Avez-vous déjà essayé de rechercher un "outil d'évaluation" sur Google ? Si c'est le cas, les résultats de la recherche peuvent être déroutants. Les outils d'évaluation existent depuis longtemps. Par conséquent, de nouveaux termes sont apparus et leur signification a évolué.
Bien qu'il existe une multitude de ressources, les gens finissent souvent par opter pour une solution sous-optimale. Pourquoi ? Parce que même si toutes ces applications tendent à répondre au nom générique d'"outil d'évaluation", elles ont été conçues et développées pour des objectifs clés différents. L'objectif de cet article est de vous aider à choisir un outil adapté à vos besoins.
Tout d'abord, il convient de définir clairement ce qu'est une évaluation.
Qu'est-ce qu'un outil d'évaluation ?
Une évaluation est le processus ou la méthodologie d'évaluation d'une personne ou d'une situation, généralement sur la base d'une série de questions. Les réponses possibles à ces questions peuvent être associées à un score individuel et le score ou résultat total désigne le résultat. Cela n'a rien à voir avec l'examen habituel que vous passez à l'école, comme vous pouvez le constater. Mais aussi bien au-delà du domaine de l'éducation. Voici deux exemples de méthodes d'évaluation bien connues pour les tests de personnalité :
- Le test des cinq grandes personnalités est une approche bien connue. Les chercheurs ont découvert qu'à chaque fois qu'ils décrivaient une personne, ils utilisaient des traits ou des caractéristiques qui pouvaient être regroupés. Ils ont fini par élaborer le test de personnalité Big Five, qui regroupe tous ces traits en cinq catégories : Ouverture, Conscience, Extraversion, Agréabilité et Neuroticisme.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir un score élevé, faible ou intermédiaire. Il n'y a pas de mauvaise réponse. En fin de compte, l'objectif de ce test est de trouver ou de créer un environnement de travail qui corresponde le mieux à votre personnalité. - L'évaluation DISC est un test de personnalité qui indique que chaque personne obtient un score sur quatre styles de personnalité : La dominance, l'influence, la fermeté et la conscience. En fonction de son score, la personne interrogée se voit attribuer l'un des quatre types de personnalité. Ils sont souvent associés aux couleurs rouge, bleu, vert et jaune.
Unoutil d' évaluation contemporain est un logiciel qui aide l'évaluateur à construire l'ensemble du processus dans un format numérique. Cela signifie qu'il doit mettre en place les questions, la logique d'évaluation, la notation et la façon dont les résultats sont interprétés pour générer un résultat.
En d'autres termes, même si le terme "outil d'évaluation" est souvent utilisé à tort pour décrire la méthodologie d'évaluation, un outil d'évaluation réel est utilisé pour exécuter la méthodologie d'évaluation. De nos jours, cet outil est presque toujours numérique, mais techniquement, il peut aussi s'agir d'un bon vieux stylo et d'une feuille de papier.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur lesoutils d' évaluation numériques (= logiciels d'évaluation), et plus particulièrement sur la manière dont vous devriez sélectionner les outils d'évaluation numériques, en fonction de vos besoins spécifiques. En outre, pour être clair, nous supposons que vous recherchez un outil dans un contexte professionnel (de nombreux outils disponibles sur le web sont développés pour exécuter des évaluations dans le domaine de l'éducation, comme vous l'avez peut-être remarqué).
Choisir le bon outil d'évaluation
Pour être sûr de trouver le bon outil, nous devons laisser le terme "outil d'évaluation" pour ce qu'il est, et prendre un peu de recul pour avoir une perspective plus large. En examinant les principaux sites d'évaluation de logiciels, tels que G2 et Capterra, nous avons dégagé quatre types de logiciels qui vous permettent de créer des évaluations numériques pour diverses activités clés:
- Logiciel d'évaluation pour mener des enquêtes nuancées (et fournir un retour d'information !)
- Construire des formulaires en ligne pour collecter des données et offrir des fonctionnalités de flux de travail
- Logiciel de sondage pour collecter des données et les traiter en vue d'obtenir des informations tangibles
- Logiciel de génération de leads pour attirer et engager des clients potentiels
Comme vous le verrez, il existe des chevauchements entre chaque catégorie. Certaines marques de logiciels couvrent véritablement plus d'une catégorie grâce à leurs capacités étendues. Cet article est conçu pour vous aider à séparer le bon grain de l'ivraie et à trouver la solution qui répond le mieux à vos besoins. Approfondissons les quatre catégories de logiciels que nous venons de présenter.
1. Logiciel d'évaluation
Qu'est-ce qu'un logiciel d'évaluation et qui doit l'utiliser ?
Le logiciel d'évaluation est l'outil de référence pour les consultants, les coachs et les services professionnels. La commodité numérique est devenue omniprésente et les clients (potentiels) s'attendent donc à avoir de plus en plus de points de contact numériques avec leurs prestataires de services.
