Vor nicht allzu langer Zeit war es meine Gewohnheit, Besprechungsnotizen auf Papier zu machen. Bis ich anfing, für ein IT-Beratungsunternehmen zu arbeiten, das sich voll und ganz auf Microsoft 365 konzentrierte. Das Standardverfahren war, alles direkt in OneNote zu zentralisieren. Wir hatten sogar eine Vorlage. Trotzdem erinnere ich mich, wie ich nach einem meiner ersten Kundengespräche meinen Vorgesetzten anrief - ziemlich panisch: "Ich habe keine Ahnung, was ich in der letzten Stunde besprochen habe!"
Was ist da passiert? Ich habe mich zu sehr darauf konzentriert, eine Struktur für Notizen zu befolgen, die nicht mit meinem Gehirn kompatibel ist. Also schaltete sich mein Gehirn ab. Und meine Notizen waren unbrauchbar. Dieser Artikel wird Sie vor dieser Peinlichkeit bewahren:
- Was sind Besprechungsprotokolle?
- Wie man ein Sitzungsprotokoll erstellt
- Tools zum Erstellen von Besprechungsprotokollen
- Herunterladbare Vorlagen für Besprechungsprotokolle
- Wie Sie Ihre eigene Vorlage für Besprechungsprotokolle anpassen können
- So automatisieren Sie Ihren Prozess für Besprechungsprotokolle
Besprechungsprotokolle sind schriftliche Aufzeichnungen, die Diskussionen in einer Besprechung dokumentieren. Sie können für den persönlichen Gebrauch verwendet werden, aber oft ist der Zweck auch, die Besprechungsnotizen weiterzugeben. Auf diese Weise haben sowohl Teilnehmer als auch Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, eine zukünftige Referenz.
Wie detailliert muss ein Sitzungsprotokoll sein?
Besprechungsnotizen sollen nicht erschöpfend sein. Sie müssen auf den Punkt kommen. Einige offensichtliche Punkte sollten auf der ersten Seite enthalten sein:
- Das Datum der Besprechung
- Die Namen (und Organisationen/Funktionen) der Anwesenden
- Das Ziel des Meetings (was soll erreicht werden?)
- Die Tagesordnungspunkte
- Ein Hinweis auf das Projekt, auf das sich das Meeting bezieht
- Links zu früheren Besprechungsprotokollen und anderen verwandten Ressourcen
Der wichtigste Schwerpunkt von Besprechungsnotizen ist jedoch die Zusammenfassung neuer Informationen:
- Themen, die angesprochen wurden
- Beschlüsse und ungelöste Probleme
- Zuweisung von Aufgaben
- Personen, die in den Kreis aufgenommen werden müssen
Persönlich bin ich ein Verfechter des Hinzufügens von RACI-Diagrammen zu Besprechungsnotizen (und auch des Einblendens dieser Diagramme auf einem Bildschirm zu Beginn einer Besprechung).
Und warum? Weil Menschen inmitten von Besprechungen dazu neigen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu verwechseln oder miteinander zu vermischen. Es ist also eine hilfreiche Erinnerung. Entweder ist das RACI-Diagramm bereits bekannt, oder eine Besprechung kann die ideale Gelegenheit sein, die Dinge gemeinsam zu klären.
1. Vorbereitet kommen
Dies ist eigentlich ein Leitfaden für Besprechungen im Allgemeinen, aber er ist noch wichtiger, wenn Sie Besprechungsnotizen machen, auf die Sie oder andere Personen später wirklich angewiesen sind. Während einer Besprechung passiert eine Menge, und es kann schwierig sein, ohne vorherige Vorbereitung den Überblick zu behalten.
Gehen Sie die Tagesordnung durch und öffnen Sie alle relevanten Dokumente oder Programme auf Ihrem Computer. So können Sie sicherstellen, dass Sie wichtige Details erfassen können. Sie können sogar einen oberen Abschnitt mit einigen Notizen vor der Besprechung vorsehen, damit Sie sich auf Ihre persönlichen Ziele in der Besprechung konzentrieren können: Fragen, die Sie auf keinen Fall vergessen dürfen, Dinge, über die Sie alle informieren müssen. Solche Dinge.
