¿Ha intentado alguna vez buscar en Google una "herramienta de evaluación"? Si es así, los resultados de la búsqueda pueden haber sido confusos. Las herramientas de evaluación existen desde hace siglos. Y como resultado, han surgido nuevos términos y los significados han evolucionado.
A pesar de la gran cantidad de recursos existentes, a menudo se acaba optando por una solución que no es la óptima. ¿Por qué? Porque aunque todas estas aplicaciones tienden a responder al nombre paraguas de "herramienta de evaluación", han sido diseñadas y desarrolladas para diferentes propósitos clave. El objetivo de este artículo es asegurarnos de que elige una herramienta adecuada para sus tareas.
Así que, en primer lugar, necesitamos una definición clara de lo que es una evaluación.
¿Qué es una herramienta de evaluación?
Una evaluación es el proceso o metodología de evaluar a una persona o una situación, generalmente basado en una serie de preguntas. Las posibles respuestas a estas preguntas pueden asociarse a una puntuación individual y la puntuación o resultado total designa el resultado. No es muy diferente de un examen escolar corriente, como puede verse. Pero también mucho más allá del ámbito educativo. He aquí dos ejemplos de conocidas metodologías de evaluación para los tests de personalidad:
- El Test de los Cinco Grandes de la Personalidad es un enfoque bien conocido. Los investigadores descubrieron que cada vez que describían a alguien, utilizaban rasgos o características que podían agruparse. Finalmente, idearon el test de personalidad de los Cinco Grandes, que agrupaba todos estos rasgos en cinco categorías: Apertura, Conciencia, Extraversión, Amabilidad y Neuroticismo.
Para cada categoría, se puede obtener una puntuación alta, baja o intermedia. No existe una mala respuesta. Al final, el objetivo de este test es encontrar o crear el entorno de trabajo que mejor se adapte a tu personalidad. - La evaluación DISC es un test de personalidad que establece que cada persona puntúa en cuatro estilos de personalidad: Dominancia, Influencia, Firmeza y Conciencia. En función de su puntuación, al encuestado se le asigna uno de los cuatro tipos de personalidad. A menudo se asocian con los colores rojo, azul, verde y amarillo.
Ahora, unaherramienta de evaluación contemporánea es un software que ayuda al evaluador a construir todo este proceso en un formato digital. Esto significa configurar las preguntas, la lógica de la evaluación, la puntuación y la forma en que se interpretan los resultados para generar un resultado.
En otras palabras, aunque el término "herramienta de evaluación" se utiliza a menudo de forma inexacta para describir la metodología de evaluación, una herramienta de evaluación real se utiliza para ejecutar la metodología de evaluación. En la actualidad, esto se hace casi siempre de forma digital, pero técnicamente la herramienta también puede ser el viejo bolígrafo y el papel.
En este artículo, nos centraremos en las herramientas de evaluación digital (= software de evaluación), más específicamente en cómo debe seleccionar las herramientas de evaluación digital, dependiendo de sus necesidades específicas. Además, para que quede claro, asumimos que está buscando una herramienta en un contexto corporativo y profesional (muchas de las herramientas que existen en Internet se han desarrollado para realizar evaluaciones en el ámbito educativo, como ya habrá notado).
Selección de la herramienta de evaluación adecuada
Para asegurarnos de que encuentra la herramienta adecuada, tenemos que dejar el término "herramienta de evaluación" como lo que es, y dar un paso atrás para obtener una perspectiva más amplia. Basándonos en los principales sitios web de revisión de software, como G2 y Capterra, hemos destilado cuatro tipos de software que permiten crear evaluaciones digitales para diversas tareas clave:
- Software de evaluación para realizar indagaciones matizadas (¡y proporcionar feedback!)
- Creadores de formularios en línea para recopilar datos y ofrecer capacidades de flujo de trabajo
- Software de encuestas para recopilar datos y convertirlos en información tangible
- Software de captación de clientes potenciales
Como verá, hay cierto solapamiento entre todas las categorías. Algunas marcas de software realmente cubren más de una categoría gracias a sus capacidades más amplias. Este artículo está diseñado para ayudarle a separar el grano de la paja y encontrar la solución que mejor se adapte a sus objetivos. Profundicemos en las cuatro categorías de software que acabamos de describir.
1. Software de evaluación
¿Qué es el software de evaluación y quién debe utilizarlo?
El software de evaluación es la herramienta de referencia para consultores, coaches y servicios profesionales. La comodidad digital se ha vuelto omnipresente y, por tanto, los clientes (potenciales) esperan tener cada vez más puntos de contacto digitales con sus proveedores de servicios.