Les prestataires de services eux-mêmes, de leur côté, bénéficient également de la numérisation des processus, comme l'évaluation et l'accueil des clients. L'utilisation d'un logiciel d'évaluation performant, au lieu d'organiser de nombreuses réunions avec chaque client, leur fait gagner un temps précieux et leur permet de prendre en charge davantage de projets sans avoir à augmenter directement leur masse salariale.
Pour les évaluations de type professionnel, il est nécessaire d'offrir des rapports individualisés. Des rapports d'évaluation personnalisés, basés sur les résultats d'un répondant spécifique, qui sont générés immédiatement après que le répondant a rempli l'évaluation.
Ces rapports personnalisés vous permettent d'apporter une valeur ajoutée en fournissant un retour d'information immédiat, comme le rapport d'évaluation à 360° ci-dessous. Le rapport ajoute de la valeur en fournissant des conseils personnalisés basés sur le profil spécifique du répondant.
La norme du XXIe siècle : Évaluations normatives
À la lumière de ce qui précède, nous souhaitons vous orienter immédiatement vers un logiciel d'évaluation prescriptif ou, en termes plus simples, un logiciel d'évaluation qui génère un retour d'information et des conseils exploitables dans des rapports PDF.
Bien qu'il n'y ait pas beaucoup d'outils logiciels d'évaluation qui offrent réellement cette capacité, nous pensons qu'il s'agit vraiment de la norme que toute personne offrant des services de conseil en ligne devrait respecter. Les clients qui se soumettent à une évaluation veulent obtenir quelque chose en retour des informations qu'ils fournissent, sans avoir à attendre que vous les traitiez manuellement.
Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) avec modules d'évaluation
Un autre groupe clé d'utilisateurs de logiciels d'évaluation est constitué par les départements des ressources humaines (RH) et de l'apprentissage et du développement au sein des organisations. Les mêmes exigences que celles que nous venons de mentionner s'appliquent également à eux. Ils veulent être en mesure d'évaluer et de conseiller les employés de la manière la plus complète et la plus efficace possible.
Lorsque leur principale exigence est de gérer et de distribuer du contenu d'apprentissage, et seulement en partie d'évaluer les employés, ils peuvent également choisir d'utiliser un système de gestion de l'apprentissage (LMS) avec des modules d'évaluation intégrés. Il est également essentiel que les employés évaluent le contenu de la formation au moyen de questions d'enquête post-formation.
Contenu préfabriqué ou contenu généré par l'utilisateur
Nous souhaitons également aborder une erreur importante qui se produit lors du choix d'un logiciel d'évaluation. Certains logiciels d'évaluation ont été développés pour permettre aux utilisateurs d'appliquer une méthodologie existante et sont donc livrés avec un contenu préétabli. C'est le cas des logiciels spécifiquement créés pour effectuer des évaluations comportementales ou de personnalité, comme l'évaluation DISC.
Bien que ce type d'outil puisse être pratique, il ne vous donne aucun contrôle sur le contenu de l'évaluation que vous distribuez. Il vous empêche également de différencier votre approche de celle des autres personnes utilisant la même évaluation. Si votre objectif est de capitaliser sur votre propre expertise, assurez-vous de choisir un logiciel d'évaluation permettant de créer un contenu généré par l'utilisateur (= votre propre contenu).
Sur la base des explications ci-dessus, vous pensez que le type d'outil d'évaluation idéal est celui qui entre dans la catégorie des logiciels d'évaluation ? Dans ce cas, voici les principales caractéristiques et fonctionnalités à rechercher :
1. Capacités de notation
La qualité d'une évaluation est proportionnelle à l'objectivité et à la nuance de l' enquête menée auprès du répondant. C'est pourquoi les capacités de notation sont si importantes dans ce type d'outil d'évaluation. Assurez-vous que l'outil que vous choisissez offre les possibilités suivantes :
- La notation personnalisée pour quantifier la valeur des différentes options de réponse à une question.
- Notation pondérée pour déterminer que certaines questions ont plus d'impact sur le résultat.
- Logique et formules pour déterminer les résultats à l'aide de calculs avancés, dans le cas où vous exécutez une méthode d'évaluation sophistiquée que vous avez mise au point : Par exemple, vous pouvez laisser les réponses à certaines questions déterminer le poids d'une autre question.
- La notation par blocs de questions permet d'obtenir des informations dans diverses catégories de questions. Vous pouvez par exemple évaluer les aptitudes d'un client dans trois domaines connexes mais distincts et, à la fin, décomposer le score global en trois évaluations spécifiques.
Par exemple, une évaluation du leadership pourrait évaluer le style de communication, les compétences en matière de prise de décision et les compétences en matière de résolution des conflits.
Important : le logiciel d'évaluation doit vous permettre d'appliquer ces capacités de notation dans un format sans code, de sorte qu'aucune compétence technique particulière n'est nécessaire pour développer votre évaluation.
