Nog niet zo lang geleden was het mijn gewoonte om vergadernotulen op papier te maken. Totdat ik ging werken voor een IT-adviesbureau dat volledig op Microsoft 365 draaide. De standaardprocedure was om alles direct te centraliseren in OneNote. We hadden zelfs een template. Desondanks herinner ik me dat ik mijn manager belde na een van mijn eerste intakegesprekken met een klant - nogal in paniek: "Ik heb geen idee wat ik het afgelopen uur heb besproken!"
Wat is er gebeurd? Ik was te gefocust op het nauwgezet volgen van een notitiestructuur die niet strookte met hoe mijn hersenen in elkaar zitten. Dus mijn brein verbrak de verbinding. En mijn notities waren nutteloos. Dit artikel zal je die schaamte besparen:
Notulen van vergaderingen zijn schriftelijke verslagen die de discussies tijdens een vergadering documenteren. Ze kunnen gebruikt worden als naslagwerk, maar vaak is het ook de bedoeling om de notulen te delen. Op die manier hebben zowel aanwezigen als mensen die de vergadering niet konden bijwonen een toekomstig naslagwerk.
Hoe gedetailleerd moeten notulen zijn?
Notulen zijn niet bedoeld om uitputtend te zijn. Ze moeten ter zake komen. Enkele voor de hand liggende punten die op de eerste pagina moeten staan:
- De vergaderdatum
- De namen (en organisaties/functies) van de aanwezigen
- Het doel van de vergadering (wat moet er bereikt worden?)
- De agendapunten
- Een referentie van het project waar de vergadering betrekking op heeft
- Links naar eerdere gerelateerde vergadernotulen en andere gerelateerde bronnen
Het belangrijkste aandachtspunt van vergadernotulen is echter het samenvatten van nieuwe informatie:
- Kwesties die aan de orde zijn gesteld
- Resoluties en onopgeloste kwesties
- Taken toewijzen
- Mensen die moeten worden toegevoegd
Persoonlijk ben ik een voorstander van het toevoegen van RACI-diagrammen aan vergadernotulen (en ook van het weergeven ervan op een scherm aan het begin van een vergadering).
Waarom? Omdat mensen tijdens vergaderingen de neiging hebben om verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden door elkaar te halen. Het is dus een handig geheugensteuntje. Ofwel is het RACI-diagram al bekend, ofwel kan een vergadering de ideale gelegenheid zijn om de zaken samen op een rijtje te zetten.
1. Kom voorbereid
Dit is eigenlijk een richtlijn voor vergaderingen in het algemeen, maar het is nog crucialer als je notities maakt waar jij of anderen later echt op rekenen. Er gebeurt veel tijdens een vergadering en het kan een uitdaging zijn om alles bij te houden zonder voorafgaande voorbereiding.
Bekijk de agenda en open alle relevante documenten of programma's op je computer. Zo weet je zeker dat je klaar bent om belangrijke details vast te leggen. Je kunt zelfs een bovenste gedeelte voorzien met wat aantekeningen voorafgaand aan de vergadering om je te helpen gefocust te blijven op je persoonlijke doelstellingen tijdens de vergadering: Vragen die je echt niet mag vergeten te stellen, dingen waarover je iedereen moet informeren. Dat soort dingen.
2. Deel je notities op het scherm (indien mogelijk)
Deel tijdens de vergadering je notities op een scherm zodat iedereen ze kan zien. Op die manier zorg je voor transparantie en geef je de aanwezigen de kans om eventuele onnauwkeurigheden ter plekke te corrigeren.
Het houdt ook iedereen op één lijn en betrokken bij het notuleren. Daardoor hoef je je minder te haasten om bij te blijven.
3. Volg een consistente, gestandaardiseerde structuur
In principe betekent dit: ontwikkel je eigen template voor notulen. Op die manier trainen je hersenen zichzelf om de relevante stukken eruit te pikken uit de golven van informatie die rondgaan tijdens de vergaderingen die je bijwoont.