2. Teilen Sie Ihre Notizen auf dem Bildschirm (wenn möglich)
Zeigen Sie Ihre Notizen während der Besprechung auf einem Bildschirm für alle sichtbar an. Auf diese Weise sorgen Sie für Transparenz und geben den Teilnehmern die Möglichkeit, eventuelle Ungenauigkeiten sofort zu korrigieren.
Sie sorgt außerdem dafür, dass sich alle Beteiligten an der Erstellung von Notizen beteiligen. So müssen Sie sich nicht so sehr beeilen, um auf dem Laufenden zu bleiben.
3. Befolgen Sie eine einheitliche, standardisierte Struktur
Im Grunde bedeutet das: Entwickeln Sie Ihre eigene Vorlage für ein Besprechungsprotokoll. Auf diese Weise wird Ihr Gehirn trainiert, aus der Informationsflut, die während der Besprechungen, an denen Sie teilnehmen, auftaucht, die relevanten Teile herauszufiltern.
Sobald Sie die Struktur gefunden haben, die für Sie am besten geeignet ist, zögern Sie nicht, Ihre Vorlage im Voraus mit den Sitzungsteilnehmern zu teilen .
Sagen Sie ihnen einfach Bescheid: "Zu Ihrer Information, ich werde mir Notizen machen, und hier ist die Struktur, in die ich sie gießen werde". Und vergessen Sie nicht, die Protokolle bei der nächsten Sitzung durchzulesen, denn nach der Geschäftsordnung von Robert's Rules of Order ist die Überprüfung und Genehmigung früherer Protokolle einer der wichtigsten Schritte für eine effektive Sitzung.
4. Sachlich schreiben
Achten Sie bei Ihren Notizen darauf, dass Sie neutral und unvoreingenommen bleiben. Konzentrieren Sie sich darauf, die Fakten, Entscheidungen und Aktionspunkte zu erfassen, ohne persönliche Meinungen oder Interpretationen einzufügen (das ist schwieriger, als Sie denken). Ihre Notizen werden nicht nur professioneller sein. Sie werden auch genauer sein.
Ein technischer Tipp, wie Sie dies erreichen können: Verwenden Sie eine präzise und sachliche Sprache. Schreiben Sie nicht: "John möchte das Budget kürzen, weil er der Meinung ist, dass in Abteilung X zu viel Geld ausgegeben wird". Es steht Ihnen nicht zu, anzunehmen, was John wirklich will oder fühlt, es sei denn, er sagt es ausdrücklich.
Formulieren Sie stattdessen etwa so: "John Lingard hat überhöhte Ausgaben in Abteilung X festgestellt. Er schlägt eine 10%ige Budgetkürzung vor. Das muss von Stacy bestätigt werden."
Um noch sachlicher zu sein und die Realität nicht durch einen bestimmten Tonfall oder ein bestimmtes Vokabular zu verfälschen, empfehle ich außerdem, so oft wie möglich Aufzählungspunkte zu verwenden. Zum Beispiel so:
5. Überprüfen und schnellstmöglich fertigstellen
Gehen Sie Ihre Notizen nach der Besprechung umgehend durch, solange Sie die Informationen noch frisch im Gedächtnis haben. Planen Sie dafür sogar Zeit in Ihrer Agenda ein - und sei es nur zehn oder fünfzehn Minuten. Vergewissern Sie sich, dass alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen genau festgehalten sind.
Wenn es Lücken gibt, ist dies der richtige Moment, um andere zu bitten, Sie auszufüllen. Das muss Ihnen nicht peinlich sein. Das ist keine Schande. Die Leute werden respektieren, dass Sie versuchen, genau zu sein und Ihre Verantwortung zu übernehmen.
Verteilen Sie das fertige Protokoll so schnell wie möglich an alle Teilnehmer, um den Schwung und die Verantwortlichkeit zu erhalten.
Habe ich eine gute Praxis vergessen?
Es ist schon komisch, wie unser Gehirn funktioniert, nicht wahr? Ich stelle fest, dass viele meiner Kollegen ihre Notizen ganz anders machen als ich. Vielleicht haben Sie auch ein paar Praktiken, die Sie mit mir teilen möchten? Ich würde mich freuen, sie zu hören.
