La gestion d'une équipe à distance est très différente de la gestion d'un groupe d'employés travaillant sous votre nez. C'est pourquoi vous devez utiliser les bons outils et les bonnes techniques pour évaluer et améliorer la productivité de votre équipe à distance.
Êtes-vous aux prises avec une équipe à distance qui n'est pas assez performante et qui ne respecte pas les échéances des projets comme jamais auparavant ? L'épidémie de coronavirus a fait des ravages chez presque tout le monde, y compris chez vos employés autrefois efficaces.
Les écoles étant fermées, vos employés sont probablement en train de scolariser leurs enfants à la maison et de jongler avec d'autres tâches ménagères. Ainsi, tout en essayant de remettre les choses sur les rails, il faut faire preuve de compréhension et de compassion. En d'autres termes, vous devez trouver des moyens de stimuler la productivité de votre équipe à distance, sans pour autant vous montrer autoritaire et critique.
Améliorer la productivité d'une équipe à distance est plus facile à dire qu'à faire, car la supervision et le contrôle à distance posent de nombreux nouveaux défis. La seule façon de surmonter ces obstacles est d'apporter des changements majeurs à votre style de gestion actuel. Cela implique l'utilisation d'outils et de techniques innovants pour surveiller vos employés et trouver les zones de problèmes. Si cela vous semble passionnant, lisez jusqu'à la fin pour tout savoir sur l'augmentation de la productivité de votre équipe à distance.
Collaborer à tous les niveaux
Les équipes à distance sont confrontées à de nombreux problèmes, mais le manque de communication directe arrive toujours en tête de liste, car il peut s'avérer très gênant et entraver le fonctionnement d'une équipe.
Une autre préoccupation majeure est le partage des ressources, qui implique le partage de fichiers, de logiciels et d'autres outils essentiels pour mener à bien le travail. Cet obstacle peut être facilement surmonté grâce à l'utilisation d'outils avancés qui vous permettent de collaborer à tous les niveaux.
Nous disons "tous les niveaux", car on entend souvent parler de Zoom, mais qu'en est-il des fichiers et des logiciels ? Nous allons donc les aborder un par un.
Messages et appels
Lorsqu'il s'agit d'utiliser une messagerie au travail, Skype a toujours été le moteur de discussion privilégié des professionnels du monde entier. C'est sans aucun doute le moyen le plus simple d'envoyer un ping ou de partager son écran avec un collègue.
Cependant, Skype est idéal pour les petits groupes, car un maximum de 25 personnes peuvent participer à un appel Skype. Pour les groupes plus importants, il existe d'autres outils tels que Zoom et Google Meet.
Partage des ressources
Utiliser un outil de gestion de projet
La gestion de projets à distance est très différente de la gestion d'employés sur site, car il y a beaucoup de choses à faire. Vous devez planifier le projet, assigner et programmer les tâches, contrôler l'achèvement du projet, et bien plus encore. De plus, vous devez faire tout cela sans être présent au sein de votre équipe. C'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de travail à distance qui puisse gérer tout cela pour vous. Vous pouvez également avoir besoin d'apprendre à gérer des projets en général, en particulier si vous manquez d'expérience dans la direction d'une équipe.
En effet, la clé d'une gestion réussie d'une équipe à distance est la capacité à suivre le projet sans y consacrer beaucoup de temps. Cela n'est possible que si vous disposez d'un outil qui rassemble les données nécessaires, telles que l'état d'avancement des tâches, les performances, la productivité, etc. Un outil de gestion de projet est donc indispensable pour gérer une équipe à distance et garder le contrôle malgré la culture du travail à distance.
En fonction de vos besoins, vous devez choisir un outil de gestion de projet qui vous permette de planifier les tâches et de suivre les progrès collectifs et individuels de votre équipe. Il est recommandé de choisir un outil qui vous permette également de créer des rapports basés sur les performances.
Puisque vous êtes responsable de l'équipe, il est évident que vous devez créer des rapports de performance réguliers, ce qui peut prendre plusieurs heures précieuses et peut encore contenir des incohérences. Par conséquent, lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet, optez pour un outil comme EmpMonitor, qui vous permet de faire tout cela à partir d'un seul tableau de bord.
