Note : Vous commencez à créer votre tout premier rapport d'évaluation ? Essayez notre guide de démarrage rapide pour la création de rapports d'évaluation lorsque vous êtes novice en matière de conception graphique.
Si vous êtes déjà un peu plus confiant en matière de conception, lisez la suite et imaginez ceci : Vous avez créé un questionnaire et vous êtes impatient de l'envoyer dans le monde entier. Vous souhaitez donner à vos répondants un retour d'information clair et des recommandations immédiatement après qu'ils l'ont rempli.
La meilleure façon d'y parvenir est de leur présenter un rapport personnalisé. C'est ce que nous allons voir dans cet article, en présentant 6 bonnes pratiques qui se traduisent par une plus grande notoriété de la marque et un engagement accru envers votre entreprise:
- Conseil n° 1 : utilisez l'image de marque pour représenter votre entreprise
- Conseil n°2 : personnalisez votre rapport
- Conseil n°3 : conservez le style de votre questionnaire dans la conception de votre rapport
- Conseil n°4 : Organisez votre rapport pour qu'il soit plus lisible
- Conseil n° 5 : Utilisez des couleurs de conception qui gagnent
- Conseil n° 6 : trouver un équilibre entre le texte et les éléments visuels
PS. Ces meilleures pratiques peuvent également s'appliquer à d'autres types de rapports professionnels.
Conseil n°1 pour la conception des rapports : utilisez l'image de marque pour représenter votre entreprise
Vous avez la possibilité d'établir un lien avec votre public et de faire en sorte qu'il se souvienne de vous.
C'est pourquoi il est important d'élaborer un rapport attrayant, à l'image de votre marque, qui reste fidèle à l'identité de votre entreprise. En outre, lorsque les gens lisent des articles sur eux-mêmes, ils ont tendance à s'y intéresser davantage. Cela signifie qu'ils s'engagent toujours un peu plus. C'est l'occasion de mettre en avant votre marque.
Vous restez fidèle à l'identité de votre entreprise en suivant les lignes directrices du style de votre marque. Il s'agit à la fois des directives visuelles, telles que la police de caractères, la palette de couleurs et le logo, mais aussi du ton de la voix, qui peut être commercial, informatif, académique, etc.
Un moyen très simple mais efficace d'engager le dialogue avec la personne interrogée: s'adresser à elle personnellement dans le rapport.
Vous pouvez tester ce principe par vous-même dans des situations réelles : n'êtes-vous pas plus impliqué dans une conversation lorsque quelqu'un prononce votre nom ? Vous serez automatiquement plus attentif à partir de ce moment-là.
Lors de la design d'un rapport, vous pouvez déjà commencer par le titre principal, par exemple "Rapport sur les compétences personnelles de Sofie". Quelques autres exemples:
Pour ce faire, vous devrez inclure un contenu variable (nom, scores, recommandations, ...) qui vous permettra de vous adresser à chaque personne ayant répondu au questionnaire. Non seulement sur la première page, mais aussi dans le reste du rapport.
Parlez au lecteur, comme si vous aviez une conversation réelle au cours de laquelle vous expliquez les résultats du test.
Faites des recommandations personnelles: cela motive le lecteur à suivre le rapport et à le reconsulter par la suite, ou à le montrer à des collègues ou à des amis.
Questions ou remarques ?
Vous avez rencontré des informations de ma part qui vous semblent différentes ou inexactes ? N'hésitez pas à me contacter directement via LinkedIn. Ce ne serait pas la première fois que j'apprendrais d'un tel échange.
Lorsque vous lisez un rapport basé sur une enquête, vous vous attendez à ce que ce rapport ait le même format que l'enquête. Chaque enquête est conçue selon un certain style, une certaine combinaison de couleurs et une certaine police de caractères. Si le rapport qui suit l'enquête est soudainement complètement différent, il y a de fortes chances que les répondants perdent leur attention, car ils ne voient pas le lien avec l'enquête qu'ils viennent de remplir. Il est donc essentiel de conserver le style de l'enquête.
