No hace mucho, mi costumbre era tomar notas de las reuniones en papel. Hasta que empecé a trabajar para una consultoría de TI que estaba totalmente en Microsoft 365. El procedimiento estándar era centralizarlo todo directamente en OneNote. Incluso teníamos una plantilla. No obstante, recuerdo que llamé a mi jefe después de una de mis primeras reuniones de admisión con un cliente, bastante asustado: "No tengo ni idea de lo que he hablado durante la última hora".
¿Qué ha pasado? Estaba demasiado centrado en seguir meticulosamente una estructura para tomar notas que era incompatible con la forma en que está conectado mi cerebro. Así que mi cerebro se desconectó. Y mis notas no sirvieron para nada. Este artículo te evitará esa vergüenza:
Las actas de reunión son registros escritos que documentan los debates de una reunión. Pueden utilizarse como referencia personal en el futuro, pero a menudo el propósito es compartir también las notas de la reunión. De ese modo, tanto los asistentes como las personas que no pudieron asistir a la reunión tienen una referencia futura.
¿Cuán detalladas deben ser las actas de reunión?
Las notas de reunión no pretenden ser exhaustivas. Deben ir al grano. Algunos puntos obvios que deben incluirse en la primera página:
- La fecha de la reunión
- Los nombres (y organizaciones/funciones) de los asistentes
- El objetivo de la reunión (¿qué hay que conseguir?)
- Los puntos del orden del día
- Una referencia del proyecto al que se refiere la reunión
- Enlaces a notas de reuniones anteriores y otros recursos relacionados
Sin embargo, el punto central más importante de las notas de reunión es resumir la información nueva:
- Cuestiones que se plantearon
- Resoluciones y asuntos pendientes
- Asignación de tareas
- Personas a las que hay que añadir
A título personal, soy partidario de añadir gráficos RACI a las notas de la reunión (y también de mostrarlos en una pantalla al comienzo de la reunión).
¿Por qué? Porque en medio de las discusiones de las reuniones la gente tiende a confundir o confundir las responsabilidades y las rendiciones de cuentas. Así que es un recordatorio útil. O ya se conoce el gráfico RACI, o una reunión puede ser la ocasión ideal para poner las cosas claras entre todos.
1. Venga preparado
En realidad, se trata de una pauta para las reuniones en general, pero es aún más crucial si estás tomando notas de reuniones con las que tú u otras personas realmente contarán más tarde. Durante una reunión ocurren muchas cosas y puede ser difícil seguir la pista de todo sin una preparación previa.
Revise el orden del día y tenga abierto en su ordenador cualquier documento o programa relevante. Eso te ayudará a asegurarte de que estás preparado para captar los detalles importantes. Incluso puedes prever una sección superior con algunas notas previas a la reunión que te ayuden a mantenerte centrado en tus objetivos personales en la reunión: Preguntas que no puedes olvidar hacer, cosas sobre las que tienes que informar a todo el mundo. Cosas por el estilo.
2. Comparta sus notas en pantalla (si es posible)
Durante la reunión, comparte tus notas en una pantalla para que todos puedan verlas. Así garantizarás la transparencia y permitirás a los asistentes corregir cualquier imprecisión en el acto.
También mantiene a todos alineados y comprometidos con el proceso de toma de notas. Como resultado, no tendrás que apresurarte tanto para seguir el ritmo.
3. Siga una estructura coherente y estandarizada
Básicamente, eso significa: elabore su propia plantilla de actas de reunión. De ese modo, su cerebro se entrenará para seleccionar las piezas relevantes de entre las oleadas de información que surgen durante las reuniones a las que asiste.
Una vez que hayas descubierto la estructura que mejor te funciona, no dudes en compartir tu plantilla con antelación con los participantes de la reunión.
Hágales saber: "Para vuestra información, tomaré notas y ésta es la estructura en la que las volcaré". Así condicionarás a la gente a tener en cuenta tu estructura y facilitarás tu tarea. Y acuérdate siempre de leerlas en la siguiente reunión, ya que, según las Reglas de Orden de Robert, revisar y aprobar las actas anteriores es uno de los pasos importantes a seguir para que una reunión sea eficaz.
4. Escriba objetivamente
Al tomar notas, asegúrese de permanecer neutral e imparcial. Concéntrese en capturar los hechos, las decisiones y los puntos de acción sin insertar opiniones o interpretaciones personales (es más difícil de lo que cree). Tus notas no sólo serán más profesionales. También serán más precisas.
