.
Blauw: veel merken gebruiken blauw als hoofdkleur. Kijk naar social mediamerken zoals Facebook, Twitter en LinkedIn, of grote bedrijfsmerken Samsung, BMW en P&G. De kleur blauw weerspiegelt professionaliteit en interactie, en is gerelateerd aan een hoge waardering of prestatie.
Geel: mensen hebben de neiging om geel te associëren met "oké" of "gemiddeld". Het kan ook worden gerelateerd aan geluk, een algemeen goed gevoel. Door de helderheid van de kleur wordt geel ook vaak geassocieerd met helderheid en energie.
Dit is een interessante richtlijn voor kleuren, maar je moet natuurlijk ook rekening houden met je huisstijl en onderwerp. Je kunt ook variaties van deze kleuren gebruiken, je hoeft niet voor het felste geel of het "grasste" groen te gaan 😉 Zorg er gewoon voor dat je rapport gebaseerd is op een themakleur, en bouw de rest eromheen.
Rommel verstikt, eenvoud ademt: maak de resultaten van je enquête makkelijk verteerbaar. Als er te veel tekst is, hebben mensen de neiging om diagonaal te gaan lezen en missen ze interessante inzichten. Zoek in plaats daarvan naar een balans tussen visuals zoals grafieken, diagrammen of nuttige afbeeldingen. We hebben hierboven al vermeld hoe je grafieken ontwerpt en afbeeldingen selecteert voor rapporten.
Er is geen vaste regel of formule om te bepalen hoeveel visuals een rapport moet bevatten. Voor elk rapport zul je een andere verhouding toepassen. 2021 vertegenwoordigt een zeer visueel tijdperk, dus zorg ervoor dat er minstens een 50/50 balans is tussen tekst en visuals om de aandacht van je lezer te trekken. Als inzichten visueel kunnen worden gepresenteerd, grijp dan de kans om grafieken en diagrammen te maken.
Over het algemeen moeten de beelden de details van de resultaten samenvatten, terwijl een kort stukje tekst het beeld kan vergezellen door de belangrijkste punten op te sommen.
Gebruik geen woorden als dezelfde informatie ook visueel kan worden gepresenteerd. Als er titels, tekstsegmenten of sleutelwoorden zijn die essentieel zijn voor je rapport, kun je deze onderstrepen in een merkstijlkleur.
Voordat u een enquêteverslag ontwerpt, moet u een blauwdruk in gedachten houden. Een blauwdruk van hoe het rapport jouw bedrijf kan weerspiegelen - zowel qua waarde als esthetisch - en een tone-of-voice waarmee u jouw respondenten aanspreekt. U hebt dat waarschijnlijk al gedaan toen u de enquête ontwierp, en u zult deze contouren blijven volgen.
Personalisatie speelt een belangrijke rol bij het opbouwen van je rapport. Bovendien, als je je rapport personaliseert, kan het een echte conversatie-maker worden tussen collega's, medestudenten... In een goed rapport zullen inzichten en aanbevelingen beter worden onthouden en gemakkelijker worden toegepast.
Probeer een tool als Pointerpro te gebruiken om gepersonaliseerde pdf-rapporten te leveren.
En last but not least zou leesbaarheid en interpreteerbaarheid een standaardvereiste moeten zijn voor elk rapport. Een kwalitatieve balans tussen tekst en visuals maakt dat mogelijk. Spreek over resultaten en inzichten via visualisatie. Personalisatie, structuur en interpreteerbaarheid: als je deze 3 criteria op een rijtje hebt, heb je een sterk rapport!
Moet je een rapport opstellen voor een klant?
Lees ons artikel: Hoe digitale bureaus klantrapporten moeten gebruiken om waarde aan te tonen
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Ine Wouters
Ine is een gedreven marketeer met een passie voor branding en strategie. Ze houdt van een no-nonsense aanpak met oog voor creativiteit in combinatie met het bereiken van doelen.