Als je eenmaal de structuur hebt gevonden die voor jou het beste werkt, aarzel dan niet om je template van tevoren te delen met de deelnemers aan de vergadering.
Laat het ze gewoon weten: "Ter informatie, ik zal aantekeningen maken en hier is de structuur waarin ik ze zal gieten." Op die manier zorg je ervoor dat mensen rekening houden met je structuur en maak je je taak makkelijker. En vergeet niet om ze altijd door te lezen tijdens de volgende vergadering, want volgens Robert's Rules of Order is het doornemen en goedkeuren van eerdere notulen een van de belangrijke stappen die je moet volgen voor een effectieve vergadering.
4. Objectief schrijven
Zorg er bij het maken van aantekeningen voor dat je neutraal en onbevooroordeeld blijft. Concentreer je op het vastleggen van feiten, beslissingen en actiepunten zonder persoonlijke meningen of interpretaties toe te voegen (het is moeilijker dan je denkt). Je notities zullen niet alleen professioneler zijn. Ze zullen ook nauwkeuriger zijn.
Eén technische tip om dit te bereiken: Gebruik precieze en feitelijke taal. Schrijf niet: "John wil snijden in het budget omdat hij vindt dat er te veel wordt uitgegeven op afdeling X." Het is niet aan jou om aan te nemen wat John echt wil of voelt, tenzij hij dat heel expliciet zegt.
Zeg liever zoiets als: "John Lingard heeft vastgesteld dat er te veel wordt uitgegeven op afdeling X. Hij stelt voor om het budget met 10% te verlagen. Moet worden gevalideerd door Stacy."
Om nog feitelijker te zijn en jezelf te weerhouden van het manipuleren van de werkelijkheid met tone-of-voice of specifieke woordenschat, zou ik ook aanraden om zoveel mogelijk opsommingstekens te gebruiken. Zoiets als dit, bijvoorbeeld:
5. Beoordelen en zo snel mogelijk afronden
Bekijk je notities na de vergadering snel terwijl de informatie nog vers in je geheugen zit. Maak er zelfs tijd voor vrij in je agenda - al is het maar tien of vijftien minuten. Zorg ervoor dat alle belangrijke punten, beslissingen en actiepunten nauwkeurig zijn vastgelegd.
Als er hiaten zijn, is dit het juiste moment om anderen te vragen jou aan te vullen. Schaam je daar niet voor. Dit is geen schande. Mensen zullen respecteren dat je nauwkeurig probeert te zijn en je verantwoordelijkheid neemt.
Verspreid de definitieve notulen zo snel mogelijk naar alle deelnemers om de vaart erin te houden en verantwoording af te leggen.
Mis ik nog goede werkwijzen?
Het is grappig hoe de hersenen werken, nietwaar? Ik merk dat veel van mijn collega's heel anders notuleren dan ik. Misschien heb jij een paar manieren die je met mij kunt delen? Ik hoor ze graag.
Een tekstverwerkingsprogramma: Voor elke vergadering
Het is duidelijk dat een tool als Microsoft Word of Googe Doc je kan helpen bij het schrijven van effectieve notulen. Ik vermoed dat iedereen die dit leest bekend is met de mogelijkheden, dus ik zal hier niet in detail treden.
Er is slechts één punt dat ik wil maken: Deze tools zijn super handig en flexibel. Je kunt in principe alles opmaken zoals jij dat wilt. Geweldig, maar pas op voor de valkuil dat je daardoor je consistentie verliest.
Als je bijvoorbeeld een consultant bent die tientallen klanten per maand ontmoet, is het veel minder efficiënt om notities achteraf te verwerken als je je niet aan dezelfde lay-out en structuur houdt .
In mijn aantekeningen voor vergaderingen markeer ik persoonlijke to-do's in het geel en to-do's van anderen in het blauw. Als ik een to-do heb afgehandeld, markeer ik het daarna in het groen.