Dans la vidéo suivante, Bruno, le directeur produit de Pointerpro, explique le scoring (personnalisé) en termes simples (ce n'est pas si difficile).
Pour vous donner un bref aperçu de la manière dont la notation peut être mise en place dans Pointerpro, voici une vidéo tirée de nos guides d'aide à l'utilisateur :
2. Capacités de retour d'information
La notation objective votre enquête ou votre évaluation, mais ce qui rend la note vraiment utile et votre évaluation captivante, ce sont les résultats que vous traduisez en notes. C'est ce qui rendra votre évaluation personnalisée pour vos répondants, même si l'interaction qu'ils ont est numérique. Votre logiciel d'évaluation devrait au moins offrir la possibilité d'obtenir ces résultats :
- Messages finaux variables ou pages de feedback intermédiaires, basés sur les scores
- Un rapport PDF personnalisé pour chaque répondant (à télécharger ou à recevoir par courriel) : nous l'avons déjà souligné, mais il n'est pas inutile de le répéter, car nous pensons que c'est essentiel.
3. Capacités de conception
Pour qu'une évaluation soit crédible, il n'y a pas que le contenu qui compte. C'est aussi la qualité visuelle de l'évaluation et du rapport. La manière dont vous présentez les résultats d'une évaluation ou d'une enquête a un impact important sur la façon dont le répondant perçoit le retour d'information.
Veillez à choisir un outil d'évaluation qui offre différents types de graphiques. Par exemple :
- Un graphique en araignée est idéal pour visualiser les forces et les faiblesses qui composent une évaluation globale.
- Un diagramme circulaire est utile si vous voulez un visuel facile à interpréter qui met en évidence les catégories dominantes d'un résultat. Par exemple, si vous souhaitez mettre l'accent sur les facteurs de risque les plus importants dans une évaluation des risques.
- Un tableau de bord est parfait si vous souhaitez simplement mettre l'accent sur les progrès ou les performances par rapport à un objectif.
Une autre dimension de la qualité visuelle est l'image de marque. Si votre outil d'évaluation vous permet d'appliquer les couleurs, logos et actifs visuels exacts qui représentent votre entreprise, vous aurez fait un pas de plus vers la transformation de votre évaluation (et du rapport associé) en un produit numérique à part entière.
Dans le meilleur des cas, le logiciel d'évaluation est livré avec uneoption de marque blanche complète qui vous permet de personnaliser l'URL de votre évaluation lorsque vous la publiez sur le web.
4. Capacités de distribution
Une fois que vous avez élaboré une évaluation dont vous êtes fier, il est probable que vous la mettiez à disposition en ligne. Mais si votre objectif est de cibler des répondants spécifiques, une exigence minimale sera également d'envoyer efficacement des invitations personnalisées par courrier électronique à partir de votre compte de plateforme d'évaluation (plutôt que de passer de votre évaluation à votre application de courrier électronique).
Il est également possible que vous souhaitiez déléguer la distribution de vos évaluations lorsque votre public cible s'élargit. Voici quelques scénarios dans lesquels cela pourrait être le cas :
- Vous êtes responsable des ressources humaines et vous avez créé un outil d'évaluation pour les employés de l'ensemble de l'entreprise. Vous n'avez pas le temps de le rappeler à chaque employé et souhaitez que les responsables de division assument cette responsabilité, afin que les données d'évaluation puissent être communiquées.
- Vous êtes un consultant qui a créé une évaluation spécialisée et la vend à une entreprise. Pour les deux parties, il est préférable que la distribution des évaluations soit gérée par une personne de l'entreprise.
- Vous êtes un coach qui a mis au point une méthodologie puissante et vous avez réussi à la convertir en une évaluation numérique grâce à votre logiciel d'évaluation. Vous souhaitez maintenant certifier d'autres coachs pour qu'ils puissent utiliser votre méthodologie et donc distribuer votre évaluation à leur public.
Dans tous ces cas, vous avez besoin d'un portail associé à votre plateforme d'évaluation sur lequel une personne externe peut gérer la distribution de vos évaluations aux répondants.
5. Capacités de reporting et d'analyse
Les logiciels d'évaluation sont particulièrement efficaces pour vous aider à créer quelque chose de valeur pour votre client ou répondant. Mais puisque c'est vous qui faites tout le travail, autant profiter non seulement de la collecte des données de réponse, mais aussi de la possibilité de visualiser, d'analyser et de traiter ces données.
Le logiciel d'évaluation doit être accompagné d'un tableau de bord décent qui vous fournit au minimum les éléments suivants :
- Un aperçu quantitatif des données de réponse pour chaque question de l'évaluation (quel pourcentage de répondants a choisi la réponse A par rapport à la réponse B ou C ?)
- Des informations de base sur les taux de participation (taux d'achèvement des évaluations, durée moyenne des évaluations, etc.)
- Une vue anonyme des réponses individuelles de chaque personne interrogée.
