Die Verwaltung von Remote-Teams unterscheidet sich erheblich von der Verwaltung einer Gruppe von Mitarbeitern, die direkt vor Ihrer Nase arbeiten. Daher müssen Sie die richtigen Tools und Techniken einsetzen, um die Produktivität Ihres Remote-Teams zu bewerten und zu verbessern.
Haben Sie mit einem Remote-Team zu kämpfen, das unterdurchschnittliche Leistungen erbringt und Projekttermine wie nie zuvor verpasst? Der Ausbruch des Coronavirus hat bei fast allen Menschen Spuren hinterlassen, auch bei Ihren einst so effizienten Mitarbeitern.
Wenn die Schulen geschlossen sind, unterrichten Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich ihre Kinder zu Hause und jonglieren mit anderen Hausarbeiten. Während Sie also versuchen, die Dinge wieder in Gang zu bringen, müssen Sie verständnisvoll und mitfühlend sein. Mit anderen Worten: Sie müssen Wege finden, die Produktivität Ihres Außendienstteams zu steigern, ohne dabei überheblich und kritisch zu sein.
Die Produktivität eines Remote-Teams zu verbessern, ist leichter gesagt als getan, denn es gibt so viele neue Herausforderungen im Zusammenhang mit der Überwachung und Steuerung von Remote-Teams. Die einzige Möglichkeit, diese Hürden zu überwinden, besteht darin, Ihren derzeitigen Managementstil grundlegend zu ändern. Dazu gehört der Einsatz innovativer Instrumente und Techniken, um Ihre Mitarbeiter zu überwachen und die Problembereiche zu finden. Wenn das spannend klingt, dann lesen Sie bis zum Ende, um alles über die Steigerung der Produktivität Ihres Remote-Teams zu erfahren.
Zusammenarbeit auf allen Ebenen
Remote-Teams haben viele Probleme, aber der Mangel an direkter Kommunikation steht immer ganz oben auf der Liste, denn das kann sich als ernsthaftes Hindernis erweisen und die Arbeitsweise eines Teams beeinträchtigen.
Ein weiteres großes Problem ist die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, d. h. die gemeinsame Nutzung von Dateien, Software und anderen Tools, die für die erfolgreiche Ausführung der Arbeit erforderlich sind. Diese Hürde lässt sich durch den Einsatz fortschrittlicher Tools, die eine Zusammenarbeit auf allen Ebenen ermöglichen, leicht überwinden.
Wir sagen "alle Ebenen", weil man oft über Zoom spricht, aber was ist mit den Dateien und der Software? Lassen Sie uns also einen nach dem anderen besprechen.
Nachrichten und Anrufe
Wenn es um die Verwendung eines Messengers bei der Arbeit geht, ist Skype seit jeher die bevorzugte Chat-Maschine für Fachleute auf der ganzen Welt. Es ist zweifellos der einfachste Weg, einen Ping zu senden oder Ihren Bildschirm mit einem Kollegen zu teilen.
Skype ist jedoch ideal für kleinere Gruppen, da nur maximal 25 Personen an einem Skype-Anruf teilnehmen können. Für größere Gruppen gibt es andere Tools wie Zoom und Google Meet.
Gemeinsame Nutzung von Ressourcen
Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool
Das Management von Remote-Projekten unterscheidet sich erheblich von der Verwaltung von Mitarbeitern vor Ort, da es so viele Dinge zu tun gibt. Sie müssen das Projekt planen, Aufgaben zuweisen und terminieren, den Projektabschluss überwachen und vieles mehr. Außerdem müssen Sie all das tun, ohne in der Nähe Ihres Teams zu sein. Deshalb brauchen Sie eine Software für die Fernarbeit, die all dies für Sie erledigen kann. Möglicherweise müssen Sie auch lernen, wie man Projekte im Allgemeinen verwaltet, vor allem, wenn Sie keine Erfahrung in der Leitung eines Teams haben.
Der Schlüssel zum erfolgreichen Management eines Remote-Teams ist die Fähigkeit, das Projekt zu überwachen, ohne viel Zeit zu investieren. Das ist nur möglich, wenn Sie über ein Tool verfügen, das die notwendigen Daten für Sie sammelt, z. B. Status der Aufgabenerledigung, Leistung, Produktivität usw. Sie können dann mehr Zeit für die Leistungsbewertung und Entscheidungsfindung aufwenden. Ein Projektmanagement-Tool ist also eine Notwendigkeit, um ein Remote-Team zu managen und trotz der Remote-Arbeitskultur die Kontrolle zu behalten.
Je nach Ihren Anforderungen müssen Sie ein Projektmanagement-Tool wählen, mit dem Sie Aufgaben planen und die kollektiven und individuellen Fortschritte Ihres Teams überwachen können. Es wird empfohlen, ein Tool zu wählen, mit dem Sie auch leistungsbezogene Berichte erstellen können.