Los propios proveedores de servicios, por su parte, también se benefician de la digitalización de procesos, como la evaluación y la incorporación de clientes. Utilizar un potente software de evaluación, en lugar de tener que celebrar numerosas reuniones con cada cliente, les ahorra un tiempo valioso y les permite asumir más proyectos sin necesidad de aumentar directamente su nómina.
Para las evaluaciones de tipo empresarial, es necesario ofrecer reportes individualizados. Reportes de evaluación personalizados, basados en los resultados de un encuestado concreto. Reportes que se generan justo después de que el encuestado rellene la evaluación.
Estos reportes personalizados le permiten devolver valor al dar retroalimentación inmediata como el reporte de evaluación de 360° a continuación. El reporte añade valor al proporcionar consejos personalizados basados en el perfil específico del encuestado.
La norma del siglo XXI: Evaluaciones prescriptivas
A la luz de esto, inmediatamente queremos apuntar en la dirección de software de evaluación prescriptiva, o en términos más simples: software de evaluación que genera retroalimentación y consejos procesables en reportes PDF.
Aunque no hay tantas herramientas de software de evaluación que realmente ofrecen esta capacidad, en nuestra opinión es realmente el estándar que cualquiera que ofrezca consultoría en línea debe cumplir. Los clientes que realizan una evaluación quieren algo a cambio de la información que proporcionan, sin tener que esperar a que la proceses manualmente.
Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) con módulos de evaluación
Otro grupo clave de usuarios de software de evaluación está formado por los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) y Aprendizaje y Desarrollo de las organizaciones. Los mismos requisitos que acabamos de mencionar se aplican también a ellos. Quieren poder evaluar y asesorar a los empleados de la forma más exhaustiva y eficaz posible.
Cuando su requisito clave es gestionar y distribuir contenido de aprendizaje, y sólo en parte evaluar a los empleados, también pueden optar por utilizar un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) con módulos de evaluación integrados. También es crucial que los empleados evalúen el contenido de la formación mediante preguntas de encuesta posteriores a la formación.
Contenido preelaborado frente a contenido generado por el usuario
También queremos abordar un error importante que se produce al elegir el software de evaluación. Algunos software de evaluación se han desarrollado para que los usuarios ejecuten una metodología existente y, por lo tanto, vienen con contenido prefabricado, como el software creado específicamente para ejecutar evaluaciones conductuales o de personalidad, como una evaluación DISC.
Aunque este tipo de herramienta puede ser práctica, no le permite controlar el contenido de la evaluación que distribuye. También le impide diferenciar su enfoque del de cualquier otra persona que utilice la misma evaluación. Si su objetivo es capitalizar su propia experiencia, asegúrese de elegir un software de evaluación que le permita crear contenidos generados por el usuario (= su propio contenido).
Basándose en las explicaciones anteriores, ¿cree que su tipo ideal de herramienta de evaluación es una que encaje en la categoría de software de evaluación? Entonces, aquí tiene las principales características y funcionalidades que debe tener en cuenta:
1. Capacidades de puntuación
La calidad de una evaluación es proporcional a lo objetiva y matizada que pueda ser la indagación del encuestado. Por eso las capacidades de puntuación son tan cruciales en este tipo de herramientas de evaluación. Asegúrese de que la herramienta que elija ofrezca lo siguiente:
- Puntuación personalizada para cuantificar el valor de las diferentes opciones de respuesta a una pregunta.
- Puntuación ponderada para determinar que ciertas preguntas tienen más impacto en el resultado.
- Lógica y fórmulas para determinar los resultados con cálculos avanzados, en caso de que esté ejecutando una metodología de evaluación sofisticada que haya desarrollado: Por ejemplo, puede dejar que las respuestas a determinadas preguntas determinen el peso de otra pregunta.
- Puntuación por bloques de preguntas para proporcionar consultas en diversas categorías de preguntas. Por ejemplo, podría evaluar la aptitud de un cliente en tres áreas relacionadas, pero diferenciables, y al final desglosar la puntuación global en 3 evaluaciones específicas.
Por ejemplo, una evaluación de liderazgo podría valorar el estilo de comunicación, la capacidad de toma de decisiones y la capacidad de resolución de conflictos.
Importante: El software de evaluación debe permitirle aplicar estas capacidades de puntuación en un formato sin código, de modo que no se necesiten conocimientos técnicos particulares para desarrollar su evaluación.
En el siguiente video, el Director de Producto de Pointerpro, Bruno, explica la calificación (personalizada) en términos sencillos (realmente no es tan difícil).
