La gestión de equipos remotos es muy diferente de la gestión de un grupo de empleados que trabajan delante de sus narices. Por lo tanto, debe utilizar las herramientas y técnicas adecuadas para evaluar y mejorar la productividad de su equipo remoto.
¿Está luchando con un equipo remoto que rinde por debajo de sus posibilidades y que incumple los plazos de los proyectos como nunca antes? El brote de coronavirus ha pasado factura a casi todo el mundo, y eso incluye a sus antes eficientes empleados.
Con los colegios cerrados, es probable que sus empleados estén educando a sus hijos en casa y haciendo malabarismos entre otras tareas domésticas. Así que, mientras se intenta que las cosas vuelvan a su cauce, hay que ser comprensivo y compasivo. En otras palabras, hay que encontrar formas de impulsar la productividad de tu equipo remoto, pero sin ser autoritario ni crítico.
Mejorar la productividad de un equipo remoto es más fácil de decir que de hacer, ya que hay muchos nuevos retos asociados a la supervisión y el control a distancia. La única manera de superar estos obstáculos es introducir algunos cambios importantes en su actual estilo de gestión. Esto implica el uso de herramientas y técnicas innovadoras para supervisar a sus empleados y encontrar las áreas problemáticas. Si le parece emocionante, lea hasta el final para saberlo todo sobre cómo aumentar la productividad de su equipo a distancia.
Colaborar a todos los niveles
Los equipos remotos tienen muchos problemas, pero la falta de comunicación directa siempre encabeza la lista porque puede convertirse en un grave impedimento y obstaculizar el funcionamiento de un equipo.
Otra preocupación importante es el intercambio de recursos, que implica compartir archivos, software y otras herramientas esenciales para completar el trabajo con éxito. Este obstáculo puede superarse fácilmente con el uso de herramientas avanzadas que permiten colaborar a todos los niveles.
Decimos "todos los niveles" porque a menudo se oye hablar de Zoom, pero ¿qué pasa con los archivos y el software? Hablemos de ellos de uno en uno.
Mensajes y llamadas
Cuando se trata de usar un mensajero en el trabajo, Skype siempre ha sido el motor de chat preferido por los profesionales de todo el mundo. Es, sin duda, la forma más sencilla de hacer ping o de compartir la pantalla con un compañero.
Sin embargo, Skype es ideal para grupos más pequeños, ya que sólo un máximo de 25 personas pueden unirse a una llamada de Skype. Para grupos más grandes, hay otras herramientas como Zoom y Google Meet.
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Utilizar una herramienta de gestión de proyectos
La gestión de proyectos a distancia es muy diferente de la gestión de empleados en las instalaciones porque hay muchas cosas que hacer. Debe planificar el proyecto, asignar y programar tareas, supervisar la finalización del proyecto y hacer mucho más. Además, tiene que hacer todo eso sin estar cerca de su equipo. Por lo tanto, necesita un software de trabajo remoto que pueda gestionar todo esto por usted. También es posible que necesite aprender a gestionar proyectos en general, especialmente si carece de experiencia en la dirección de un equipo.
Después de todo, la clave para gestionar con éxito un equipo remoto es la capacidad de supervisar el proyecto sin dedicar mucho tiempo. Eso sólo es posible cuando se dispone de una herramienta que agrega los datos necesarios para usted, como el estado de finalización de las tareas, el rendimiento, la productividad, etc. Así podrá dedicar más tiempo a la evaluación del rendimiento y a la toma de decisiones. Por lo tanto, una herramienta de gestión de proyectos es una necesidad para gestionar un equipo remoto y mantener el control a pesar de la cultura de trabajo a distancia.
En función de sus necesidades, debe elegir una herramienta de gestión de proyectos que le permita programar tareas y supervisar el progreso colectivo e individual de su equipo. Se recomienda elegir una herramienta que también le permita crear reportes basados en el rendimiento. Además, una herramienta de planificación de empleados como Homebase puede ayudar a gestionar los turnos y la disponibilidad, facilitando la asignación de tareas en función de quién esté realmente disponible.
