Ongeacht de resultaten die je hebt behaald, is het belangrijkste doel van je rapportages het opbouwen van een transparante en eerlijke relatie tussen je bureau en je klanten. Elke digitale marketeer weet hoe moeilijk het is om een kwaliteitsrapport te maken. Om je klanten gefocust te houden, moet je balanceren tussen pronken en kritisch denken. Bovenal moet je je richten op de statistieken die je klanten echt belangrijk vinden.
In dit artikel vind je een paar eenvoudige tactieken om je klantrapporten een boost te geven.
Bereid je voor op het maken van rapporten
Praat met je klanten, probeer hun doelen en verwachtingen te begrijpen om haalbare resultaten te creëren en houd er rekening mee bij het maken van je rapporten. Hier zijn een paar stappen die je kunt nemen:
Stel realistische en meetbare doelen
Praat met je klanten en kijk welke resultaten ze willen bereiken. Stel vervolgens duidelijke, meetbare en realistische doelen. Dit is een cruciale stap, aangezien je doelen van invloed zijn op de keuze van de metriek.
Als een klant je bijvoorbeeld inhuurde om hun bereik op sociale media te vergroten, zou je doel kunnen zijn "1500 leden bereiken voor hun Facebook-pagina". Door je doel af te zetten tegen je tijdlijn, weet je precies waar je staat.
Kies de juiste statistieken
Zie jezelf als een coach van een voetbalteam, terwijl je statistieken spelers zijn. Om de wedstrijd te winnen (of, in dit geval, je resultaten effectief te meten), moet je elke speler zorgvuldig kiezen. Net als voetballers heeft elke metriek die je kiest bepaalde sterke en zwakke punten en moet deze strategisch worden toegepast.
Als je bijvoorbeeld een Facebook Ads-campagne opzet voor een grote klant, zijn er veel tools die je moet gebruiken en statistieken die je moet bijhouden. Maar ingewikkelde rapporten zouden een klant alleen maar in verwarring brengen en hem niet de mogelijkheid geven om te begrijpen of zijn campagne vooruitgang boekt. Daarom is het je doel om de belangrijkste statistieken op te nemen die worden gerapporteerd door Facebook-advertentiebureaus, zoals het doorklikpercentage, de kosten per klik, de kosten per actie, de advertentiefrequentie, enzovoort.
Voordat je de definitieve lijst met statistieken opstelt, moet je je afvragen of ze verband houden met je campagnedoelstellingen en waarde toevoegen voor je klanten. Het doel van deze statistieken is om een klant te informeren over zijn prestaties tijdens de rapportageperiode en hem te vertellen welke actie hij moet ondernemen.
Lever klantrapporten strategisch
Nu je klantinzichten hebt verzameld en je doelen en statistieken hebt vastgesteld, kun je beginnen met het maken van een klantrapport.
Rapportage automatiseren met een klantvriendelijke tool
Voor digitale bureaus die verschillende diensten aanbieden, veel klanten bedienen en vertrouwen op een breed scala aan tools, is het ingewikkeld om gegevens te verzamelen en gepersonaliseerde rapporten te maken voor elke klant. Dat is waar het gebruik van rapportagetools voor digitale marketing zoals Reportz kan helpen.
Laten we eens kijken welke taken dergelijke tools kunnen automatiseren:
- Verschillende widgets combineren om een gedetailleerd rapport te maken met alle statistieken die je hebt opgegeven.
- De gegevens filteren en weergeven zoals jij en je klanten dat willen, via aangepaste widgetbouwers en aanpasbare dashboards.
- Het combineren van verschillende SEO, PPC, sociale media en andere statistieken.
- Real-time statistieken verzamelen voor elke klant.
- Rapportagesjablonen voor niches die je tijd besparen.
Maak eenvoudige lay-outs op basis van dashboards
Door gebruik te maken van SaaS rapportagetools is het eenvoudiger om merkgerichte en eenvoudige dashboards te maken. Als je rapporten echter handmatig maakt, zijn hier een paar belangrijke stappen die je moet nemen:
- Inhoud en statistieken moeten je prioriteit zijn. Ontwerpelementen zoals kleuren, stijl, lettertypen, enz. moeten deze ondersteunen.
