Die Gestaltung von Beurteilungsberichten muss nicht kompliziert oder zeitaufwändig sein. Selbst wenn Sie noch nie einen Bewertungsbericht für Ihr Unternehmen erstellt haben, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei, schnell und effizient professionelle, markengerechte Berichte zu erstellen.
Betrachten Sie dies als Schnellstartanleitung für die allerersten Schritte - ein Designstudium ist nicht erforderlich.
Um einen professionellen Bewertungsbericht zu erstellen, müssen Sie zwei grundlegende Regeln beherrschen, die zusammenwirken, um Wirkung zu erzielen:
Professionelle Berichte werden nicht mit Informationen überfrachtet - sie Leitfaden. Wenn Daten und Erkenntnisse auf der Seite Platz haben, können die Leser das Wesentliche tatsächlich aufnehmen.
Bei sauberem Design geht es nicht um Minimalismus um seiner selbst willen; es geht um Berücksichtigung der kognitiven Belastung des Lesers. Je komplexer Ihre Daten sind, desto wichtiger ist es, sie so zu präsentieren, dass sie mühelos zu konsumieren sind.
Ihr Beurteilungsbericht ist oft ein wichtiger Kontaktpunkt mit Kunden oder Interessengruppen. Er sollte unverwechselbar sein und die visuelle Identität und Professionalität Ihrer Organisation widerspiegeln.
Dabei geht es nicht darum, Ihr Logo überall zu platzieren oder jedes Markenelement auf die Seite zu zwingen. Stattdessen geht es um die visuelle Sprache Ihrer Marke auf eine Art und Weise anwenden, die kohärent und beabsichtigt wirkt über das gesamte Dokument hinweg.
Wenn Sie diese beiden Grundsätze beherzigen, wird sich alles andere von selbst ergeben. Ihre Berichte werden nicht nur gut aussehen, sondern auch besser für Sie arbeiten, die Erkenntnisse klarer machen und Ihre Marke einprägsamer machen.
Wenden Sie diese Regeln an und erstellen Sie Schritt für Schritt einen Bericht:
Saubere Seiten machen die Daten leichter verdaulich. Und wirklich Leerraum ist das am meisten unterschätzte Gestaltungselement überhaupt. Es gibt Ihrem Dokument Raum zum Atmen und hilft den Lesern, Informationen effektiver zu verarbeiten.
Die allgemeine Regel lautet: Vermeiden Sie es, zu viele Informationen auf eine einzige Seite zu packen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit folgenden Materialien arbeiten Automatisierte Berichte die Inhalte in unterschiedlichen Längen produzieren. Dynamische Empfehlungen Die auf bedingter Logik basierende Gestaltung von Berichten bedeutet, dass das, was in einem Szenario perfekt aussieht, in einem anderen unübersichtlich werden oder überlaufen kann.
Das Problem mit Regeln ist, dass sie genauso leicht ignoriert wie befolgt werden können.
Der Trick dabei? Sie zwingen sich selbst die Whitespace-Regel auf, indem Sie zwei einfache Werkzeuge verwenden:
Arbeiten Sie mit einer unsichtbaren Spaltenstruktur. Legen Sie Spalten in Ihrem Layout fest (auch wenn Sie nicht immer alle ausfüllen) und verpflichten Sie sich, den Inhalt innerhalb dieser Grenzen zu halten.
Dieses unsichtbare Raster (in Pointerpros Report Builder als "Layout-Widget" bezeichnet) wirkt wie eine Leitplanke. Es verhindert, dass Text oder Elemente zu nah an die Ränder gelangen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die Ränder für jedes Inhaltselement zu definieren, das Sie in eine Spalte ziehen.
Hier ist ein weiterer cleverer Trick: Fügen Sie Ihren Seiten wiederkehrende Fußzeilen hinzu. Und warum? Weil Fußzeilen Sie dazu zwingen, am unteren Rand jeder Seite Platz zu lassen.
Sie können den Inhalt nicht mehr ganz nach unten packen - die Fußzeile beansprucht dieses Gebiet für sich. Diese natürliche Begrenzung verhindert, dass die Seiten überladen werden, und schafft automatisch Raum zum Atmen.