Para darle una breve idea de cómo se puede configurar la puntuación en Pointerpro, aquí hay un video de nuestras guías de ayuda al usuario:
2. Capacidades de retroalimentación
La puntuación objetiva su investigación o evaluación, pero lo que hace que la puntuación sea realmente útil y su evaluación cautivadora, son los resultados en los que traduce las puntuaciones. Es lo que hará que la evaluación sea personalizada para los encuestados, aunque la interacción sea digital. Su software de evaluación debería ofrecer al menos la posibilidad de obtenerlos:
- Mensajes finales variables o páginas de retroalimentación intermedias, basadas en puntuaciones
- Un reporte personalizado en PDF para cada encuestado (para descargar o recibir por correo electrónico): ya lo hemos destacado, pero no está de más repetirlo, porque creemos que es esencial.
3. Capacidades de diseño
Para que una evaluación sea creíble, no sólo importa el contenido. También es importante la calidad visual de la evaluación y del reporte. La forma de presentar los resultados de una evaluación o encuesta influye mucho en la percepción de los encuestados.
Asegúrese de elegir una herramienta de evaluación que ofrezca diferentes tipos de gráficos. Por ejemplo:
- Un gráfico de araña es ideal si desea visualizar los puntos fuertes y débiles que componen una evaluación global.
- Un gráfico circular es útil si desea una visualización fácil de interpretar que destaque las categorías dominantes en un resultado. Por ejemplo, si desea destacar los factores de riesgo más importantes en una evaluación de riesgos.
- Un gráfico de evaluación es perfecto si simplemente desea destacar el progreso o el rendimiento con respecto a un objetivo.
Otra dimensión de la calidad visual es la marca. Si su herramienta de evaluación le permite aplicar los colores, logotipos y activos visuales exactos que representan a su empresa, estará un paso más cerca de convertir su evaluación (y el reporte asociado) en un producto digital suyo en toda regla.
En el mejor de los casos, el software de evaluación viene con unaopción de marca blanca completa para que también pueda personalizar la URL de su evaluación cuando la publique en la web.
4. Capacidades de distribución
Una vez que haya creado una evaluación de la que se sienta orgulloso, es probable que la ponga a disposición en línea. Pero si su objetivo es dirigirse a encuestados específicos, un requisito mínimo también será enviar de forma eficaz invitaciones personalizadas por correo electrónico desde su cuenta de la plataforma de evaluación (en lugar de alternar entre su evaluación y la aplicación de correo electrónico).
Otra posibilidad es que desee delegar la distribución de sus evaluaciones cuando el público objetivo de sus encuestados se amplíe. Algunos escenarios en los que esto podría ser(venir) el caso:
- Usted es un gerente de RRHH que ha creado una evaluación para que los empleados la realicen en toda la empresa. No tienes tiempo de recordárselo a cada empleado y quieres que los directores de división asuman esa responsabilidad, para que puedan llegar los datos de la evaluación.
- Usted es un consultor que ha creado una evaluación especializada y la vende a una empresa. Para ambas partes es preferible que la distribución de las evaluaciones pueda ser gestionada por alguien de esa empresa.
- Usted es un coach que ha ideado una metodología poderosa y ha podido convertirla en una evaluación digital con su software de evaluación. Ahora quiere certificar a otros coaches para que utilicen su metodología y, por lo tanto, distribuir su evaluación entre su público.
En todos estos casos, lo que necesita es un portal asociado a su plataforma de evaluación en el que alguien externo pueda gestionar la distribución de sus evaluaciones a los encuestados.
5. Reportes y análisis
El software de evaluación es especialmente eficaz para ayudarle a crear algo de valor para su cliente o encuestado. Pero ya que usted es el que hace todo el trabajo, también puede beneficiarse no sólo de recoger los datos de las respuestas, sino también de poder visualizarlos, analizarlos y procesarlos.
El software de evaluación debe incluir un panel de control decente que, como mínimo, le proporcione lo siguiente:
- Un resumen cuantitativo de los datos de respuesta para cada pregunta de la evaluación (¿Qué porcentaje de encuestados eligió la respuesta A frente a la respuesta B o C?).
- Información básica sobre las tasas de participación (tasa de finalización de la evaluación, duración media de las evaluaciones realizadas, etc.).
- Una visión anónima de las respuestas individuales de cada encuestado
Posibilidad de exportar y descargar los datos en formato CSV u hoja de cálculo.