Bien entendu, vous souhaitez que votre public ait une expérience agréable de la lecture de ses résultats personnels. Cela leur permet de s'intéresser au sujet et, plus encore, à vous. C'est pourquoi vous devez faire en sorte qu'ils restent "dans la zone" après avoir terminé la liste des questions.
Ci-dessus, vous pouvez voir un exemple de la dernière vue que vous obtenez après avoir fait cette évaluation. Si vous cliquez sur le bouton "Télécharger le PDF", vous obtiendrez plus de détails et des recommandations pour l'avenir. Comme vous pouvez le constater, les mêmes couleurs, la même police et le même style sont conservés dans l'enquête et dans le rapport.
Assurez-vous que votre rapport est agréable à lire et facile à interpréter. Dans un monde où le temps est précieux, les lecteurs doivent pouvoir comprendre les résultats de l'évaluation en un clin d'œil.
La structure de votre rapport est primordiale : n'alourdissez pas le texte. Utilisez des titres, des résumés, des graphiques et des images pour mettre en évidence les informations les plus importantes.
Une structure de rapport claire
Assurez-vous d'avoir une classification qui a du sens pour la personne interrogée. Structurez votre rapport : discutez des résultats et présentez des recommandations regroupées dans une catégorie claire :
- Créez une structure claire en utilisant des titres et des divisions en segments. De préférence, chaque segment commence sur une nouvelle page
- Mettez les titres et les graphiques dans une couleur thématique.
- Minimisez les textes trop denses : avec plus de 3-4 phrases de texte, vous perdez l'attention du lecteur.
- Mettez en évidence les faits les plus importants. Utilisez une terminologie en harmonie avec votre thème et votre sujet.
- Si vous n'êtes pas sûr d'une certaine phrase, vous pouvez utiliser un outil d'intelligence artificielle pour réécrire les phrases.
Résumés
Vous pouvez "pimper" les puces dans la couleur du thème de votre rapport. Si le logo de votre entreprise le permet, vous pouvez même utiliser votre logo comme puce.
Diagrammes et graphiques
Si vous utilisez des diagrammes à barres ou des diagrammes circulaires, assurez-vous qu'ils sont présentés dans la couleur de votre thème. Les autres couleurs doivent être assorties à la couleur principale. Consultez le guide de style de la marque de votre entreprise pour choisir les couleurs qui s'harmonisent le mieux et utilisez un logiciel de conception graphique professionnel pour maintenir la cohérence entre les projets.
Images
Veillez à ce que vos images soient absolument pertinentes par rapport au contenu. Évitez les images abstraites. Il est absurde de montrer une image d'archive d'un bureau lorsque l'on parle d'efficacité énergétique. Choisissez donc judicieusement ! En général, l'image qui vous vient spontanément à l'esprit lorsque vous réfléchissez à un sujet sera la meilleure.
Si vous comprenez ce qu'est le contraste en photographie, utilisez cette connaissance pour faire ressortir votre sujet. Il ne s'agit pas nécessairement d'utiliser des couleurs vives et audacieuses, mais plutôt des éléments contrastés tels que la lumière et l'obscurité, les tons chauds et froids, ou les textures lisses et rugueuses.
Veillez à ce que les images de votre rapport ne soient pas trop grandes. Ici aussi, vous devez garder à l'esprit l'équilibre entre le texte et l'image.
Vous pouvez utiliser une image d'en-tête récurrente, si le visuel est simple et donne une impression de calme et de tranquillité. Choisissez une image qui s'harmonise facilement avec les couleurs de votre marque.
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Le choix des couleurs influence également le style de communication de votre rapport.
Les données sont mieux retenues lorsque vous utilisez des couleurs vives combinées à un contraste élevé. Vos répondants seront en mesure d'assimiler les informations données plus facilement si vous combinez une couleur neutre comme le noir ou le gris avec une couleur vive comme le rouge, le bleu, le jaune ou le vert pour mettre en évidence les titres, les mots clés ou les graphiques.