Da Sie für das Team verantwortlich sind, müssen Sie natürlich regelmäßig Leistungsberichte erstellen, was mehrere wertvolle Stunden in Anspruch nehmen kann und möglicherweise noch Unstimmigkeiten enthält. Entscheiden Sie sich also bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools für ein Tool wie EmpMonitor, mit dem Sie all dies über ein einziges Dashboard erledigen können.
Nachdem Sie sich mit den notwendigen Tools ausgestattet haben, ist es an der Zeit, sich auf das Schlimmste vorzubereiten. Das Coronavirus ist hochgradig ansteckend, und wenn jemand nach Luft ringt oder einen geliebten Menschen pflegt, sollte man ihn nicht stören.
Es kann gefährlich sein, Mitarbeiter zu zwingen, zu arbeiten, wenn sie krank sind oder sich in der Nähe von Personen aufhalten, die an dieser hochansteckenden Epidemie leiden. Wenn Sie das tun, könnten Sie verklagt werden, und wenn Sie das nicht tun, könnten Sie in einem Schlamassel landen.
Daher müssen Sie Notfallmanagementtechniken wie funktionsübergreifende Schulungen und Strategien für das Ressourcenmanagement einführen. Ziehen Sie daher in Erwägung, für jeden Mitarbeiter ein Backup zu erstellen, nachdem Sie die Komplexität der Remote-Ausführung der Aufgabe berücksichtigt haben.
Vergewissern Sie sich bei der Zuweisung von Vertretern, dass diese über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um die Aufgaben zu erledigen. Da Ihre Mitarbeiter nicht mehr von ihrem Büro aus arbeiten, verfügen sie möglicherweise nicht über die technischen Fähigkeiten wie Software, Werkzeuge, Zugang zu bestimmten Dateien usw...
Jetzt, wo Sie ein Projektmanagement-Tool haben und die Backups zugewiesen sind, ist es an der Zeit, voranzukommen und mit der Planung von Aufgaben und Terminen zu beginnen. Überfordern Sie dabei Ihre Mitarbeiter nicht und geben Sie ihnen etwas Zeit, sich einzugewöhnen. Verteilen Sie in Zukunft das gleiche Arbeitspensum wie bei der Arbeit vor Ort und erhöhen Sie es schrittweise.
Da Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, sind sie wahrscheinlich weniger abgelenkt. Es wäre also nicht falsch, von ihnen ein wenig mehr Leistung zu erwarten. Denken Sie bei der Planung von Aufgaben daran, ihnen etwas Zeit zu lassen (mindestens eine Stunde pro Tag), damit sie Klärungen einholen und an Web-Meetings teilnehmen können.
Wenn sich Ihre Mitarbeiter eingewöhnen und sich an die Kultur der Fernarbeit gewöhnen, werden Sie einen Rückgang der Produktivität des Teams feststellen. Um dem entgegenzuwirken, müssen Sie die Produktivität aller Ihrer Mitarbeiter messen und überwachen. Da sie von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie eine Mitarbeiterverwaltungssoftware einsetzen, mit der Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter nach Tastenanschlägen und Anwendungsnutzung verfolgen können.
Wenn Ihre Mitarbeiter also zu viel Zeit mit sozialen Medien und zu wenig mit Tabellenkalkulationen verbringen, können Sie das leicht feststellen, indem Sie jede Woche ein paar Minuten darauf verwenden. Sie können auch Produktivitätsveränderungen feststellen, wenn Ihre Mitarbeiter persönliche Geräte verwenden, die nicht für die Arbeit optimiert sind: Sie haben zu wenig Speicherplatz oder enthalten schwere Dateien, die den Arbeitsprozess verlangsamen können. Die Überwachung und Verfolgung der Produktivität von Zeit zu Zeit stellt sicher, dass Sie nicht hinter den Erwartungen Ihrer Kunden zurückbleiben und die zugewiesenen Fristen einhalten.
Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter überwacht und ihre Produktivität gemessen haben, ist es nun an der Zeit, die Leistungsträger zu belohnen. Dies kann durch eine Dankesmail geschehen, auf der das gesamte Team vermerkt ist, oder durch einen Geschenkgutschein. Eine Kleinigkeit, die den Leistungsträgern das Gefühl gibt, belohnt zu werden, sollte genügen. Wenn Sie dies noch nie getan haben, werden Sie überrascht sein, wie motivierend dies für den Rest des Teams sein kann.
Sie wollen Ihrem Team keine starren Regeln auferlegen, denn am Ende des Tages zählen Leistung und Produktivität. Wenn also das Projekt oder der Prozess es zulässt, dass Sie eine wöchentliche Besprechung für Aktualisierungen ansetzen, dann lassen Sie die Mitarbeiter zu ihren eigenen Zeiten arbeiten.