Puesto que usted está a cargo del equipo, es obvio que debe crear reportes regulares de rendimiento que pueden consumir varias horas preciosas y aún pueden contener inconsistencias. Por lo tanto, al elegir una herramienta de gestión de proyectos, elija una herramienta como EmpMonitor, que le permite hacer todo eso desde un único panel de control.
Tras ultimar las herramientas necesarias, es hora de empezar a prepararse para lo peor. El coronavirus es un virus muy contagioso, y si alguien está luchando por respirar o está cuidando a un ser querido, no querrá interrumpirlo.
Obligar a los empleados a trabajar cuando no se encuentran bien o cuando están cerca de alguien que padece esta epidemia altamente contagiosa puede ser peligroso. Hacerlo puede hacer que te demanden y no hacerlo puede dejarte en la ruina.
Por lo tanto, debe aplicar técnicas de gestión de catástrofes, como formación interfuncional y estrategias de gestión de recursos. Por lo tanto, considere tener una copia de seguridad marcada para cada empleado después de tener en cuenta las complejidades que implica la ejecución remota de la tarea.
Al asignar suplentes, asegúrese de que el sustituto tiene las habilidades y los recursos necesarios para completar las tareas. Como sus empleados ya no trabajan desde sus oficinas, pueden tener o no las capacidades técnicas como software, herramientas, acceso a determinados archivos, etc...
Ahora que tiene una herramienta de gestión de proyectos en su lugar y las copias de seguridad están asignadas, es hora de avanzar y comenzar a programar tareas y plazos. A medida que avance, no exija demasiado a sus empleados y permítales algo de tiempo para asentarse. De cara al futuro, asigne la misma cantidad de trabajo que solía asignar cuando trabajaba in situ y auméntela gradualmente.
Como sus empleados trabajan desde casa, es probable que tengan menos distracciones. Por lo tanto, no estaría mal esperar que rindieran un poco más. Al programar las tareas, acuérdate de dejarles algo de tiempo (al menos una hora al día) para que puedan pedir aclaraciones y asistir a reuniones web.
A medida que sus empleados se asientan y se adaptan a la cultura del trabajo remoto, empezará a notar un descenso en la productividad del equipo. Para invertir esta tendencia, tienes que medir y controlar la productividad de todos tus empleados. Como trabajan desde casa, tendrás que utilizar un software de gestión de empleados que te permita hacer un seguimiento de las actividades de los empleados por pulsaciones de teclas y uso de aplicaciones.
Por lo tanto, si sus empleados dedican demasiado tiempo a las redes sociales y menos a las hojas de cálculo, puede hacer un seguimiento fácilmente dedicándoles unos minutos cada semana. También puede notar cambios en la productividad si sus trabajadores utilizan dispositivos personales que no están optimizados para el trabajo: tienen falta de almacenamiento o contienen archivos pesados que pueden ralentizar el proceso de trabajo. Supervisar y hacer un seguimiento de la productividad de vez en cuando garantiza que no se incumplan las expectativas de los clientes y se cumplan los plazos asignados.
Ahora que ha supervisado a sus empleados y medido su productividad, es hora de recompensar a los que más rinden. Puede ser mediante un correo de agradecimiento, en el que figure todo el equipo, o recompensándoles con un cupón regalo. Basta con algo que haga que los que más rinden se sientan recompensados. Si nunca ha hecho esto antes, se sorprenderá de lo motivador que puede ser para el resto del equipo.
No quieres establecer normas rígidas para que las siga tu equipo porque, al fin y al cabo, lo que importa es el rendimiento y la productividad. Así que, si el proyecto o proceso te permite programar una reunión semanal para ponerte al día, deja que los empleados trabajen a su ritmo.
No tienes que presionarlos para que se registren a una hora fija determinada. Mientras tanto, siempre puede utilizar el rastreador de empleados para comprobar si sus empleados están trabajando un determinado número de horas y completando las tareas asignadas.