Ein Textverarbeitungswerkzeug: Für jeden Besprechungsanlass
Es liegt auf der Hand, dass ein Tool wie Microsoft Word oder Googe Doc Sie beim Verfassen effektiver Besprechungsnotizen unterstützt. Ich vermute, dass jeder, der dies liest, mit den Möglichkeiten vertraut ist, daher werde ich hier nicht ins Detail gehen.
Es gibt nur einen Punkt, den ich anmerken möchte: Diese Tools sind sehr nützlich und flexibel. Sie können im Grunde alles so formatieren, wie es Ihnen gefällt. Das ist großartig, aber man sollte sich vor der Gefahr hüten, dadurch die Konsistenz zu verlieren.
Wenn Sie beispielsweise ein Berater sind, der sich mit Dutzenden von Kunden pro Monat trifft, ist es viel weniger effizient, die Notizen im Nachhinein zu bearbeiten , wenn Sie sich nicht an das gleiche Layout und die gleiche Struktur halten .
In meinen Besprechungsnotizen habe ich die Angewohnheit, persönliche Aufgaben in gelb und Aufgaben anderer in blau zu markieren. Wenn ich mich um eine Aufgabe gekümmert habe, markiere ich sie anschließend grün.
Ein Tabellenkalkulations-Tool: Zur besseren Speicherung und Wiederverwendung von Wissen
Wenn Sie denken, dass Excel oder Google Sheets ungewöhnliche Tools für die Erstellung von Notizen sind, dann haben Sie recht. Viele Menschen neigen dazu, sie für diesen Zweck völlig außer Acht zu lassen. Aber hören Sie mir einen Moment zu.
Tabellenkalkulationen haben ein paar große Vorteile. Ihr Layout ist von Natur aus strukturiert - was Sie nicht nur dazu zwingt , Ihre Besprechungsprotokolle sehr konsistent zu halten. Es macht es auch viel einfacher, Informationen in einer Datenbank (wie z. B. einem CRM) zu zentralisieren , die Sie möglicherweise verwenden.
Stellen Sie sich vor, Sie sind wieder dieser Berater, der jeden Monat Dutzende von Interessenten oder Kunden besucht. Und stellen Sie sich vor, dass bei all diesen Treffen - irgendwann - auch Ihre Konkurrenten zur Sprache kommen. Vielleicht neigen Sie auch dazu, die wichtigsten Branchentrends aus der Sicht Ihrer Kunden zu besprechen. Nach ein paar Monaten summiert sich das zu einer Menge nützlicher Daten, die Sie leicht weiterverwenden können: Zum Beispiel für Ihre Marketingstrategie und -kommunikation. Oder um interessante Beiträge oder Artikel zu schreiben, die Ihre Zielgruppe auf LinkedIn ansprechen.
Eine App für Notizen: Für vielseitige Notizen
In der Einleitung habe ich Microsoft OneNote erwähnt. Ich benutze es nicht mehr, und ich fand es nicht so benutzerfreundlich wie ein einfaches Textverarbeitungsprogramm. Aber ich erinnere mich an eine Sache, die oft besonders nützlich war: Die Multimedia-Integration.
Mit Apps für Notizen können Sie Text, Bilder, Audioaufnahmen und sogar handschriftliche Notizen einfügen , was besonders praktisch ist, wenn die in einer Besprechung besprochenen Themen besonders technisch oder komplex sind. Zusätzlich zu den herkömmlichen Tools sollten Sie den Einsatz von KI in Betracht ziehen , die Audioaufnahmen transkribieren kann, um die Dokumentation mündlicher Diskussionen zu optimieren und sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird. Diese Technologie kann automatisch eine Texttranskription Ihrer Besprechung erstellen, die dann entsprechend der Vorlage für Ihr Besprechungsprotokoll bearbeitet und formatiert werden kann.
3 kostenlose Vorlagen für Besprechungsprotokolle zum Herunterladen
Um Ihnen einen kleinen Anstoß für bessere Notizen zu geben, habe ich Vorlagen für Besprechungsprotokolle in zwei der gerade besprochenen Formate vorbereitet. Ich besitze derzeit keine OneNote-Lizenz, aber die Struktur dort würde auf dasselbe hinauslaufen wie bei einem Textverarbeitungsprogramm.
