Il n'y a pas si longtemps, j'avais l'habitude de prendre des notes de réunion sur papier. Jusqu'à ce que je commence à travailler pour une société de conseil en informatique qui était entièrement tournée vers Microsoft 365. La procédure standard consistait à tout centraliser directement sur OneNote. Nous avions même un modèle. Néanmoins, je me souviens avoir appelé mon responsable après l'une de mes premières réunions d'accueil avec un client - plutôt paniqué : "Je n'ai aucune idée de ce dont j'ai discuté pendant l'heure qui vient de s'écouler !
Que s'est-il passé ? J'étais trop concentré sur le suivi méticuleux d'une structure de prise de notes incompatible avec le fonctionnement de mon cerveau. Mon cerveau s'est donc déconnecté. Et mes notes étaient inutiles. Cet article vous évitera cet embarras :
- Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?
- Comment rédiger un compte rendu de réunion
- Outils pour rédiger un compte rendu de réunion
- Modèles de procès-verbaux de réunion téléchargeables
- Comment modifier votre propre modèle de compte rendu de réunion
- Comment automatiser le processus de rédaction des comptes rendus de réunion
Les comptes rendus de réunion sont des documents écrits qui rendent compte des discussions qui ont eu lieu lors d'une réunion. Il peut être utilisé comme référence personnelle ultérieure, mais l'objectif est souvent de partager les notes de la réunion. Ainsi, les participants et les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion peuvent s'y référer ultérieurement.
Dans quelle mesure le compte rendu d'une réunion doit-il être détaillé ?
Les notes de réunion ne sont pas censées être exhaustives. Il doit aller à l'essentiel. Quelques points évidents à inclure sur la première page :
- La date de la réunion
- Les noms (et les organisations/fonctions) des participants
- L'objectif de la réunion (qu'est-ce qui doit être réalisé ?)
- Les points de l'ordre du jour
- Une référence au projet sur lequel porte la réunion
- Liens vers des notes de réunion antérieures et d'autres ressources connexes
Cependant, le point le plus important des notes de réunion est de résumer les nouvelles informations:
- Questions soulevées
- Résolutions et questions non résolues
- Attribution des tâches
- Personnes à ajouter dans la boucle
Personnellement, je suis partisan d'ajouter des tableaux RACI aux notes de réunion (et de les afficher à l'écran au début de la réunion).
Pourquoi ce modèle ? Parce qu'au cours d'une réunion, les participants ont tendance à confondre les responsabilités et les obligations de rendre compte. Il s'agit donc d'un rappel utile. Soit le tableau RACI est déjà connu, soit une réunion peut être l'occasion idéale de mettre les choses au clair ensemble.
1. Arrivez préparé
Il s'agit en fait d'une ligne de conduite pour les réunions en général, mais elle est encore plus cruciale si vous prenez des notes de réunion qui vous seront très utiles, à vous ou à d'autres personnes, par la suite. Il se passe beaucoup de choses au cours d'une réunion et il peut être difficile de tout suivre sans préparation préalable.
Passez en revue l'ordre du jour et ouvrez tous les documents ou programmes pertinents sur votre ordinateur. Cela vous permettra de vous assurer que vous êtes prêt à saisir les détails importants. Vous pouvez même prévoir une section supérieure avec des notes préalables à la réunion pour vous aider à rester concentré sur vos objectifs personnels au cours de la réunion : Les questions que vous ne pouvez pas oublier de poser, les choses dont vous devez informer tout le monde. Des choses comme ça.
2. Partagez vos notes à l'écran (si possible)
Pendant la réunion, affichez vos notes sur un écran pour que tout le monde puisse les voir. Vous assurez ainsi la transparence et permettez aux participants de corriger toute inexactitude sur-le-champ.
Il permet également à chacun de s'aligner sur le processus de prise de notes et de s' y impliquer. Par conséquent, vous n'aurez pas à vous presser autant pour suivre le rythme.
