Aunque nos acercamos rápidamente al final de la pandemia y al levantamiento de las restricciones, algunas cosas van a seguir igual. Trabajar a distancia es una de ellas. El avance de la tecnología ha cambiado cómo y dónde podemos hacer nuestro trabajo, facilitando más que nunca el trabajo a distancia. Pero, ¿cómo saber si su empresa está preparada para el trabajo a distancia?
Los responsables de recursos humanos desempeñan un papel clave en esta decisión. Pueden evaluar las necesidades de RR.HH. y las preferencias de los empleados. Para garantizar un trabajo a distancia eficaz, es esencial saber si sus empleados están preparados y listos para trabajar a distancia. Una evaluación de la preparación para el trabajo a distancia es esencial.
Nuestros seis consejos le ayudarán a llevar a cabo esta evaluación de forma rápida y precisa y a apoyar a su empresa en su transición a una configuración de trabajo desde casa.
1. 1. Considere su presupuesto
Toda empresa debe tener en cuenta su cuenta de resultados a la hora de evaluar la preparación para el trabajo a distancia: ¿cuáles son los efectos financieros de tener personal que trabaje desde casa, y proporcionará esto un retorno rentable de su inversión? También es importante tener en cuenta los costes de RRHH y nóminas globales, que pueden ser significativos para las empresas con una plantilla multinacional. Sin embargo, si se hace correctamente, el trabajo a distancia puede ahorrar dinero a las empresas a largo plazo y proporcionar un retorno de la inversión que merezca la pena.
Es crucial evaluar el impacto potencial en la productividad y rentabilidad del lugar de trabajo y sopesarlo con los costes de la instalación remota. Hay múltiples factores a tener en cuenta, pero las encuestas y evaluaciones de expertos pueden ayudarle a tomar esta decisión crucial. Para empezar, determine qué partes de su presupuesto pueden reasignarse a gestionar los recursos que los empleados consideran esenciales para trabajar a distancia.
Varios estudios han demostrado que el trabajo a distancia puede aumentar la productividad. Por ejemplo, una investigación realizada por Great Place To Work descubrió un aumento significativo del rendimiento de los empleados cuando trabajaban desde casa y una disposición a trabajar más y durante más tiempo. Por lo tanto, es esencial destinar un presupuesto a proporcionar a los empleados ayuda para maximizar su potencial de trabajo a distancia, como asistencia tecnológica y la instalación de una oficina en casa.
2. Haga que los puestos de trabajo se adapten a un entorno WFH
Si se hace correctamente, el trabajo a distancia puede beneficiar tanto al empresario como al empleado. Su mano de obra es el activo más importante que tiene una empresa, por lo que su siguiente paso es considerar cómo se pueden adaptar las funciones para que estén preparadas para el trabajo a distancia.
Esto significa que ha llegado el momento de analizar su infraestructura. Será necesaria alguna inversión inicial, como la instalación de nuevos equipos, software y otras tecnologías de seguridad empresarial para mantener seguros a sus empleados y a su organización.
Descargar una tecnología VPN es beneficioso, ya que permite a su equipo trabajar a distancia sin riesgos de seguridad. Además, tiene sentido instalar sistemas VoIP y FoIP. Éstos permiten controlar las comunicaciones de voz y fax a través de la nube, facilitando así el trabajo en la oficina y a distancia de su personal. Son flexibles, por lo que pueden crecer con tu empresa, y su instalación es relativamente barata.
Algunas funciones son especialmente adecuadas para trabajar desde casa, como la consultoría, el coaching y las funciones creativas, pero con las estructuras adecuadas, la mayoría de los trabajos pueden adaptarse con éxito. Sólo hay que pensar en la mejor manera de modificar y definir las funciones para facilitar este cambio.
3. Definir claramente las tareas y las funciones
La preparación para el trabajo a distancia es algo que se aplica tanto al empleado como al empleador, por lo que es importante asegurarse de que las tareas y funciones del trabajador a domicilio están claramente definidas.
Las rutinas cambiarán y otras nuevas tendrán que ocupar su lugar. Por eso es vital que los trabajadores a domicilio comprendan sus nuevas funciones, incluidos los horarios y la forma de completar y enviar los trabajos.
Estas nuevas normas y expectativas deben comunicarse a los empleados e incluirse en sus condiciones de trabajo. De este modo, los trabajadores tienen la tranquilidad de saber exactamente lo que se espera de ellos.
Esta fase del proceso de preparación para el trabajo a distancia también puede ayudarle a determinar qué tareas se adaptan perfectamente al trabajo a distancia y cuáles pueden ser más adecuadas para trabajar en su entorno de oficina a largo plazo.