La possibilité d'exporter et de télécharger les données au format CSV ou tableur.
Exemples populaires de logiciels d'évaluation
3 marques de logiciels d'évaluation qui permettent de fournir un rapport de rétroaction pour chaque répondant en format PDF sont :
- Pointerpro (notre propre plateforme) : l'outil ultime pour les consultants, très apprécié pour son approche "tout en un" : un générateur de questionnaires, un générateur de rapports et un portail de distribution d'évaluations combinés. Pointerpro se distingue également par ses formules très avancées et ses capacités de marquage et de conception.
- Brilliant Assessments : le challenger de Pointerpro avec des capacités un peu plus élémentaires. Il permet de créer des rapports automatisés en alimentant un document texte externe (Word).
- Agolix (anciennement connu sous le nom d'Assessment Generator): Le plus basique des trois exemples de logiciels d'évaluation. Si l'image de marque et la conception n'ont que peu ou pas d'importance et que vous souhaitez uniquement générer des rapports de feedback sous forme de texte, il s'agit d'un choix de logiciel valable.
Qu'en pensez-vous ?
Comme vous l'avez peut-être remarqué, le terme "logiciel d'évaluation" est assez particulier pour moi. Il s'agit d'un outil numérique qui a la capacité de transformer un consultant traditionnel en un consultant à l'épreuve du temps. Y a-t-il d'autres outils numériques sur lesquels vous pensez que je devrais écrire pour aider les consultants ? N'hésitez pas à me le faire savoir ! Bien entendu, je serai toujours ravi de parler de Pointerpro.
Comment construire des rapports d'évaluation automatisés avec Pointerpro
Voici une brève introduction au fonctionnement de Pointerpro, présentée par l'un de nos experts produits, Chris.
"Nous utilisons Pointerpro pour tous les types d'enquêtes et d'évaluations au sein de notre entreprise internationale, et les employés apprécient sa facilité d'utilisation et la souplesse de ses rapports."
Directeur chez Alere
"Je donne 5 étoiles au nouveau générateur de rapports pour sa facilité d'utilisation. N'importe qui, sans expérience en codage, peut commencer à créer des rapports personnalisés automatisés rapidement."
CFO & COO chez Egg Science
"Vous avez fait un excellent travail pour rendre cet outil aussi facile à utiliser que possible, tout en conservant des fonctionnalités robustes.
Directeur de comptes chez Reed Talent Solutions
"C'est un grand avantage d'avoir des formules et la possibilité d'une analyse vraiment approfondie. Il existe des centaines de formules, mais le client ne voit que le rapport facile à lire. Si vous cherchez quelque chose de ce genre, il est vraiment agréable de travailler avec Pointerpro.
Country Manager Pays-Bas chez Better Minds at Work
Qu'est-ce qu'un générateur de formulaires en ligne et qui devrait l'utiliser ?
Les constructeurs de formulaires en ligne représentent ce que leur nom suggère : la simplicité. Il s'agit d'un formulaire que vous pouvez publier en ligne.
Même si un logiciel d'évaluation peut facilement atteindre les mêmes objectifs qu'un générateur de formulaires en ligne, si tout ce que vous cherchez à faire est d'automatiser un processus de collecte d'informations simples auprès des répondants, vous pouvez vous en tenir à un générateur de formulaires en ligne. Il n'est pas nécessaire de chercher des outils d'évaluation plus puissants.
Un générateur de formulaires peut être utile aux travailleurs pour rationaliser des tâches qui, autrement, impliqueraient plusieurs étapes manuelles. Quelques exemples :
- Le service des ressources humaines d' une entreprise souhaite savoir qui participera à la prochaine fête de l'entreprise et quelles sont les préférences alimentaires.
- Un responsable informatique ou un responsable du service clientèle souhaite recevoir les tickets d'assistance dans un format standardisé afin de hiérarchiser plus facilement les interventions. Dans le formulaire qu'ils soumettent, les utilisateurs indiquent des informations clés telles que le degré d'urgence, le niveau de désagrément causé par l'incident, l'existence d'un impact sur les clients, etc.
- Un gestionnaire d'établissement souhaite centraliser les demandes de réparation ou d'entretien reçues dans l'immeuble de bureaux. Dans le formulaire, les personnes peuvent télécharger une photo du problème qu'elles ont identifié.
Vous avez sans doute compris. Il s'agit de collecter des informations sans avoir à en traiter un grand nombre.
Principales fonctionnalités de l'outil de création de formulaires en ligne
Étant donné qu'un générateur de formulaires en ligne est un outil d'évaluation qui excelle par sa simplicité, vous pouvez vous demander s'il y a des fonctionnalités clés à prendre en compte lors du choix d'un outil.