Ejemplos populares de software de evaluación
3 marcas de software de evaluación que vienen con la capacidad de entregar un reporte de retroalimentación para cada encuestado en PDF son:
- Pointerpro (nuestra propia plataforma): La herramienta de consultoría boutique definitiva, muy aclamada por su enfoque todo en uno: un editor de cuestionarios, un constructor de reportes y un portal de distribución de evaluaciones combinados. Pointerpro también destaca por sus fórmulas muy avanzadas y sus capacidades de creación de marca y diseño.
- Brilliant Assessments: El contrincante de Pointerpro con capacidades algo más elementales. Ofrece la posibilidad de crear reportes automatizados a partir de un documento de texto externo (Word).
- Agolix (antes conocido como Assessment Generator): El más básico de los tres ejemplos de software de evaluación. Si la marca y el diseño tienen poca o ninguna importancia y sólo desea generar reportes de evaluación basados en texto, es una opción de software válida.
¿Qué le parece?
Como se habrá dado cuenta, el término "software de evaluación" me resulta bastante peculiar. Es una herramienta digital con capacidad para convertir a un consultor tradicional en uno totalmente preparado para el futuro. ¿Hay otras herramientas digitales sobre las que crees que debería escribir para ayudar a los consultores? Házmelo saber. Por supuesto, también estaré encantado de hablar de Pointerpro.
Cómo crear reportes de evaluación automatizados con Pointerpro
He aquí una rápida introducción sobre cómo funciona Pointerpro, traída a usted por uno de nuestros expertos en productos, Chris.
"Utilizamos Pointerpro para todo tipo de encuestas y evaluaciones en todo nuestro negocio global, y a los empleados les encanta su facilidad de uso y la flexibilidad de los reportes."
Director en Alere
"Le doy 5 estrellas al nuevo generador de reportes por su facilidad de uso. Cualquier persona sin experiencia en codificación puede empezar a crear reportes personalizados automatizados rápidamente."
CFO & COO en Egg Science
"Ustedes han hecho un gran trabajo haciendo esto tan fácil de usar como sea posible y aún robusto en funcionalidad."
Director de Cuentas en Reed Talent Solutions
"Es una gran ventaja disponer de fórmulas y de la posibilidad de realizar un análisis realmente exhaustivo. Hay cientos de fórmulas, pero el cliente sólo ve el reporte fácil de leer. Si buscas algo así, es muy agradable trabajar con Pointerpro".
Country Manager Países Bajos en Better Minds at Work
¿Qué es un creador de formularios en línea y quién debería utilizarlo?
Los creadores de formularios en línea representan lo que su nombre indica: sencillez. Lo que se obtiene es un formulario que se puede publicar en línea.
Aunque un software de evaluación puede lograr fácilmente los mismos objetivos que un generador de formularios en línea, si lo único que buscas es automatizar un proceso de recopilación de información directa de los encuestados, puedes quedarte con un generador de formularios en línea. No es necesario buscar herramientas de evaluación con funciones más potentes.
Un creador de formularios puede ser útil para que los trabajadores agilicen tareas que, de otro modo, implicarían varios pasos manuales. Algunos ejemplos:
- El departamento de RRHH de una empresa quiere saber quién asistirá a la próxima fiesta de la empresa y cuáles son las preferencias dietéticas.
- Un responsable de TI o de atención al cliente quiere recibir los tickets de soporte en un formato estandarizado para priorizar las intervenciones más fácilmente. En el formulario que envían las personas, indican información clave como el nivel de urgencia, el nivel de molestias causadas por la incidencia, si hay un impacto en los clientes, etc.
- Un administrador de instalaciones quiere centralizar las solicitudes entrantes de reparaciones o mantenimiento en el edificio de oficinas. En el formulario, los usuarios pueden subir una foto del problema que han identificado.
Probablemente se haga una idea. Se trata de recopilar información sin necesidad de procesar una gran cantidad de ella.
Principales funciones del creador de formularios en línea
Dado que un creador de formularios en línea es una herramienta de evaluación que destaca por su simplicidad, es posible que se pregunte si hay alguna funcionalidad clave a tener en cuenta a la hora de elegir una.
Más que una funcionalidad clave, lo que deberías tener muy en cuenta es la compatibilidad. La pregunta que debe hacerse es: "¿En qué medida se integra este creador de formularios en la configuración informática de mi empresa? Una respuesta positiva se basaría generalmente en las siguientes capacidades:
1. Integración API
Tal vez los datos recogidos a través de un formulario en línea son útiles para múltiples propósitos en su empresa. O tal vez desee una integración con el sistema de correo electrónico de su empresa para asegurarse de que las notificaciones, los envíos de formularios y las actualizaciones se comunican fácilmente a las personas pertinentes.
