Nach wochenlanger Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen in verschiedenen Abteilungen musste Sarah, eine Personalleiterin in einem schnell wachsenden Technologieunternehmen, Erkenntnisse für die vierteljährliche Vorstandssitzung zusammenstellen.
Da die Antworten auf die Assessments jedoch über verschiedene Plattformen verstreut waren - einige in ihrem Lernmanagementsystem, andere in Umfragetools und noch mehr in Tabellen - konnte sie keine genauen Abschlussquoten liefern, geschweige denn aussagekräftige Erkenntnisse über Qualifikationslücken.
Als der CIO bei ihr vorbeikam, um über die Einhaltung der Datensicherheit zu sprechen, wurde Sarah klar, dass das fragmentierte Beurteilungssystem nicht nur ineffizient war, sondern auch ein Risiko für sensible Mitarbeiterdaten darstellte.
Dieses Szenario spielt sich in Unternehmen auf der ganzen Welt ab, wo die Herausforderung nicht nur in der Erfassung von Beurteilungsdaten besteht, sondern auch in deren effektiver und sicherer Verwaltung. Da 90 % der weltweiten Daten in den letzten zwei Jahren entstanden sind, kann die Fülle der Daten, die modernen Unternehmen zur Verfügung stehen, zu einer Informationsflut führen. Daher sind eine effektive Datenverwaltung und -sicherheit für eine sinnvolle und gewinnbringende Nutzung von Bewertungsdaten unerlässlich.
In diesem Artikel wird erörtert, wie die zentrale Speicherung von Beurteilungsdaten eine Lösung für fragmentierte Managementsysteme darstellt und Unternehmen, die regelmäßig Assessments und Assessments durchführen, eine höhere Integrität, bessere Zugänglichkeit, stärkere Sicherheit und eine effiziente Ressourcennutzung bietet.
Die Vorteile einer zentralisierten Datenspeicherung
In dem Maße, in dem Unternehmen ihre Beurteilungsprogramme ausweiten - von Mitarbeiterbeurteilungen über Umfragen zum Kundenfeedback bis hin zu Kompetenzbewertungen - werden die Vorteile eines einheitlichen, zentralisierten Ansatzes immer deutlicher. In erster Linie geht es bei der Zentralisierung um die Bewältigung der einzigartigen Herausforderungen bei der Verwaltung von Beurteilungsdaten, während gleichzeitig ein sicherer und produktiverer Arbeitsablauf ermöglicht wird.
Vermeiden von Datenfragmentierung
Unternehmen stehen häufig vor großen Herausforderungen, wenn sie mehrere Plattformen für die Speicherung von Beurteilungsdaten verwenden. Diese fragmentierten Systeme führen oft zu doppelten Antwortdaten, was zu Inkonsistenzen in der Berichterstattung und erhöhten Speicherkosten führt.
Wenn beispielsweise verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools für Kompetenzbewertungen und Kundenbefragungen verwenden, ist ein Vergleich der Ergebnisse oder die Verfolgung des Fortschritts im Laufe der Zeit fast unmöglich.
Darüber hinaus machen die unterschiedlichen Datenformate und Kategorisierungsmethoden der verschiedenen Plattformen den Datenvergleich und die Analyse komplex.
Diese Fragmentierung wirkt sich auch auf die Produktivität aus, da die Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Daten auf verschiedenen Plattformen zu suchen und abzugleichen. Die Notwendigkeit des manuellen Datentransfers zwischen den Systemen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten.
Am kritischsten ist vielleicht, dass die Verwaltung von Daten über mehrere Plattformen hinweg die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR oder HIPAA erschwert, wodurch Unternehmen Gefahr laufen, diese nicht einzuhalten.
Vorteile der Zentralisierung
Die Zentralisierung von Daten löst diese bewertungsspezifischen Herausforderungen und bietet gleichzeitig zusätzliche Vorteile.
Die Zentralisierung erleichtert eine bessere Datenverwaltung und ein besseres Lebenszyklusmanagement, da sie einen umfassenden Überblick über alle verfügbaren Daten bietet. Es wird eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen, wodurch Diskrepanzen verringert und die Datenqualität insgesamt verbessert wird.