Des associations sont automatiquement faites avec certaines couleurs. Comme nous l'avons déjà mentionné, les couleurs vives permettent d'obtenir des résultats. Elles attirent l'attention et maintiennent l'intérêt du lecteur. Chaque couleur représente des concepts ou des sentiments différents :
Rouge: cette couleur est immédiatement associée aux connotations "mauvais" ou "incorrect". Dans un rapport, le rouge peut donc être perçu comme un mauvais choix de couleur. Cependant, le rouge ne doit pas toujours être une mauvaise idée ! Il peut également être associé à l'action, à la passion ou à la détermination.
Vert: par opposition au rouge, le vert est souvent associé à une croissance positive ou à des tendances à la hausse. Dans un rapport, l'intégration d'un point de données en vert permet d'évoquer une expérience positive.
Bleu: de nombreuses marques utilisent le bleu comme couleur principale. Regardez les marques de médias sociaux comme Facebook, Twitter et LinkedIn, ou les grandes entreprises comme Samsung, BMW et P&G. La couleur bleue reflète le professionnalisme et l'interaction, et est liée à une évaluation ou à une performance élevée.
Jaune: les gens ont tendance à associer le jaune à "bien" ou "moyen". Il peut également être associé au bonheur, à un sentiment général de bien-être. En raison de la luminosité de la couleur, le jaune est également souvent associé à la clarté et à l'énergie.
Il s'agit d'une ligne directrice intéressante en matière de couleurs, mais vous devez bien entendu tenir compte du style de votre marque et de votre sujet. Vous pouvez également utiliser des variations de ces couleurs, vous n'êtes pas obligé d'opter pour le jaune le plus vif ou le vert le plus "gras" 😉 Assurez-vous simplement que votre rapport est basé sur une couleur thématique, et construisez le reste autour d'elle.
Le désordre étouffe, la simplicité respire : faites en sorte que les résultats de votre questionnaire soient faciles à digérer. S'il y a trop de texte, les gens ont tendance à lire en diagonale et à passer à côté d'informations intéressantes. Recherchez plutôt un équilibre entre les éléments visuels tels que les graphiques, les diagrammes ou les images utiles. Nous avons déjà mentionné plus haut comment concevoir des graphiques et sélectionner des images pour les rapports.
Il n'existe pas de règle ou de formule fixe pour déterminer la quantité de visuels qu'un rapport doit contenir. Pour chaque rapport, vous appliquerez un ratio différent. 2021 étant une époque très visuelle, veillez à ce qu'il y ait au moins un équilibre 50/50 entre le texte et les éléments visuels afin d'attirer l'attention de votre lecteur. Si les informations peuvent être présentées visuellement, saisissez l'occasion de créer des graphiques et des diagrammes.
En général, les visuels doivent résumer les détails des résultats, tandis qu'un court texte peut accompagner le visuel en énumérant les principales conclusions.
N'utilisez pas de mots si la même information peut être présentée visuellement. Si des titres, des segments de texte ou des mots-clés sont essentiels à votre rapport, vous pouvez les souligner dans une couleur propre à votre marque.
Avant de concevoir un rapport d'enquête, vous devez garder à l'esprit un schéma directeur. Un plan de la manière dont le rapport peut refléter votre entreprise - à la fois en termes de valeur et d'esthétique - et un ton de voix avec lequel vous vous adresserez à vos répondants. Vous avez probablement déjà fait cela lorsque vous avez conçu le questionnaire, et vous continuerez à suivre ces grandes lignes.
La personnalisation joue un rôle important dans l'élaboration de votre rapport. De plus, si vous personnalisez votre rapport, il peut devenir un véritable outil de conversation entre collègues, camarades de classe... Dans un bon rapport, les idées et les recommandations seront mieux retenues et appliquées plus facilement.
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Enfin, la lisibilité et l'interprétabilité de chaque rapport devraient être une exigence standard. Un équilibre qualitatif entre le texte et les éléments visuels permet d'y parvenir. Parlez des résultats et des idées par le biais de la visualisation. Personnalisation, structure et interprétabilité : lorsque ces trois critères sont respectés, le rapport est solide !
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A propos de l'auteur :
Ine Wouters
Ine est une spécialiste du marketing passionnée par l'image de marque et la stratégie. Elle aime l'approche pragmatique avec un œil pour la créativité en combinaison avec l'atteinte des objectifs.