Técnicamente, esto significa que necesita que su software de creación de formularios en línea se comunique con otro software. Por lo tanto, asegúrate de comprobar qué nivel de compatibilidad con API ofrece la herramienta que elijas.
2. Inicio de sesión único (SSO) al distribuir formularios en línea en grandes empresas
Si usted es parte de una gran empresa que utiliza el software basado en la nube de Microsoft 365 y cada empleado tiene una cuenta de Microsoft en la que inician sesión cada mañana, es posible que desee ofrecerles la comodidad de no tener que iniciar sesión en una cuenta separada para cada formulario que circula.
Ejemplos populares de creadores de formularios en línea
Si usted está absolutamente seguro de que sus necesidades de herramientas de evaluación no evolucionarán en el corto plazo a algo más que la mera recopilación de datos, hay 3 marcas de constructores de formularios en línea que le sugerimos:
- Google Forms: Un sólido creador de formularios con un plan gratuito que es una gran solución cuando la marca no es importante. El hecho de que Google sea un proveedor de confianza también puede ser un factor tranquilizador tanto para ti como para los encuestados.
- Tally: El contrincante de los formularios de Google con algunas funcionalidades interesantes incluidas en el plan gratuito y capacidades de diseño decentes dentro de un plan asequible.
- Jotform: Un constructor de formularios, a menudo utilizado en los flujos en línea para los pagos. Jotform ofrece un montón de plantillas útiles, por lo que es un constructor de formularios fácil y práctico para empezar.
¿Qué es el software de encuestas y quién debería utilizarlo?
El software de encuestas es bastante similar al software de creación de formularios en línea. Al igual que este último, su uso predominante es la recopilación de datos.
Sin embargo, hay una distinción importante: Cuando se necesita recopilar un conjunto mucho más amplio de datos, y cuantificar y analizar esos datos, el software de encuestas tiende a ser más apropiado.
A continuación se indican sólo algunos públicos que se benefician especialmente del uso de software de encuestas, en lugar de los creadores de formularios en línea:
- Investigadores y académicos que comúnmente necesitan realizar encuestas para apoyar teorías con datos de investigación. La recopilación, visualización y análisis eficientes de los datos es primordial para ellos.
- Equipos de atención al cliente que desean enviar encuestas de satisfacción de forma proactiva de vez en cuando. Basándose en los insights que obtienen para mejorar sus procesos.
- Empresas farmacéuticas o proveedores de atención sanitaria que buscan la opinión de los pacientes para seguir desarrollando sus productos y servicios. La interacción entre los pacientes, y especialmente las empresas farmacéuticas, está fuertemente regulada por una (comprensible) precaución ética. En ese contexto, una encuesta es una herramienta de participación del paciente útil y fiable para ellos.
Funciones clave del software de encuestas
Al considerar la compra de software de encuestas, es esencial evaluar la funcionalidad y las características que se alinean con sus necesidades específicas de la encuesta. Estas son las funcionalidades más importantes que debe buscar:
1. Capacidades de diseño:
Cuando se realiza una encuesta, el objetivo es obtener información de los encuestados. Generalmente, el objetivo no es ofrecer una investigación o un reporte detallado al encuestado. Por lo tanto, es esencial que el software de encuestas le permita incentivar la respuesta de otras maneras. Una forma es simplemente hacer de la encuesta una experiencia agradable.
¿Cómo? Permitiéndole integrar lo siguiente en el diseño de su encuesta:
- Lógica y fórmulas: Opciones lógicas avanzadas que permiten patrones de salto, ramificación y preguntas condicionales para crear un flujo más personalizado para los encuestados.
- Una gran diversidad de tipos de preguntas: de opción múltiple, abiertas, escalas Likert, deslizadores, clasificación de preferencias, selección de imágenes, etc. Esto hará que el encuestado participe más, independientemente del contenido.
- Capacidad de respuesta móvil: Garantizar que las encuestas sean accesibles y se muestren correctamente en dispositivos móviles. Es posible que una parte significativa de los encuestados sólo encuentre tiempo para realizar la encuesta en su smartphone, entre otras tareas y quehaceres diarios.
- Marca y diseño: Opciones de personalización para adaptar el aspecto de la encuesta a la marca y el estilo de su organización. Esto también puede ser importante para ganarse la confianza del encuestado. Es tranquilizador para ellos ver que es su empresa con la que están compartiendo su información. Por lo tanto, es fundamental que la encuesta no tenga un aspecto genérico.
