Nog niet zo lang geleden was het mijn gewoonte om vergadernotities op papier te maken. Totdat ik bij een IT-adviesbureau ging werken dat volledig op Microsoft 365 draaide. De standaardprocedure was om alles direct in OneNote te centraliseren. We hadden zelfs een template. Toch herinner ik me dat ik na een van mijn eerste kennismakingsgesprekken met een klant mijn manager belde – nogal in paniek: “Ik heb geen idee wat ik het afgelopen uur heb besproken!"
Wat is er gebeurd? Ik was te gefocust op het nauwgezet volgen van een notitiestructuur die niet strookte met hoe mijn hersenen in elkaar zitten. Dus mijn brein verbrak de verbinding. En mijn notities waren nutteloos. Dit artikel zal je die schaamte besparen:
Notulen van vergaderingen zijn schriftelijke verslagen die de discussies tijdens een vergadering documenteren. Ze kunnen gebruikt worden als naslagwerk, maar vaak is het ook de bedoeling om de notulen te delen. Op die manier hebben zowel aanwezigen als mensen die de vergadering niet konden bijwonen een toekomstig naslagwerk.
Hoe gedetailleerd moeten notulen zijn?
Notulen zijn niet bedoeld om uitputtend te zijn. Ze moeten ter zake komen. Enkele voor de hand liggende punten die op de eerste pagina moeten staan:
- De vergaderdatum
- De namen (en organisaties/functies) van de aanwezigen
- Het doel van de vergadering (wat moet er bereikt worden?)
- De agendapunten
- Een referentie van het project waar de vergadering betrekking op heeft
- Links naar eerdere gerelateerde vergadernotulen en andere gerelateerde bronnen
Het belangrijkste aandachtspunt van vergadernotulen is echter het samenvatten van nieuwe informatie:
- Kwesties die aan de orde zijn gesteld
- Resoluties en onopgeloste kwesties
- Taken toewijzen
- Mensen die moeten worden toegevoegd
Persoonlijk ben ik een voorstander van het toevoegen van RACI-diagrammen aan vergadernotulen (en ook van het weergeven ervan op een scherm aan het begin van een vergadering).
Waarom? Omdat mensen tijdens vergaderingen de neiging hebben om verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden door elkaar te halen. Het is dus een handig geheugensteuntje. Ofwel is het RACI-diagram al bekend, ofwel kan een vergadering de ideale gelegenheid zijn om de zaken samen op een rijtje te zetten.
1. Kom voorbereid
Dit is eigenlijk een richtlijn voor vergaderingen in het algemeen, maar het is nog crucialer als je notities maakt waar jij of anderen later echt op rekenen. Er gebeurt veel tijdens een vergadering en het kan een uitdaging zijn om alles bij te houden zonder voorafgaande voorbereiding.
Bekijk de agenda en open alle relevante documenten of programma's op je computer. Zo weet je zeker dat je klaar bent om belangrijke details vast te leggen. Je kunt zelfs een bovenste gedeelte voorzien met wat aantekeningen voorafgaand aan de vergadering om je te helpen gefocust te blijven op je persoonlijke doelstellingen tijdens de vergadering: Vragen die je echt niet mag vergeten te stellen, dingen waarover je iedereen moet informeren. Dat soort dingen.
2. Deel je notities op het scherm (indien mogelijk)
Deel tijdens de vergadering je notities op een scherm zodat iedereen ze kan zien. Op die manier zorg je voor transparantie en geef je de aanwezigen de kans om eventuele onnauwkeurigheden ter plekke te corrigeren.
Het houdt ook iedereen op één lijn en betrokken bij het notuleren. Daardoor hoef je je minder te haasten om bij te blijven.
3. Volg een consistente, gestandaardiseerde structuur
In feite betekent dit: maak je eigen template voor notulen. Op die manier train je je hersenen om de relevante informatie te selecteren uit de stortvloed aan informatie die tijdens de vergaderingen waar je aan deelneemt op je afkomt.
Zodra u de structuur hebt gevonden die voor u het beste werkt, aarzel dan niet om jouw template van tevoren met de deelnemers aan de vergadering te delen .
