Nota: ¿Está empezando a crear su primer reporte de evaluación? Pruebe nuestra guía rápida para crear reportes de evaluación si es nuevo en el diseño gráfico.
Si ya tiene un poco más de confianza con el diseño, siga leyendo e imagine lo siguiente: Ha creado un cuestionario y está ansioso por enviarlo al mundo. Quieres dar a tus encuestados una respuesta clara y recomendaciones inmediatamente después de que lo hayan completado.
La mejor forma de hacerlo es presentándoles un reporte personalizado. Pero, ¿cómo diseñar un reporte atractivo? Eso es lo que discutiremos en este artículo, mostrando 6 mejores prácticas que resultan en una mayor conciencia de marca y un mayor compromiso con su empresa:
- Consejo nº 1: Utilice la marca corporativa para representar a su empresa
- Consejo nº 2: Personalice su reporte
- Consejo nº 3: Mantenga el estilo del cuestionario en el diseño del reporte
- Consejo nº 4: Organice su reporte para facilitar la lectura
- Consejo nº 5: Utilice colores de diseño que triunfen
- Consejo nº 6: Encuentre un equilibrio entre texto y elementos visuales
PS. Estas mejores prácticas también pueden aplicarse a otros tipos de reportes empresariales.
Consejo nº 1 para el diseño de reportes: Utilice la marca corporativa para representar a su empresa.
Tiene la oportunidad de conectar con su público y asegurarse de que le recuerden.
Por eso es importante crear un reporte atractivo y con marca, que se mantenga fiel a su identidad corporativa. Además, cuando la gente lee sobre sí misma, tiende a interesarse más. Esto significa que siempre se comprometen un poco más. Esta es su oportunidad para destacar su marca.
Manténgase fiel a su identidad corporativa siguiendo las directrices de estilo de su marca. Esto se refiere tanto a las directrices visuales, como el tipo de letra, la paleta de colores y el logotipo, como a su tono de voz, que puede ser comercial, informativo, académico, etc.
Una forma muy sencilla pero eficaz de interactuar con el encuestado: diríjase a él personalmente en el reporte.
Usted mismo puede comprobar este principio en situaciones de la vida real: ¿no se involucra más en una conversación cuando alguien dice su nombre? Automáticamente prestarás más atención a partir de ese momento.
Al diseñar un reporte, ya puede empezar con el título principal, por ejemplo, "Reporte de habilidades personales de Sofie". Algunos otros ejemplos:
Para que esto sea posible, tendrá que incluir contenido variable (nombre, puntuaciones, recomendaciones, ...) que le permita dirigirse a cada encuestado diferente que haya realizado el cuestionario. No sólo en la primera página, sino también en el resto del reporte.
Hable con el lector, como si mantuviera una conversación en la vida real en la que le explicara cuáles son las conclusiones de la prueba.
Haga recomendaciones personales: esto motiva al lector a seguir el reporte y volver a consultarlo después, o a enseñárselo a colegas o amigos.
¿Preguntas o comentarios?
¿Encuentras alguna aportación mía que te parezca diferente o inexacta? No dudes en ponerte en contacto conmigo directamente a través de LinkedIn. No sería la primera vez que aprendo de un intercambio así.
Cuando lees un reporte basado en una encuesta, esperas que este reporte tenga el mismo formato que la encuesta. Cada encuesta se construye utilizando un estilo, una combinación de colores y un tipo de letra determinados. Si el reporte que sigue a esa encuesta de repente tiene un aspecto completamente diferente, hay muchas posibilidades de que los encuestados pierdan la atención, porque no ven una conexión con la encuesta que acaban de rellenar. Por lo tanto, es fundamental mantener el estilo de la encuesta.
Por supuesto, usted quiere que su audiencia tenga una experiencia agradable al leer sobre sus resultados personales. Les hace conectar con el tema y, más aún, con usted. Por eso tienes que mantenerlos "en la zona" después de que hayan terminado la lista de preguntas.
Arriba puede ver un ejemplo de la última vista que se obtiene después de haber realizado esta evaluación. Si hace clic en el botón "Descargar PDF", obtendrá más detalles y recomendaciones para el futuro. Como puede ver, se mantiene el mismo patrón de color, fuente y estilo tanto en la encuesta como en el reporte.