Die Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Vorteil der Zentralisierung. Zentralisierte Systeme, wie sie z. B. von Cloud-SIP-Anbietern angeboten werden, oder Technologien wie Cloud-Speicherplattformen und Datenverschlüsselungslösungen ermöglichen die Umsetzung einheitlicher Sicherheitsmaßnahmen für alle Datensätze, wodurch Schwachstellen effektiv reduziert werden.
Darüber hinaus fördert ein zentralisiertes System eine bessere Zusammenarbeit, indem es die gemeinsame Nutzung von Beurteilungsdaten durch verschiedene Abteilungen erleichtert. So können HR-Teams beispielsweise relevante Daten zur Assessment von Fähigkeiten problemlos mit Lern- und Entwicklungsteams austauschen, um Schulungsprogramme zu entwickeln. Darüber hinaus kann die Integration von Mentorenprogrammen in diesen zentralen Rahmen die Zusammenarbeit weiter verbessern, indem Feedback und Anleitung gegeben werden, was sowohl die individuelle als auch die Teamentwicklung fördert.
Moderne All-in-One-Bewertungsplattformen wie Pointerpro bieten vielfältige Möglichkeiten zur Nutzung und Weitergabe von Erkenntnissen aus zentralisierten Daten:
Um eine Datenfragmentierung zu vermeiden, sollten Sie den Export und Import von Beurteilungsdaten in verschiedenen Tools minimieren. Wenn das Tool, mit dem Sie Beurteilungsdaten sammeln, auch das Tool ist, mit dem Sie die Daten zu gemeinsamen, umsetzbaren Erkenntnissen verarbeiten, sind Sie den meisten Akteuren im Beurteilungsspiel einen Schritt voraus.
Aber wie stellen Sie sicher, dass die gesammelten Daten tatsächlich zu nützlichen Erkenntnissen führen?
Die Umwandlung roher Beurteilungsantworten in verwertbare Informationen erfordert einen strukturierten Ansatz, der auf Bewertungsdaten zugeschnitten ist.
Durch die Konzentration auf die Qualität der Assessments, Standardisierung und effektive Analysetechniken können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Bewertungsprogramme ausschöpfen.
Datenqualität
Qualitativ hochwertige Beurteilungsdaten bilden die wesentliche Grundlage für aussagekräftige Erkenntnisse. Unternehmen müssen Prioritäten setzen:
- Relevanz: Sammeln Sie nur Daten, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Genauigkeit: Implementieren Sie strenge Datenvalidierungsprozesse, um die Genauigkeit der Datenerfassung sicherzustellen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den verschiedenen Antwortdaten die richtige Gewichtung zuweisen, indem Sie eine benutzerdefinierte Assessment verwenden.
- Aktualität: Aktualisieren Sie die Daten regelmäßig, um ihre Relevanz und ihren Wert zu erhalten. Mit anderen Worten: Lassen Sie Ihre Assessments Teil eines wiederkehrenden Prozesses sein.
- Vollständig: Sammeln Sie alle erforderlichen Datenpunkte, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
- Konsistenz: Behalten Sie einheitliche Verfahren zur Datenerfassung in allen Beurteilungsprozessen bei.
Standardisierung
Die Standardisierung von Beurteilungsdaten gewährleistet die Vergleichbarkeit über verschiedene Beurteilungsarten und Zeiträume hinweg:
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Standardisierungsverfahren, um sie an die sich ändernden organisatorischen Anforderungen anzupassen.
- Einheitliche Kategorien: Implementieren Sie einheitliche Kompetenzrahmen oder Bewertungskriterien für alle relevanten Assessments.
- Standardisierte Skalen: Verwenden Sie einheitliche Bewertungsskalen für alle Assessments.
- Einheitliche Antwortformate: Stellen Sie sicher, dass alle Assessments in einheitlichen Formaten erfasst und gespeichert werden, um vergleichende Analysen zu erleichtern.
Datenanalyse
Eine wirksame Analyse verwandelt die Antworten auf Assessments in verwertbare Erkenntnisse:
- Identifizierung von Mustern: Tauchen Sie in die Analytik Ihres Bewertungstools ein, um Trends in den Bewertungsantworten aufzudecken, z. B. gemeinsame Kompetenzlücken in verschiedenen Abteilungen oder wiederkehrende Themen im Kundenfeedback.