3. Suivre une structure cohérente et standardisée
Cela signifie que vous devez élaborer votre propre modèle de compte rendu de réunion, afin que votre cerveau s'entraîne à extraire les éléments pertinents des vagues d'informations qui déferlent sur vous lors des réunions auxquelles vous assistez.
Une fois que vous avez trouvé la structure qui vous convient le mieux, n'hésitez pas à partager votre modèle à l 'avance avec les participants à la réunion.
Faites-leur simplement savoir : "Pour votre information, je vais prendre des notes et voici la structure dans laquelle je vais les verser." Et n'oubliez pas de les relire lors de la prochaine réunion, car selon les Robert's Rules of Order, l'examen et l'approbation des procès-verbaux précédents est l'une des étapes importantes à suivre pour que la réunion soit efficace.
4. Rédiger objectivement
Lorsque vous prenez des notes, veillez à rester neutre et impartial : concentrez-vous sur les faits, les décisions et les mesures à prendre, sans insérer d'opinions ou d'interprétations personnelles (c'est plus difficile qu'on ne le pense). Vos notes ne seront pas seulement plus professionnelles. Elles seront également plus précises.
Un conseil technique pour y parvenir : Utilisez un langage précis et factuel. N'écrivez pas "Jean veut réduire le budget parce qu'il estime que le département X dépense trop". Ce n'est pas à vous de supposer ce que Jean veut ou ressent réellement, à moins qu'il ne le dise très explicitement.
Il est préférable de dire quelque chose comme : "John Lingard a identifié des dépenses excessives dans le département X. Il suggère une réduction de 10% du budget, à valider par Stacy . À valider par Stacy".
Pour être encore plus factuel et vous empêcher de manipuler la réalité des choses avec un ton de voix ou un vocabulaire spécifique, je suggérerais également d'utiliser des puces autant que possible. Quelque chose comme ceci, par exemple :
5. Réviser et finaliser au plus vite
Après la réunion, relisez rapidement vos notes pendant que l'information est encore fraîche dans votre esprit. En fait, prévoyez du temps pour cela dans votre ordre du jour - ne serait-ce que dix ou quinze minutes. Veillez à ce que tous les points clés, les décisions et les mesures à prendre soient correctement consignés.
S'il y a des lacunes, c 'est le bon moment pour demander à d'autres personnes de vous aider. Ne vous sentez pas gêné. Il n'y a pas de honte à avoir. Les gens respecteront le fait que vous essayez d'être précis et que vous prenez vos responsabilités.
Distribuez le procès-verbal finalisé à tous les participants dès que possible pour maintenir l'élan et la responsabilité.
Ai-je oublié des pratiques exemplaires ?
C'est drôle comme le cerveau fonctionne, n'est-ce pas ? Je remarque que beaucoup de mes collègues prennent des notes très différemment de moi. Peut-être avez-vous des pratiques à partager avec moi ? J'aimerais beaucoup les connaître.
Un outil de traitement de texte : Pour toute occasion de réunion
Il est évident qu'un outil comme Microsoft Word ou Google Doc a ce qu'il faut pour vous aider à rédiger des notes de réunion efficaces. Je suppose que tous ceux qui lisent ces lignes connaissent déjà les fonctionnalités de ces outils, et je n'entrerai donc pas dans les détails.
Il y a juste un point que j'aimerais souligner : Ces outils sont extrêmement utiles et flexibles. Vous pouvez en fait mettre les choses en forme comme vous le souhaitez. C'est très bien, mais il faut se méfier de l'écueil de la perte de cohérence qui en découle.
Par exemple, si vous êtes un consultant qui rencontre des dizaines de clients par mois, le fait de ne pas respecter la même mise en page et la même structure rend le traitement des notes beaucoup moins efficace par la suite.
Dans mes notes de réunion, j'ai pris l'habitude de marquer mes tâches personnelles en jaune et celles des autres en bleu. Lorsque je me suis occupé d'une tâche, je la marque ensuite en vert.