Laat het ze gewoon weten: "Ter informatie, ik zal aantekeningen maken en hier is de structuur waarin ik ze zal gieten." Op die manier zorg je ervoor dat mensen rekening houden met je structuur en maak je je taak makkelijker. En vergeet niet om ze altijd door te lezen tijdens de volgende vergadering, want volgens Robert's Rules of Order is het doornemen en goedkeuren van eerdere notulen een van de belangrijke stappen die je moet volgen voor een effectieve vergadering.
4. Objectief schrijven
Zorg er bij het maken van aantekeningen voor dat je neutraal en onbevooroordeeld blijft. Concentreer je op het vastleggen van feiten, beslissingen en actiepunten zonder persoonlijke meningen of interpretaties toe te voegen (het is moeilijker dan je denkt). Je notities zullen niet alleen professioneler zijn. Ze zullen ook nauwkeuriger zijn.
Eén technische tip om dit te bereiken: Gebruik precieze en feitelijke taal. Schrijf niet: "John wil snijden in het budget omdat hij vindt dat er te veel wordt uitgegeven op afdeling X." Het is niet aan jou om aan te nemen wat John echt wil of voelt, tenzij hij dat heel expliciet zegt.
Zeg liever zoiets als: "John Lingard heeft vastgesteld dat er te veel wordt uitgegeven op afdeling X. Hij stelt voor om het budget met 10% te verlagen. Moet worden gevalideerd door Stacy."
Om nog feitelijker te zijn en jezelf te weerhouden van het manipuleren van de werkelijkheid met tone-of-voice of specifieke woordenschat, zou ik ook aanraden om zoveel mogelijk opsommingstekens te gebruiken. Zoiets als dit, bijvoorbeeld:
5. Beoordelen en zo snel mogelijk afronden
Bekijk je notities na de vergadering snel terwijl de informatie nog vers in je geheugen zit. Maak er zelfs tijd voor vrij in je agenda - al is het maar tien of vijftien minuten. Zorg ervoor dat alle belangrijke punten, beslissingen en actiepunten nauwkeurig zijn vastgelegd.
Als er hiaten zijn, is dit het juiste moment om anderen te vragen jou aan te vullen. Schaam je daar niet voor. Dit is geen schande. Mensen zullen respecteren dat je nauwkeurig probeert te zijn en je verantwoordelijkheid neemt.
Verspreid de definitieve notulen zo snel mogelijk naar alle deelnemers om de vaart erin te houden en verantwoording af te leggen.
Mis ik nog goede werkwijzen?
Het is grappig hoe de hersenen werken, nietwaar? Ik merk dat veel van mijn collega's heel anders notuleren dan ik. Misschien heb jij een paar manieren die je met mij kunt delen? Ik hoor ze graag.
Een tekstverwerkingsprogramma: Voor elke vergadering
Het is duidelijk dat een tool als Microsoft Word of Googe Doc je kan helpen bij het schrijven van effectieve notulen. Ik vermoed dat iedereen die dit leest bekend is met de mogelijkheden, dus ik zal hier niet in detail treden.
Er is slechts één punt dat ik wil maken: Deze tools zijn super handig en flexibel. Je kunt in principe alles opmaken zoals jij dat wilt. Geweldig, maar pas op voor de valkuil dat je daardoor je consistentie verliest.
Als je bijvoorbeeld een consultant bent die tientallen klanten per maand ontmoet, is het veel minder efficiënt om notities achteraf te verwerken als je je niet aan dezelfde lay-out en structuur houdt .
In mijn aantekeningen voor vergaderingen markeer ik persoonlijke to-do's in het geel en to-do's van anderen in het blauw. Als ik een to-do heb afgehandeld, markeer ik het daarna in het groen.
Een hulpmiddel voor spreadsheets: Voor het beter vasthouden en hergebruiken van kennis
Als je denkt dat Excel of Google Sheets ongebruikelijke hulpmiddelen zijn voor het maken van notulen, dan heb je gelijk. Mensen hebben de neiging om ze helemaal te negeren voor dat doel. Maar luister even met me mee.
