Heb je ooit geprobeerd om op Google te zoeken naar een "assessment tool"? Zo ja, dan kunnen de zoekresultaten verwarrend zijn geweest. Assessmenttools bestaan al eeuwen. En als gevolg daarvan zijn er nieuwe termen ontstaan en zijn de betekenissen geëvolueerd.
Hoewel er een heleboel hulpmiddelen zijn, eindigen mensen vaak met een suboptimale oplossing. Waarom? Omdat, hoewel al deze toepassingen de neiging hebben om te reageren op de overkoepelende naam "assessment tool", ze zijn ontworpen en ontwikkeld voor verschillende hoofddoelen. Het doel van dit artikel is ervoor te zorgen dat je een hulpmiddel kiest dat geschikt is voor jouw inspanningen.
Eerst hebben we een duidelijke definitie nodig van wat een assessment is.
Wat is een assessment(sinstrument)?
Een assessment is het proces of de methodologie om een persoon of een situatie te evalueren, meestal op basis van een reeks vragen. Mogelijke antwoorden op deze vragen kunnen worden gekoppeld aan een individuele score en de totaalscore of het resultaat geeft het resultaat aan. Niet anders dan het gewone examen op school, zoals je kunt zien. Maar ook ver buiten het domein van het onderwijs. Hier zijn twee voorbeelden van bekende beoordelingsmethoden voor persoonlijkheidstesten:
- De Big Five Persoonlijkheidstest is een bekende benadering. Onderzoekers ontdekten dat telkens wanneer ze iemand beschreven, ze eigenschappen of features gebruikten die konden worden geclusterd. Uiteindelijk kwamen ze met de Big Five persoonlijkheidstest die al deze eigenschappen bundelde in vijf categorieën: Openheid, Consciëntieusheid, Extraversie, Toegeeflijkheid en Neuroticisme.
Voor elke categorie kun je hoog, laag of ergens ertussenin scoren. Er bestaat niet zoiets als een slecht antwoord. Uiteindelijk is het doel van deze test om een werkomgeving te vinden of te creëren die het beste bij jouw persoonlijkheid past. - De DISC test is een persoonlijkheidstest die aangeeft dat elke persoon op vier persoonlijkheidsstijlen scoort: Dominantie, Invloed, Stabiliteit en Consciëntieusheid. Op basis van hun score krijgen respondenten als uitkomst een van de vier persoonlijkheidstypes toegewezen. Deze worden vaak geassocieerd met de kleuren rood, blauw, groen en geel.
Een moderneassessmenttool is software die de assessor helpt om dit hele proces in een digitaal formaat op te zetten. Dat betekent het opstellen van de vragen, de assessment logica, de score en de manier waarop de resultaten worden geïnterpreteerd om een resultaat te genereren.
Met andere woorden, ook al wordt de term "assessment tool" vaak onnauwkeurig gebruikt om de assessmentmethodologie te beschrijven, er wordt wel degelijk een assessment tool gebruikt om de assessmentmethodologie uit te voeren . Tegenwoordig gebeurt dat bijna altijd digitaal, maar technisch gezien kan het hulpmiddel ook pen en papier zijn.
In dit artikel richten we ons op de digitale assessmenttools (= assessment software), meer specifiek op hoe je digitale assessmenttools moet selecteren , afhankelijk van je specifieke behoeften. Voor de duidelijkheid: we gaan ervan uit dat je een hulpmiddel zoekt in een zakelijke, professionele context (veel hulpmiddelen op het web zijn ontwikkeld om assessments uit te voeren voor het onderwijs, zoals je misschien hebt gemerkt).
Het juiste beoordelingsinstrument kiezen
Om er zeker van te zijn dat je de juiste oplossing vindt, moeten we de term "assessment tool" laten voor wat hij is en een stapje terug doen om een breder perspectief te krijgen. Op basis van toonaangevende websites met softwarebeoordelingen, zoals G2 en Capterra, hebben we vier soorten software gedestilleerd waarmee je digitale assessments kunt maken voor verschillende belangrijke activiteiten:
- Assessment Software om genuanceerde onderzoeken uit te voeren (en feedback te geven!)
- Online formulierbouwers om gegevens te verzamelen en workflowmogelijkheden te bieden
- Enquêtesoftware om gegevens te verzamelen en te verwerken tot tastbare inzichten
- Lead gen software om potentiële klanten aan te trekken en te binden
Zoals je zult zien, is er enige overlapping tussen elke categorie. Bepaalde softwaremerken dekken echt meer dan één categorie dankzij de bredere mogelijkheden. Dit artikel is bedoeld om je te helpen het kaf van het koren te scheiden en de oplossing te vinden die het beste bij je past. Laten we dieper ingaan op de vier softwarecategorieën die we net hebben toegelicht.
