Het managen van een team op afstand is heel wat anders dan het managen van een groep werknemers die onder je neus werken. Daarom moet je de juiste tools en technieken gebruiken om de productiviteit van je team op afstand te beoordelen en te verbeteren.
Worstel je met een team op afstand dat ondermaats presteert en deadlines van projecten mist als nooit tevoren? De uitbraak van het coronavirus heeft zijn tol geëist van bijna iedereen, en dat geldt ook voor je eens zo efficiënte medewerkers.
Nu de scholen gesloten zijn, geven je werknemers waarschijnlijk thuis les aan hun kinderen en moeten ze jongleren met andere huishoudelijke taken. Terwijl je dus probeert om alles weer op de rails te krijgen, moet je begripvol en meelevend zijn. Met andere woorden, je moet manieren vinden om de productiviteit van je team op afstand te verhogen, maar zonder overheersend en kritisch te zijn.
Het verbeteren van de productiviteit van een team op afstand is makkelijker gezegd dan gedaan, omdat er zoveel nieuwe uitdagingen zijn die gepaard gaan met toezicht en controle op afstand. De enige manier om deze hindernissen te overwinnen is door je huidige managementstijl ingrijpend te veranderen. Dit houdt in dat je innovatieve tools en technieken moet gebruiken om je werknemers te monitoren en de probleemgebieden te vinden. Als dat spannend klinkt, lees dan tot het einde om alles te weten te komen over het verhogen van de productiviteit van je team op afstand.
Samenwerken op alle niveaus
Teams op afstand hebben veel problemen, maar gebrek aan directe communicatie staat altijd bovenaan de lijst, omdat dit een serieuze belemmering kan vormen voor het functioneren van een team.
Een ander groot probleem is het delen van resources, wat het delen inhoudt van bestanden, software en andere tools die essentieel zijn om het werk succesvol af te ronden. Dit obstakel kan eenvoudig worden overwonnen met behulp van geavanceerde tools waarmee je op alle niveaus kunt samenwerken.
We zeggen "alle niveaus", omdat je mensen vaak hoort praten over Zoom, maar hoe zit het met de bestanden en de software? Laten we ze dus één voor één bespreken.
Berichten en gesprekken
Als het aankomt op het gebruik van een messenger op het werk, is Skype altijd al de go-to chat engine geweest voor professionals over de hele wereld. Het is ongetwijfeld de makkelijkste manier om te pingen of je scherm te delen met een collega.
Skype is echter ideaal voor kleinere groepen omdat er maximaal 25 mensen aan een Skype-gesprek kunnen deelnemen. Voor grotere groepen zijn er andere tools zoals Zoom en Google Meet.
Hulpmiddelen delen
Gebruik een project management tool
Remote Project Management is heel anders dan het managen van werknemers op locatie, omdat er zoveel dingen te doen zijn. Je moet het project plannen, taken toewijzen en inplannen, toezicht houden op de voltooiing van het project en nog veel meer. Bovendien moet je dat allemaal doen zonder bij je team te zijn. Daarom heb je software voor werken op afstand nodig die dit allemaal voor je kan doen. Misschien moet je ook leren hoe je projecten in het algemeen beheert, vooral als je geen ervaring hebt met het leiden van een team.
De sleutel tot het succesvol managen van een team op afstand is immers de mogelijkheid om het project te monitoren zonder er veel tijd aan te besteden. Dat is alleen mogelijk als je een tool hebt die de nodige gegevens voor je verzamelt, zoals de status van voltooide taken, prestaties, productiviteit, enz... Je kunt dan meer tijd besteden aan prestatiebeoordeling en besluitvorming. Een projectmanagementtool is dus een noodzaak om een team op afstand te beheren en om de controle te houden ondanks de cultuur van werken op afstand.
Afhankelijk van je eisen moet je een project management tool kiezen waarmee je taken kunt plannen en de collectieve en individuele voortgang van je team kunt controleren. Het is aan te raden om een tool te kiezen waarmee je ook op prestaties gebaseerde rapporten kunt maken.
Omdat jij de leiding hebt over het team, is het duidelijk dat je regelmatig prestatierapporten moet maken, die verschillende kostbare uren kunnen kosten en nog inconsistenties kunnen bevatten. Kies dus bij het kiezen van een projectmanagementtool voor een tool als EmpMonitor, waarmee je dat allemaal vanuit één dashboard kunt doen.