- Maak aansprekende visuals, zoals grafieken, om je gegevens begrijpelijker te maken.
- Leg uit wat elke grafiek voorstelt.
- Probeer de perfecte verhouding te vinden bij het combineren van grafiekgroottes en -stijlen. Laat de belangrijkste gegevens en KPI's opvallen.
- Focus op het zichtbaar maken van alle statistieken en informatie op één scherm.
Bekijk een rapport altijd voordat je het verstuurt
Bekijk je rapport altijd zorgvuldig voordat je op "Verzenden" klikt. Controleer of de doelen van de klant en jouw statistieken goed op elkaar zijn afgestemd. Vraag jezelf af of het rapport jouw verwachtingen illustreert en laat zien hoe jouw bureau bijdraagt aan de prestaties van een klant in het digitale systeem.
Controleer ook je schrijftaal. Let op de termen die je gebruikt. Als ze een rapport openen en een hoop vakjargon zien dat ze niet begrijpen, kunnen je klanten in de war raken. Sommigen denken misschien dat je ingewikkelde vakterminologie gebruikt om je slechte resultaten te camoufleren.
Schaal je rapporten en betrek klanten
Tot slot moet je ervoor zorgen dat je klantrapporten schaalbaar zijn.
Kies de juiste formaten
Verouderde rapportformaten zoals PDF's of Excel-bestanden zijn moeilijk te lezen en te begrijpen. Er zijn eenvoudigere en gebruiksvriendelijke vormen van rapportage, zoals HTML, die veel gemakkelijker op te schalen zijn.
Gebruik klantrapporten als een kans om te upsellen
Met rapportages kun je nauwere relaties opbouwen met je klanten en ze nieuwe diensten aanbieden. Dit is vooral een belangrijke tactiek voor alle klanten wier campagnes goed presteren. Je wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse rapporten laten je klanten zien dat het loont om je in te huren, zodat ze geïnteresseerd kunnen zijn in het verhogen van hun budget, het uitproberen van nieuwe diensten of het investeren in nieuwe kanalen.
Betrokkenheid van klanten bijhouden
Voor jou als digitaal bureau is het belangrijk om te weten hoeveel klanten je rapporten openen, wanneer ze ze openen en hoe ze ermee omgaan. Als een klant je rapporten regelmatig opent, ze grondig leest en feedback geeft, is dit een duidelijke indicator dat ze deze informatief en waardevol vinden. Als je klanten niet op je rapporten klikken, is de kans groot dat ze deze niet waardevol genoeg vinden. Het zal je niet verbazen dat slechte communicatie met klanten en een gebrek aan betrokkenheid en transparantie kunnen leiden tot een groter verloop van klanten.
Over naar jou
Als je het systematisch aanpakt, is het maken van uitgebreide klantrapporten niet onmogelijk. Net als bij elk ander aspect van digitale marketing moeten je rapporten een krachtige symbiose vormen van inhoud van hoge kwaliteit en een eenvoudig, maar effectief ontwerp. Bovenal moet elk rapport dat je maakt gepersonaliseerd, gebruiksvriendelijk en informatief zijn.
En vergeet niet dat een rapport niet alleen je inspanningen en resultaten uit het verleden moet uitleggen. Het moet ook uitleggen hoe deze resultaten je toekomstige activiteiten zullen beïnvloeden. Elk rapport dat je maakt, moet ook een actief controlepunt zijn dat voorkomt dat je dezelfde fouten opnieuw maakt.
Ik hoop dat je nu dichter bij het maken van gebruiksvriendelijke en uitgebreide rapporten bent die je klanten ook echt zullen lezen!
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Raul Harman
Raul Harman is hoofdredacteur bij Technivorz en business consultant. Hij schrijft graag over alles wat te maken heeft met innovatie, startups en technische trends in alle aspecten van digitale technologie en online marketing.