Der beste Ausgangspunkt für die Gestaltung Ihres Berichts liegt oft direkt vor Ihnen:
Wenn Ihre Organisation über ein Markenhandbuch verfügt, ist dies eine Fundgrube für Farben, Schriftarten und Designprinzipien.
Ihre Website spiegelt bereits Ihre Markenidentität wider und kann eine hervorragende visuelle Orientierung bieten. Schließlich ist sie genau wie ein Bericht ein digitales Dokument mit Informationen von und über Ihr Unternehmen.
Lassen Sie sich insbesondere von Elementen wie diesen inspirieren:
Tools wie DALL-E oder Midjourney können Ihnen helfen, Designkonzepte zu visualisieren und kreative Ideen zu entwickeln.
Beschreiben Sie die Art der Berichtsästhetik, die Sie anstreben - Stellen Sie sich einen "sauberen Unternehmensbewertungsbericht mit Datenvisualisierungen" oder einen "modernen Wellness-Bericht mit beruhigenden Farben" vor - und nutzen Sie die Ergebnisse als Ausgangspunkt.
Erwarten Sie keine Perfektion, aber Suchen Sie nach interessanten Farbkombinationen, Layout-Ideenoder visuelle Stile, an die Sie nicht gedacht haben.
Verwenden Sie eine qualitativ hochwertige Logodatei (SVG oder PNG), die Sie von Ihren Marken-Assets oder Ihrer Website bezogen haben. Sie können die Echtheit Ihrer Logodatei auch mit einer schnellen Bildrückwärtssuche überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht missbraucht oder anderswo kopiert wurde. Wenn Sie dann eine Assessment-Plattform wie Pointerpro verwenden, können Sie einen White-Label-Bewertungsberichterstellen, der automatisch Ihre Marke, Ihre Farben und Ihr Logo anwendet.
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein guter Bericht aussieht, sehen Sie sich ein paar Beispiele für Berichte mit Markenzeichen von Unternehmen oder Beratern, die Sie bewundern, oder von einigen derjenigen, die ihre mit Pointerpro erstellten Anwendungsfälle diskutiert haben. Beachten Sie, wie sie das Branding subtil integrieren, anstatt den Inhalt zu überlagern.
Ein häufiger Fehler bei der Erstellung eines Layouts für einen Markenbericht ist, dass man sich zu sehr an die Markenfarben klammert. Die Realität ist, dass nicht jede Marke Farben verwendet, die sich sehr gut für einen Bericht eignen. Und das ist auch gut so.
Der wichtigste Punkt? Die Lesbarkeit.
Beginnen Sie mit Ihren grundlegenden Markenfarben (eine oder maximal zwei). Fügen Sie dann nach Bedarf Sekundär- oder Akzentfarben hinzu.
Wichtig ist, dass Sie bestimmte Hintergrundfarben verwenden, die mit der von Ihnen gewählten Textfarbe harmonieren. Wenn Sie dunklen Text verwenden, sollten Sie für diese Abschnitte helle Hintergründe wählen.
Wenn Sie weißen Text verwenden, sollten Sie dunklere Hintergründe wählen. Versuchen Sie nicht, jede Farbe mit jeder Textfarbe zu kombinieren. Das ist ein Rezept für Lesbarkeitsprobleme. Wählen Sie stattdessen bewusst aus, welche Kombinationen Sie verwenden und wo sie eingesetzt werden.
Ein Pointerpro-Benutzer, der dieses Prinzip meiner Meinung nach sehr gut umsetzt, ist die Vlerick Business School, zum Beispiel in der Gestaltung ihrer digitalen Reifegradbeurteilung.
Also, Fazit: Testen Sie Ihre Paarungen, um sicherzustellen, dass der Text klar und leicht zu lesen ist. Wenn Sie selbst blinzeln oder sich fragen, ob etwas lesbar ist, wird das auch Ihr Publikum tun. Und sie werden schneller aufgeben, als Sie denken.
Bei der Auswahl der Schriftarten ist es sogar noch wichtiger, der Lesbarkeit den Vorrang vor einem ausgefeilten Styling zu geben, insbesondere bei datenlastigen Abschnitten.