Nadat je de laatste hand hebt gelegd aan de benodigde hulpmiddelen, is het tijd om je op het ergste voor te bereiden. Het coronavirus is een zeer besmettelijk virus, en als iemand moeite heeft met ademhalen of een dierbare verzorgt, dan wil je dat niet onderbreken.
Werknemers dwingen om te werken terwijl ze ziek zijn of wanneer ze in de buurt zijn van iemand die lijdt aan deze zeer besmettelijke epidemie kan gevaarlijk zijn. Als je dat doet, kun je aangeklaagd worden en als je dat niet doet, kun je in de problemen komen.
Dus moet je technieken voor rampenbeheer implementeren, zoals cross-functionele training en strategieën voor resourcebeheer. Overweeg daarom om voor elke medewerker een back-up aan te geven, nadat je rekening hebt gehouden met de complexiteit van het op afstand uitvoeren van de taak.
Zorg er bij het toewijzen van back-ups voor dat de vervanger over de nodige vaardigheden en middelen beschikt om de taken uit te voeren. Omdat je werknemers niet langer vanuit hun kantoor werken, hebben ze misschien niet de technische mogelijkheden zoals software, tools, toegang tot bepaalde bestanden, enz...
Nu je een project management tool op zijn plaats hebt en de back-ups zijn toegewezen, is het tijd om verder te gaan en te beginnen met het plannen van taken en deadlines. Verwacht niet te veel van je medewerkers en gun ze wat tijd om tot rust te komen. Wijs in de toekomst dezelfde hoeveelheid werk toe als tijdens het werken op locatie en breid dit geleidelijk uit.
Omdat je werknemers vanuit huis werken, hebben ze waarschijnlijk minder afleiding. Het zou dus niet verkeerd zijn om van hen te verwachten dat ze iets extra's leveren. Vergeet niet om tijdens het plannen van taken wat tijd vrij te maken (minstens een uur per dag) zodat ze verduidelijkingen kunnen vragen en webvergaderingen kunnen bijwonen.
Naarmate je medewerkers zich meer thuis voelen in de cultuur van werken op afstand, zul je merken dat de productiviteit van het team afneemt. Om dit te keren, moet je de productiviteit van al je werknemers meten en monitoren. Omdat ze vanuit huis werken, moet je gebruik maken van een software voor personeelsbeheer waarmee je de activiteiten van je werknemers kunt bijhouden op basis van toetsaanslagen en applicatiegebruik.
Dus, als je werknemers te veel tijd besteden aan sociale media en minder aan de spreadsheets, dan kun je dat gemakkelijk opsporen door elke week een paar minuten te besteden. Je kunt productiviteitsveranderingen ook opmerken als je werknemers persoonlijke apparaten gebruiken die niet geoptimaliseerd zijn voor het werk: te weinig opslagruimte hebben of zware bestanden bevatten die het werkproces kunnen vertragen. Door de productiviteit van tijd tot tijd te controleren en bij te houden, zorg je ervoor dat je niet achterblijft bij de verwachtingen van de klant en dat je de toegewezen deadlines haalt.
Nu je je werknemers hebt gemonitord en hun productiviteit hebt gemeten, is het tijd om de toppresteerders te belonen. Dit kan door middel van een waarderingsmail met het hele team erop, of door ze te belonen met een cadeaubon. Een kleinigheidje om de toppresteerders zich beloond te laten voelen, zou goed genoeg moeten zijn. Als je dit nog nooit hebt gedaan, zul je verrast zijn hoe motiverend dit kan zijn voor de rest van het team.
Je wilt je team geen rigide regels opleggen, want uiteindelijk gaat het om prestaties en productiviteit. Dus als je voor het project of proces een wekelijkse vergadering kunt plannen voor updates, laat de medewerkers dan op hun eigen tijd werken.
Je hoeft ze niet onder druk te zetten om op een bepaald vast tijdstip in te loggen. In de tussentijd kun je altijd de werknemer-tracker gebruiken om te controleren of je werknemers een bepaald aantal uren werken en de toegewezen taken voltooien.