Betrachten Sie diese herunterladbaren Vorlagen nicht als endgültige Vorlagen, sondern passen Sie sie an Ihr Temperament, Ihre Logik und Ihren Kontextan. Hier finden Sie einige Tipps für eine effektive Anpassung:
1. Denken Sie über Ihren Schreibstil nach
Überlegen Sie, wie Sie von Natur aus Notizen machen, und passen Sie Ihre Vorlage an diesen Stil an. Wenn Sie Informationen besser verarbeiten können, indem Sie das Gesagte mehr oder weniger abschreiben, lassen Sie ausreichend Platz zum Schreiben.
Wenn Sie diesem Instinkt widersprechen möchten, bereiten Sie Aufzählungspunkte vor oder strukturieren Sie Ihre Vorlage mit mehreren Überschriften dazwischen, um sich zu zwingen, prägnanter zu sein.
2. Priorisieren Sie die Informationen, die für Sie wichtig sind
Ermitteln Sie, welche Informationen für Sie in Ihrer Rolle am wichtigsten sind. Passen Sie die Vorlage an, um diese Bereiche hervorzuheben.
Wenn Sie z. B. Projektmanager sind und die Einhaltung von Fristen von entscheidender Bedeutung ist, sollten Sie einen hervorgehobenen Abschnitt für Fälligkeitsdaten und Wiedervorlagen erstellen, anstatt sie in die Notizen einzufügen (und zu markieren).
Wenn Sie Ihre Besprechungsnotizen gemeinsam nutzen, aber auch Dinge aufschreiben, die Sie lieber für sich behalten möchten, sollten Sie einen harten Seitenumbruch einplanen, um vertrauliche und nicht vertrauliche Notizen zu trennen, und Absatzformate verwenden, um leicht zwischen den beiden Bereichen (und anderen Abschnitten in Ihrer Vorlage) wechseln zu können. In Excel oder OneNote können Sie mit separaten Registerkarten arbeiten, um vertrauliche und nicht vertrauliche Notizen voneinander zu trennen.
Wenn Sie die Unterlagen anschließend weitergeben, müssen Sie nicht alles durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie auch Informationen aufgenommen haben, die Sie lieber für sich behalten möchten.
3. Erstellen Sie eine persönliche Legende
Entwickeln Sie eine persönliche Legende für Ihre Sitzungsprotokollvorlage. Sie kann Symbole, Abkürzungen oder Farbcodes enthalten, die Sie immer wieder verwenden.
Mit einem standardisierten Satz von Notizen können Sie schnell Notizen machen und die Konsistenz bei verschiedenen Meetings sicherstellen.
4. Integrieren Sie einen "Reflexionsabschnitt".
Ziel ist es, Ihre eigene Teilnahme an Besprechungen im Allgemeinen zu verbessern. Sie könnten am Ende Ihrer Vorlage einen Abschnitt hinzufügen, um sich selbst zu zwingen, jedes Mal darüber nachzudenken.
Wenn Sie Ihre Notizen nach der Besprechung fertigstellen - wenn alles noch in bester Erinnerung ist - notieren Sie einfach, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte und andere persönliche Erkenntnisse. Es spricht für sich selbst, dass dies auch ein nicht gemeinsamer Abschnitt ist.
5. Sehen Sie einen "Kreativitätsbereich" vor
Die menschliche Kreativität wird in der Regel gefördert, wenn wir mit anderen interagieren (und über sie reflektieren). Viele Meetings sind jedoch nicht für kreatives Brainstorming gedacht. Trotzdem wäre es schade, den Keim einer großartigen Idee vertrocknen zu lassen, nur weil es in der Sitzung um trockene Zahlen ging.
Erlauben Sie sich, eine Art passiven Brainstorming-Abschnitt in Ihr Sitzungsprotokoll einzubauen. Er sollte natürlich nicht so prominent sein, dass er Ihre Aufmerksamkeit von allem anderen ablenkt. Eine einfache Form des Mindmappings ist der richtige Weg.
