Hoewel het einde van de pandemie in zicht is en de beperkingen worden opgeheven, blijven sommige dingen hetzelfde. Werken op afstand is daar één van. De voortschrijdende technologie heeft veranderd hoe en waar we ons werk kunnen doen, waardoor werken op afstand makkelijker is dan ooit. Maar hoe weet je of jouw bedrijf klaar is voor werken op afstand?
Leiders op het gebied van personeelszaken spelen een belangrijke rol in deze beslissing. Zij kunnen de HR-behoeften en de voorkeuren van werknemers evalueren. Om efficiënt werken op afstand te garanderen, is het essentieel om te weten of je werknemers voorbereid en klaar zijn om op afstand te werken. Een evaluatie van de bereidheid om op afstand te werken is essentieel.
Onze zes tips helpen je om deze evaluatie snel en nauwkeurig uit te voeren en je bedrijf te ondersteunen bij de overgang naar een thuiswerkconfiguratie.
1. Overweeg jouw budget
Elk bedrijf moet bij het evalueren van de bereidheid om op afstand te werken de onderste steen boven krijgen: wat zijn de financiële effecten van het thuiswerken van medewerkers en levert dit een lonend rendement op jouw investering op? Het is ook belangrijk om rekening te houden met de kosten van wereldwijde HR en salarisadministratie, die aanzienlijk kunnen zijn voor bedrijven met een multinationaal personeelsbestand. Maar als het goed wordt gedaan, kan werken op afstand bedrijven op de lange termijn geld besparen en een lonende ROI opleveren.
Het is van cruciaal belang om de potentiële impact op de productiviteit en winstgevendheid van de werkplek te evalueren en deze af te wegen tegen de kosten van het op afstand instellen. Er zijn meerdere factoren waarmee je rekening moet houden, maar onderzoeken en evaluaties door experts kunnen je helpen om deze cruciale beslissing te nemen. Bepaal om te beginnen welke delen van je budget kunnen worden herbestemd voor het beheer van middelen die medewerkers essentieel vinden om op afstand te kunnen werken.
Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat werken op afstand de productiviteit kan verhogen. Uit onderzoek van Great Place To Work bleek bijvoorbeeld een aanzienlijke toename in de output van werknemers wanneer zij thuiswerkten en een bereidheid om harder en langer te werken. Daarom is het essentieel om een budget te reserveren voor het bieden van assistentie aan werknemers om hun potentieel voor werken op afstand te maximaliseren, zoals technologische assistentie en een thuiskantoor.
2. Maak functies aanpasbaar aan een WFH-omgeving
Op de juiste manier gedaan, kan werken op afstand zowel de werkgever als de werknemer ten goede komen. Het personeel is het belangrijkste bezit van een bedrijf, dus de volgende stap is om na te gaan hoe functies kunnen worden aangepast om op afstand te kunnen werken.
Dit betekent dat het tijd is om naar je infrastructuur te kijken. Er zal enige initiële investering nodig zijn, zoals het installeren van nieuwe apparatuur, software en andere zakelijke beveiligingstechnologieën om je werknemer en organisatie veilig te houden.
Het downloaden van een VPN-technologie is nuttig en stelt je team in staat om op afstand te werken zonder veiligheidsrisico's. Daarnaast is het zinvol om VoIP- en FoIP-systemen te installeren. Zonder deze hulpmiddelen lopen bedrijven het risico om efficiëntie en veilige communicatie te verliezen, aangezien deze systemen het mogelijk maken om spraak- en faxcommunicatie via de cloud te regelen, waardoor het voor je personeel gemakkelijker wordt om op kantoor of op afstand te werken. Ze zijn flexibel zodat ze kunnen meegroeien met jouw bedrijf en zijn relatief goedkoop om op te zetten.
Sommige functies zijn bijzonder geschikt voor thuiswerken, zoals consultancy, coaching en creatieve functies, maar met de juiste structuren kunnen de meeste functies met succes worden aangepast. Je hoeft alleen maar na te denken over hoe functies het best kunnen worden aangepast en gedefinieerd om deze verschuiving te vergemakkelijken.
3. Taken en rollen duidelijk definiëren
Bereid zijn om op afstand te werken is iets dat geldt voor zowel de werknemer als de werkgever, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de taken en rollen van de thuiswerker duidelijk zijn gedefinieerd.
Routines zullen veranderen en er zullen nieuwe voor in de plaats moeten komen. Daarom is het van vitaal belang dat thuiswerkers hun nieuwe rol begrijpen, inclusief tijdschema's en hoe ze output moeten voltooien en indienen.
Deze nieuwe regels en verwachtingen moeten worden gecommuniceerd aan werknemers en worden vastgelegd in hun algemene voorwaarden. Op die manier weten werknemers precies wat er van hen wordt verwacht.
Deze fase van het proces om klaar te zijn voor werken op afstand kan je ook helpen om te bepalen welke taken bij uitstek geschikt zijn voor werken op afstand en welke taken op de langere termijn beter in een kantooromgeving kunnen worden uitgevoerd.