Bij het managen van een team op afstand maken de meeste managers een veelgemaakte fout - die frequente 'Hoe gaat het?' telefoontjes. Vooral managers die geen ervaring hebben met het managen van een team op afstand. Je moet begrijpen dat de cultuur van werken op afstand al een hele tijd bestaat. Er zijn en blijven bedrijven die succesvol zijn ondanks het feit dat ze geen werknemers op locatie inhuren.
Te veel telefoontjes zouden de focus en concentratie van je medewerkers alleen maar belemmeren. Geen enkele codeerprofessional zou bijvoorbeeld tientallen telefoontjes willen beantwoorden terwijl hij een stuk complexe code aan het schrijven is. Hetzelfde geldt voor de meeste andere banen die een redelijke hoeveelheid vaardigheid en concentratie vereisen.
Onthoud dat teammanagement op afstand draait om elkaar vertrouwen en samenwerken. Dus, als je ze steunt met regelmatige telefoontjes, dan kan dat ervoor zorgen dat ze je wantrouwen. Aan de andere kant, als je flexibel blijft en hun acties in de gaten houdt met behulp van werknemersmonitoringsoftware, kom je over als een veel betere manager.
Video- en audiogesprekken zijn niet altijd de beste manier om te communiceren, want van het een komt het ander, en in dat proces gaat veel kostbare tijd verloren. Dus, tenzij het een één-op-één sessie of een wekelijkse teamvergadering is, hou het bij e-mails en chatberichten.
Stel deze richtlijnen ook op voor je werknemers en laat ze weten dat je beschikbaar bent op Skype of welke chat-engine je ook gebruikt. Maak er ook een punt van om hen te vragen af en toe formele e-mails te sturen over de projectstatus en updates. Voor al het andere dat een snelle verduidelijking vereist, kun je rekenen op instant messaging.
Werken op afstand geeft veel flexibiliteit aan de werknemers, maar na verloop van tijd kunnen ze zich geïsoleerd gaan voelen en de gezelligheid op kantoor gaan missen. En dit kan leiden tot een dip in de productiviteit. Een gebrek aan sociale interactie kan de teams kwetsbaar maken voor silowerk, wat kan leiden tot dubbel werk en productiviteitsverlies.
Het is dus heel belangrijk om van tijd tot tijd leuke activiteiten te organiseren om het humeur van je werknemers te verbeteren en ze zich verbonden te laten voelen. Je kunt een ludieke quiz organiseren waarbij iedereen als team betrokken is en waarmee je tegelijkertijd de kennis en expertise van je werknemers kunt beoordelen. Je kunt ook andere leuke spelactiviteiten organiseren zoals een puzzeloploswedstrijd, triviawedstrijd enz.
Op deze manier kun je je werknemers betrokken, gemotiveerd en gelukkig houden terwijl ze niet op kantoor werken.
Je medewerkers hebben meer richting nodig dan ooit tevoren en wenden zich waarschijnlijk tot jou voor begeleiding. Teams op afstand komen vaak in conflict door ineffectieve communicatie en kunnen in chaos eindigen. Als manager van het team moet je dus beschikbaar zijn voor hen en hun probleemoplosser zijn.
Een goede raadgever zijn maakt deel uit van het werk van elke manager, en dit is het moment om die kant van jou te laten zien. Maak er een gewoonte van om je werknemers regelmatig te vragen of alles soepel verloopt of dat ze hulp nodig hebben. Je hoeft ze niet te bellen, en een one-liner ping zou al genoeg moeten zijn. Het oplossen van interne teamproblemen helpt niet alleen bij het creëren van een positieve sfeer, maar draagt ook bij aan de algehele productiviteit van het team.
De bovengenoemde strategieën voor het managen van teams op afstand werken als een tierelier, maar je moet het wat tijd geven. De meeste teams die nieuw zijn in de cultuur van werken op afstand hebben meer tijd nodig om zich te settelen, maar daar kun je weinig aan doen. Ze moeten wennen aan de nieuwe tools, communicatiemethoden en ook aan de afleiding die hen omringt tijdens het thuiswerken. Wees dus niet te veroordelend en geef ze wat tijd om zich aan te passen aan het werken op afstand.
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Sumit Gosh
Geen auteursinformatie beschikbaar.