Un consejo técnico para lograrlo: Utiliza un lenguaje preciso y basado en hechos. No escribas: "Juan quiere recortar el presupuesto porque cree que hay un gasto excesivo en el departamento X". No te corresponde a ti suponer lo que realmente quiere o siente Juan, a menos que él lo diga muy explícitamente.
En su lugar, diga algo como esto : "John Lingard ha detectado un gasto excesivo en el departamento X. Sugiere una reducción del presupuesto del 10%. A validar por Stacy".
Para ser aún más objetivo y evitar manipular la realidad de las cosas con el tono de voz o vocabulario específico, también sugiero utilizar viñetas tanto como sea posible. Algo así, por ejemplo:
5. Revisar y finalizar lo antes posible
Después de la reunión, revise sus notas rápidamente mientras la información aún está fresca en su mente. De hecho, prevea tiempo para ello en su agenda, aunque sólo sean diez o quince minutos. Asegúrate de que todos los puntos clave, las decisiones y los puntos de acción se recogen con precisión.
Si hay alguna laguna, este es el momento adecuado para pedir a los demás que la rellenen. No te sientas avergonzado por ello. No hay de qué avergonzarse. La gente respetará que intentes ser preciso y asumir tus responsabilidades.
Distribuya el acta final a todos los participantes lo antes posible para mantener el impulso y la responsabilidad.
¿Me estoy perdiendo alguna buena práctica?
Es curioso cómo funciona el cerebro, ¿verdad? Me he dado cuenta de que muchos de mis colegas toman notas de forma muy distinta a la mía. ¿Tal vez tengas alguna práctica que compartir conmigo? Me encantaría conocerlas.
Una herramienta de procesamiento de textos: Para cualquier ocasión de reunión
Obviamente, una herramienta como Microsoft Word o Googe Doc tiene lo que se necesita para ayudarle a escribir notas de reuniones eficaces. Sospecho que cualquiera que lea esto está familiarizado con sus capacidades, así que no entraré en detalles aquí.
Sólo me gustaría hacer una puntualización: Estas herramientas son muy útiles y flexibles. Básicamente, puedes darles el formato que quieras. Genial, pero ten cuidado con el riesgo de perder coherencia por ello.
Por ejemplo, si eres un consultor que se reúne con decenas de clientes al mes, no ceñirse al mismo diseño y estructura hace que sea mucho menos eficiente procesar las notas después.
En mis notas de reunión, tengo la costumbre de marcar las tareas pendientes personales en amarillo y las de los demás en azul. Cuando ya me he ocupado de una tarea pendiente, la marco después en verde.
Una herramienta de hoja de cálculo: Para una mejor retención de conocimientos y reutilización.
Si piensas que Excel o Google Sheets son herramientas inusuales para tomar notas, estás en lo cierto. La gente tiende a descartarlas por completo para ese fin. Pero escúchame un momento.
Las hojas de cálculo tienen algunas grandes ventajas. Su diseño está estructurado de forma innata , lo que no sólo te obliga a mantener la coherencia de las actas. También hace que sea mucho más fácil centralizar cualquier información en una base de datos (como un CRM) que puedas estar utilizando.
Imagina de nuevo que eres ese consultor que visita decenas de prospectos o clientes cada mes. E imagina que en todas esas reuniones -en algún momento- se habla de tus competidores. Quizá también sueles hablar de las tendencias clave del sector desde el punto de vista de tus clientes. Al cabo de unos meses, se acumulan un montón de datos útiles que podrías reutilizar fácilmente: para informar tu estrategia de marketing y comunicación, por ejemplo. O para escribir entradas o artículos interesantes dirigidos a tu público objetivo en LinkedIn.
Una aplicación para tomar notas: Para tomar notas de forma versátil
He mencionado Microsoft OneNote en la introducción. Ya no lo uso, y no me pareció tan fácil de usar como una simple herramienta de procesamiento de textos. Pero recuerdo una cosa que a menudo me resultaba especialmente útil: La integración multimedia.
Las aplicaciones para tomar notas te permiten incluir texto, imágenes, grabaciones de audio e incluso notas manuscritas, lo que resulta muy útil cuando los asuntos tratados en una reunión son especialmente técnicos o complejos. Además de las herramientas tradicionales, considera la posibilidad de utilizar IA que pueda transcribir audio, lo que puede agilizar el proceso de documentación de las discusiones verbales y garantizar que no se pierda ningún detalle. Esta tecnología puede generar automáticamente una transcripción de texto de la reunión, que luego puede editarse y formatearse de acuerdo con la plantilla de actas de la reunión.