Après avoir mis au point les outils nécessaires, il est temps de se préparer au pire. Le coronavirus est un virus très contagieux, et si quelqu'un a du mal à respirer ou soigne un proche, il ne faut pas l'interrompre.
Il peut être dangereux de forcer des employés à travailler alors qu'ils ne sont pas en bonne santé ou qu'ils se trouvent à proximité d'une personne souffrant de cette épidémie hautement contagieuse. Si vous le faites, vous risquez d'être poursuivi en justice et si vous ne le faites pas, vous risquez de vous retrouver dans le pétrin.
Vous devez donc mettre en œuvre des techniques de gestion des catastrophes, telles que des formations transversales et des stratégies de gestion des ressources. Par conséquent, envisagez de prévoir une sauvegarde pour chaque employé après avoir pris en compte les complexités liées à l'exécution de la tâche à distance.
Lorsque vous affectez des remplaçants, assurez-vous qu'ils disposent des compétences et des ressources nécessaires pour mener à bien les tâches qui leur sont confiées. Comme vos employés ne travaillent plus depuis leur bureau, ils peuvent ou non disposer des capacités techniques telles que les logiciels, les outils, l'accès à certains fichiers, etc...
Maintenant que vous avez mis en place un outil de gestion de projet et que les sauvegardes sont attribuées, il est temps d'aller de l'avant et de commencer à planifier les tâches et les échéances. Pour ce faire, n'attendez pas trop de vos employés et laissez-leur un peu de temps pour s'installer. À l'avenir, attribuez la même quantité de travail que celle que vous aviez l'habitude d'effectuer lorsque vous travailliez sur site, puis augmentez-la progressivement.
Comme vos employés travaillent à domicile, ils sont susceptibles d'être moins distraits. Il n'est donc pas anormal d'attendre d'eux qu'ils fournissent un peu plus d'efforts. Lorsque vous planifiez les tâches, n'oubliez pas de leur laisser un peu de temps (au moins une heure par jour) pour demander des éclaircissements et participer à des réunions sur le web.
Au fur et à mesure que vos employés s'installent et se familiarisent avec la culture du travail à distance, vous commencerez à remarquer une baisse de la productivité de l'équipe. Pour inverser cette tendance, vous devez mesurer et contrôler la productivité de tous vos employés. Puisqu'ils travaillent à domicile, vous devrez utiliser un logiciel de gestion des employés qui vous permettra de suivre les activités des employés en fonction des frappes au clavier et de l'utilisation des applications.
Ainsi, si vos employés passent trop de temps sur les médias sociaux et moins sur les feuilles de calcul, vous pouvez facilement le constater en y consacrant quelques minutes chaque semaine. Vous pouvez également constater des changements de productivité si vos employés utilisent des appareils personnels qui ne sont pas optimisés pour le travail : ils manquent d'espace de stockage ou contiennent des fichiers lourds qui peuvent ralentir le processus de travail. Contrôler et suivre la productivité de temps en temps vous permet de ne pas être en deçà des attentes des clients et de respecter les délais impartis.
Maintenant que vous avez suivi vos employés et mesuré leur productivité, il est temps de récompenser les plus performants. Cela peut se faire par le biais d'un courrier de remerciement, sur lequel toute l'équipe est inscrite, ou en les récompensant par un bon d'achat. Un petit quelque chose pour que les personnes les plus performantes se sentent récompensées devrait suffire. Si vous ne l'avez jamais fait auparavant, vous serez surpris de voir à quel point cela peut être motivant pour le reste de l'équipe.
Vous ne voulez pas imposer des règles rigides à votre équipe car, en fin de compte, ce sont les performances et la productivité qui comptent. Par conséquent, si le projet ou le processus vous permet de prévoir une réunion hebdomadaire pour faire le point, laissez les employés travailler à leur propre rythme.
Vous ne devez pas faire pression sur eux pour qu'ils se connectent à une heure fixe. En attendant, vous pouvez toujours utiliser l'outil de suivi des employés pour vérifier si vos employés travaillent pendant un certain nombre d'heures et accomplissent les tâches qui leur sont assignées.