4. Versterk de autonomie van afdelingen op afstand
Wanneer een deel van je personeel thuis werkt en anderen op kantoor, is het belangrijk dat ze als één geheel samenwerken. Het is niet omdat werknemers op afstand werken dat ze zich ver van jouw bedrijf verwijderd moeten voelen. Het is belangrijk om werknemers betrokken te houden bij je merk.
Autonomie op afstand moet worden aangemoedigd voor afdelingen die uitsluitend of grotendeels thuiswerken. De dynamiek tussen afdelingen zal onvermijdelijk veranderen, dus ze moeten het vertrouwen en de autoriteit krijgen om beslissingen te nemen en dienovereenkomstig te handelen.
De sleutels tot het succesvol versterken van autonomie op afstand zijn
- proactieve afdelingshoofden hebben, die positieve beslissingen nemen en deze communiceren naar hun teams,
- en om de juiste tools te hebben om communicatie en autonomie mogelijk te maken. Hulpmiddelen voor werken op afstand, zoals cloud-gebaseerde VoIP-systemen, zijn krachtig, betaalbaar en maken autonoom werken mogelijk.
5. Beoordeel de kwaliteit van de interactie op afstand met het management
Wil je bedrijf succesvol zijn, dan moet interactie op afstand met het management en de leidinggevende soepel, betrouwbaar en effectief zijn. De juiste technische infrastructuur helpt hierbij, maar het is ook van vitaal belang om de impact van deze communicatie op werknemers te beoordelen.
Je krachtigste hulpmiddelen zijn zorgvuldig gerichte enquêtes en assessments. Een paar voorbeelden die in deze context van toepassing zijn:
- Assessment van vaardigheden
- Assessment van werktevredenheid
- Team evaluaties
- Zelfevaluaties
- 360 graden assessments
Deze evaluaties zijn van onschatbare waarde voor HR-managers, omdat ze u in staat stellen te ontdekken hoe werknemers denken over een reeks onderwerpen. Door vragen over werken op afstand aan de enquête toe te voegen, kunt u evalueren in hoeverre jouw bedrijf klaar is om dit aan te bieden.
Voor sommige werknemers kan werken op afstand helemaal nieuw zijn, dus een eerste trainingsdocument met tips over onderwerpen als het uitschakelen van microfooninstellingen en het opnemen en indienen van werk kan nuttig zijn.
6. Bied extra ondersteuning tijdens de overgang naar werken op afstand
De overgang naar werken op afstand en thuiswerken brengt uitdagingen met zich mee, maar ook kansen. Om deze optimaal te benutten, hebben je werknemers extra ondersteuning nodig. Grijp elke gelegenheid aan om te vragen hoe ze de verandering ervaren en waar ze hulp bij nodig hebben.
Het is van vitaal belang om de communicatiekanalen open te houden. Zo kunnen werknemers op elk moment contact opnemen met hun lijnmanager of HR-team. Zorgvuldig samengestelde evaluaties zullen je ook helpen om na te gaan hoe de overgang verloopt.
Om jouw weg te vinden in de talloze nuttige enquêtes en assessments, kunt u een assessmenttoolgids gebruiken om een geschikte enquête te maken voor jouw bedrijf en specifieke situatie. Elk assessment kan op maat worden gemaakt om aan jouw eisen te voldoen, zodat u zinvolle inzichten krijgt in de prestaties en percepties van jouw externe medewerkers en eventuele problemen kunt herkennen en oplossen.
Jouw toekomst voor werken op afstand
De sleutel tot het creëren van een succesvol personeelsbestand op afstand is evaluatie. Evalueer de behoeften van je bedrijf, de behoeften van je werknemers, de bereidheid om op afstand te werken en de impact op je bedrijfsresultaten. Als je op afstand kunt werken, blijf je je concurrenten een stap voor en creëer je meer voldoening voor je werknemers.
Het is goed mogelijk dat de technologie binnen jouw bedrijf moet worden veranderd of aangepast en dat er trainingen moeten worden gegeven met tips over bijvoorbeeld het opnemen van een telefoongesprek of het gebruik van webcams. Toch kan dit een opwindende en lucratieve stap zijn naar de toekomst van werken.
![Nemen managers actie op basis van HR-beoordelingsrapporten? [FAQ]](https://pointerpro.com/wp-content/uploads/Manager-and-HR-specialist-in-discussion-scaled.jpg)
![Hoe bewijzen HR teams de ROI van assessments? [FAQ]](https://pointerpro.com/wp-content/uploads/HR-assessment-results-discussion-scaled.jpg)
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Grace Lau
Grace Lau is directeur van Growth Content bij Dialpad, een AI-gebaseerd contact center management en cloud communicatieplatform voor betere en eenvoudigere teamsamenwerking. Ze heeft meer dan 10 jaar ervaring in het schrijven van content en strategie. Momenteel is ze verantwoordelijk voor het leiden van merk- en redactionele contentstrategieën en werkt ze samen met SEO- en Ops-teams om content te ontwikkelen en te voeden. Hier is haar LinkedIn.