Der Schwerpunkt sollte auf der Verknüpfung von Konzepten liegen, ausgehend von einem zentralen Knotenpunkt, auf den Sie dann aufbauen. Um zwischen Ihrem kreativen Abschnitt und anderen Abschnitten Ihres Dokuments hin- und herzuschalten, sollten Sie Absatzformate verwenden.
Habe ich eine gute Praxis vergessen?
Es ist schon komisch, wie unser Gehirn funktioniert, nicht wahr? Ich stelle fest, dass viele meiner Kollegen ihre Notizen ganz anders machen als ich. Vielleicht haben Sie auch ein paar Praktiken, die Sie mit mir teilen möchten? Ich würde mich freuen, sie zu hören.
Abgesehen von allen Tipps und Tricks gibt es im Grunde drei Schlüsselbereiche, die Sie beherrschen müssen, um die bestmögliche Vorlage für Besprechungsnotizen für sich selbst zu entwickeln:
So automatisieren Sie Ihren Prozess für Besprechungsprotokolle
Mit anderen Worten: Bei Besprechungsprotokollen geht es um viel mehr als nur um die Besprechungen selbst. In gewissem Sinne hätten die Besprechungen ohne sie auch gar nicht stattfinden können.
Um den Mehraufwand zu minimieren - zusätzlich zur zeit- und kräftezehrenden Anwesenheit in Meetings - gibt es einige Tools, die diese verschiedenen Bereiche automatisieren.
Eine Umfrage vor der Besprechung verwenden
Es ist eine Sache, den Ablauf von Besprechungen vorherzusagen und Ihre Vorlage für das Besprechungsprotokoll entsprechend zu gestalten, wenn Sie immer wieder an denselben Besprechungen teilgenommen haben. Aber nicht jeder hat diese Erfahrung.
Vielleicht sind Sie aber auch ein Unternehmensberater, der sich mit sehr unterschiedlichen Kunden und Interessenten trifft, oder ein Fachmann, der Unterrichtssitzungen mit einem breiten Publikum abhält. In solchen Fällen hängt die Qualität des Besprechungsergebnisses - einschließlich Ihrer Besprechungsnotizen - stark davon ab, wie gut Sie in der Lage sind, sich in Ihre Teilnehmer "hineinzudenken".
Mit einer gut gestalteten Vorabbefragung können Sie die vorrangigen Themen der Teilnehmer, ihren Wissensstand zu relevanten Themen, ihre eigenen Wünsche und Erwartungen an das Meeting und sogar das ideale Diskussionsformat oder die Dauer des Meetings ermitteln.
Wenn Sie eine umfassende Veranstaltung organisieren - z. B. eine Gemeinschaftsveranstaltung - kann eine Vorabumfrage auch als Gesprächsinstrument dienen, um die Teilnehmer aufzuwärmen und einzubinden.
Verwendung von Aufzeichnungstools zur Automatisierung einiger Aufgaben nach der Besprechung
Audio- und Videoaufzeichnungen sind der effizienteste Weg, um jedes Detail eines Meetings festzuhalten. Und natürlich ist es mit der heutigen digitalen Technologie problemlos möglich, ganze Besprechungen "auf Band" aufzunehmen.
Mit den Aufzeichnungen haben Sie oder andere Personen nach der Besprechung einen 100 % genauenÜberblick über das Protokoll . Das ist großartig. Aber sie helfen Ihnen nicht, sich besser vorzubereiten oder Informationen schneller zu verarbeiten. Es sei denn, Sie bringen KI ins Spiel. In diesem Artikel über KI-Tools für verschiedene Arten von Beratern besprechen wir zum Beispiel, wie Gong, ein Tool, das unser Vertriebsteam bei Pointerpro verwendet, uns bei der Analyse von Gesprächen mit potenziellen Nutzern unserer Software hilft.
KI-Tools wie Gong identifizieren automatisch verschiedene Redner, was dabei hilft, nachzuverfolgen, wer was während des Meetings gesagt hat, ein Protokoll zu führen, die Stimmung zu analysieren, wichtige Abschnitte oder nächste Schritte, die besprochen wurden, hervorzuheben und so weiter. All diese Dinge helfen Ihnen bei der Organisation und der notwendigen Nachbereitung eines Meetings.