3 plantillas gratuitas de actas de reunión para descargar
Para darte un empujoncito hacia una mejor toma de notas, he preparado plantillas de actas de reuniones en dos de los formatos que acabo de comentar. Actualmente no tengo una licencia de OneNote, pero la estructura allí se reduciría a lo mismo que para una herramienta de procesamiento de textos.
No consideres estas plantillas descargables como las definitivas, edítalas para que se adapten a tu temperamento, lógica y contextoa la hora de tomar notas. Aquí tienes algunos consejos para modificarlas eficazmente:
1. Reflexione sobre su estilo de redacción
Piensa en cómo tomas notas de forma natural y adapta tu plantilla a este estilo. Si procesas mejor la información transcribiendo más o menos lo que se dice, deja un amplio espacio para escribir.
Si quiere ir en contra de ese instinto, prepare viñetas o estructure su plantilla con más títulos intercalados, lo que le obligará a ser más conciso.
2. Priorice la información que le importa
Identifique qué tipos de información son más importantes para usted, en su función. Personaliza la plantilla para resaltar estas áreas.
Por ejemplo, si eres gestor de proyectos y el seguimiento de los plazos es crucial, crea una sección destacada para las fechas de vencimiento y los seguimientos, en lugar de insertarlos (y resaltarlos por todas las notas).
Si sus notas de reunión tienden a ser compartidas, pero también escribe cosas que prefiere guardar para usted, considere un salto de página para separar las notas confidenciales de las no confidenciales y utilice estilos de párrafo para alternar fácilmente entre las dos (y otras secciones de su plantilla). En Excel o OneNote puedes trabajar con pestañas separadas para mantener separadas las notas confidenciales de las que no lo son.
Cuando compartas las cosas después, no tendrás que escanearlo todo para asegurarte de que has dejado información que prefieres guardarte para ti.
3. Crear una leyenda personal
Desarrolle una leyenda personal para su plantilla de actas de reunión. Puede incluir símbolos, abreviaturas o códigos de color que utilice sistemáticamente.
Al disponer de un conjunto estandarizado de anotaciones, podrá tomar notas rápidamente y garantizar la coherencia entre las distintas reuniones.
4. Incorpore una "sección de reflexión".
El objetivo es mejorar tu propia participación en las reuniones en general. Podrías añadir una sección al final de tu plantilla para obligarte a reflexionar sobre ella cada vez.
Cuando finalices tus notas después de la reunión -cuando todo está todavía en tu mente- simplemente anota lo que salió bien, lo que podría mejorarse y cualquier otra idea personal. Habla por sí solo el hecho de que ésta sea también una sección no compartida.
5. Prevea una "sección de creatividad".
La creatividad humana tiende a potenciarse cuando interactuamos con los demás (y reflexionamos sobre ello). Pero muchas reuniones no están pensadas para el brainstorming creativo. No obstante, es una pena dejar que la semilla de una gran idea se seque, simplemente porque la reunión trataba de números áridos.
Permítase incluir algún tipo de sección pasiva de intercambio de ideas en su acta de reunión. Por supuesto, no debe ocupar un lugar tan destacado como para desviar la atención de todo lo demás. Lo mejor es utilizar una forma sencilla de mapa mental.
La atención debe centrarse en asociar conceptos, partiendo de un nodo central, sobre el que se amplía. De nuevo, para alternar entre tu sección creativa y otras secciones de tu documento, asegúrate de aplicar estilos de párrafo.
¿Me estoy perdiendo alguna buena práctica?
Es curioso cómo funciona el cerebro, ¿verdad? Me he dado cuenta de que muchos de mis colegas toman notas de forma muy distinta a la mía. ¿Tal vez tengas alguna práctica que compartir conmigo? Me encantaría conocerlas.
Dejando a un lado todos los consejos y trucos, para desarrollar la mejor plantilla de notas de reunión posible para ti, hay básicamente tres territorios clave que necesitas dominar:
Cómo automatizar el proceso de las actas de reunión
En otras palabras: Las actas de reunión son mucho más que las propias reuniones. En cierto sentido, sin ellas, las reuniones podrían no haberse celebrado.
Para minimizar el trabajo extra - además de estar presente en las reuniones, lo que consume tiempo y energía - hay algunas herramientas para automatizar estos diferentes territorios.