1. Assessment Software
Wat is assessment software en wie moet het gebruiken?
Assessment software is de go-to tool voor consultants, coaches en professionele dienstverlening. Digitaal gemak is alomtegenwoordig geworden en daarom verwachten (potentiële) klanten steeds meer digitale contactmomenten met hun dienstverleners.
De dienstverleners zelf profiteren ook van het digitaliseren van processen, zoals het beoordelen en inwerken van klanten. Door gebruik te maken van krachtige assessment software, in plaats van talloze gesprekken te voeren met elke klant, besparen ze kostbare tijd en kunnen ze meer projecten aannemen zonder dat ze hun personeelsbestand direct hoeven uit te breiden.
Voor assessments van het zakelijke type is het nodig om geïndividualiseerde rapporten aan te bieden. Gepersonaliseerde assessmentrapporten, gebaseerd op de resultaten van één specifieke respondent. Rapporten die direct worden gegenereerd nadat de respondent het assessment heeft ingevuld.
Met deze aangepaste rapporten kun je waarde toevoegen door onmiddellijke feedback te geven, zoals het onderstaande 360° beoordelingsrapport. Het rapport voegt waarde toe door persoonlijke tips te geven op basis van het specifieke profiel van de respondent.
De norm van de eenentwintigste eeuw: Voorschrijvende assessments
Daarom willen we je meteen wijzen op prescriptieve assessment software, of eenvoudiger gezegd: assessment software die feedback en bruikbare adviezen genereert in PDF-rapporten.
Ook al zijn er niet zoveel assessment software tools die deze mogelijkheid bieden, volgens ons is het echt de standaard waaraan iedereen die online consulting aanbiedt moet voldoen. Klanten die een assessment doen, willen iets terug voor de informatie die ze geven, zonder dat ze hoeven te wachten tot je het handmatig verwerkt hebt.
Leerbeheersystemen (LMS) met beoordelingsmodules
Een andere belangrijke gebruikersgroep van assessment software bestaat uit Human Resources (HR) en Learning & Development afdelingen binnen organisaties. Dezelfde eisen die we net noemden, gelden ook voor hen. Zij willen medewerkers zo grondig en efficiënt mogelijk kunnen beoordelen en adviseren.
Als hun belangrijkste vereiste het beheren en verspreiden van leerinhoud is, en slechts gedeeltelijk het beoordelen van werknemers, kunnen ze ook kiezen voor een Learning Management System (LMS) met geïntegreerde beoordelingsmodules. Het is ook van cruciaal belang dat werknemers de inhoud van de training evalueren via enquêtevragen na de training.
Vooraf gemaakte vs. door gebruikers gegenereerde inhoud
We willen ook ingaan op een belangrijke fout die gemaakt wordt bij het kiezen van assessment software. Bepaalde assessment software is ontwikkeld voor gebruikers om een bestaande methodologie uit te voeren en wordt daarom geleverd met kant-en-klare content, zoals software die specifiek is gemaakt om gedrags- of persoonlijkheidsassessments uit te voeren, zoals een DISC-assessment.
Hoewel dit type tool praktisch kan zijn, geeft het je geen controle over de inhoud van het assessment dat je verspreidt. Het zorgt er ook voor dat je je aanpak niet kunt onderscheiden van anderen die hetzelfde assessment gebruiken. Als het je doel is om te profiteren van je eigen expertise, kies dan assessment software om door gebruikers gegenereerde (= je eigen) inhoud te maken.
Denk je, op basis van bovenstaande uitleg, dat jouw ideale assessmenttool er een is die past in de categorie assessment software? Dan zijn hier de belangrijkste features en functionaliteiten waar je op moet letten:
1. Scoringsmogelijkheden
De kwaliteit van een assessment is evenredig met hoe objectief en genuanceerd je het onderzoek naar de respondent kunt maken. Daarom zijn scoringsmogelijkheden zo cruciaal voor dit type assessment tool. Zorg ervoor dat de tool die je kiest het volgende biedt:
- Aangepaste scores om de waarde van verschillende antwoordopties op een vraag te kwantificeren.
- Gewogen scores om te bepalen dat bepaalde vragen meer impact hebben op het resultaat.
- Logica en formules om uitkomsten te bepalen met geavanceerde berekeningen, voor het geval je een geavanceerde beoordelingsmethodologie uitvoert die je hebt ontwikkeld: Je kunt bijvoorbeeld antwoorden op bepaalde vragen het gewicht van een andere vraag laten bepalen.
- Scoren per vraagblok om vragen in verschillende vraagcategorieën aan te bieden. Je kunt bijvoorbeeld de bekwaamheid van een klant evalueren op drie gerelateerde, maar verschillende gebieden en aan het einde de totaalscore opsplitsen in 3 specifieke evaluaties.
