Alors que la fin de la pandémie et la levée des restrictions approchent à grands pas, certaines choses ne changeront pas. Le travail à distance en fait partie. Les progrès technologiques ont modifié la façon dont nous pouvons travailler et l'endroit où nous pouvons le faire, rendant le travail à distance plus facile que jamais. Mais comment savoir si votre entreprise est prête pour le travail à distance ?
Les responsables des ressources humaines ont un rôle clé à jouer dans cette décision. Ils peuvent évaluer les besoins en ressources humaines et les préférences des employés. Afin de garantir l'efficacité du travail à distance, il est essentiel de savoir si vos employés sont préparés et prêts à travailler à distance. Une évaluation de l'état de préparation au travail à distance est essentielle.
Nos six conseils vous aideront à réaliser cette évaluation de manière rapide et précise et à soutenir votre entreprise dans sa transition vers le travail à domicile.
1. Tenez compte de votre budget
Chaque entreprise doit garder à l'esprit son résultat net lorsqu'elle évalue l'aptitude au travail à distance : quels sont les effets financiers d'un personnel travaillant à domicile, et le retour sur investissement sera-t-il intéressant ? Il est également important de prendre en compte les coûts des ressources humaines et des salaires au niveau mondial, qui peuvent être considérables pour les entreprises disposant d'une main-d'œuvre multinationale. Toutefois, s'il est correctement mis en œuvre, le travail à distance peut permettre aux entreprises d'économiser de l'argent à long terme et de bénéficier d'un retour sur investissement intéressant.
Il est essentiel d'évaluer l'impact potentiel sur la productivité et la rentabilité du lieu de travail et de le mettre en balance avec les coûts d'installation à distance. Les facteurs à prendre en compte sont multiples, mais des enquêtes et des évaluations d'experts peuvent vous aider à prendre cette décision cruciale. Pour commencer, déterminez quelles parties de votre budget peuvent être réaffectées à la gestion des ressources que les employés jugent essentielles pour travailler à distance.
Plusieurs études ont montré que le travail à distance peut améliorer la productivité. Par exemple, les recherches menées par Great Place To Work ont révélé une augmentation significative de la production des employés lorsqu'ils travaillent à domicile et une volonté de travailler plus dur et plus longtemps. Il est donc essentiel de prévoir un budget pour aider les employés à maximiser leur potentiel de travail à distance, par exemple en leur fournissant une assistance technologique.
2. Rendre les rôles professionnels adaptables à un environnement de travail à distance
S'il est bien géré, le travail à distance peut profiter à la fois à l'employeur et à l'employé. La main-d'œuvre est l'atout le plus important d'une entreprise. L'étape suivante consiste donc à déterminer comment les rôles peuvent être adaptés à la préparation au travail à distance.
Cela signifie qu'il est temps d'examiner votre infrastructure. Un investissement initial sera nécessaire, notamment pour installer de nouveaux équipements, logiciels et autres technologies de sécurité professionnelle afin d'assurer la sécurité de vos employés et de votre organisation.
Le téléchargement d'une technologie VPN est bénéfique, car il permet à votre équipe de travailler à distance sans risque pour la sécurité. En outre, il est judicieux d'installer des systèmes VoIP et FoIP. Ces systèmes permettent de contrôler les communications vocales et par fax via le nuage, facilitant ainsi le travail au bureau et à distance de votre personnel. Ces systèmes sont flexibles, de sorte qu'ils peuvent évoluer avec votre entreprise, et leur mise en place est relativement peu coûteuse.
Certaines fonctions se prêtent particulièrement bien au travail à domicile, telles que le conseil, le coaching et les fonctions créatives, mais avec les bonnes structures en place, la plupart des emplois peuvent être adaptés avec succès. Il suffit de réfléchir à la meilleure façon de modifier et de définir les rôles pour faciliter ce changement.
3. Définir clairement les tâches et les rôles
La préparation au travail à distance s'applique à la fois à l'employé et à l'employeur. Il est donc important de s'assurer que les tâches et les rôles du travailleur à domicile sont clairement définis.
Les habitudes changent et de nouvelles habitudes doivent être prises. C'est pourquoi il est essentiel que les travailleurs à domicile comprennent leurs nouveaux rôles, y compris les horaires et la manière de compléter et de soumettre les résultats.
Ces nouvelles règles et attentes doivent être communiquées aux employés et inscrites dans leurs conditions générales. Ainsi, les travailleurs seront rassurés de savoir exactement ce que l'on attend d'eux.
Cette étape du processus de préparation au travail à distance peut également vous aider à déterminer les tâches qui se prêtent parfaitement au travail à distance et celles qui, à plus long terme, se prêteront mieux à un travail dans votre environnement de bureau.