Un outil de feuille de calcul : Pour une meilleure rétention et réutilisation des connaissances
Si vous pensez qu'Excel ou Google Sheets sont des outils inhabituels pour la prise de notes, vous avez raison. Les gens ont tendance à les ignorer complètement à cette fin. Mais soyez indulgent avec moi pendant un instant.
Les feuilles de calcul présentent quelques grands avantages. Leur mise en page est structurée de manière innée , ce qui vous oblige non seulement à conserver une grande cohérence dans vos comptes rendus de réunion, mais aussi à les centraliser plus facilement. Il est également beaucoup plus facile de centraliser les informations dans une base de données (comme un système de gestion de la relation client) que vous pouvez utiliser.
Imaginez à nouveau que vous êtes ce consultant qui rend visite à des dizaines de prospects ou de clients chaque mois. Et imaginez qu'à l'occasion de toutes ces réunions, vos concurrents sont évoqués à un moment ou à un autre. Peut-être avez-vous également tendance à discuter des principales tendances du secteur du point de vue de vos clients. Au bout de quelques mois, cela représente un grand nombre de données utiles que vous pourriez facilement réutiliser : pour informer votre stratégie de marketing et de communication, par exemple. Ou pour rédiger des posts ou des articles intéressants qui s'adressent à votre public cible sur LinkedIn.
Une application de prise de notes : Pour une prise de notes polyvalente
J'ai mentionné Microsoft OneNote dans l'introduction. Je ne l'utilise plus, et je ne l'ai pas trouvé aussi convivial qu'un simple outil de traitement de texte. Mais je me souviens d'une chose qui était souvent particulièrement utile : L'intégration multimédia.
Les applications de prise de notes vous permettent d'inclure du texte, des images, des enregistrements audio et même des notes manuscrites, ce qui s'avère très pratique lorsque les sujets abordés lors d'une réunion sont particulièrement techniques ou complexes. En plus des outils traditionnels, envisagez d'utiliser une IA capable de transcrire les enregistrements audio, ce qui peut rationaliser le processus de documentation des discussions verbales et garantir qu'aucun détail n'est oublié. Cette technologie peut générer automatiquement une transcription textuelle de votre réunion, qui peut ensuite être éditée et formatée selon votre modèle de compte rendu de réunion.
3 modèles gratuits de compte rendu de réunion à télécharger
Pour vous aider à mieux prendre des notes, j'ai préparé des modèles de compte rendu de réunion dans deux des formats que je viens d'évoquer. Je ne dispose pas actuellement d'une licence OneNote, mais la structure serait la même que celle d'un outil de traitement de texte.
Ne considérez pas ces documents téléchargeables comme vos modèles définitifs, mais modifiez-les pour qu'ils correspondent à votre tempérament, à votre logique et à votre contexte deprise de notes. Voici quelques conseils pour une adaptation efficace :
1. Réfléchissez à votre style d'écriture
Réfléchissez à la manière dont vous prenez naturellement des notes et adaptez votre modèle à ce style. Si vous traitez mieux les informations en transcrivant plus ou moins ce qui est dit, laissez suffisamment d'espace pour écrire.
Si vous voulez aller à l'encontre de cet instinct, préparez des puces ou structurez votre modèle en intercalant des titres, ce qui vous obligera à être plus concis.
2. Donnez la priorité aux informations qui vous intéressent
Identifiez les types d'informations les plus importants pour vous, dans votre rôle. Personnalisez le modèle pour mettre en évidence ces éléments.
Par exemple, si vous êtes chef de projet et que le suivi des échéances est crucial, créez une section bien visible pour les dates d'échéance et les suivis, plutôt que de les insérer (et de les mettre en évidence dans les notes).