Een leiderschapsassessment zou bijvoorbeeld de communicatiestijl, besluitvormingsvaardigheden en vaardigheden om conflicten op te lossen kunnen evalueren.
Belangrijk: De assessment software moet je in staat stellen om deze scoremogelijkheden toe te passen in een no-code formaat, zodat er geen specifieke technische vaardigheden nodig zijn om je assessment te ontwikkelen.
In de volgende video legt Pointerpro's Product Director Bruno (custom) scoren uit in lekentaal (het is echt niet zo moeilijk).
Om u een korte indruk te geven van hoe puntentelling kan worden ingesteld in Pointerpro, is hier een video uit onze gebruikershandleidingen:
2. Feedbackmogelijkheden
Scores objectiveren je onderzoek of evaluatie, maar wat de score echt bruikbaar en je assessment boeiend maakt, zijn de uitkomsten waar je scores in worden vertaald. Dit is wat je assessment persoonlijk maakt voor je respondenten, ook al is de interactie die ze hebben een digitale interactie. Je assessment software moet op zijn minst de mogelijkheid bieden om deze te hebben:
- Variabele eindberichten of tussenliggende feedbackpagina's, gebaseerd op scores
- Een gepersonaliseerd PDF-rapport voor elke respondent (om te downloaden of per e-mail te ontvangen): we hebben dit al benadrukt, maar het kan geen kwaad om het te herhalen, omdat we geloven dat het essentieel is.
3. Ontwerpmogelijkheden
Om een assessment geloofwaardig te maken, is niet alleen de inhoud van belang. Het is ook de visuele kwaliteit van de assessment en het rapport. De manier waarop je de resultaten van je assessment of enquête presenteert, heeft een grote invloed op hoe een respondent de feedback ervaart.
Zorg ervoor dat je een beoordelingsinstrument kiest dat verschillende soorten grafieken biedt. Bijvoorbeeld:
- Een spinnenwebgrafiek is geweldig als je de sterke en zwakke punten van een algemene assessment wilt visualiseren.
- Een taartdiagram is handig als je een eenvoudig te interpreteren beeld wilt dat dominante categorieën in een resultaat benadrukt. Bijvoorbeeld als je de belangrijkste risicofactoren in een risicobeoordeling wilt benadrukken.
- Een grafiek is perfect als je de vooruitgang of prestaties ten opzichte van een doel wilt benadrukken.
Een andere dimensie van de visuele kwaliteit is branding. Als je met je assessment tool de exacte kleuren, logo's en visuele middelen kunt toepassen die je bedrijf vertegenwoordigen, ben je een stap dichter bij het omzetten van je assessment (en het bijbehorende rapport) in een volwaardig digitaal product van jou.
In het allerbeste geval wordt de assessment software geleverd met een volledige white labeling optie , zodat je ook de URL van je assessment kunt aanpassen wanneer je deze op het web publiceert.
4. Distributiecapaciteiten
Zodra je een assessment hebt gemaakt waar je trots op bent, zul je het waarschijnlijk online beschikbaar maken. Maar als het je doel is om specifieke respondenten te bereiken, dan is een minimumvereiste dat je op een efficiënte manier gepersonaliseerde e-mailuitnodigingen verstuurt vanuit je assessmentplatformaccount (in tegenstelling tot het heen en weer schakelen tussen je assessment- en e-mailtoepassing).
Een andere mogelijkheid is dat je de verspreiding van je assessments wilt delegeren wanneer je doelgroep van respondenten groter wordt. Een paar scenario's waarbij dit het geval zou kunnen zijn:
- Je bent een HR-manager die een assessment heeft gemaakt dat werknemers in het hele bedrijf moeten doen. U hebt geen tijd om elke medewerker eraan te herinneren en wilt dat divisiemanagers die verantwoordelijkheid op zich nemen, zodat de beoordelingsgegevens binnenkomen.
- Je bent een consultant die een gespecialiseerd assessment heeft gemaakt en dit verkoopt aan een bedrijf. Voor beide partijen is het beter dat de distributie van de assessments kan worden beheerd door iemand in dat bedrijf.
- Je bent een coach die een krachtige methodologie heeft bedacht en die je met je assessment software hebt kunnen omzetten in een digitaal assessment. Je wilt nu andere coaches certificeren om je methodiek te gebruiken en dus je assessment verspreiden onder hun publiek.
In al deze gevallen heb je een portaal nodig dat gekoppeld is aan je assessmentplatform, waarop iemand van buitenaf de distributie van je assessments naar respondenten kan beheren.
5. Rapportage- en analysemogelijkheden
Assessment Software is bij uitstek geschikt om u te helpen iets waardevols te creëren voor jouw klant of respondent. Maar aangezien jij al het werk doet, kun je net zo goed profiteren van het feit dat je niet alleen de antwoordgegevens verzamelt, maar ook in staat bent om de gegevens te visualiseren, analyseren en verwerken.