Plutôt qu'une fonctionnalité clé, c'est la compatibilité qu'il convient de prendre en compte. La question à se poser est la suivante : "Dans quelle mesure ce générateur de formulaires s'intègre-t-il dans ma configuration informatique (celle de l'entreprise) ? Une réponse positive serait généralement basée sur les capacités suivantes :
1. Intégration API
Peut-être que les données collectées via un formulaire en ligne sont utiles à de multiples fins dans votre entreprise. Ou peut-être souhaitez-vous une intégration avec le système de messagerie électronique de votre entreprise pour vous assurer que les notifications, les soumissions de formulaires et les mises à jour sont facilement communiquées aux personnes concernées.
Techniquement, cela signifie que votre logiciel de création de formulaires en ligne doit communiquer avec d'autres logiciels. Veillez donc à vérifier le niveau de prise en charge de l'API offert par l'outil que vous choisissez.
2. Single-Sign-On (SSO) lors de la distribution de formulaires en ligne dans les grandes entreprises
Si vous faites partie d'une grande entreprise qui utilise le logiciel en nuage Microsoft 365 et que chaque employé a un compte Microsoft sur lequel il se connecte tous les matins, vous voudrez peut-être leur offrir le confort de ne pas avoir à se connecter sur un compte distinct pour chaque formulaire qui circule.
Exemples populaires d'outils de création de formulaires en ligne
Si vous êtes absolument certain que vos besoins en matière d'outils d'évaluation n'évolueront pas de sitôt pour aller au-delà de la simple collecte de données, nous vous suggérons trois marques de créateurs de formulaires en ligne :
- Google Forms : Un solide générateur de formulaires avec un plan gratuit qui est une excellente solution lorsque l'image de marque n'a pas d'importance. Le fait que Google soit un fournisseur de confiance peut également être un facteur rassurant pour vous et les personnes interrogées.
- Tally : Le challenger de Google forms avec quelques fonctionnalités intéressantes incluses dans le plan gratuit et des capacités de conception décentes dans un plan abordable.
- Jotform : Un générateur de formulaires, souvent utilisé dans les flux en ligne pour les paiements. Jotform propose de nombreux modèles utiles, ce qui en fait un outil de création de formulaires facile et pratique pour commencer.
Qu'est-ce qu'un logiciel de sondage et qui devrait l'utiliser ?
Les logiciels d'enquête sont assez similaires aux logiciels de création de formulaires en ligne. Tout comme ce dernier, son principal cas d'utilisation est la collecte de données.
Il existe toutefois une distinction importante : Lorsque vous avez besoin de collecter un ensemble de données beaucoup plus large, de quantifier et d'analyser ces données, les logiciels d'enquête sont généralement plus appropriés.
Voici quelques exemples de publics qui bénéficient particulièrement de l'utilisation d'un logiciel de sondage plutôt que d'un générateur de formulaires en ligne :
- Les chercheurs et les universitaires qui ont souvent besoin de mener des enquêtes pour étayer leurs théories à l'aide de données de recherche. La collecte, la visualisation et l'analyse efficaces des données sont primordiales pour eux.
- Les équipes de service à la clientèle qui souhaitent envoyer de temps en temps des enquêtes de satisfaction de manière proactive. En se basant sur les informations qu'elles obtiennent pour améliorer leurs processus.
- Les entreprises pharmaceutiques ou les prestataires de soins de santé qui recherchent le retour d'information des patients pour développer leurs produits et services. L'interaction entre les patients, et en particulier les sociétés pharmaceutiques, est fortement réglementée pour des raisons éthiques (compréhensibles). Dans ce contexte, une enquête est un outil d'engagement des patients utile et digne de confiance.
Principales fonctionnalités des logiciels d'enquête
Lorsque vous envisagez d'acheter un logiciel de sondage, il est essentiel d'évaluer les fonctionnalités et les caractéristiques qui correspondent à vos besoins spécifiques en matière d'enquête. Voici les fonctionnalités les plus importantes à rechercher :
1. Capacités de conception :
Lors d'une enquête, l'objectif est de recueillir des informations auprès des personnes interrogées. En général, l'objectif n'est pas de proposer une enquête ou un rapport détaillé au répondant. Il est donc essentiel que le logiciel de sondage vous permette de créer des incitations à répondre d'une autre manière. L'une d'entre elles consiste à faire de l'enquête une expérience agréable.
Comment ? En vous permettant d'intégrer les éléments suivants dans la conception de votre enquête :
- Logique et formules : options logiques avancées permettant de sauter des étapes, d'effectuer des branchements et de poser des questions conditionnelles afin de créer un flux plus personnalisé pour les personnes interrogées.
- Une grande diversité de types de questions : choix multiples, questions ouvertes, échelles de Likert, curseurs, classement des préférences, sélection d'images, etc. Cela permet de maintenir l'engagement du répondant, indépendamment du contenu.
- Réactivité mobile : veiller à ce que les enquêtes soient accessibles et s'affichent correctement sur les appareils mobiles. Une grande partie des personnes interrogées ne trouve le temps de répondre à l'enquête que sur leur smartphone, entre d'autres tâches quotidiennes.