Lorsqu'ils gèrent une équipe à distance, la plupart des managers ont tendance à commettre une erreur commune : ces fréquents appels "Comment ça va ?". En particulier les managers qui manquent d'expérience dans la gestion d'une équipe à distance. Vous devez comprendre que la culture du travail à distance existe depuis un certain temps. Il y a eu et il y aura des entreprises qui réussiront malgré le fait qu'elles n'embauchent pas d'employés sur place.
Un trop grand nombre d'appels ne ferait qu'entraver l'attention et la concentration de vos employés. Par exemple, aucun professionnel du codage ne voudrait répondre à des dizaines d'appels tout en écrivant un code complexe. Il en va de même pour la plupart des autres emplois qui requièrent un niveau raisonnable de compétence et de concentration.
N'oubliez pas que la gestion d'une équipe à distance repose sur la confiance mutuelle et la coopération. Par conséquent, si vous les soutenez en les appelant régulièrement, ils risquent de se méfier de vous. En revanche, si vous restez flexible et que vous suivez leurs actions à l'aide d'un logiciel de surveillance des employés, vous apparaîtrez comme un bien meilleur manager.
Les appels vidéo et audio ne sont pas toujours le meilleur moyen de communiquer, car une chose en entraîne une autre, et dans ce processus, un temps précieux est perdu. Par conséquent, à moins qu'il ne s'agisse d'une session individuelle ou d'une réunion d'équipe hebdomadaire, il convient de s'en tenir aux courriels et aux messages instantanés.
Établissez ces lignes directrices pour vos employés également et faites-leur savoir que vous serez disponible sur Skype ou tout autre moteur de chat que vous utilisez. Demandez-leur également d'envoyer de temps en temps des courriels formels sur l'état d'avancement du projet et les mises à jour. Pour tout ce qui nécessite une clarification rapide, comptez sur la messagerie instantanée.
Le travail à distance offre une grande flexibilité aux employés, mais avec le temps, ils peuvent commencer à se sentir isolés et à regretter les plaisirs du bureau. Cela peut entraîner une baisse de la productivité. Le manque d'interaction sociale peut rendre les équipes vulnérables au travail en silo, ce qui peut entraîner une duplication des efforts et une perte de productivité.
Il est donc essentiel d'organiser de temps à autre des activités ludiques pour stimuler l'humeur de vos employés et leur donner le sentiment d'être connectés. Vous pouvez organiser un quiz ludique qui fera participer toute l'équipe et vous aidera à évaluer les connaissances et l'expertise de vos employés en même temps. Vous pouvez également organiser d'autres activités ludiques telles qu'un concours de résolution d'énigmes, un concours de trivia, etc.
De cette façon, vous pouvez maintenir l'engagement, la motivation et la satisfaction de vos employés lorsqu'ils travaillent loin du bureau.
Vos employés ont plus que jamais besoin d'être guidés et sont susceptibles de se tourner vers vous pour obtenir des conseils. Les équipes à distance se heurtent souvent à des conflits dus à une communication inefficace et peuvent finir dans le chaos. En tant que manager de l'équipe, vous devez donc être disponible pour eux et résoudre leurs problèmes.
Être un bon conseiller fait partie du travail de tout manager, et c'est le moment de montrer cette facette de votre personnalité. Prenez l'habitude de demander régulièrement à vos employés si les choses se passent bien ou s'ils ont besoin d'aide. Vous n'avez pas besoin de les appeler, et un simple ping suffit. La résolution des problèmes internes à l'équipe contribue non seulement à créer une atmosphère positive, mais aussi à améliorer la productivité globale de l'équipe.
Les stratégies de gestion d'équipe à distance mentionnées ci-dessus fonctionnent à merveille, mais il faut y consacrer un peu de temps. La plupart des équipes qui découvrent la culture du travail à distance ont besoin de plus de temps pour s'adapter, mais vous ne pouvez pas y faire grand-chose. Elles doivent s'habituer aux nouveaux outils et modes de communication, ainsi qu'aux distractions qui les entourent lorsqu'elles travaillent à domicile. Ne portez donc pas de jugement trop sévère et laissez-leur le temps de s'adapter au travail à distance.
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A propos de l'auteur :
Sumit Gosh
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