Si vos notes de réunion ont tendance à être partagées, mais que vous écrivez aussi des choses que vous préférez garder pour vous, envisagez un saut de page rigide pour séparer les notes confidentielles des notes non confidentielles et utilisez des styles de paragraphe pour passer facilement de l'une à l'autre (et à d'autres sections de votre modèle d'ailleurs). Dans Excel ou OneNote, vous pouvez utiliser des onglets distincts pour séparer les notes confidentielles des notes non confidentielles.
Lorsque vous partagerez vos documents par la suite, vous n'aurez pas besoin de tout parcourir pour vous assurer que vous avez laissé des éléments d'information que vous préférez garder pour vous.
3. Créer une légende personnelle
Créez une légende personnelle pour votre modèle de compte rendu de réunion. Elle peut inclure des symboles, des abréviations ou des codes de couleur que vous utilisez régulièrement.
En disposant d'un ensemble de notes standardisées, vous pouvez rapidement prendre des notes et assurer la cohérence entre les différentes réunions.
4. Incorporez une "section de réflexion"
L'objectif est d'améliorer votre participation aux réunions en général. Vous pouvez ajouter une section à la fin de votre modèle pour vous obliger à y réfléchir à chaque fois.
Lorsque vous finalisez vos notes après la réunion - lorsque tout est encore présent à l'esprit - vous notez simplement ce qui s'est bien passé, ce qui pourrait être amélioré et toute autre remarque personnelle. Il est évident qu'il s'agit d'une section non partagée.
5. Prévoir une "section créativité"
La créativité humaine a tendance à se renforcer lorsque nous interagissons avec les autres (et que nous y réfléchissons). Mais de nombreuses réunions ne sont pas destinées à un brainstorming créatif. Néanmoins, il est dommage de laisser la graine d'une grande idée se dessécher, simplement parce que la réunion portait sur des chiffres arides.
Autorisez-vous à intégrer une sorte de section de brainstorming passif dans votre compte rendu de réunion. Bien entendu, cette section ne doit pas être si importante qu'elle vous empêche de vous concentrer sur le reste. Une forme simple de mindmapping est la meilleure solution.
L'accent doit être mis sur l'association de concepts, à partir d'un nœud central, sur lequel vous vous développez. Là encore, pour passer de votre section créative à d'autres sections de votre document, veillez à appliquer des styles de paragraphe.
Ai-je oublié des pratiques exemplaires ?
C'est drôle comme le cerveau fonctionne, n'est-ce pas ? Je remarque que beaucoup de mes collègues prennent des notes très différemment de moi. Peut-être avez-vous des pratiques à partager avec moi ? J'aimerais beaucoup les connaître.
Tous les conseils et astuces mis à part, pour développer le meilleur modèle de compte rendu de réunion possible, il y a trois domaines clés que vous devez maîtriser :
Comment automatiser le processus de rédaction des comptes rendus de réunion
En d'autres termes : Les comptes rendus de réunion sont bien plus que les réunions elles-mêmes. D'une certaine manière, sans eux, les réunions pourraient tout aussi bien ne pas avoir eu lieu.
Pour minimiser le travail supplémentaire - en plus d'être présent aux réunions, ce qui prend du temps et de l'énergie - il existe quelques outils pour automatiser ces différents territoires.
Utiliser une enquête préalable à la réunion
Prévoir le déroulement d'une réunion et concevoir un modèle de compte rendu en conséquence, c'est une chose lorsque l'on a participé aux mêmes types de réunions à maintes reprises. Mais tout le monde n'a pas cette expérience.
Peut-être êtes-vous un consultant en entreprise qui rencontre simplement des clients et des prospects très divers, ou un professionnel qui organise des séances de cours avec un large public. Dans ce cas, la qualité du résultat de la réunion - y compris vos notes de réunion - dépendra fortement de votre capacité à "lire dans" vos participants.
Grâce à une enquête préalable bien conçue, vous pouvez évaluer les sujets prioritaires des participants, leur niveau de connaissance des sujets pertinents, leurs souhaits et leurs attentes par rapport à la réunion et même le format de discussion idéal ou la durée de la réunion.