Otra cosa útil a tener en cuenta -especialmente si planea hacer una gran variedad de encuestas para su negocio en el futuro- es la provisión de plantillas de diseño en su plataforma de software de encuestas. Por supuesto, querrá cambiar los logotipos y colores para adaptarlos a su marca, pero no hay que subestimar eltiempo que puede ahorrarse con una buena plantilla.
2. Capacidades de distribución
A diferencia de una valoración (evaluación), en la que la atención suele centrarse en el encuestado individual, las encuestas se centran en la recuperación de información colectiva. Es decir: Obtener información del mayor número posible de encuestados, potencialmente a través de múltiples encuestas.
Por lo tanto, elija un proveedor de software de encuestas que haya pensado en la distribución. Cosas como éstas:
- Compatibilidad con múltiples canales: Admite varios métodos de distribución, como enlaces web, invitaciones por correo electrónico, integración con redes sociales e incrustación de encuestas en sitios web.
- Programación: La capacidad de programar el envío de sus diferentes campañas de encuestas en horas y fechas específicas para llegar a su público objetivo con eficacia.
3. Reportes y análisis
Como era de esperar, la presentación de reportes sobre los datos recogidos es una capacidad esencial que debe buscarse en un software de encuestas. Algunas cosas que suelen marcar la diferencia:
- Recopilación y comparación de datos (en tiempo real): La capacidad de ver y analizar las respuestas de la encuesta a medida que se recopilan, incluida la posibilidad de comparar los resultados, de modo que pueda verificar la relevancia estadística de las respuestas.
- Cuadros de mando visuales que muestran los datos recopilados en tablas, gráficos y resúmenes estadísticos para ayudarle a obtener información.
- Posibilidad de exportar y descargar los datos en formato CSV u hoja de cálculo para su posterior análisis.
- Capacidades de integración API para conectar potencialmente su software de encuestas directamente a una plataforma de análisis externa que utilice.
Ejemplos populares de software de encuestas
- Surveymonkey: Uno de los primeros creadores de encuestas que aparecieron en el mercado. Una herramienta fiable y sólida para recopilar datos y realizar investigaciones.
- Typeform: Un conocido software de encuestas que es conocido por sus capacidades conversacionales. (Por ejemplo, gracias a su adquisición de VideoAsk, existe incluso la posibilidad de integrar un vídeo como medio para formular una pregunta al encuestado).
- Qualtrics: Una herramienta amplia, centrada en la empresa y con funcionalidades sofisticadas. Está diseñada para usuarios que desean realizar investigaciones muy extensas.
Nota:
Los software de evaluación como Pointerpro, Agolix y Brilliant Assessments ofrecen todas (o la mayoría de) las capacidades de los software de encuestas. Su principal ventaja es que permiten aumentar los índices de respuesta ofreciendo a los encuestados reportes en PDF relevantes y automatizados como incentivo.
En caso de que dude entre un software de evaluación y un software de encuestas, pregúntese: "¿Qué tipo de interacción estoy intentando crear con mis encuestados?". Hay una diferencia entre simplemente dar las gracias a los encuestados por participar (para esto basta con un software de encuestas) e iniciar una relación ofreciéndoles algo tangible (para lo que necesitarías un software de evaluación).
¿Qué es una herramienta de captación de clientes potenciales y quién debe utilizarla?
Estamos en 2023 (o más tarde). Los clientes, tanto profesionales como particulares, son cada vez más nativos digitales. Antes de establecer una relación con cualquier persona de su organización, tienen la costumbre de confiar en los puntos de contacto digitales.
En el siglo XXI, cada historia de éxito del cliente comienza con "había una vez alguien que hizo una consulta de búsqueda en línea". Una herramienta de evaluación diseñada para captar clientes potenciales es muy eficaz para, bueno, captar la atención, el interés y la información (de contacto) de ese alguien.
Sin embargo, no confunda una herramienta de captación de clientes potenciales con un simple formulario en línea. Una buena evaluación de captación de clientes potenciales es algo más que simplemente llenar su canal de marketing o ventas. Especialmente en los servicios profesionales, las herramientas de captación de clientes potenciales o "evaluaciones de generación de clientes potenciales" realmente sobresalientes ayudan a las empresas a incorporar clientes de forma más eficaz. Una evaluación de la madurez que valore objetivamente la situación actual de un encuestado con preguntas bien pensadas puede eliminar la necesidad de numerosas y extensas reuniones.
Algunos casos típicos de uso donde las herramientas de captación de clientes potenciales tienden a entrar?