Assessment Software moet worden geleverd met een fatsoenlijk dashboard dat je minimaal het volgende biedt:
- Een kwantitatief overzicht van de antwoordgegevens voor elke vraag in de assessment (Welk percentage respondenten koos antwoord A versus antwoord B of C?)
- Basisinzichten in deelnamepercentages (voltooiingspercentage van assessments, gemiddelde duur van de assessments, enz.)
- Een geanonimiseerde weergave van de individuele antwoorden van elke individuele respondent
De mogelijkheid om de gegevens te exporteren en te downloaden in CSV- of spreadsheetformaat.
Populaire voorbeelden van assessment software
Er zijn 3 merken assessment software die een feedbackrapport voor elke respondent in PDF kunnen leveren:
- Pointerpro (ons eigen platform): De ultieme boetiek consultant tool, zeer geprezen om zijn all-in-1 aanpak: een enquête bouwer, rapport bouwer en een assessment distributie portal gecombineerd. Pointerpro onderscheidt zich ook met zeer geavanceerde formules, branding en ontwerpmogelijkheden.
- Brilliant Assessments: de uitdager van Pointerpro met iets meer elementaire mogelijkheden. Het biedt de mogelijkheid om geautomatiseerde rapporten te maken door het invoeren in een extern tekstdocument (Word).
- Agolix (voorheen bekend als Assessment Generator): De meest eenvoudige van de drie voorbeelden van assessment software. Als branding en design van weinig of geen belang zijn en je alleen tekstgebaseerde feedbackrapporten wilt genereren, is dit een goede softwarekeuze.
Wat denk jij?
Zoals je misschien al hebt gemerkt, is de term "assessment software" voor mij heel onderscheidend. Het is een digitaal hulpmiddel dat een traditionele adviseur kan veranderen in een adviseur die volledig toekomstbestendig is. Zijn er andere digitale hulpmiddelen waarover ik volgens jou zou moeten schrijven om consultants te helpen? Laat het me weten! Ik praat natuurlijk ook graag over Pointerpro.
Geautomatiseerde beoordelingsrapporten maken met Pointerpro
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door een van onze productexperts, Chris.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Wat is een online formulierbouwer en wie moet deze gebruiken?
Online formulierbouwers staan voor wat de naam al doet vermoeden: eenvoud. Wat je ermee krijgt is een formulier dat je online kunt publiceren.
Hoewel assessment software gemakkelijk dezelfde doelen kan bereiken als een online formulierbouwer, kun je het bij een online formulierbouwer houden als het enige wat je wilt doen het automatiseren van het verzamelen van eenvoudige informatie van respondenten is. Je hoeft niet op zoek te gaan naar assessment tools met krachtigere mogelijkheden.
Een formulierenbouwer kan nuttig zijn voor werknemers om taken te stroomlijnen die anders meerdere handmatige stappen zouden vereisen. Een paar voorbeelden:
- De HR-afdeling van een bedrijf wil weten wie er naar het volgende bedrijfsfeest komt en wat de dieetvoorkeuren zijn.
- Een IT-manager of customer service manager wil supporttickets in een gestandaardiseerd formaat ontvangen om interventies gemakkelijker te prioriteren. In het formulier dat mensen indienen, geven ze belangrijke informatie op zoals de mate van urgentie, de mate van ongemak die het incident heeft veroorzaakt, of er impact is op klanten enzovoort.
- Een facility manager wil binnenkomende aanvragen voor reparaties of onderhoud in het kantoorgebouw centraliseren. In het formulier kunnen mensen een foto uploaden van het probleem dat ze hebben geïdentificeerd.
Je begrijpt het waarschijnlijk wel. Het draait allemaal om het verzamelen van informatie zonder dat je er veel van hoeft te verwerken.
Belangrijkste functies voor het bouwen van online formulieren
Omdat een online formulierbouwer een beoordelingstool is die uitblinkt in eenvoud, kun je je afvragen of er überhaupt belangrijke functionaliteiten zijn om rekening mee te houden als je er een kiest.
In plaats van een belangrijke functionaliteit, moet je vooral rekening houden met compatibiliteit. De vraag die je moet stellen is: "Hoe goed integreert deze formulierenbouwer in de IT-setup van mijn bedrijf? Een positief antwoord is over het algemeen gebaseerd op de volgende mogelijkheden:
1. API-integratie
Misschien zijn gegevens die via een online formulier worden verzameld nuttig voor meerdere doeleinden in jouw bedrijf. Of misschien wilt u integratie met het e-mailsysteem van jouw bedrijf om ervoor te zorgen dat meldingen, formulierinzendingen en updates eenvoudig worden gecommuniceerd naar relevante mensen.