Cuando se gestiona un equipo remoto, la mayoría de los directores suelen cometer un error común: las frecuentes llamadas para preguntar cómo van las cosas. Especialmente los gerentes que carecen de experiencia en la gestión de un equipo remoto. Debes entender que la cultura del trabajo remoto existe desde hace bastante tiempo. Ha habido y habrá empresas que tengan éxito a pesar de no contratar empleados presenciales.
Demasiadas llamadas sólo dificultarían el enfoque y la concentración de sus empleados. Por ejemplo, ningún profesional de la programación querría responder a decenas de llamadas mientras escribe un código complejo. Lo mismo puede decirse de la mayoría de los trabajos que requieren un grado razonable de habilidad y concentración.
Recuerde que la gestión de equipos remotos consiste en confiar los unos en los otros y cooperar. Por lo tanto, si les cubres las espaldas con llamadas regulares, esto podría hacer que desconfiaran de ti. En cambio, si eres flexible y controlas sus acciones con un software de supervisión de empleados, serás mucho mejor gestor.
Las llamadas de vídeo y audio no siempre son la mejor forma de comunicarse, ya que una cosa lleva a la otra y, en ese proceso, se pierde mucho tiempo valioso. Así que, a menos que se trate de una sesión individual o una reunión semanal de equipo, limítate al correo electrónico y los mensajes instantáneos.
Establece también estas directrices para tus empleados y hazles saber que estarás disponible a través de Skype o del motor de chat que utilices. Además, pídeles que envíen correos electrónicos formales sobre el estado del proyecto y actualizaciones de vez en cuando. Para todo lo demás que requiera una aclaración rápida, cuenta con la mensajería instantánea.
El trabajo a distancia ofrece mucha flexibilidad a los empleados, pero con el tiempo pueden empezar a sentirse aislados y a echar de menos la diversión de la oficina. Y esto puede provocar un descenso de la productividad. La falta de interacción social puede hacer que los equipos sean vulnerables al trabajo en silos, lo que puede dar lugar a la duplicación de esfuerzos y a la pérdida de productividad.
Por lo tanto, es muy importante realizar algunas actividades divertidas de vez en cuando para levantar el ánimo de tus empleados y hacer que se sientan conectados. Puede organizar un cuestionario lúdico que involucre a todos como equipo y le ayude a evaluar los conocimientos de sus empleados y su experiencia al mismo tiempo. También puede organizar otras actividades lúdicas como un concurso de resolución de puzzles, un concurso de trivialidades, etc.
De este modo, podrá mantener a sus empleados comprometidos, motivados y contentos mientras trabajan fuera de la oficina.
Sus empleados necesitan más dirección que nunca y es probable que acudan a usted en busca de orientación. Los equipos remotos suelen tener conflictos debido a una comunicación ineficaz y pueden acabar sumidos en el caos. Por eso, como responsable del equipo, debes estar disponible para ellos y ser su solucionador de problemas.
Ser un buen consejero es parte del trabajo de todo Manager, y este es el momento de mostrar esa faceta tuya. Acostúmbrate a preguntar regularmente a tus empleados si las cosas van bien o si necesitan ayuda. No hace falta que les llames, basta con un simple ping. Resolver los problemas internos del equipo no sólo ayuda a crear un ambiente positivo, sino que también contribuye a la productividad general del equipo.
Las estrategias de gestión de equipos remotos antes mencionadas funcionan a las mil maravillas, pero hay que darles algo de tiempo. La mayoría de los equipos que son nuevos en la cultura del trabajo a distancia tardan más en asentarse, pero hay muy poco que puedas hacer al respecto. Tienen que acostumbrarse a las nuevas herramientas, modos de comunicación y también a las distracciones que les rodean cuando trabajan desde casa. Así que no seas demasiado crítico y dales algo de tiempo para que se adapten al trabajo a distancia.
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Sobre el autor:
Sumit Gosh
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