Während wir uns dem Ende der Pandemie und der Aufhebung der Beschränkungen nähern, wird sich an einigen Dingen nichts ändern. Das Arbeiten aus der Ferne ist eines davon. Der technische Fortschritt hat die Art und Weise verändert, wie und wo wir unsere Arbeit erledigen können, und macht die Arbeit aus der Ferne einfacher denn je. Aber woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen für die Fernarbeit gerüstet ist?
Personalverantwortliche spielen bei dieser Entscheidung eine Schlüsselrolle. Sie können den Personalbedarf und die Präferenzen der Mitarbeiter bewerten. Um eine effiziente Fernarbeit zu gewährleisten, ist es wichtig zu wissen, ob Ihre Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, aus der Ferne zu arbeiten. Eine Assessment der Bereitschaft zur Fernarbeit ist unerlässlich.
Unsere sechs Tipps helfen Ihnen, diese Assessment schnell und präzise durchzuführen und Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus zu unterstützen.
1. Berücksichtigen Sie Ihr Budget
Jedes Unternehmen muss bei der Assessment der Bereitschaft zur Telearbeit sein Endergebnis im Auge behalten: Welche finanziellen Auswirkungen hat es, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, und wird sich die Investition lohnen? Es ist auch wichtig, die Kosten für die globale Personalverwaltung und die globale Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen, die für Unternehmen mit einer multinationalen Belegschaft erheblich sein können. Wenn sie jedoch richtig eingesetzt wird, kann die Telearbeit den Unternehmen langfristig Geld sparen und eine lohnende Rendite einbringen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die potenziellen Auswirkungen auf die Produktivität und Rentabilität des Arbeitsplatzes zu bewerten und diese gegen die Kosten für die Einrichtung der Fernarbeit abzuwägen. Es gibt zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, aber Expertenbefragungen und -bewertungen können Ihnen bei dieser wichtigen Entscheidung helfen. Ermitteln Sie zunächst, welche Teile Ihres Budgets für die Verwaltung von Ressourcen umgewidmet werden können, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit aus der Ferne benötigen.
Mehrere Studien haben gezeigt, dass Fernarbeit die Produktivität steigern kann. Eine Untersuchung von Great Place To Work hat beispielsweise ergeben, dass die Leistung der Mitarbeiter deutlich steigt, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, und dass sie bereit sind, härter und länger zu arbeiten. Daher ist es wichtig, ein Budget für die Unterstützung der Mitarbeiter bereitzustellen, damit sie ihr Potenzial für die Telearbeit voll ausschöpfen können, z. B. durch technische Unterstützung.
2. Anpassung der Arbeitsaufgaben an eine WFH-Umgebung
Richtig gemacht, kann Fernarbeit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil sein. Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Daher sollten Sie als Nächstes überlegen, wie Sie die Rollen so anpassen können, dass sie für die Telearbeit geeignet sind.
Dies bedeutet, dass es an der Zeit ist, sich mit Ihrer Infrastruktur zu befassen. Es sind einige Anfangsinvestitionen erforderlich, z. B. die Installation neuer Geräte, Software und anderer Sicherheitstechnologien für Ihr Unternehmen, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Das Herunterladen einer VPN-Technologie ist vorteilhaft, da es Ihrem Team ermöglicht, ohne Sicherheitsrisiken aus der Ferne zu arbeiten. Außerdem ist es sinnvoll, VoIP- und FoIP-Systeme zu installieren. Diese ermöglichen es, die Sprach- und Faxkommunikation über die Cloud zu steuern, und erleichtern so Ihren Mitarbeitern die Arbeit im Büro und aus der Ferne. Sie sind flexibel, so dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können, und lassen sich relativ kostengünstig einrichten.
Einige Aufgaben eignen sich besonders gut für die Arbeit von zu Hause aus, z. B. Beratungs-, Coaching- und Kreativtätigkeiten, aber mit den richtigen Strukturen können die meisten Aufgaben erfolgreich angepasst werden. Sie müssen nur darüber nachdenken, wie die Aufgaben am besten geändert und definiert werden können, um diesen Wechsel zu erleichtern.
3. Definieren Sie Aufgaben und Rollen klar
Die Bereitschaft zur Telearbeit gilt sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Daher ist es wichtig, dass die Aufgaben und Rollen des Heimarbeiters klar definiert sind.
Routinen werden sich ändern und neue müssen ihren Platz einnehmen. Deshalb ist es wichtig, dass Heimarbeiter ihre neue Rolle verstehen, einschließlich der Zeitpläne und der Art und Weise, wie sie ihre Arbeit erledigen und abgeben.
Diese neuen Regeln und Erwartungen sollten den Mitarbeitern mitgeteilt und in ihren Arbeitsbedingungen verankert werden. Auf diese Weise haben die Arbeitnehmer die Gewissheit, dass sie genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
In dieser Phase des Prozesses zur Ermittlung der Bereitschaft zur Fernarbeit können Sie auch feststellen, welche Aufgaben sich hervorragend für die Fernarbeit eignen und welche längerfristig eher in Ihrer Büroumgebung ausgeführt werden sollten.