Een hulpmiddel voor spreadsheets: Voor het beter vasthouden en hergebruiken van kennis
Als je denkt dat Excel of Google Sheets ongebruikelijke hulpmiddelen zijn voor het maken van notulen, dan heb je gelijk. Mensen hebben de neiging om ze helemaal te negeren voor dat doel. Maar luister even met me mee.
Spreadsheets hebben een paar grote voordelen. Hun lay-out is van nature gestructureerd - wat je niet alleen dwingt om je notulen consistent te houden. Het maakt het ook veel gemakkelijker om informatie te centraliseren in een database (zoals een CRM) die je gebruikt.
Stel je eens voor dat jij die consultant bent die elke maand tientallen prospects of klanten bezoekt. En stel je voor dat in al deze ontmoetingen - op een bepaald moment - je concurrenten worden besproken. Misschien hebt u ook de neiging om de belangrijkste trends in de sector te bespreken vanuit het oogpunt van jouw klanten. Na een paar maanden zijn dat een heleboel nuttige gegevens die je gemakkelijk kunt hergebruiken: om je marketingstrategie en communicatie te onderbouwen, bijvoorbeeld. Of om interessante posts of artikels te schrijven die je doelpubliek aanspreken op LinkedIn.
Een app om notities te maken: Voor veelzijdig notuleren
Ik noemde Microsoft OneNote in de inleiding. Ik gebruik het niet meer en ik vond het niet zo gebruiksvriendelijk als een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma. Maar ik herinner me één ding dat vaak bijzonder nuttig was: Multimedia integratie.
Met notitie-apps kun je tekst, afbeeldingen, geluidsopnames en zelfs handgeschreven notities toevoegen . Dat is superhandig als de zaken die tijdens een vergadering worden besproken bijzonder technisch of complex worden. Naast de traditionele hulpmiddelen kun je ook overwegen om AI te gebruiken die audio kan transcriberen, wat het proces van het documenteren van mondelinge discussies kan stroomlijnen en ervoor kan zorgen dat er geen details worden gemist. Deze technologie kan automatisch een transcriptie van je vergadering genereren, die vervolgens kan worden bewerkt en geformatteerd volgens je template voor notulen.
3 gratis templates voor notulen om te downloaden
Om je een duwtje in de goede richting te geven, heb ik templates voor notulen gemaakt in twee van de formaten die ik net heb besproken. Ik heb op dit moment geen OneNote licentie, maar de structuur komt op hetzelfde neer als bij een tekstverwerkingsprogramma.
Beschouw deze downloadbare templates niet als jouw definitieve templates. Bewerk ze zodat ze passen bij jouw temperament, logica en contextvoor het maken van notulen. Hier zijn een paar tips om ze effectief aan te passen:
1. Denk na over jouw schrijfstijl
Bedenk hoe jij van nature aantekeningen maakt en pas je template daarop aan. Als je informatie beter verwerkt door min of meer te transcriberen wat er gezegd wordt, laat dan voldoende ruimte over om te schrijven.
Als je tegen dat instinct in wilt gaan, maak dan opsommingstekens of structureer je template met meer titels ertussen, zodat je beknopter wordt.
2. Geef prioriteit aan informatie die voor jou belangrijk is
Bepaal welke soorten informatie voor jou, in jouw rol, het belangrijkst zijn. Pas de template aan om deze gebieden te benadrukken.
Als je bijvoorbeeld een projectmanager bent en het bijhouden van deadlines cruciaal is, maak dan een prominente sectie voor vervaldatums en follow-ups, in plaats van ze in te voegen (en te markeren in de notities).
Als je vergadernotities vaak gedeeld worden, maar je schrijft ook dingen op die je liever voor jezelf houdt, overweeg dan een harde pagina-einde om vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke notities te scheiden en gebruik paragraafstijlen om gemakkelijk tussen de twee (en andere secties in je template) te schakelen. In Excel of OneNote kun je met aparte tabbladen werken om vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke notities gescheiden te houden.