- Antwort-Segmentierung: Zerlegen Sie Beurteilungsdaten in aussagekräftige Untergruppen, um spezifische Erkenntnisse zu gewinnen, z. B. durch den Vergleich von Beurteilungsergebnissen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Erfahrungsstufen.
- Visualisierungstechniken: Nutzen Sie Datenvisualisierungsfunktionen (Diagramme und Widgets), um komplexe Bewertungsergebnisse für verschiedene Interessengruppen zugänglicher und verständlicher zu machen.
- Vorhersagende Analysen: Nutzen Sie historische Beurteilungsdaten, um künftige Trends zu prognostizieren, z. B. um den Bedarf an Qualifikationsentwicklung oder die Entwicklung der Kundenzufriedenheit zu prognostizieren.
- Kontextuelle Analyse: Berücksichtigen Sie externe Faktoren, die die Bewertungsergebnisse beeinflussen können, um ein umfassenderes Verständnis der Daten zu erhalten.
Wahrscheinlich die größte Angst von jedem, der im beruflichen Umfeld viele Daten sammelt:Cybersecurity-Bedrohungen.
Cyberkriminelle können Beurteilungsdaten für schändliche Aktivitäten wie Identitätsdiebstahl oder Bestechung nutzen. Daher ist es für Unternehmen, die ihre Beurteilungsdaten optimal nutzen möchten, wichtig, diese Bedrohungen zu verstehen und zu wissen, wie die Zentralisierung von Daten zur Datensicherheit beiträgt.
Häufige Bedrohungen sind:
- Unbefugte Zugriffsversuche von Personen ohne entsprechende Berechtigung stellen eine ständige Bedrohung dar.
- Menschliches Versagen, wie das versehentliche Löschen oder die Weitergabe sensibler Informationen durch autorisierte Benutzer, ist nach wie vor ein erheblicher Risikofaktor.
- Bösartige Software, einschließlich Malware und Ransomware, kann die Datenintegrität und -zugänglichkeit gefährden.
- Insider-Bedrohungen durch Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die Daten zur persönlichen Bereicherung missbrauchen oder vorsätzlich Schaden anrichten, sind nicht zu übersehen.
Um diesen Bedrohungen zu begegnen, muss eine Organisation sicherstellen, dass der (Software-as-a-)Service-Anbieter, der die Beurteilungslösung verwaltet, die höchsten Standards der Informationssicherheit einhält. Eine Möglichkeit, dies zu überprüfen, besteht darin, festzustellen, ob das Unternehmen nach ISO 27001 zertifiziert ist. Die Zertifizierung beweist, dass der Anbieter weltweit anerkannte Best Practices für die Sicherung von Daten, das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften befolgt. Der Einsatz von Cloud-nativen Sicherheitslösungen trägt auch dazu bei, Sicherheitsverletzungen zu minimieren, Arbeitslasten zu schützen und vor Cyberangriffen während der Laufzeit zu bewahren.
Wie Sie mit Pointerpro automatisierte Umfrageberichte erstellen
Hier finden Sie eine kurze Einführung in die Funktionsweise von Pointerpro, die Ihnen einer unserer Produktexperten, Chris, gibt.
"Wir verwenden Pointerpro für alle Arten von Umfragen und Assessments in unserem globalen Unternehmen, und die Mitarbeiter schätzen die Benutzerfreundlichkeit und die flexible Berichterstattung."
Direktor bei Alere
"Ich gebe dem neuen Report Builder 5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit. Jeder, der keine Programmierkenntnisse hat, kann schnell automatisierte personalisierte Berichte erstellen."
CFO & COO bei Egg Science
"Ihr habt großartige Arbeit geleistet, indem ihr die Anwendung so einfach wie möglich gestaltet habt, ohne dabei an Funktionalität einzubüßen."
Kundenbetreuer bei Reed Talent Solutions
"Es ist ein großer Vorteil, Formeln und die Möglichkeit für eine wirklich gründliche Analyse zu haben. Es gibt Hunderte von Formeln, aber der Kunde sieht nur den einfach zu lesenden Bericht. Wenn man so etwas sucht, ist es wirklich gut, mit Pointerpro zu arbeiten."