4. Stärkung der Fernarbeitsautonomie zwischen den Abteilungen
Wenn ein Teil Ihrer Belegschaft von zu Hause aus arbeitet, während andere im Büro tätig sind, ist es wichtig, dass sie als Einheit auftreten. Nur weil Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, heißt das nicht, dass sie sich von Ihrem Unternehmen entfernt fühlen sollten. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter mit Ihrer Marke verbunden bleiben.
Für Abteilungen, die ausschließlich oder größtenteils von zu Hause aus arbeiten werden, muss die Fernautonomie gefördert werden. Die Dynamik zwischen den Abteilungen wird sich unweigerlich ändern, also muss man ihnen das Vertrauen und die Autorität geben, Entscheidungen zu treffen und entsprechend zu handeln.
Die Schlüssel zur erfolgreichen Stärkung der Fernautonomie sind
- um proaktive Abteilungsleiter zu haben, die positive Entscheidungen treffen und diese an ihre Teams weitergeben,
- und die richtigen Tools, um Kommunikation und Autonomie zu ermöglichen. Fernarbeitstools, wie z. B. cloudbasierte VoIP-Systeme, sind leistungsstark, erschwinglich und ermöglichen autonomes Arbeiten.
5. Bewerten Sie die Qualität der Interaktion mit dem Management
Damit Ihr Unternehmen erfolgreich ist, muss die Interaktion mit dem Management und der Geschäftsleitung aus der Ferne reibungslos, zuverlässig und effektiv sein. Die richtige technische Infrastruktur ist dabei hilfreich, aber es ist auch wichtig, die Auswirkungen dieser Kommunikation auf die Mitarbeiter zu beurteilen.
Ihre wirkungsvollsten Instrumente sind gezielte Umfragen und Assessments. Ein paar Beispiele, die in diesem Zusammenhang zutreffen:
- Assessments von Fähigkeiten
- Assessments der Arbeitszufriedenheit
- Team-Bewertungen
- Selbsteinschätzungen
- 360-Grad-Bewertungen
Diese Assessments sind für Personalverantwortliche von unschätzbarem Wert, da sie Aufschluss über die Meinung der Arbeitnehmer zu einer Reihe von Themen geben. Durch das Hinzufügen von Fragen zur Telearbeit in die Umfrage können Sie den Reifegrad Ihres Unternehmens für dieses Angebot bewerten.
Für manche Arbeitnehmer ist die Arbeit per Fernzugriff völlig neu. Daher können sich anfängliche Schulungsunterlagen mit Tipps zu Themen wie der Aufhebung der Stummschaltung des Mikrofons und der Aufzeichnung und Übermittlung von Arbeit als nützlich erweisen.
6. Bieten Sie zusätzliche Unterstützung bei der Umstellung auf Telearbeit
Der Übergang zur Telearbeit und später zur Heimarbeit bringt Herausforderungen, aber auch Chancen mit sich. Um diese optimal zu nutzen, brauchen Ihre Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um sie zu fragen, wie sie sich mit der Veränderung fühlen und wo sie Hilfe brauchen.
Es ist wichtig, die Kommunikationskanäle offen zu halten. So können sich die Mitarbeiter jederzeit an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden. Sorgfältig zusammengestellte Assessments helfen Ihnen auch dabei, herauszufinden, wie der Übergang verläuft.
Um sich in der Vielzahl nützlicher Umfragen und Assessments zurechtzufinden, verwenden Sie einen Leitfaden für Bewertungstools, um einen geeigneten Fragebogen für Ihr Unternehmen und Ihre spezifische Situation zu erstellen. Jede Assessment kann auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden, so dass Sie aussagekräftige Einblicke in die Leistung und Wahrnehmung Ihrer Fernarbeitskräfte erhalten und eventuelle Probleme erkennen und lösen können.
Ihre Zukunft in der Telearbeit
Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von Fernarbeitskräften liegt in der Evaluierung. Evaluieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, die Bereitschaft zur Fernarbeit und die Auswirkungen auf Ihr Geschäftsergebnis. Die Bereitschaft zur Fernarbeit ermöglicht es Ihnen, Ihren Konkurrenten einen Schritt voraus zu sein und gleichzeitig eine größere Arbeitszufriedenheit für Ihre Mitarbeiter zu schaffen.
Möglicherweise muss die Technologie in Ihrem Unternehmen geändert oder angepasst werden, und es müssen Schulungen durchgeführt werden, in denen z. B. Tipps zur Aufzeichnung von Telefongesprächen oder zur Verwendung von Webcams gegeben werden. Dennoch kann dies ein spannender und lukrativer Schritt in die Zukunft des Arbeitens sein.
Möchten Sie mehr wissen?
Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie handverlesene Artikel direkt in Ihren Posteingang
Über den Autor:
Grace Lau
Grace Lau ist Director of Growth Content bei Dialpad, einer KI-gesteuerten Contact Center Management- und Cloud-Kommunikationsplattform für bessere und einfachere Teamzusammenarbeit. Sie verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Content Writing und Strategie. Derzeit ist sie für die Leitung von Marken- und redaktionellen Content-Strategien verantwortlich und arbeitet mit SEO- und Ops-Teams zusammen, um Inhalte zu erstellen und zu pflegen. Hier ist ihr LinkedIn.