Als je achteraf dingen deelt, hoef je niet alles te scannen om er zeker van te zijn dat je informatie hebt ingesloten die je liever voor jezelf houdt.
3. Maak een persoonlijke legenda
Ontwikkel een persoonlijke legenda voor je template voor notulen. Deze kan symbolen, afkortingen of kleurcodes bevatten die je consequent gebruikt.
Met een gestandaardiseerde set notities kun je snel aantekeningen maken en zorgen voor consistentie tijdens verschillende vergaderingen.
4. Neem een "reflectiegedeelte" op
Het doel hiervan is om je eigen vergaderdeelname in het algemeen te verbeteren. Je zou een sectie kunnen toevoegen aan het einde van je template om jezelf te dwingen er elke keer over na te denken.
Wanneer je na de vergadering de laatste hand legt aan je notities - wanneer alles nog top-of-mind is - noteer je gewoon wat goed ging, wat beter kan en andere persoonlijke inzichten. Het spreekt voor zich dat dit ook een niet-gedeelde sectie is.
5. Voorzie een "creativiteitssectie
Menselijke creativiteit neemt toe wanneer we met anderen samenwerken (en erover nadenken). Maar veel vergaderingen zijn niet bedoeld om creatief te brainstormen. Toch is het jammer om het zaadje van een geweldig idee te laten opdrogen, gewoon omdat de vergadering over droge cijfers ging.
Sta jezelf toe om een soort passief brainstormgedeelte op te nemen in je notulen. Het mag natuurlijk niet zo prominent aanwezig zijn dat het je aandacht afleidt van al het andere. Een eenvoudige vorm van mindmapping is de beste manier.
De focus moet liggen op het associëren van concepten, beginnend bij een centraal knooppunt, waarop je verder bouwt. Nogmaals, om te schakelen tussen jouw creatieve gedeelte en andere delen van jouw document, moet u paragraafstijlen toepassen.
Mis ik nog goede werkwijzen?
Het is grappig hoe de hersenen werken, nietwaar? Ik merk dat veel van mijn collega's heel anders notuleren dan ik. Misschien heb jij een paar manieren die je met mij kunt delen? Ik hoor ze graag.
Alle tips en trucs daargelaten, om het best mogelijke template voor vergadernotulen voor jezelf te ontwikkelen, zijn er in principe drie belangrijke gebieden die je moet beheersen:
Hoe automatiseer je het proces van je notulen
Met andere woorden: Vergadernotulen gaan over veel meer dan de vergaderingen zelf. In zekere zin zouden vergaderingen zonder notulen net zo goed niet hebben plaatsgevonden.
Om het extra werk te minimaliseren - bovenop het aanwezig zijn bij vergaderingen, wat tijd en energie kost - zijn er een paar tools om deze verschillende gebieden te automatiseren.
Een enquête vóór de vergadering gebruiken
Het is één ding om te voorspellen hoe vergaderingen zullen verlopen en om je template voor notulen daarop af te stemmen als je steeds weer aan hetzelfde soort vergaderingen hebt deelgenomen. Maar niet iedereen heeft die ervaring.
Of misschien ben je een bedrijfsconsultant die eenvoudigweg zeer uiteenlopende klanten en prospects ontmoet, of een professional die klassikale sessies houdt met een breed publiek. In dergelijke gevallen zal de kwaliteit van het resultaat van de vergadering - inclusief je aantekeningen - sterk afhangen van hoe goed je in staat bent om je in te leven in je deelnemers.
Met een goed ontworpen vooronderzoek kun je peilen naar de prioriteitsonderwerpen van mensen, hun kennisniveau over relevante onderwerpen, hun eigen wensen en verwachtingen voor de vergadering en zelfs de ideale discussievorm of duur van de vergadering.