- Image de marque et mise en page: Options de personnalisation permettant de faire correspondre l'aspect et la convivialité de l'enquête à la marque et au style de votre organisation. Cet aspect peut également être important pour gagner la confiance des répondants. Il est rassurant pour eux de voir que c'est avec votre entreprise qu'ils partagent leurs informations. Il est donc essentiel que votre enquête n'ait pas l'air générique.
Une autre chose utile à rechercher - surtout si vous prévoyez de réaliser une grande variété d'enquêtes pour votre entreprise à l'avenir - est la mise à disposition de modèles de conception sur votre plateforme de logiciel de sondage. Bien sûr, vous voudrez changer les logos et les couleurs pour qu'ils correspondent à votre marque, mais letemps que vous pouvez gagner avec un bon modèle n'est pas à sous-estimer.
2. Capacités de distribution
Contrairement à une évaluation où l'accent est souvent mis sur l'individu interrogé, les enquêtes se concentrent sur la recherche d'informations collectives. En d'autres termes, il s'agit de Obtenir des informations du plus grand nombre possible de répondants, éventuellement par le biais de plusieurs enquêtes.
Choisissez donc un fournisseur de logiciel de sondage qui a réfléchi à l'effort de distribution. Voici quelques exemples :
- Compatibilité avec de multiples canaux : prise en charge de diverses méthodes de distribution, telles que les liens web, les invitations par courrier électronique, l'intégration dans les médias sociaux et l'intégration d'enquêtes sur des sites web.
- Planification : la possibilité de planifier l'envoi de vos différentes campagnes d'enquête à des heures et des dates spécifiques afin d'atteindre efficacement vos publics cibles.
3. Capacités de reporting et d'analyse
Sans surprise, l'établissement de rapports sur les données collectées est une fonctionnalité essentielle à rechercher dans un logiciel de sondage. Quelques éléments qui font généralement une réelle différence :
- Collecte et comparaison de données (en temps réel) : la capacité de visualiser et d'analyser les réponses à l'enquête au fur et à mesure qu'elles sont collectées, y compris la possibilité de comparer les résultats, de sorte que vous puissiez vérifier la pertinence statistique des réponses.
- Des tableaux de bord visuels qui présentent les données collectées sous forme de diagrammes, de graphiques et de résumés statistiques pour vous aider à en tirer des enseignements.
- La possibilité d'exporter et de télécharger les données au format CSV ou tableur pour une analyse plus approfondie.
- Capacités d'intégration API permettant de connecter votre logiciel de sondage directement à une plateforme d'analyse externe que vous utilisez.
Exemples populaires de logiciels d'enquête
- Surveymonkey : L'un des premiers outils d'enquête à avoir émergé sur le marché. Un outil fiable et solide pour collecter des données et mener des recherches.
- Typeform : Un logiciel de sondage bien connu pour ses capacités conversationnelles. (par exemple, grâce à l'acquisition de VideoAsk, il est même possible d'intégrer une vidéo comme moyen de poser une question au répondant).
- Qualtrics : un outil large, axé sur l'entreprise et doté de fonctionnalités sophistiquées. Il est conçu pour les utilisateurs qui souhaitent mener des recherches très approfondies.
Remarque :
Les logiciels d'évaluation tels que Pointerpro, Agolix et Brilliant Assessments offrent toutes (ou la plupart) des fonctionnalités d'un logiciel de sondage. Leur principal avantage est qu'ils vous permettent d'augmenter les taux de réponse en offrant des rapports PDF pertinents et automatisés comme incitation aux répondants.
Si vous hésitez entre un logiciel d'évaluation et un logiciel de sondage, posez-vous la question suivante : "Quel type d'interaction est-ce que j'essaie de créer avec mes répondants ?" Il y a une différence entre remercier simplement les répondants de leur participation (pour cela, un logiciel de sondage suffit) et initier une relation en leur offrant quelque chose de tangible (pour cela, vous avez besoin d'un logiciel d'évaluation).
Qu'est-ce qu'un outil de capture de prospects et qui doit l'utiliser ?
Nous sommes en 2023 (ou plus tard). Les clients, qu'ils soient professionnels ou particuliers, sont de plus en plus souvent des natifs numériques. Avant d'établir une relation avec une personne de votre organisation, ils ont l'habitude de s'appuyer sur des points de contact numériques.
Au XXIe siècle, toutes les histoires de succès client commencent par "il était une fois quelqu'un qui faisait une recherche en ligne". Un outil d'évaluation conçu pour capturer des prospects est très efficace pour capter l'attention, l'intérêt et les informations (de contact) de cette personne.