Digitale Assessments zur Automatisierung von der Vorbesprechung bis zur Nachbesprechung nutzen
Mit einem vielseitigen Bewertungstool können Sie die Idee der Vorabbefragung zur Sitzungsvorbereitung noch viel weiter führen. Wie wäre es, wenn Sie zusätzlich zu der Umfrage vor der Besprechung einfach Ihre eigene Vorlage für das Besprechungsprotokoll mit einem Bewertungstool erstellen würden?
Es gibt drei entscheidende Vorteile, die sich während und nach derBesprechung ergeben:
- Sie müssen sich nicht an die vorgegebene Struktur des Besprechungsprotokolls halten. Das Fragebogenformat Ihrer Assessment zwingt Sie dazu, sich an den Plan zu halten. Sie können trotzdem Felder für freie Notizen einfügen, wenn die Diskussion in eine andere Richtung geht.
- Wenn Sie die Assessment auf dem Bildschirm anzeigen, können Sie die Teilnehmer viel leichter einbinden und sie dazu bringen, einen formellen Konsens zu finden.
- Der letzte entscheidende Vorteil wird nicht mit jedem Assessment-Tool möglich sein. Wenn Sie jedoch über ein Bewertungstool verfügen , mit dem Sie auf der Grundlage der Antworten Diagramme, Feedback und Aktionspunkte in PDF-Berichten erstellen können, sind Sie im Grunde in der Lage, Roadmaps und Playbooks auf Autopilot zu erstellen.
Ihr nächstes Management-Meeting könnte eine umfassende Selbstbewertung des Managements sein.
All das ist natürlich sehr effizient für Sie, aber darüber hinaus werden Sie Ihre Stakeholder beeindrucken - vor allem, wenn es sich um Kunden handelt. Es ist unwahrscheinlich, dass sie diese Geschwindigkeit und Qualität der Lieferung anderswo erleben.
Buchen Sie ein Informationsgespräch, um mit der Automatisierung von Besprechungen zu beginnen
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit der Assessment-Plattform von Pointerpro die Vorbereitung und Bearbeitung von Besprechungen und Besprechungsnotizen verbessern können, wenden Sie sich bitte an Matt, Anna, Dries oder Stacy - meine vier Kollegen. Sie werden Sie dazu bringen, die Art und Weise, wie Sie an Besprechungen, Kundengespräche und Nachbereitung im Allgemeinen herangehen, zu überdenken. Die Diskussion lohnt sich!
Beeindrucken Sie potenzielle Kunden mit von Pointerpro erstellten automatisierten Berichten
Hier ist eine kurze Einführung in die Funktionsweise von Pointerpro, die ich Ihnen selbst gegeben habe.
"Wir verwenden Pointerpro für alle Arten von Umfragen und Assessments in unserem globalen Unternehmen, und die Mitarbeiter schätzen die Benutzerfreundlichkeit und die flexible Berichterstattung."
Direktor bei Alere
"Ich gebe dem neuen Report Builder 5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit. Jeder, der keine Programmierkenntnisse hat, kann schnell automatisierte personalisierte Berichte erstellen."
CFO & COO bei Egg Science
"Ihr habt großartige Arbeit geleistet, indem ihr die Anwendung so einfach wie möglich gestaltet habt, ohne dabei an Funktionalität einzubüßen."
Kundenbetreuer bei Reed Talent Solutions
"Es ist ein großer Vorteil, Formeln und die Möglichkeit für eine wirklich gründliche Analyse zu haben. Es gibt Hunderte von Formeln, aber der Kunde sieht nur den einfach zu lesenden Bericht. Wenn man so etwas sucht, ist es wirklich gut, mit Pointerpro zu arbeiten."
Country Manager Niederlande bei Better Minds at Work
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Über den Autor:
Jeroen De Rore
Als Creative Copywriter bei Pointerpro denkt und schreibt Jeroen über die Herausforderungen, die professionelle Dienstleister auf ihrem Weg finden. Er ist ein Technikoptimist mit einer Vorliebe für Nostalgie und Geschichtenerzählen.