Als je een volledig evenement organiseert - zoals een gemeenschapsbijeenkomst - kan een vooronderzoek ook een hulpmiddel zijn om de deelnemers op te warmen en bij het evenement te betrekken.
Opnametools gebruiken om bepaalde taken na een vergadering te automatiseren
Audio- en video-opnamen zijn de meest efficiënte manier om elk detail van een vergadering vast te leggen. En natuurlijk is het met de huidige digitale technologie perfect mogelijk om hele vergaderingen "op band" vast te leggen.
Nu geven opnames jou of iemand anders een 100% accurate beschrijvende weergave na de vergadering. Dat is geweldig. Maar ze helpen je niet om je beter voor te bereiden of om informatie sneller te verwerken. Tenzij je er natuurlijk AI bij haalt. In dit artikel over AI-tools voor verschillende soorten consultants bespreken we bijvoorbeeld hoe Gong, een tool die ons verkoopteam bij Pointerpro gebruikt, ons helpt bij het analyseren van ontdekkingsgesprekken met potentiële gebruikers van onze software.
AI tools zoals Gong identificeren automatisch verschillende sprekers, wat helpt om bij te houden wie wat zei tijdens de vergadering, een transcript bij te houden, sentiment te analyseren, belangrijke secties of volgende stappen die werden besproken te markeren, enzovoort. Dit zijn allemaal dingen die je helpen bij het organiseren en daadwerkelijk aanzetten tot de noodzakelijke follow-up na een vergadering.
Digitale evaluaties gebruiken om van pre-meeting tot post-meeting te automatiseren
Met een veelzijdige beoordelingstool kun je nog veel verder gaan dan het idee van een vooronderzoek voor de voorbereiding van een vergadering. Wat als je - bovenop die enquête voorafgaand aan de vergadering - gewoon je eigen template voor vergaderingsnotulen zou maken met een beoordelingstool?
Er zijn drie cruciale voordelen aan, intra- enpost-meeting:
- Je hoeft je geen zorgen te maken of je je wel aan de vooraf gedefinieerde structuur van je notulen moet houden. De vragenlijstindeling van je assessment dwingt je om je aan het plan te houden. Je kunt nog steeds velden integreren voor het maken van aantekeningen als de discussie op een zijspoor belandt.
- Door de evaluatie op het scherm te zetten, kun je de aanwezigen veel makkelijker betrekken en mensen een formele consensus laten uitspreken.
- Het laatste cruciale voordeel is niet mogelijk met elk beoordelingsinstrument. Maar als je een assessment tool hebt waarmee je grafieken, feedback en actiepunten in PDF-rapporten kunt genereren op basis van reacties, dan ben je in principe in staat om roadmaps en playbooks op de automatische piloot te produceren.
Je volgende managementvergadering kan een volledige zelfevaluatie van het management zijn.
Dit is natuurlijk allemaal heel efficiënt voor jou, maar bovendien maak je indruk op stakeholders - vooral als dat klanten zijn. Het is onwaarschijnlijk dat ze elders deze snelheid en kwaliteit van levering zullen ervaren.
Boek een kennismakingsgesprek om te beginnen met het automatiseren van vergaderintakes
Als je meer wilt weten over het gebruik van Pointerpro's assessment platform om de manier waarop je vergaderingen en notulen voorbereidt en verwerkt te verbeteren, neem dan contact op met Matt, Anna, Dries of Stacy - mijn vier collega's. Ze zullen je laten nadenken over de manier waarop je vergaderingen, klantintakes en follow-up in het algemeen aanpakt. De discussie is de moeite waard!
Laat prospects versteld staan met geautomatiseerde Pointepro-rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door mijzelf gebracht.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Jeroen De Rore
Als Creative Copywriter bij Pointerpro denkt en schrijft Jeroen over de uitdagingen die professionele dienstverleners op hun pad tegenkomen. Hij is een tech-optimist met een voorliefde voor nostalgie en storytelling.