4. Renforcer l'autonomie des services à distance
Lorsqu'une partie de votre personnel travaille à domicile et que d'autres travaillent au bureau, il est important qu'ils forment un tout unifié. Ce n'est pas parce que les employés travaillent à distance qu'ils doivent se sentir éloignés de votre entreprise. Il est important que les employés restent attachés à votre marque.
L'autonomie à distance doit être encouragée pour les départements qui travailleront uniquement ou en grande partie à domicile. La dynamique interdépartementale changera inévitablement, il faut donc leur donner la confiance et l'autorité nécessaires pour prendre des décisions et agir en conséquence.
Les clés d'un renforcement réussi de l'autonomie à distance
- Les chefs de service doivent être proactifs, prendre des décisions positives et les communiquer à leurs équipes,
- et de disposer des bons outils pour favoriser la communication et l'autonomie. Les outils de travail à distance, tels que les systèmes VoIP basés sur le cloud, sont puissants, abordables et permettent un travail autonome.
5. Évaluer la qualité de l'interaction à distance avec la direction
Pour que votre entreprise réussisse, l'interaction à distance avec la direction et les cadres doit être fluide, fiable et efficace. La mise en place d'une infrastructure technique adéquate est utile, mais il est également essentiel d'évaluer l'impact de ces communications sur les employés.
Vos outils les plus puissants sont des enquêtes et des évaluations soigneusement ciblées. Quelques exemples qui s'appliquent dans ce contexte :
- Évaluations des compétences
- Évaluations de la satisfaction au travail
- Évaluations d'équipe
- Auto-évaluations
- Évaluations à 360 degrés
Ces évaluations sont inestimables pour les responsables des ressources humaines, car elles vous permettent de découvrir ce que les travailleurs pensent d'une série de questions. En ajoutant des questions sur le travail à distance à l'enquête, vous pouvez évaluer la maturité de votre entreprise à offrir ce type de travail.
Le travail à distance peut être totalement nouveau pour certains travailleurs, c'est pourquoi des documents de formation initiale contenant des conseils sur des sujets tels que les réglages du microphone et la manière d'enregistrer et de soumettre le travail peuvent s'avérer utiles.
6. Offrir un soutien supplémentaire pendant la transition vers le travail à distance
La transition vers le travail à distance, puis vers le travail à domicile, est source de défis, mais aussi d'opportunités. Pour en tirer le meilleur parti, vos employés auront besoin d'un soutien supplémentaire. Profitez de chaque occasion pour leur demander ce qu'ils pensent de ce changement et dans quels domaines ils ont besoin d'aide.
Il est essentiel de maintenir les canaux de communication ouverts. Cela permet aux travailleurs de contacter leur supérieur hiérarchique ou l'équipe des ressources humaines à tout moment. Des évaluations soigneusement élaborées vous aideront également à déterminer comment se déroule la transition.
Pour vous y retrouver dans la myriade d'enquêtes et d'évaluations utiles, utilisez un guide d'outils d'évaluation pour créer un questionnaire adapté à votre entreprise et à votre situation spécifique. Chaque évaluation peut être adaptée à vos besoins, vous aidant à obtenir des informations significatives sur les performances et les perceptions de vos travailleurs à distance et vous permettant d'appréhender et de résoudre les problèmes auxquels ils peuvent être confrontés.
Votre avenir en matière de travail à distance
La clé de la réussite d'un personnel à distance est l'évaluation. Évaluez les besoins de votre entreprise, les besoins de vos employés, la préparation au travail à distance et l'impact sur vos résultats. La préparation au travail à distance vous permettra de garder une longueur d'avance sur vos concurrents tout en créant une plus grande satisfaction au travail pour vos employés.
Il se peut que la technologie au sein de votre entreprise doive être modifiée ou adaptée, et que des sessions de formation comprenant des conseils sur, par exemple, l'enregistrement d'une conversation téléphonique ou l'utilisation d'une webcam, doivent être organisées. Néanmoins, il peut s'agir d'une étape passionnante et lucrative vers l'avenir du travail.
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A propos de l'auteur :
Grace Lau
Grace Lau est directrice du contenu de croissance chez Dialpad, une plateforme de gestion de centre de contact et de communication en nuage alimentée par l'IA pour une collaboration d'équipe meilleure et plus facile. Elle a plus de 10 ans d'expérience dans la rédaction de contenu et la stratégie. Actuellement, elle est responsable de la direction des stratégies de contenu éditorial et de marque, en partenariat avec les équipes SEO et Ops pour construire et nourrir le contenu. Voici son LinkedIn.