Sie müssen sie nicht unter Druck setzen, sich zu einer bestimmten Zeit anzumelden. In der Zwischenzeit können Sie mit dem Mitarbeiter-Tracker jederzeit überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten und die zugewiesenen Aufgaben erledigen.
Bei der Leitung eines Remote-Teams machen die meisten Manager einen häufigen Fehler - die häufigen "Wie läuft's?"-Anrufe. Vor allem Manager, denen es an Erfahrung in der Leitung eines Remote-Teams mangelt. Sie müssen verstehen, dass es die Kultur der Telearbeit schon seit geraumer Zeit gibt. Es gab und gibt Unternehmen, die erfolgreich sind, obwohl sie keine Mitarbeiter vor Ort einstellen.
Zu viele Anrufe würden nur den Fokus und die Konzentration Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen. Kein Programmierer würde zum Beispiel zehn Anrufe beantworten wollen, während er einen komplexen Code schreibt. Das Gleiche gilt für die meisten anderen Tätigkeiten, die ein angemessenes Maß an Geschick und Konzentration erfordern.
Denken Sie daran, dass es beim Management von Remote-Teams vor allem darum geht, einander zu vertrauen und kooperativ zu sein. Wenn Sie ihnen also mit regelmäßigen Anrufen den Rücken freihalten, könnte dies dazu führen, dass sie Ihnen misstrauen. Wenn Sie dagegen flexibel bleiben und ihre Handlungen mit Hilfe von Software zur Mitarbeiterüberwachung verfolgen, werden Sie als viel besserer Manager dastehen.
Video- und Audioanrufe sind nicht immer der beste Weg, um zu kommunizieren, da eines zum anderen führt und dabei viel wertvolle Zeit verloren geht. Wenn es sich also nicht um ein persönliches Gespräch oder eine wöchentliche Teambesprechung handelt, sollten Sie sich auf E-Mails und Sofortnachrichten beschränken.
Legen Sie diese Richtlinien auch für Ihre Mitarbeiter fest und teilen Sie ihnen mit, dass Sie über Skype oder die von Ihnen verwendete Chat-Engine erreichbar sind. Bitten Sie sie auch darum, von Zeit zu Zeit formelle E-Mails über den Projektstatus und Aktualisierungen zu senden. Für alles andere, was eine schnelle Klärung erfordert, können Sie auf Instant Messaging zurückgreifen.
Fernarbeit bietet den Mitarbeitern viel Flexibilität, aber mit der Zeit fühlen sie sich vielleicht isoliert und vermissen den Spaß im Büro. Und das kann zu einem Produktivitätsrückgang führen. Der Mangel an sozialer Interaktion kann die Teams anfällig für isolierte Arbeit machen, was zu doppelter Arbeit und Produktivitätsverlust führen kann.
Daher ist es sehr wichtig, von Zeit zu Zeit einige unterhaltsame Aktivitäten durchzuführen, um die Stimmung Ihrer Mitarbeiter zu heben und ihnen das Gefühl der Verbundenheit zu vermitteln. Sie können ein spielerisches Quiz veranstalten, das alle im Team anspricht und Ihnen dabei hilft, das Wissen und die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter einzuschätzen. Sie können auch andere unterhaltsame Aktivitäten organisieren, wie z. B. einen Rätselwettbewerb, einen Trivia-Wettbewerb usw.
Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert, motiviert und zufrieden sind, während sie außerhalb des Büros arbeiten.
Ihre Mitarbeiter brauchen mehr Führung als je zuvor und wenden sich wahrscheinlich an Sie, um sich zu orientieren. Bei Remote-Teams kommt es aufgrund unzureichender Kommunikation häufig zu Konflikten, die im Chaos enden können. Als Manager des Teams müssen Sie also für sie erreichbar sein und ihre Probleme lösen.
Ein guter Berater zu sein, gehört zum Job eines jeden Managers, und jetzt ist es an der Zeit, diese Seite von Ihnen zu zeigen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu fragen, ob die Dinge reibungslos laufen oder ob sie Hilfe brauchen. Sie müssen sie nicht anrufen, ein kurzer Anruf sollte genügen. Die Klärung interner Probleme im Team trägt nicht nur zu einer positiven Atmosphäre bei, sondern auch zur Produktivität des Teams insgesamt.
Die oben erwähnten Strategien für das Management von Remote-Teams funktionieren hervorragend, aber Sie müssen sich etwas Zeit lassen. Die meisten Teams, die neu in der Fernarbeitskultur sind, brauchen länger, um sich einzugewöhnen, aber daran können Sie nur wenig ändern. Sie müssen sich an die neuen Werkzeuge und Kommunikationsmethoden gewöhnen und auch an die Ablenkungen, die sie bei der Arbeit von zu Hause aus umgeben. Seien Sie also nicht zu voreingenommen und geben Sie ihnen etwas Zeit, sich an die Telearbeit zu gewöhnen.
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Über den Autor:
Sumit Gosh
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