Spreadsheets hebben een paar grote voordelen. Hun lay-out is van nature gestructureerd - wat je niet alleen dwingt om je notulen consistent te houden. Het maakt het ook veel gemakkelijker om informatie te centraliseren in een database (zoals een CRM) die je gebruikt.
Stel je nogmaals voor dat je die consultant bent die elke maand tientallen potentiële klanten of bestaande klanten bezoekt. En stel je voor dat er tijdens al deze vergaderingen – op een bepaald moment – over je concurrenten wordt gesproken. Misschien bespreek je ook wel eens de belangrijkste trends in de sector vanuit het perspectief van je klanten. Na een paar maanden levert dat een schat aan nuttige gegevens op die je gemakkelijk voor andere doeleinden kunt gebruiken: bijvoorbeeld om je marketingstrategie en communicatie op te baseren. Of om interessante posts of artikelen te schrijven die je doelgroep op LinkedIn aanspreken.
Een app om notities te maken: Voor veelzijdig notuleren
Ik noemde Microsoft OneNote in de inleiding. Ik gebruik het niet meer en ik vond het niet zo gebruiksvriendelijk als een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma. Maar ik herinner me één ding dat vaak bijzonder nuttig was: Multimedia integratie.
Met notitie-apps kun je tekst, afbeeldingen, geluidsopnames en zelfs handgeschreven notities toevoegen . Dat is superhandig als de zaken die tijdens een vergadering worden besproken bijzonder technisch of complex worden. Naast de traditionele hulpmiddelen kun je ook overwegen om AI te gebruiken die audio kan transcriberen, wat het proces van het documenteren van mondelinge discussies kan stroomlijnen en ervoor kan zorgen dat er geen details worden gemist. Deze technologie kan automatisch een transcriptie van je vergadering genereren, die vervolgens kan worden bewerkt en geformatteerd volgens je template voor notulen.
3 gratis templates voor notulen om te downloaden
Om je een duwtje in de rug te geven bij het maken van betere notities, heb ik templates voor notulen opgesteld in twee van de formaten die ik zojuist heb besproken. Ik heb momenteel geen OneNote-licentie, maar de opbouw zou daar hetzelfde zijn als bij een tekstverwerkingsprogramma.
Beschouw deze downloadbare documenten niet als definitieve templates. Pas ze aan zodat ze aansluiten bij jouw maniervan notities maken, jouw logica en de context. Hier volgen enkele tips voor het effectief aanpassen ervan:
1. Denk na over je schrijfstijl
Bedenk hoe u van nature aantekeningen maakt en pas jouw template aan deze stijl aan. Als u informatie beter verwerkt door min of meer letterlijk op te schrijven wat er wordt gezegd, laat dan voldoende ruimte over om te schrijven.
Als je tegen dat instinct in wilt gaan, maak dan een lijst met opsommingstekens of structureer je template met meer tussenkopjes, zodat je gedwongen wordt om beknopter te zijn.
2. Geef prioriteit aan informatie die voor jou belangrijk is
Bepaal welke soorten informatie voor u het belangrijkst zijn in jouw functie. Pas het template aan om deze punten extra te benadrukken.
Als je bijvoorbeeld een projectmanager bent en het bijhouden van deadlines cruciaal is, maak dan een prominente sectie voor vervaldatums en follow-ups, in plaats van ze in te voegen (en te markeren in de notities).
Als jouw notulen vaak worden gedeeld, maar u ook zaken noteert die u liever voor jezelf houdt, kunt u overwegen een harde pagina-einde in te voegen om vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke notulen van elkaar te scheiden en alinea-opmaakstijlen te gebruiken om eenvoudig tussen beide (en andere secties in jouw template) te schakelen. In Excel of OneNote kun je met aparte tabbladen werken om vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke notities gescheiden te houden.
Als je achteraf dingen deelt, hoef je niet alles te scannen om er zeker van te zijn dat je informatie hebt ingesloten die je liever voor jezelf houdt.
3. Maak een persoonlijke legenda
Stel een persoonlijke legenda op voor jouw template voor notulen. Deze kan symbolen, afkortingen of kleurcodes bevatten die u consequent gebruikt.