Technisch gezien betekent dit dat je online formulierbouwer software moet kunnen communiceren met andere software. Controleer daarom welk niveau van API-ondersteuning de tool die je kiest biedt.
2. Single-Sign-On (SSO) bij de distributie van online formulieren in grote bedrijven
Als je deel uitmaakt van een groot bedrijf dat de cloudgebaseerde software van Microsoft 365 gebruikt en elke werknemer een Microsoft-account heeft waarop ze elke ochtend inloggen, wil je ze misschien het gemak bieden dat ze zich niet hoeven aan te melden op een apart account voor elk formulier dat rondgaat.
Populaire voorbeelden van online formulierbouwers
Als je er absoluut zeker van bent dat je assessmenttool niet snel zal evolueren naar meer dan alleen het verzamelen van gegevens, dan zijn er 3 merken online formulierbouwers die we aanraden:
- Google Forms: Een solide formulierenbouwer met een gratis plan dat een geweldige oplossing is als branding niet van belang is. Het feit dat Google een vertrouwde leverancier is, kan ook een geruststellende factor zijn voor zowel jezelf als de respondenten.
- Tally: De uitdager voor Google Forms met een aantal interessante functionaliteiten in het gratis plan en fatsoenlijke ontwerpmogelijkheden in een betaalbaar plan.
- Jotform: Een form builder, vaak gebruikt in online betaalstromen. Jotform biedt veel handige templates, waardoor het een gemakkelijke en praktische formulierbouwer is om mee aan de slag te gaan.
Wat is enquêtesoftware en wie moet het gebruiken?
Enquêtesoftware is vergelijkbaar met software voor het maken van online formulieren. Net als de laatstgenoemde is de belangrijkste toepassing het verzamelen van gegevens.
Er is echter een belangrijk onderscheid: Als je een veel bredere set gegevens moet verzamelen en die gegevens moet kwantificeren en analyseren , is enquêtesoftware meestal geschikter.
Hier zijn slechts enkele doelgroepen die bijzonder veel baat hebben bij het gebruik van enquêtesoftware in plaats van online formulierbouwers:
- Onderzoekers en academici die vaak onderzoeken moeten uitvoeren om theorieën te ondersteunen met onderzoeksgegevens. Efficiënte gegevensverzameling, visualisatie en analyse zijn voor hen van het grootste belang.
- Klantenservice teams die af en toe proactief tevredenheidsonderzoeken willen versturen. Op basis van de verkregen inzichten kunnen ze hun processen verbeteren.
- Farmaceutische bedrijven of zorgverleners die feedback van patiënten willen om hun producten en diensten verder te ontwikkelen. Interactie tussen patiënten, en in het bijzonder farmaceutische bedrijven, is sterk gereguleerd uit (begrijpelijke) ethische voorzichtigheid. In die context is een enquête voor hen een nuttig en betrouwbaar instrument voor patiëntenbetrokkenheid.
Belangrijkste enquêtesoftwarefuncties
Als u overweegt om enquêtesoftware aan te schaffen, is het essentieel om de functionaliteit en functies te evalueren die aansluiten bij jouw specifieke enquêtebehoeften. Hier zijn de meest cruciale functionaliteiten waar u op moet letten:
1. Ontwerpmogelijkheden:
Bij het uitvoeren van een enquête ligt de nadruk op het verkrijgen van informatie van respondenten. Over het algemeen is het niet de bedoeling om de respondent een onderzoek of gedetailleerd rapport aan te bieden. Daarom is het essentieel dat enquêtesoftware je toelaat om op andere manieren respons te stimuleren . Eén manier is om van de enquête gewoon een leuke ervaring te maken.
Hoe? Door u toe te staan het volgende te integreren in jouw enquêteontwerp:
- Logica en formules: Geavanceerde logicaopties die het mogelijk maken patronen over te slaan, vertakkingen aan te maken en voorwaardelijke vragen te stellen om een meer op maat gemaakte flow voor respondenten te creëren.
- Een grote diversiteit aan vraagtypes: meerkeuzevragen, open vragen, Likert-schalen, schuifbalken, rangschikking van voorkeuren, selectie van afbeeldingen, enz. Dit houdt de respondent meer betrokken, onafhankelijk van de inhoud.
- Mobiele responsiviteit: Ervoor zorgen dat enquêtes toegankelijk zijn en correct worden weergegeven op mobiele apparaten. Een aanzienlijk deel van de respondenten vindt misschien alleen de tijd om de enquête in te vullen op hun smartphone, tussen andere dagelijkse taken en klusjes door.
- Branding en lay-out: Aanpassingsopties om de look & feel van de enquête af te stemmen op de branding en stijl van jouw organisatie. Dit kan ook belangrijk zijn om het vertrouwen van een respondent te winnen. Het is geruststellend voor hen om te zien dat het jouw bedrijf is waarmee ze hun informatie delen. Daarom is het cruciaal dat jouw enquête er niet algemeen uitziet.