4. Reforzar la autonomía remota entre departamentos
Cuando una parte de su plantilla trabaja desde casa pero otros trabajan en la oficina, es importante que se unan como un todo unificado. Que los empleados trabajen a distancia no significa que deban sentirse alejados de su empresa. Es importante mantener a los empleados comprometidos con su marca.
Debe fomentarse la autonomía remota de los departamentos que vayan a trabajar exclusiva o mayoritariamente desde casa. La dinámica interdepartamental cambiará inevitablemente, por lo que hay que darles confianza y autoridad para tomar decisiones y actuar en consecuencia.
Las claves para reforzar con éxito la autonomía remota
- tener jefes de departamento proactivos, que tomen decisiones positivas y las comuniquen a sus equipos,
- y disponer de las herramientas adecuadas para permitir la comunicación y la autonomía. Las herramientas de trabajo remoto, como los sistemas VoIP basados en la nube, son potentes, asequibles y permiten el trabajo autónomo.
5. Evaluar la calidad de la interacción remota con la dirección
Para que su empresa tenga éxito, la interacción a distancia con la dirección y el ejecutivo tiene que ser fluida, fiable y eficaz. Disponer de la infraestructura técnica adecuada ayudará, pero también es vital evaluar el impacto de estas comunicaciones en los empleados.
Sus herramientas más poderosas son las encuestas y evaluaciones cuidadosamente dirigidas. Un par de ejemplos que se aplican en este contexto:
- Evaluación de competencias
- Evaluaciones de satisfacción laboral
- Evaluaciones de equipos
- Autoevaluaciones
- Evaluaciones de 360 grados
Estas evaluaciones tienen un valor incalculable para los responsables de RR.HH., ya que permiten descubrir lo que piensan los trabajadores sobre una serie de cuestiones. Si añade preguntas sobre el trabajo a distancia a la encuesta, podrá evaluar la madurez de su empresa para ofrecerlo.
El trabajo a distancia puede ser completamente nuevo para algunos trabajadores, por lo que pueden resultar útiles los documentos de formación inicial con consejos sobre temas como la configuración del micrófono para anular el silencio y la forma de grabar y enviar el trabajo.
6. Ofrecer apoyo adicional durante la transición al trabajo remoto
La transición al trabajo a distancia y, posteriormente, al trabajo desde casa plantea retos, pero también oportunidades. Para aprovecharlas al máximo, sus empleados necesitarán apoyo adicional. Aproveche cualquier oportunidad para preguntarles cómo se sienten con el cambio y dónde necesitan ayuda.
Mantener abiertos los canales de comunicación es vital. Esto permite a los trabajadores ponerse en contacto con su superior inmediato o con el equipo de RR.HH. en cualquier momento. Unas evaluaciones cuidadosamente elaboradas también le ayudarán a determinar cómo va la transición.
Para encontrar su camino a través de la miríada de encuestas y evaluaciones útiles, utilice una guía de herramientas de evaluación para crear un cuestionario adecuado para su empresa y situación específica. Cada evaluación puede adaptarse a sus necesidades, ayudándole a obtener información significativa sobre el rendimiento y las percepciones de sus trabajadores remotos y permitiéndole comprender y resolver cualquier problema al que puedan enfrentarse.
Su futuro como trabajador remoto
La clave para crear una plantilla remota de éxito es la evaluación. Evalúe las necesidades de su empresa, las necesidades de los empleados, la preparación para el trabajo a distancia y el impacto en su cuenta de resultados. La preparación para el trabajo a distancia le permitirá ir un paso por delante de sus rivales corporativos y, al mismo tiempo, aumentar la satisfacción laboral de sus trabajadores.
Es muy posible que haya que cambiar o adaptar la tecnología de su empresa y que sea necesario impartir sesiones de formación con consejos sobre, por ejemplo, cómo grabar una conversación telefónica o utilizar cámaras web. Sin embargo, puede ser un paso emocionante y lucrativo hacia el futuro del trabajo.
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Sobre el autor:
Grace Lau
Grace Lau es la Directora de Contenido de Crecimiento en Dialpad, una plataforma de comunicación en la nube y gestión de centros de contacto impulsada por IA para mejorar y facilitar la colaboración en equipo. Tiene más de 10 años de experiencia en redacción y estrategia de contenidos. Actualmente, es responsable de dirigir las estrategias de contenido editorial y de marca, en colaboración con los equipos de SEO y operaciones para crear y nutrir contenido. Aquí está su LinkedIn.