Met een gestandaardiseerde set notities kun je snel aantekeningen maken en zorgen voor consistentie tijdens verschillende vergaderingen.
4. Neem een "reflectiegedeelte" op
Het doel hiervan is om je eigen deelname aan vergaderingen in het algemeen te verbeteren. Je kunt aan het einde van je template een paragraaf toevoegen om jezelf ertoe aan te zetten er elke keer over na te denken.
Wanneer je na de vergadering de laatste hand legt aan je notities - wanneer alles nog top-of-mind is - noteer je gewoon wat goed ging, wat beter kan en andere persoonlijke inzichten. Het spreekt voor zich dat dit ook een niet-gedeelde sectie is.
5. Voorzie een "creativiteitssectie
Menselijke creativiteit neemt toe wanneer we met anderen samenwerken (en erover nadenken). Maar veel vergaderingen zijn niet bedoeld om creatief te brainstormen. Toch is het jammer om het zaadje van een geweldig idee te laten opdrogen, gewoon omdat de vergadering over droge cijfers ging.
Sta jezelf toe om een soort passief brainstormgedeelte op te nemen in je notulen. Het mag natuurlijk niet zo prominent aanwezig zijn dat het je aandacht afleidt van al het andere. Een eenvoudige vorm van mindmapping is de beste manier.
De nadruk moet liggen op het koppelen van concepten, beginnend bij een centraal knooppunt, van waaruit u verder uitwerkt. Nogmaals: om te schakelen tussen jouw creatieve gedeelte en andere gedeelten van jouw document, moet u ervoor zorgen dat u alinea-opmaakstijlen toepast.
Mis ik nog goede werkwijzen?
Het is grappig hoe de hersenen werken, nietwaar? Ik merk dat veel van mijn collega's heel anders notuleren dan ik. Misschien heb jij een paar manieren die je met mij kunt delen? Ik hoor ze graag.
Afgezien van alle tips en trucs zijn er in principe drie belangrijke aspecten die u onder de knie moet krijgen om de best mogelijke template voor notulen van vergaderingen voor jezelf te ontwikkelen:
Hoe automatiseer je het proces van je notulen
Met andere woorden: Vergadernotulen gaan over veel meer dan de vergaderingen zelf. In zekere zin zouden vergaderingen zonder notulen net zo goed niet hebben plaatsgevonden.
Om het extra werk te minimaliseren - bovenop het aanwezig zijn bij vergaderingen, wat tijd en energie kost - zijn er een paar tools om deze verschillende gebieden te automatiseren.
Een enquête vóór de vergadering gebruiken
Het is één ding om te voorspellen hoe vergaderingen zullen verlopen en je template voor notulen daarop af te stemmen, als je al vaak aan soortgelijke vergaderingen hebt deelgenomen. Maar niet iedereen heeft die ervaring.
Of misschien ben je een bedrijfsconsultant die eenvoudigweg zeer uiteenlopende klanten en prospects ontmoet, of een professional die klassikale sessies houdt met een breed publiek. In dergelijke gevallen zal de kwaliteit van het resultaat van de vergadering - inclusief je aantekeningen - sterk afhangen van hoe goed je in staat bent om je in te leven in je deelnemers.
Met een goed ontworpen vooronderzoek kun je peilen naar de prioriteitsonderwerpen van mensen, hun kennisniveau over relevante onderwerpen, hun eigen wensen en verwachtingen voor de vergadering en zelfs de ideale discussievorm of duur van de vergadering.
Als je een volledig evenement organiseert - zoals een gemeenschapsbijeenkomst - kan een vooronderzoek ook een hulpmiddel zijn om de deelnemers op te warmen en bij het evenement te betrekken.
Opnametools gebruiken om bepaalde taken na een vergadering te automatiseren
Audio- en video-opnamen zijn de meest efficiënte manier om elk detail van een vergadering vast te leggen. En natuurlijk is het met de huidige digitale technologie perfect mogelijk om hele vergaderingen "op band" vast te leggen.