Ne confondez pas un outil de capture de prospects avec un simple formulaire en ligne. Une bonne évaluation de la capture de prospects ne se limite pas à remplir votre pipeline de marketing ou de vente. Dans le secteur des services professionnels en particulier, les outils de capture de prospects ou les "évaluations de la génération de prospects" réellement remarquables aident en fait les entreprises à intégrer leurs clients plus efficacement. Une évaluation de la maturité qui évalue objectivement la situation actuelle d'un répondant à l'aide de questions réfléchies peut éliminer la nécessité de réunions nombreuses et approfondies.
Quelques cas d'utilisation typiques où les outils de capture de prospects ont tendance à être utilisés ?
- Les consultants et les coachs donnent à leurs clients potentiels un avant-goût de leur savoir-faire avant toute interaction personnelle en traduisant leurs méthodologies ou leurs cadres de travail en évaluations en ligne bien pensées.
- Les services marketing ou les agences mettent en place des évaluations de vente guidées. Par exemple, les agents immobiliers peuvent demander aux acheteurs potentiels de répondre à des questions clés (à leur convenance en ligne, rappelons-le) sur leur budget, ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas, afin de les relancer avec des options très pertinentes.
- Les spécialistes du recrutement en ressources humaines attirent les bons candidats pour les organisations en les engageant dans des évaluations de compétences, des évaluations de personnalité ou un hybride des deux
Fonctionnalités clés des outils de capture de prospects
1. Capacités de notation et de retour d'information
Catégoriser vos répondants
Il peut être surprenant de lire que vous avez besoin de capacités de notation dans un outil de capture de prospects. Un lead est un lead, n'est-ce pas ? Eh bien, non. Évaluer les données fournies par les répondants à l'évaluation de la génération de leads = qualifier vos leads.
C'est ce qui vous permet de classer les prospects et de les associer à la communication de suivi, aux produits ou aux services que vous proposez. Pour cela, votre outil de capture de leads doit vous permettre de noter des blocs de questions (ce que nous avons déjà décrit plus en détail dans la section précédente de cet article consacrée aux logiciels d'évaluation). C'est aussi ce qui vous évite de polluer votre pipeline de vente avec des prospects qui ont peu de chances de se convertir.
Interagir avec vos répondants
Lorsque vous capturez des leads, vous ne vous contentez pas de capturer des informations. Vous êtes impliqué dans le processus de vente de votre produit ou service. Par conséquent, l'interaction basée sur les données fournies par le répondant présente une valeur ajoutée importante.
Choisissez un outil de capture de prospects qui vous permette de rendre l'expérience du répondant conversationnelle, avec un retour d'information intermédiaire à des moments clés, sur la base de l'évaluation.
Un exemple au hasard : Imaginez que vous êtes un coach de vie qui essaie de vendre des séances individuelles et que vous créez un outil de capture de prospects pour poser des questions préliminaires. Le répondant peut être sensible au fait d'avoir choisi certaines options de réponse. Dans ce cas, votre questionnaire pourrait formuler une réaction encourageante pour rassurer le répondant. Pour ce faire, vous avez besoin de fonctionnalités logiques et de formules (en termes simples : "Si la réponse à la question 4 est la réponse B ou C, affichez le texte X.").
Qu'en est-il des rapports PDF ?
Dans le même esprit de rendre l'expérience du répondant interactive avec un retour d'information, les rapports PDF personnalisés qu'il peut télécharger à la fin du questionnaire ont également une grande valeur. Toutefois, les outils d'évaluation qui se positionnent comme des outils de capture de prospects n'offrent pas réellement cette fonctionnalité.
Si vous estimez que cette fonctionnalité est primordiale pour vous, vous pouvez donc utiliser un logiciel d'évaluation pour capturer des prospects.
2. Capacités de conception
Lorsque vous engagez des clients potentiels par le biais d'un questionnaire de génération de leads, vous êtes dans une terreur marketing évidente. Vous positionnez votre marque et interagissez avec elle. Pour concevoir cette interaction, les deux éléments suivants sont un minimum à attendre de votre outil de capture de prospects :
- Il devrait vous permettre d'être 100% en marque blanche. Cela signifie que l'ensemble de l'apparence et de la convivialité doit être personnalisable en fonction de votre marque.
- Il devrait vous permettre d'intégrer l'évaluation de la capture de prospects sur votre propre site web.
Réfléchissez également à la possibilité de capturer des prospects lors d'événements en utilisant des tablettes ou des codes QR que les gens peuvent scanner avec leur smartphone. Si c'est le cas, vérifiez que votre outil vous permet de créer des questionnaires adaptés aux mobiles.
3. Capacités d'intégration, de reporting et d'analyse
Il est essentiel de choisir un outil d'évaluation capable de se connecter à votre CRM. Pour cela, il est bon de connaître des outils comme Zapier et Make qui peuvent vous aider à le faire.
Grâce à l'évaluation de la capture des prospects, vous pouvez collecter des informations très utiles pour convertir les prospects en clients, et grâce à la connectivité CRM, vos vendeurs ont directement accès à ces informations dans leur compte CRM.