Der Trick, um eine visuelle Hierarchie durch Schrift zu schaffen? Das Erstellen von Leseebenen: Verwenden Sie große Schrift, damit die Leser die Seite schnell überfliegen können, und kleinere Schrift für detaillierte Informationen.
Mit dieser Reihe können die Leser leicht erkennen, was am wichtigsten ist, und bei Bedarf tiefer einsteigen.
Mit dem Report Builder von Pointerpro können Sie die Schriftgrößen im Abschnitt gestalten. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht darum kümmern, jeden Text- oder Titelabschnitt, den Sie erstellen, zu überprüfen. Ähnlich wie in Microsoft Word oder Google Docs können Sie die Formatierung voreinstellen.
Ich habe bereits die Verwendung von Spalten erwähnt, die es Ihnen erleichtern, genügend Leerraum in Ihren Seitenlayouts vorzusehen.
Was ich noch nicht erwähnt habe, ist, wie wichtig es ist, sich für einige wenige Schlüsselstrukturen zu entscheiden (ich würde nicht mehr als drei vorschlagen).
Ein professioneller und wertvoller Beurteilungsbericht enthält in der Regel 3 Arten von Inhalten:
Auf dieser Grundlage gibt es mehrere mögliche Layout-Muster. Hier sind die Empfohlene Muster Layouts zu entwerfen für:
Diese drei Layouts bieten Ihnen genügend Abwechslung, um die Seiten optisch interessant zu gestalten und gleichzeitig ein einfaches Designsystem beizubehalten.
Richten Sie Elemente aus, um ein Gefühl der Ordnung zu schaffen, aber übertreiben Sie es nicht. Eine zu starke Ausrichtung kann ein Design starr wirken lassen. Sorgen Sie für ein Gleichgewicht zwischen Struktur und visuellem Interesse, indem Sie gelegentlich ein Element das Raster ein wenig durchbrechen lassen - ein Zitat, ein Bild, das zum Rand hin ausläuft, oder ein Diagramm, das sich über eine unerwartete Breite erstreckt.
Der Report Builder von Pointerpro ermöglicht es Ihnen nicht nur, eine Hintergrundfarbe für Ihre Seiten zu wählen, sondern auch Hintergrundbilder zu verwenden. Wenn Sie dies richtig einsetzen, können Sie Ihrem Bericht eine professionellere oder menschlichere Note verleihen (je nachdem, was Sie erreichen wollen).
Hintergrundbilder können jedoch problematisch werden, wenn sie nicht richtig eingesetzt werden. Hier sind drei wichtige Tipps für den effektiven Einsatz von Hintergrundbildern:
Erstellen Sie Hintergrundbilder immer in den exakten Abmessungen Ihrer Berichtsseiten. Wenn Ihr Bericht ein A4-Hochformat hat, gestalten Sie die Hintergründe im A4-Hochformat. Wenn er im Querformat ist, gestalten Sie ihn im Querformat.
Warum ist das wichtig? Wenn Sie ein Bild hochladen, das nicht zu Ihrem Seitenformat passt, wird es möglicherweise beschnitten, gestreckt oder auf unerwartete Weise verschoben. Das zentrale Markenbild, das auf Ihrer Website perfekt aussieht, könnte für einen Bericht im Querformat zu vertikal sein, wodurch wichtige Elemente abgeschnitten werden oder unangenehme Leerräume entstehen.
Indem Sie Hintergründe speziell für Ihr Berichtsformat entwerfen, behalten Sie die volle Kontrolle über deren Aussehen.
Unruhige Hintergründe konkurrieren mit Ihrem Inhalt. Entscheiden Sie sich für subtile Texturen, Farbverläufe oder abstrakte Muster, die eine visuelle Atmosphäre schaffen, ohne Aufmerksamkeit zu erregen.
Denken Sie daran: Ihre Daten und Erkenntnisse sind die Stars - Hintergründe sind Nebendarsteller. Wenn die Leser den Hintergrund mehr wahrnehmen als den Inhalt, sind Sie zu weit gegangen.
Wenn sie gut gemacht sind, helfen Hintergründe dabei, eine generische PDF-Datei in ein vollständig markengerechtes Berichtsdesign zu verwandeln, das auf Ihr Publikum zugeschnitten ist.