Asegúrese de que su reporte sea agradable de leer y fácil de interpretar. En un mundo en el que el tiempo es oro, los lectores deben ser capaces de comprender los resultados de la evaluación en un abrir y cerrar de ojos.
La estructura de su reporte es primordial: no lo cargue demasiado de texto. Utilice títulos, resúmenes, gráficos e imágenes para destacar los aspectos más importantes.
Una estructura clara para el diseño de reportes
Asegúrese de tener una clasificación que tenga sentido para el encuestado. Estructure su reporte: discuta los resultados y presente las recomendaciones agrupadas bajo una categorización clara:
- Cree una estructura clara utilizando títulos y divisiones por segmentos. Preferiblemente, cada segmento comienza en una página nueva.
- Coloca los encabezados y los gráficos en un color temático
- Minimice los muros densos de texto: con más de 3-4 frases de texto se pierde la atención del lector.
- Resalte los hechos más importantes. Utilice una terminología que esté en equilibrio con su tema y asunto.
- Si no está seguro de una frase determinada, puede utilizar una herramienta de inteligencia artificial para reescribir las frases.
Resúmenes
Puede "chulear" las viñetas con el color del tema de su reporte. Si el logotipo de su empresa lo permite, puede incluso utilizarlo como viñeta.
Tablas y gráficos
Si utiliza gráficos de barras o circulares, asegúrese de que se presentan en el color de su tema. Los colores restantes deben coincidir con su color principal. Consulte la guía de estilo de su marca corporativa para elegir los colores que mejor combinan y utilice software de diseño gráfico profesional para mantener la coherencia en todos los proyectos.
Imágenes
Asegúrese de que sus imágenes sean absolutamente relevantes para el contenido. Evite los elementos visuales abstractos. No tiene sentido mostrar una imagen de archivo de una oficina cuando estás hablando de eficiencia energética. Así que elige bien. Por lo general, la imagen que surge espontáneamente en tu mente al pensar en un tema, será el mejor visual.
Si entiende lo que es el contraste en fotografía, utilice este conocimiento para hacer que su tema destaque. Esto no significa necesariamente utilizar colores brillantes y llamativos, sino que puede incluir el uso de elementos contrastantes como la luz y la oscuridad, tonos cálidos y fríos, o texturas suaves y ásperas.
Asegúrese de que las imágenes de su reporte no sean demasiado grandes. También aquí debe tener en cuenta el equilibrio texto-visual.
Puede utilizar una imagen de cabecera recurrente, si el visual es sencillo y proporciona una sensación de calma, tranquilidad. Elija una imagen que se ajuste fácilmente a los colores del estilo de su marca.
Sorprenda a sus clientes potenciales con los reportes automatizados de Pointerpro.
He aquí una rápida introducción sobre cómo funciona Pointerpro, traída a usted por uno de nuestros expertos en productos, Chris.
"Utilizamos Pointerpro para todo tipo de encuestas y evaluaciones en todo nuestro negocio global, y a los empleados les encanta su facilidad de uso y la flexibilidad de los reportes."
Director en Alere
"Le doy 5 estrellas al nuevo generador de reportes por su facilidad de uso. Cualquier persona sin experiencia en codificación puede empezar a crear reportes personalizados automatizados rápidamente."
CFO & COO en Egg Science
"Ustedes han hecho un gran trabajo haciendo esto tan fácil de usar como sea posible y aún robusto en funcionalidad."
Director de Cuentas en Reed Talent Solutions
"Es una gran ventaja disponer de fórmulas y de la posibilidad de realizar un análisis realmente exhaustivo. Hay cientos de fórmulas, pero el cliente sólo ve el reporte fácil de leer. Si buscas algo así, es muy agradable trabajar con Pointerpro".
Country Manager Países Bajos en Better Minds at Work
La elección de los colores también influye en el estilo de comunicación del reporte.
Los datos se retienen mejor cuando se aplican colores vivos combinados con un alto contraste. Sus encuestados podrán digerir la información más fácilmente si combina un color neutro como el negro o el gris con un color vivo como el rojo, el azul, el amarillo o el verde para resaltar títulos, palabras clave o gráficos.