- Los consultores y coaches ofrecen a los clientes potenciales una muestra de sus conocimientos antes de cualquier interacción personal traduciendo sus metodologías o marcos de trabajo en evaluaciones en línea bien pensadas.
- Los departamentos o agencias de marketing establecen evaluaciones de venta guiadas. Por ejemplo, los agentes inmobiliarios pueden hacer que los compradores potenciales respondan a preguntas clave (a su conveniencia en línea, recuerde) sobre su presupuesto, sus gustos y sus aversiones, para hacerles un seguimiento con opciones muy relevantes.
- Los especialistas en reclutamiento de RR.HH. atraen a los candidatos adecuados para las organizaciones mediante evaluaciones de competencias, evaluaciones de personalidad o un híbrido de ambas.
Funciones clave de las herramientas de captación de clientes potenciales
1. Capacidades de puntuación y retroalimentación
Categorización de los encuestados
Puede ser sorprendente leer que necesita capacidades de puntuación en una herramienta de captación de clientes potenciales. Un cliente potencial es un cliente potencial, ¿no? Pues no. Puntuar la entrada de los encuestados en la evaluación de lead gen = cualificar sus leads.
Es lo que le ayuda a clasificar los clientes potenciales y a vincularlos con la comunicación de seguimiento, los productos o los servicios que ofrece. Para ello, su herramienta de captación de clientes potenciales debe permitirle puntuar bloques de preguntas (algo que ya hemos descrito en mayor profundidad en la sección anterior sobre software de evaluación de este artículo). También es lo que le impide contaminar su canal de ventas con clientes potenciales que probablemente nunca se conviertan.
Interacción con los encuestados
Cuando se captan clientes potenciales, no sólo se capta información. Estás involucrado en el proceso de venta de tu producto o servicio. Por lo tanto, la interacción basada en la aportación del encuestado tiene realmente un importante valor añadido.
Elija una herramienta de captación de clientes potenciales que le permita hacer que la experiencia del encuestado sea conversacional con comentarios intermedios en momentos clave, basados en la puntuación.
Un ejemplo al azar: Imagina que eres un entrenador personal que intenta vender sesiones individuales y estás creando una herramienta de captación de clientes potenciales para hacer algunas preguntas de admisión. Es posible que el encuestado sea sensible a haber elegido determinadas opciones de respuesta. En ese caso, tu cuestionario podría formular una reacción alentadora para tranquilizar al encuestado. Lo que necesitaría para esto son funcionalidades lógicas y de fórmulas (en pocas palabras: "Si la respuesta a la pregunta 4 es la respuesta B o C, entonces muestre el texto X").
¿Qué pasa con los reportes en PDF?
En el mismo espíritu de hacer que la experiencia del encuestado sea interactiva con la retroalimentación, los reportes personalizados en PDF para que él o ella los descargue al final del cuestionario también tienen un gran valor. Sin embargo, las herramientas de evaluación que se posicionan como herramientas de captación de clientes potenciales en realidad no ofrecen esa funcionalidad.
En caso de que considere que esta funcionalidad es primordial para usted, puede utilizar un software de evaluación para la captación de clientes potenciales.
2. Capacidades de diseño
Cuando usted está involucrando a clientes potenciales a través de un cuestionario de lead gen, usted está en clara terror de marketing. Estás posicionando e interactuando a través de tu marca. Para diseñar esa interacción, estos dos son los mínimos que debe esperar de su herramienta de captación de clientes potenciales:
- Debería permitirle utilizar la marca blanca al 100%. Esto significa que todo el aspecto debe ser personalizable para su marca.
- Le permitirá integrar la evaluación de captación de clientes potenciales en su propio sitio web.
Además, considere si desea captar clientes potenciales durante los eventos utilizando tabletas o mediante códigos QR que la gente pueda escanear con su teléfono inteligente. Si es así, asegúrate de que tu herramienta te permite crear cuestionarios adaptados a dispositivos móviles.
3. Capacidades de integración, reportes y análisis
Es crucial elegir una herramienta de evaluación que sea capaz de conectarse con su CRM. Para ello, es bueno conocer herramientas como Zapier y Make que pueden ayudarte a hacerlo.
Con su evaluación de captación de prospectos, puede recopilar información muy útil para convertir prospectos en clientes, y con la conectividad CRM sus vendedores tienen acceso directo a esa información en su cuenta CRM.
El marketing eficaz también consiste en medir y ajustar continuamente su enfoque, siempre que sea posible. Su herramienta de evaluación para la generación de clientes potenciales debe ser capaz de proporcionar datos sobre la participación del usuario y las tasas de finalización.