Een ander handig ding om naar uit te kijken - vooral als je van plan bent om in de toekomst een grote verscheidenheid aan enquêtes te maken voor je bedrijf - is de voorziening van ontwerpsjablonen op je enquêtesoftwareplatform. Natuurlijk wilt u logo's en kleuren aanpassen aan jouw merk, maar detijd die u kunt besparen met een goede template is niet te onderschatten.
2. Distributiecapaciteiten
In tegenstelling tot een assessment (evaluatie) waarbij de focus vaak ligt op de individuele respondent, richten enquêtes zich op het ophalen van collectieve informatie. Dat betekent: Input krijgen van zoveel mogelijk respondenten, mogelijk via meerdere enquêtes.
Kies dus een leverancier van enquêtesoftware die heeft nagedacht over de distributie-inspanning. Dingen zoals deze:
- Compatibiliteit met meerdere kanalen: Ondersteuning voor verschillende distributiemethoden, zoals weblinks, e-mailuitnodigingen, integratie in sociale media en het insluiten van enquêtes op websites.
- Planning: De mogelijkheid om de verzending van jouw verschillende enquêtecampagnes te plannen op specifieke tijdstippen en data om jouw doelgroepen effectief te bereiken.
3. Rapportage- en analysemogelijkheden
Het is dan ook niet verwonderlijk dat rapportage over de verzamelde gegevens een essentiële mogelijkheid is om te zoeken in enquêtesoftware. Een paar dingen die over het algemeen echt een verschil maken:
- (Realtime) gegevensverzameling en -vergelijking: De mogelijkheid om enquêtereacties te bekijken en te analyseren terwijl ze worden verzameld, inclusief de mogelijkheid om resultaten te vergelijken, zodat u de statistische relevantie van reacties kunt verifiëren.
- Visuele dashboards die de verzamelde gegevens weergeven in grafieken, diagrammen en statistische overzichten om je te helpen inzichten af te leiden.
- De mogelijkheid om de gegevens te exporteren en te downloaden in CSV- of spreadsheetformaat voor verdere analyse.
- Mogelijkheden voor API-integratie om jouw enquêtesoftware rechtstreeks aan te sluiten op een extern analyseplatform dat u gebruikt.
Populaire voorbeelden van enquêtesoftware
- Surveymonkey: Een van de eerste enquêtebouwers op de markt. Een betrouwbaar en solide hulpmiddel om gegevens te verzamelen en onderzoek uit te voeren.
- Typeform: Een bekende enquêtesoftware die bekend staat om zijn conversatiemogelijkheden. (bijv. dankzij de overname van VideoAsk is er zelfs de mogelijkheid om een video te integreren als middel om een vraag aan de respondent te stellen).
- Qualtrics: Een brede, bedrijfsgerichte tool met geavanceerde functionaliteiten. Het is ontworpen voor gebruikers die zeer uitgebreid onderzoek willen doen.
Opmerking:
Assessment Software zoals Pointerpro, Agolix en Brilliant Assessments bieden alle (of de meeste) mogelijkheden van enquêtesoftware. Hun belangrijkste voordeel is dat ze je toelaten om de respons te verhogen door relevante, geautomatiseerde PDF-rapporten aan te bieden als stimulans voor respondenten.
Als je twijfelt tussen assessment software en enquêtesoftware, vraag jezelf dan af: "Wat voor soort interactie probeer ik te creëren met mijn respondenten?" Er is een verschil tussen het simpelweg bedanken van respondenten voor hun deelname (hiervoor volstaat enquêtesoftware) en het initiëren van een relatie door hen iets tastbaars aan te bieden (waarvoor je assessment software nodig hebt).
Wat is een lead capture tool en wie moet deze gebruiken?
Het jaar is 2023 (of later). Klanten, zowel professionele als individuele, zijn steeds vaker digital natives. Voordat ze een relatie aangaan met een persoon in jouw organisatie, hebben ze de gewoonte om te vertrouwen op digitale touchpoints.
In de eenentwintigste eeuw begint elk succesverhaal over klanten met "er was eens iemand die online een zoekopdracht gaf". Een beoordelingstool die is ontworpen voor het vastleggen van leads is zeer effectief in het, nou ja, vastleggen van iemands aandacht, interesse en (contact)informatie.
Verwar een lead capture tool echter niet met een eenvoudig online formulier. Een goede lead capture assessment gaat over meer dan alleen het vullen van jouw marketing- of verkooppijplijn. Vooral in de professionele dienstverlening helpen echt uitstekende lead capture tools of "lead gen assessments" bedrijven om klanten effectieveraan boord te halen . Een maturity assessment dat de huidige situatie van een respondent objectief evalueert met doordachte vragen, kan de noodzaak voor talrijke en uitgebreide vergaderingen wegnemen.