Las asociaciones se hacen automáticamente con ciertos colores. Como ya se ha dicho, los colores vivos lo consiguen. Llaman la atención y mantienen el interés del lector. Cada color representa conceptos o sentimientos diferentes:
Rojo: este color se relaciona inmediatamente con las connotaciones "equivocado" o "incorrecto". Por tanto, en un reporte, el rojo puede transmitirse como una mala elección de color. Sin embargo, el rojo no siempre tiene por qué ser una mala idea. También puede asociarse a la acción, la pasión o la determinación.
Verde: a diferencia del rojo, el verde suele estar relacionado con el crecimiento positivo o las tendencias al alza. Dentro de un reporte, la incorporación de un punto de datos verde proporciona un desencadenante para evocar una experiencia positiva.
Azul: muchas marcas utilizan el azul como color principal. Fíjese en marcas de medios sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn, o en grandes marcas empresariales como Samsung, BMW y P&G. El color azul refleja profesionalidad e interacción, y se relaciona con una alta valoración o rendimiento.
Amarillo: la gente tiende a asociar el amarillo con "bien" o "normal". También puede relacionarse con la felicidad, un buen sentimiento general. Debido a la luminosidad del color, el amarillo también se asocia a menudo con la claridad y la energía.
Se trata de una pauta de color interesante, pero por supuesto también debe tener en cuenta el estilo de su marca y el tema. También puedes utilizar variaciones de estos colores, no tienes por qué optar por el amarillo más brillante o el verde más "verde" 😉 Simplemente asegúrate de que tu reporte se basa en un color temático, y construye el resto en torno a él.
El desorden asfixia, la simplicidad respira: haga que los resultados de su cuestionario sean fáciles de digerir. Si hay demasiado texto, la gente tiende a empezar a leer en diagonal y se pierde datos interesantes. En su lugar, busque un equilibrio entre elementos visuales como gráficos, diagramas o imágenes útiles. Ya hemos mencionado anteriormente cómo diseñar gráficos y seleccionar imágenes para los reportes.
No existe una regla o fórmula fija para determinar la cantidad de elementos visuales que debe contener un reporte. Para cada reporte se aplicará una proporción diferente. 2021 representa una era muy visual, así que asegúrese de que haya al menos un equilibrio de 50/50 entre texto y elementos visuales para captar la atención de su lector. Si la información puede presentarse visualmente, aprovecha la oportunidad para crear gráficos y diagramas.
En general, los elementos visuales deben resumir los detalles de los resultados, mientras que un breve texto puede acompañar al elemento visual enumerando las principales conclusiones.
No utilice palabras si la misma información puede presentarse visualmente. Si hay títulos, segmentos de texto o palabras clave que son esenciales para su reporte, puede subrayarlos en un color de estilo de marca.
Antes de diseñar un reporte de encuesta, deberá tener en mente un plan. Un esquema de cómo el reporte puede reflejar su empresa, tanto desde el punto de vista del valor como desde el punto de vista estético, y un tono de voz con el que se dirigirá a sus encuestados. Probablemente ya lo haya hecho cuando diseñó el cuestionario, y continuará siguiendo estos esquemas.
La personalización desempeña un papel importante en la elaboración de su reporte. Además, si personaliza su reporte, puede convertirse en un verdadero generador de conversación entre colegas, compañeros de estudios... En un buen reporte, las percepciones y recomendaciones se retendrán mejor y se aplicarán más fácilmente.
Pruebe a utilizar una herramienta como Pointerpro para entregar reportes personalizados en pdf.
Y por último, pero no por ello menos importante, un requisito estándar de todo reporte debe ser la legibilidad y la interpretabilidad. Un equilibrio cualitativo entre texto y elementos visuales lo hace posible. Hable de resultados y percepciones a través de la visualización. Personalización, estructura e interpretabilidad: cuando se cumplen estos tres criterios, el reporte es sólido.
¿Necesita preparar un reporte para un cliente?
Lea nuestro artículo: Cómo deben utilizar las agencias digitales los reportes de clientes para demostrar su valor
¿Quiere saber más?
Suscríbase a nuestro boletín y reciba artículos seleccionados directamente en su bandeja de entrada
Sobre el autor:
Ine Wouters
Ine es una mercadóloga apasionada por el branding y la estrategia. Le gusta un enfoque sin tonterías con un ojo para la creatividad en combinación con el logro de objetivos.