Nu geven opnames jou of iemand anders een 100% accurate beschrijvende weergave na de vergadering. Dat is geweldig. Maar ze helpen je niet om je beter voor te bereiden of om informatie sneller te verwerken. Tenzij je er natuurlijk AI bij haalt. In dit artikel over AI-tools voor verschillende soorten consultants bespreken we bijvoorbeeld hoe Gong, een tool die ons verkoopteam bij Pointerpro gebruikt, ons helpt bij het analyseren van ontdekkingsgesprekken met potentiële gebruikers van onze software.
AI tools zoals Gong identificeren automatisch verschillende sprekers, wat helpt om bij te houden wie wat zei tijdens de vergadering, een transcript bij te houden, sentiment te analyseren, belangrijke secties of volgende stappen die werden besproken te markeren, enzovoort. Dit zijn allemaal dingen die je helpen bij het organiseren en daadwerkelijk aanzetten tot de noodzakelijke follow-up na een vergadering.
Digitale evaluaties gebruiken om van pre-meeting tot post-meeting te automatiseren
Met een veelzijdige beoordelingstool kunt u het idee van een enquête voorafgaand aan de vergadering nog veel verder uitbouwen. Wat als u – naast die enquête voorafgaand aan de vergadering – gewoon jouw eigen template voor notulen zou maken met een beoordelingstool?
Er zijn drie cruciale voordelen aan, intra- enpost-meeting:
- U hoeft zich geen zorgen te maken over het aanhouden van jouw vooraf vastgestelde structuur voor notulen. De vragenlijstvorm van jouw evaluatie zorgt ervoor dat u zich aan het plan houdt. U kunt nog steeds velden toevoegen voor vrije aantekeningen wanneer de discussie een andere wending neemt.
- Door de evaluatie op het scherm te zetten, kun je de aanwezigen veel makkelijker betrekken en mensen een formele consensus laten uitspreken.
- Het laatste cruciale voordeel is niet met elke beoordelingstool mogelijk. Maar als u wel een beoordelingstool hebt waarmee u op basis van de antwoorden grafieken, feedback en actiepunten in PDF-rapporten kunt genereren, kunt u in feite automatisch stappenplannen en draaiboeken opstellen.
Jouw volgende managementvergadering zou wel eens een volwaardige zelfevaluatie van het management kunnen zijn.
Dit alles is natuurlijk erg efficiënt voor u, maar bovendien zult u indruk maken op stakeholders – vooral als het klanten betreft. Het is onwaarschijnlijk dat zij elders deze snelheid en kwaliteit van levering zullen ervaren.
Boek een kennismakingsgesprek om te beginnen met het automatiseren van vergaderintakes
Als je meer wilt weten over het gebruik van Pointerpro's assessment platform om de manier waarop je vergaderingen en notulen voorbereidt en verwerkt te verbeteren, neem dan contact op met Matt, Anna, Dries of Stacy - mijn vier collega's. Ze zullen je laten nadenken over de manier waarop je vergaderingen, klantintakes en follow-up in het algemeen aanpakt. De discussie is de moeite waard!
Maak indruk op potentiële klanten met door Pointerpro gegenereerde geautomatiseerde rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door mijzelf gepresenteerd.
“We gebruiken Pointerpro voor allerlei soorten enquêtes en assessments binnen ons wereldwijde bedrijf, en onze medewerkers zijn erg te spreken over het gebruiksgemak en de flexibele rapportagemogelijkheden.”
Directeur bij Alere
“Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren vanwege het gebruiksgemak. Iedereen zonder programmeerervaring kan snel aan de slag om geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten te maken.”
CFO & COO bij Egg Science
“Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit.”
Account Director bij Reed Talent Solutions
“Het is een groot voordeel dat er formules zijn en dat je echt een grondige analyse kunt uitvoeren. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je op zoek bent naar zoiets, is het echt fijn om met Pointerpro te werken.”
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Wilt u meer weten?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Jeroen De Rore
Als creatief tekstschrijver bij Pointerpro denkt en schrijft Jeroen over de uitdagingen waarmee professionele dienstverleners te maken krijgen. Hij is een tech-optimist met een voorliefde voor nostalgie en het vertellen van verhalen.