Enkele typische gebruikssituaties waarin lead capture tools vaak van pas komen?
- Consultants en coaches geven potentiële klanten een voorproefje van hun knowhow voordat er sprake is van persoonlijke interactie door hun methodologieën of raamwerken te vertalen naar doordachte online assessments.
- Marketingafdelingen of -bureaus zetten begeleide verkoopbeoordelingen op. Makelaars kunnen potentiële kopers bijvoorbeeld belangrijke vragen laten beantwoorden (wanneer het hen uitkomt online, vergeet niet) over hun budget, hun voorkeuren en hun antipathieën, om hen op te volgen met zeer relevante opties.
- HR-wervingsspecialisten trekken de juiste kandidaten aan voor organisaties door ze in te schakelen met competentiebeoordelingen, persoonlijkheidsbeoordelingen of een combinatie van beide.
Belangrijkste functies lead capture tool
1. Mogelijkheden voor scoren en feedback
Categoriseren van je respondenten
Het is misschien verrassend om te lezen dat je scoringsmogelijkheden nodig hebt in een lead capture tool. Een lead is toch een lead? Nou, nee. Scoren van de input van de respondenten van de leadgeneratiebeoordeling = je leads kwalificeren.
Het helpt je om leads te categoriseren en ze te koppelen aan de juiste vervolgcommunicatie, producten of diensten die je aanbiedt. Daarvoor moet je lead capture tool je in staat stellen om vraagblokken te scoren (iets wat we al uitvoeriger hebben beschreven in het eerdere gedeelte over assessment software in dit artikel). Het is ook wat u ervan weerhoudt om jouw verkooppijplijn te vervuilen met prospects die waarschijnlijk nooit zullen converteren.
Interactie met jouw respondenten
Als je leads vastlegt, ben je niet alleen informatie aan het vastleggen. Je bent betrokken bij het verkoopproces van je product of dienst. Daarom heeft interactie op basis van de input van de respondent echt een belangrijke toegevoegde waarde.
Kies een lead capture tool waarmee je de ervaring van de respondent conversationeel kunt maken met tussentijdse feedback op belangrijke momenten, gebaseerd op de score.
Een willekeurig voorbeeld: Stel je voor dat je een life coach bent die één-op-één sessies probeert te verkopen en je bouwt een lead capture tool om een aantal intake vragen te stellen. De respondent kan gevoelig zijn over het kiezen van bepaalde antwoordopties. In dat geval zou je enquête een bemoedigende reactie kunnen formuleren om de respondent gerust te stellen. Wat je hiervoor nodig hebt, zijn logica- en formulefunctionaliteiten (eenvoudig gezegd: "Als antwoord op vraag 4 antwoord B of C is, toon dan tekst X.").
Hoe zit het met PDF-rapporten?
In dezelfde geest van het interactief maken van de ervaring van de respondent met feedback, hebben gepersonaliseerde PDF-rapporten die hij of zij kan downloaden aan het einde van de enquête ook een enorme waarde. De assessment tools die zichzelf positioneren als lead capture tools bieden die functionaliteit echter niet.
Dus als je deze functionaliteit belangrijk vindt, kun je net zo goed assessment software gebruiken voor het vastleggen van leads.
2. Ontwerpmogelijkheden
Als je potentiële klanten benadert via een lead gen-vragenlijst, ben je duidelijk bezig met marketingterreur. Je positioneert en interacteert via je merk. Om die interactie vorm te geven, mag je minimaal deze twee verwachten van je lead capture tool:
- Het moet mogelijk zijn om 100% te white labelen. Dat betekent dat de hele look-and-feel moet kunnen worden aangepast aan jouw merk.
- Het zou je in staat moeten stellen om de lead capture assessment in te sluiten op je eigen website.
Bedenk ook of je leads wilt verzamelen tijdens evenementen met behulp van tablets of via QR-codes die mensen kunnen scannen met hun smartphone. Als dat zo is, controleer dan of je tool je in staat stelt mobiel responsieve enquêtes te maken.
3. Integratie, rapportage en analysemogelijkheden
Het is cruciaal om een beoordelingstool te kiezen die verbinding kan maken met je CRM. Hiervoor is het goed om tools zoals Zapier en Make te kennen die je hierbij kunnen helpen.
Met jouw lead capture assessment kunt u zeer nuttige informatie verzamelen om leads om te zetten in klanten, en met de CRM-connectiviteit hebben jouw verkopers direct toegang tot die informatie in hun CRM-account.
Performante marketing gaat ook over het continu meten en waar mogelijk aanpassen van je aanpak. Je beoordelingstool voor leadgeneratie moet gegevens kunnen verschaffen over gebruikersbetrokkenheid en voltooiingspercentages.