Mit diesen Grundsätzen im Hinterkopf sind Sie - auch als Nicht-Designer - gut gerüstet, um ein sauberes, professionelles und markengerechtes Berichtsdesign zu erstellen, das bei Ihrem Publikum Vertrauen schafft.
Wenn Sie mehr über den Assessment Report Builder von Pointerpro erfahren möchten und darüber, wie Sie automatisch Inhalte generieren können, die für jeden Empfänger personalisiert sind, nehmen Sie Kontakt auf!
"Wir verwenden Pointerpro für alle Arten von Umfragen und Assessments in unserem globalen Unternehmen, und unsere Mitarbeiter schätzen die Benutzerfreundlichkeit und die flexible Berichterstattung."
Direktor bei Alere
"Ich gebe dem neuen Report Builder 5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit. Jeder, der keine Programmierkenntnisse hat, kann schnell automatisierte personalisierte Berichte erstellen."
CFO & COO bei Egg Science
"Ihr habt großartige Arbeit geleistet, um die Anwendung so einfach wie möglich zu gestalten und dennoch eine robuste Funktionalität zu bieten.
Kundenbetreuer bei Reed Talent Solutions
"Es ist ein großer Vorteil, Formeln und die Möglichkeit für eine wirklich gründliche Analyse zu haben. Es gibt Hunderte von Formeln, aber der Kunde sieht nur den einfach zu lesenden Bericht. Wenn man so etwas sucht, ist es wirklich gut, mit Pointerpro zu arbeiten."
Country Manager Niederlande bei Better Minds at Work
Ein ansprechender Bericht bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen soliden Informationen und Erzählungen. Über das Design hinaus sollten Sie Ihre Ergebnisse so strukturieren, dass die Leser einer klaren Erzählung folgen können - was gemessen wurde, warum es wichtig ist und was als nächstes zu tun ist. Verwenden Sie Zusammenfassungen, Aufzählungen und kurze Erklärungen, um die Interpretation zu erleichtern. Das Engagement hängt nicht nur davon ab, wie Sie die Erkenntnisse formulieren, sondern auch davon, wie Sie sie gestalten.
Konzentrieren Sie sich auf die Visualisierung und Erläuterung von Daten, anstatt rohe Zahlen zu präsentieren. Gruppieren Sie zusammengehörige Datenpunkte, verwenden Sie beschreibende Etiketten und heben Sie wichtige Erkenntnisse durch Farbe oder Typografie hervor. Selbst einfache Balken- oder Radardiagramme können die Bedeutung der Daten verdeutlichen, wenn sie mit kurzen, verständlichen Erklärungen versehen werden. Ziel ist es, den Lesern zu helfen, die Auswirkungen zu verstehen, nicht nur die Ergebnisse.
Zu den häufigen Fallstricken gehören die Überfrachtung der Seiten mit Text, die Verwendung zu vieler visueller Stile und die Vernachlässigung der Konsistenz zwischen den Abschnitten. Ein weiterer häufiger Fehler ist, die Ästhetik über die Benutzerfreundlichkeit zu stellen - ein schöner Bericht, der schwer zu lesen ist, verfehlt seinen Zweck. Testen Sie die Lesbarkeit immer, indem Sie jemanden, der mit den Daten nicht vertraut ist, fragen, ob er die wichtigsten Erkenntnisse schnell herausfinden kann.
Automatisierungswerkzeuge können personalisierte Berichte mit vorgefertigten Vorlagen und dynamischen Inhaltsfeldern erstellen. Das spart Zeit, gewährleistet ein einheitliches Branding und reduziert Layoutfehler, wenn mehrere Versionen für verschiedene Befragte oder Kunden erstellt werden. Sobald Ihr Basisdesign festgelegt ist, können Sie mit der Automatisierung die Professionalität ohne zusätzlichen Designaufwand steigern.
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Über den Autor:
Jeroen De Rore
Als Creative Copywriter bei Pointerpro denkt und schreibt Jeroen über die Herausforderungen, die professionelle Dienstleister auf ihrem Weg finden. Er ist ein Technikoptimist mit einer Vorliebe für Nostalgie und Geschichtenerzählen.