Le marketing performant consiste également à mesurer en permanence votre approche et à l'ajuster, si possible. Votre outil d'évaluation pour la génération de leads doit pouvoir fournir des données sur l'engagement des utilisateurs et les taux d'achèvement.
En fin de compte, si les taux d'achèvement sont au niveau que vous attendez, vous voulez vraiment regarder de plus près les taux de conversion (qui finit par acheter vos services ou vos produits). C'est pourquoi la connectivité avec la gestion de la relation client est si importante.
Exemples populaires d'outils de capture de prospects
- Outgrow : Cet outil de capture de prospects est particulièrement connu pour être utilisé comme un calculateur de prix que les entreprises intègrent à la page de tarification de leur site web. Un outil de génération de leads solide, mais si l'image de marque est importante pour vous, vous devrez souscrire un plan de plusieurs centaines d'euros par mois.
- ScoreApp: Cet outil peut être particulièrement utile pour les petites entreprises qui n'ont pas encore investi dans la création d'un site web. Lorsque vous créez un questionnaire avec ScoreApp, vous créez en fait une page d'atterrissage sur laquelle vous pouvez publier des informations que vous auriez normalement publiées sur votre propre site web. Si vous souhaitez intégrer votre marque, vous devez souscrire à un plan payant.
- ION by Rock content : Plutôt qu'un outil centré sur le questionnaire, ION est un outil qui vous permet de créer une page d'atterrissage où vous intégrez une diversité de contenus interactifs (sondages, questions, vidéos, calculateurs et boutons) pour générer des conversions.
- Pointerpro : Comme nous l'avons mentionné, les capacités de Pointerpro couvrent tout ce que vous attendez d'un outil de capture de prospects idéal. En outre, il offre l'avantage unique de générer automatiquement des rapports PDF : une incitation pour les répondants qui tend à augmenter les taux de réponse et à mettre un pied dans la porte avec des clients potentiels.
Étant donné que Pointerpro est un outil d'évaluation de premier plan qui couvre toutes les fonctionnalités abordées dans cet article, nous sommes tentés de dire "oui, c'est vrai", mais cela dépend vraiment de votre situation - et de ce que vous retirez de l'outil que vous choisissez.
Si vous n'avez besoin que de recueillir les noms des participants à des événements d'entreprise, nous préférerions que vous utilisiez un outil d'évaluation de base (générateur de formulaires en ligne). Toutefois, avant de souscrire à un outil d'évaluation, il est utile de s'asseoir et de dresser la liste de toutes les façons dont vous pourriez utiliser un outil d'évaluation dans votre organisation à l'avenir (n'oubliez pas de consulter les membres de l'équipe et les autres services).
Si vous êtes un responsable marketing intéressé par la création d'évaluations de génération de leads et que votre département RH recherche un outil d'enquête attrayant, il est plus judicieux de se mettre d'accord sur un logiciel d'évaluation complet qui servira pleinement les deux objectifs, plutôt que d'investir dans un outil de capture de leads d'un côté et dans un logiciel de sondage de l'autre.
Vous êtes peut-être convaincu des avantages de la distribution d'évaluations pour votre entreprise, mais l'un des éléments suivants vous retient :
- Vous n'avez pas prévu de budget pour un outil d'évaluation de qualité
- Vous n'avez pas le temps d'élaborer des évaluations vous-même.
Dans ce cas, nous voulons simplement vous aider à éviter deux situations gênantes. Mark, cofondateur de Pointerpro, en parle en détail dans la vidéo suivante :
- Écueil 1 - Solutions numériques à la petite semaine : Il s'agit ici d'essayer d'économiser de l'argent en utilisant divers outils non spécialisés qui sont gratuits - ou qui font déjà partie de votre pile de logiciels - pour collecter, visualiser, analyser et rendre compte des informations.
Le principal danger ? Vous risquez de perdre encore plus de temps précieux (et donc d'argent) parce que le processus est lent, sujet aux erreurs et difficilement extensible. - Écueil 2 - Solution sur mesure : Il s'agit de demander à un consultant informatique externe de développer une solution adaptée à vos besoins.
Le principal danger ? L'investissement unique, très coûteux, tend à se transformer en coûts récurrents chaque fois qu'une mise à jour est nécessaire. En outre, vous n'avez aucun contrôle réel sur votre solution. Le bon compromis, s'il est possible, est de choisir un éditeur de logiciels d'évaluation qui peut développer la solution pour vous dans son outil et vous fournir une formation pour que vous puissiez la maintenir à jour vous-même.
Vous pensez toujours avoir besoin d'aide pour choisir l'outil d'évaluation adapté à vos besoins spécifiques ? N'hésitez pas à contacter notre équipe.
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A propos de l'auteur :
Jeroen De Rore
En tant que rédacteur créatif chez Pointerpro, Jeroen réfléchit et écrit sur les défis que les prestataires de services professionnels rencontrent sur leur chemin. C'est un optimiste de la technologie avec un goût pour la nostalgie et la narration.