Uiteindelijk, als de voltooiingspercentages op het niveau liggen dat je verwacht, wil je echt beter kijken naar de conversiepercentages (wie uiteindelijk je diensten of producten koopt). Daarom is de connectiviteit met CRM zo belangrijk.
Populaire voorbeelden van lead capture tools
- Outgrow: Deze lead capture tool is vooral bekend als prijscalculator die bedrijven insluiten op de prijspagina van hun website. Een solide leadgeneratietool, maar als branding belangrijk voor je is, moet je een abonnement van enkele honderden euro's per maand afsluiten.
- ScoreApp: Deze tool kan vooral handig zijn voor kleine bedrijven die nog niet hebben geïnvesteerd in het bouwen van een website. Wanneer je een enquête maakt met ScoreApp bouw je eigenlijk een landingspagina waarop je informatie kunt publiceren die je normaal ook op je eigen website zou publiceren. Als je je branding wilt integreren, moet je een betaald abonnement nemen.
- ION by Rock content: ION is niet zozeer een vragenlijstgerichte tool, maar een tool waarmee je een landingspagina kunt maken waarin je een verscheidenheid aan interactieve inhoud integreert (polls, vragen, video's, calculators en knoppen) om conversies te stimuleren.
- Pointerpro: Zoals gezegd dekken de mogelijkheden van Pointerpro alles wat je van een ideale lead capture tool mag verwachten. Bovendien biedt het het unieke voordeel dat er automatisch PDF-rapporten worden gegenereerd: een stimulans voor respondenten die de respons vaak verhoogt en potentiële klanten een voet tussen de deur geeft.
Aangezien Pointerpro een toonaangevende assessment tool is die alle functionaliteiten bevat die in dit artikel worden besproken, is het voor ons verleidelijk om gewoon te zeggen "ja dat is het!", maar het hangt echt af van jouw situatie - en hoeveel je hebt aan de tool die je kiest.
Als je alleen maar de namen van deelnemers voor bedrijfsevenementen hoeft te verzamelen, hebben we liever dat je een basisbeoordelingstool (online formulierbouwer) gebruikt. Maar voordat je je abonneert op een assessmenttool, is het nuttig om alle manieren op een rijtje te zetten waarop je een assessmenttool in de toekomst kunt gebruiken in je organisatie (vergeet niet om dit na te vragen bij teamleden en andere afdelingen).
Als je een marketingmanager bent die geïnteresseerd is in het maken van assessments voor het genereren van leads, en je HR-afdeling is op zoek naar een aantrekkelijke enquêtetool, dan is het zinvoller om het eens te worden over complete assessment software die beide doelen volledig dient, in plaats van te investeren in een tool voor lead capture aan de ene kant en enquêtesoftware aan de andere kant.
Misschien ben je overtuigd van de voordelen van het verspreiden van assessments voor je bedrijf, maar houdt een van de volgende zaken je tegen:
- Je hebt geen budget voorzien voor een tool voor kwaliteitsbeoordeling
- Het ontbreekt je aan tijd om zelf assessments op te bouwen.
In dat geval willen we u helpen om twee ongemakkelijke situaties te vermijden. Medeoprichter Mark van Pointerpro bespreekt ze uitgebreid in de volgende video:
- Valkuil 1 - Digitale duct-tape oplossingen: Hier probeer je geld te besparen door verschillende niet-gespecialiseerde tools te gebruiken die gratis zijn - of al deel uitmaken van je softwarestack - om informatie te verzamelen, visualiseren, analyseren en rapporteren.
Het grootste gevaar? U zult waarschijnlijk meer kostbare tijd (en dus geld) verspillen omdat het proces traag, foutgevoelig en nauwelijks schaalbaar is. - Valkuil 2 - Oplossing op maat: Hier vraag je een externe IT-consultant om een oplossing te ontwikkelen die is afgestemd op jouw behoeften.
Het grootste gevaar? De zeer dure eenmalige investering heeft de neiging om te veranderen in terugkerende kosten telkens wanneer een update nodig is. Ondertussen heb je geen echte controle over je oplossing. Het juiste compromis hier, indien beschikbaar, is kiezen voor een assessment software bedrijf dat de oplossing voor je kan ontwikkelen in hun tool en je kan voorzien van training om het zelf up-to-date te houden.
Denk je nog steeds dat je hulp nodig hebt bij het kiezen van de juiste assessmenttool voor jouw specifieke doeleinden? Aarzel dan niet om contact op te nemen met ons team.
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Jeroen De Rore
Als Creative Copywriter bij Pointerpro denkt en schrijft Jeroen over de uitdagingen die professionele dienstverleners op hun pad tegenkomen. Hij is een tech-optimist met een voorliefde voor nostalgie en storytelling.