Si vous organisez un événement de grande envergure, comme une manifestation communautaire, une enquête préalable peut également servir d'outil de conversation pour réchauffer les participants et les faire participer.
Utiliser des outils d'enregistrement pour automatiser certaines tâches post-réunion
L'enregistrement audio et vidéo est le moyen le plus efficace de capturer tous les détails d'une réunion. Bien entendu, grâce à la technologie numérique actuelle, il est tout à fait possible d'enregistrer des réunions entières.
Désormais, les enregistrements vous donnent, à vous ou à n'importe qui d'autre, unevision descriptive précise à 100 % après la réunion. C'est une excellente chose. Mais ils ne vous aident pas à mieux vous préparer, ni à traiter les informations plus rapidement. À moins que vous n'y ajoutiez l'IA, bien sûr. Dans cet article sur les outils d'IA pour différents types de consultants, nous expliquons par exemple comment Gong, un outil utilisé par l'équipe commerciale de Pointerpro, nous aide à analyser les appels de découverte avec les utilisateurs potentiels de notre logiciel.
Des outils d'IA comme Gong identifient automatiquement les différents intervenants, ce qui permet de savoir qui a dit quoi pendant la réunion, de conserver une transcription, d'analyser les sentiments, de mettre en évidence les sections importantes ou les prochaines étapes qui ont été discutées, etc. Tous ces éléments vous aident à organiser et à déclencher le suivi nécessaire après une réunion.
Utiliser les évaluations numériques pour automatiser les réunions avant et après la réunion
Avec un outil d'évaluation polyvalent, vous pouvez pousser encore plus loin l'idée d'une enquête préalable pour la préparation d'une réunion. Et si, en plus de l'enquête préalable à la réunion, vous construisiez votre propre modèle de compte rendu de réunion à l'aide d'un outil d'évaluation?
Il y a trois avantages cruciaux à cela, pendant etaprès la réunion:
- Vous n'avez pas à vous soucier de respecter la structure prédéfinie de votre compte rendu de réunion, car le format questionnaire de votre évaluation vous oblige à vous en tenir au plan. Vous pouvez toujours intégrer des champs pour la prise de notes libre lorsque la discussion prend une tangente.
- En affichant l'évaluation à l'écran, vous pouvez impliquer les participants et les amener à exprimer un consensus formel beaucoup plus facilement.
- Le dernier avantage crucial ne sera pas possible avec tous les outils d'évaluation. Mais si vous disposez d'un outil d'évaluation qui vous permet de générer des graphiques, des commentaires et des points d'action dans des rapports PDF sur la base des réponses, vous êtes pratiquement en mesure de produire des feuilles de route et des playbooks en mode automatique.
Votre prochaine réunion de gestion pourrait être une véritable auto-évaluation de la gestion.
Tout cela est très efficace pour vous, bien sûr, mais en plus, vous impressionnerez les parties prenantes, surtout s'il s'agit de clients. Il est peu probable qu'ils bénéficient ailleurs d'une telle rapidité et d'une telle qualité de livraison.
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Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de la plateforme d'évaluation de Pointerpro pour améliorer la façon dont vous préparez et traitez les réunions et les notes de réunion, n'hésitez pas à contacter Matt, Anna, Dries ou Stacy - mes quatre collègues. Ils vous amèneront à repenser votre façon d'aborder les réunions, l'accueil des clients et le suivi en général. La discussion en vaut la peine !
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Voici une brève introduction au fonctionnement de Pointerpro, présentée par moi-même.
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A propos de l'auteur :
Jeroen De Rore
En tant que rédacteur créatif chez Pointerpro, Jeroen réfléchit et écrit sur les défis que les prestataires de services professionnels rencontrent sur leur chemin. C'est un optimiste de la technologie avec un goût pour la nostalgie et la narration.