En última instancia, si las tasas de finalización están en el nivel que espera, lo que realmente desea es echar un vistazo más de cerca a las tasas de conversión (quién acaba comprando sus servicios o productos). Por eso es tan importante la conectividad con el CRM.
Ejemplos populares de herramientas de captación de clientes potenciales
- Outgrow: Esta herramienta de captación de clientes potenciales es especialmente conocida por utilizarse como calculadora de precios que las empresas incrustan en la página de precios de su sitio web. Una sólida herramienta de captación de clientes potenciales, pero si la marca es importante para usted, tendrá que suscribir un plan de varios cientos de euros al mes.
- ScoreApp: Esta herramienta puede ser especialmente útil para las pequeñas empresas que aún no han invertido en la construcción de un sitio web. Cuando construyes un cuestionario con ScoreApp en realidad construyes una página de destino en la que puedes publicar información, que normalmente también publicarías en tu propio sitio web. Si desea integrar su marca, debe suscribirse a un plan de pago.
- ION by Rock content: Más que una herramienta centrada en cuestionarios, ION es una herramienta que permite crear una página de aterrizaje en la que integrar diversos contenidos interactivos (encuestas, preguntas, vídeos, calculadoras y botones) para impulsar las conversiones.
- Pointerpro: Como ya se ha mencionado, las capacidades de Pointerpro cubren todo lo que cabría esperar de una herramienta ideal de captación de clientes potenciales. Además, ofrece la ventaja única de autogenerar reportes en PDF: un incentivo para los encuestados que tiende a aumentar los índices de respuesta y a poner un pie en la puerta con clientes potenciales.
Dado que Pointerpro es una herramienta de evaluación líder que cubre todas las funcionalidades discutidas en este artículo, es tentador para nosotros decir simplemente "¡sí, lo es!", pero realmente depende de su situación - y de lo mucho que obtenga de la herramienta que elija.
Si lo único que necesitas es recopilar los nombres de los participantes en eventos de empresa, preferimos que utilices una herramienta de evaluación básica (creador de formularios online). Sin embargo, antes de suscribirse a cualquier herramienta de evaluación, es útil sentarse y hacer una lista de todas las formas en que puede ser capaz de utilizar una herramienta de evaluación en su organización en el futuro (no se olvide de consultar con los miembros del equipo y otros departamentos).
Si usted es un director de marketing interesado en crear evaluaciones de captación de clientes potenciales y su departamento de RR.HH. busca una herramienta de encuestas atractiva, tiene más sentido acordar un software de evaluación completo que sirva plenamente para ambos fines, en lugar de invertir en una herramienta de captación de clientes potenciales por un lado y un software de encuestas por otro.
Tal vez esté convencido de los beneficios de distribuir evaluaciones para su empresa, pero una de las siguientes cosas le está frenando:
- No ha previsto presupuesto para una herramienta de evaluación de calidad
- No tiene tiempo para crear sus propias evaluaciones.
En ese caso, sólo queremos ayudarle a alejarse de dos situaciones inconvenientes. Mark, cofundador de Pointerpro, las analiza en profundidad en el siguiente vídeo:
- Error 1 - Soluciones de cinta adhesiva digital: Aquí es donde usted trata de ahorrar dinero mediante el uso de diversas herramientas no especializadas que son gratuitas - o que ya forman parte de su pila de software - para recopilar, visualizar, analizar y reportar información.
¿El principal peligro? Es probable que se pierda más tiempo valioso (y, por tanto, dinero) porque el proceso es lento, propenso a errores y difícilmente ampliable. - Error 2 - Solución a medida: En este caso se pide a un consultor informático externo que desarrolle una solución adaptada a sus necesidades.
¿El principal peligro? La inversión única, muy cara, tiende a convertirse en costes recurrentes cada vez que se necesita una actualización. Además, el usuario no tiene ningún control real sobre la solución. El compromiso correcto en este caso, si está disponible, es elegir una empresa de software de evaluación que pueda desarrollar la solución para usted en su herramienta y proporcionarle formación para mantenerla actualizada usted mismo.
¿Sigue pensando que necesita ayuda para elegir la herramienta de evaluación adecuada para sus fines específicos? No dude en ponerse en contacto con nuestro equipo.
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Sobre el autor:
Jeroen De Rore
Como redactor creativo en Pointerpro, Jeroen piensa y escribe sobre los retos que los proveedores de servicios profesionales encuentran en su camino. Es un optimista tecnológico con gusto por la nostalgia y la narración.