Utilizar una encuesta previa a la reunión
Una cosa es predecir cómo se desarrollarán las reuniones y diseñar tu plantilla de actas de reunión en consecuencia, cuando has estado en los mismos tipos de reuniones una y otra vez. Pero no todo el mundo tiene esa experiencia.
O tal vez usted es un consultor de negocios que simplemente se reúne con clientes y prospectos muy diversos, o un profesional que lleva a cabo sesiones de clase con audiencias amplias. En estos casos, la calidad del resultado de la reunión -incluidas sus notas- dependerá en gran medida de lo bien que sepa "leer" a sus asistentes.
Con una encuesta previa bien diseñada, puede calibrar los temas prioritarios de las personas, sus niveles de conocimiento sobre temas relevantes, sus propios deseos y expectativas para la reunión e incluso el formato ideal de debate o la duración de la reunión.
En caso de que estés organizando un evento en toda regla, como un evento comunitario, una encuesta previa también puede ser una herramienta de conversación para calentar e involucrar a los asistentes.
Utilizar herramientas de grabación para automatizar algunas tareas posteriores a la reunión
La grabación de audio y vídeo es la forma más eficaz de capturar todos los detalles de una reunión. Y, por supuesto, con la tecnología digital actual es perfectamente posible capturar reuniones enteras "en cinta".
Ahora, las grabaciones le ofrecen a usted o a cualquier otra persona unavisión descriptiva 100% precisa después de la reunión. Eso es estupendo. Pero no te ayudan a prepararte mejor ni a procesar la información más rápidamente. A menos que introduzcas la IA en la mezcla, claro. En este artículo sobre herramientas de IA para diferentes tipos de consultores, discutimos por ejemplo cómo Gong, una herramienta que nuestro equipo de ventas en Pointerpro utiliza - nos ayuda a analizar las llamadas de descubrimiento con los usuarios potenciales de nuestro software.
Las herramientas de inteligencia artificial como Gong identifican automáticamente a los distintos oradores, lo que ayuda a saber quién dijo qué durante la reunión, a mantener una transcripción, a analizar el sentimiento, a resaltar las secciones importantes o los siguientes pasos que se debatieron, etcétera. Todo esto te ayuda a organizar y a realizar el seguimiento necesario después de una reunión.
Uso de evaluaciones digitales para automatizar desde antes hasta después de la reunión
Con una herramienta de evaluación versátil, puedes llevar la idea de la encuesta previa para la preparación de reuniones mucho más lejos. ¿Y si, además de la encuesta previa a la reunión, crearas tu propia plantilla de actas de reunión con una herramienta de evaluación?
Tiene tres ventajas cruciales, intra ypost reunión:
- No tiene que preocuparse por ceñirse a la estructura predefinida de su acta de reunión. El formato de cuestionario de su evaluación le obliga a ceñirse al plan. Aun así, puedes integrar campos para tomar notas libremente cuando la discusión se salga por alguna tangente.
- Podrá involucrar a los asistentes y conseguir que la gente exprese un consenso formal mucho más fácilmente al sacar la evaluación en pantalla.
- La última ventaja crucial no será posible con todas las herramientas de evaluación. Pero si dispone de una herramienta de evaluación que le permita generar gráficos, comentarios y puntos de acción en reportes PDF basados en las respuestas, básicamente podrá elaborar hojas de ruta y guías de actuación en piloto automático.
Su próxima reunión de gestión podría ser una autoevaluación de la gestión en toda regla.
Todo esto es muy eficiente para usted, por supuesto, pero además impresionará a las partes interesadas, especialmente si son clientes. Es poco probable que experimenten esta velocidad y calidad de entrega en otro sitio.
Reserve una llamada de descubrimiento para empezar a automatizar las entradas de reuniones
Si desea saber más sobre el uso de la plataforma de evaluación de Pointerpro para mejorar la forma de preparar y procesar las reuniones y las notas de reunión, por favor póngase en contacto con Matt, Anna, Dries o Stacy - mis cuatro colegas. Le harán replantearse su forma de abordar las reuniones, la captación de clientes y el seguimiento en general. Merece la pena hablar con ellos.
Sorprenda a sus clientes potenciales con los reportes automatizados de Pointepro
Aquí hay una introducción rápida sobre cómo funciona Pointerpro, traído a usted por mí mismo.
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Country Manager Países Bajos en Better Minds at Work
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Sobre el autor:
Jeroen De Rore
Como redactor creativo en Pointerpro, Jeroen piensa y escribe sobre los retos que los proveedores de servicios profesionales encuentran en su camino. Es un optimista tecnológico con gusto por la nostalgia y la narración.