Country Manager Niederlande bei Better Minds at Work
Nicht zuletzt deshalb, weil Sie sich vielleicht irgendwann dazu entschließen, Beurteilungsdaten aus Ihrer Beurteilungsplattform zu exportieren, ist es sehr empfehlenswert, als Organisation selbst proaktive Cybersecurity-Maßnahmen zu implementieren und den Datenschutz insgesamt weiter zu verbessern. Viele der empfohlenen Sicherheitskontrollen lassen sich leichter implementieren und verbessern, einmal mehr durch eine maximale Zentralisierung der Daten.
So werden beispielsweise die Zugriffskontrollen in einem zentralisierten System robuster und besser verwaltbar. Unternehmen können strenge, rollenbasierte Zugriffsrichtlinien für alle Datensätze gleichzeitig implementieren und so das Risiko eines unbefugten Zugriffs verringern und sich vor bösartigem Code schützen, der in der Cybersicherheit als Payload bekannt ist. Durch die Zentralisierung können Unternehmen auch einheitliche Verschlüsselungsprotokolle für alle Daten anwenden, sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung, und so potenzielle Sicherheitslücken in dezentralen Systemen mit unterschiedlichen Verschlüsselungsstandards schließen.
Darüber hinaus wird durch die Implementierung von Microsoft 365-Backup-Software oder ähnlichen Lösungen sichergestellt, dass die in Cloud-Umgebungen gespeicherten Daten gegen versehentliches Löschen, Beschädigung oder Ransomware-Angriffe geschützt sind. Sicherheitsprüfungen werden in einer zentralisierten Umgebung umfassender und effizienter, so dass Schwachstellen viel schneller erkannt und behoben werden können.
Die Zentralisierung verbessert auch die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf bewährte Verfahren zur Datensicherheit. Unternehmen können einheitliche Sicherheitsrichtlinien in allen Abteilungen einführen und so das Risiko menschlicher Fehler bei der Datenverarbeitung verringern.
Ein effektives Management von Beurteilungsdaten geht über technische Lösungen und Sicherheitsmaßnahmen hinaus. Es erfordert einen kollaborativen Ansatz, der die organisatorischen Praktiken standardisiert. Ein zentralisiertes Datenmanagement erleichtert diesen einheitlichen Ansatz und führt zu konsistenten Richtlinien und kooperativen Bemühungen.
Eine einheitliche Beurteilungsrichtlinie
Eine umfassende, einheitliche Beurteilungsrichtlinie bildet die Grundlage für ein effektives, teamübergreifendes Datenmanagement. Diese Richtlinie sollte klare Richtlinien für:
- Design und Implementierung von Assessments
- Verfahren zur Erfassung und Speicherung von Antworten
- Berechtigungen für Datenzugriff und -nutzung
- Berichtsstandards und -formate
- Compliance-Anforderungen
Durch die klare Definition von Rollen und Zuständigkeiten für alle am Beurteilungsprozess beteiligten Teammitglieder schafft die Richtlinie Verantwortlichkeit und reduziert Verwirrung. So kann die Personalabteilung beispielsweise für die Daten der Mitarbeiterbeurteilung zuständig sein, während die Teams der Abteilung Lernen und Entwicklung spezielle Zugriffsrechte für die Ergebnisse der Kompetenzbewertung haben.
Die Zentralisierung unterstützt eine einheitliche Politik, indem sie einen einzigen Bezugspunkt für alle Beurteilungsaktivitäten bietet.
Unternehmen können ihre Richtlinien leichter mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen in Einklang bringen, da Änderungen von einem zentralen Ort aus umgesetzt und überwacht werden können. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen dieser Richtlinien sind in einem zentralisierten System einfacher zu handhaben, so dass Unternehmen schnell auf sich ändernde Anforderungen an die Datenverwaltung reagieren können.
Organisatorische Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung, um den größtmöglichen Nutzen aus Beurteilungsdaten zu ziehen, und die Zentralisierung verbessert dies erheblich. Zum Beispiel:
- Funktionsübergreifende Teams können durch rollenbasierte Berechtigungen leicht auf relevante Beurteilungsdaten zugreifen
- Abteilungen können Erkenntnisse aus verwandten Assessments gemeinsam nutzen, ohne die Datensicherheit zu gefährden
- Schulungen zu bewährten Beurteilungsmethoden werden standardisierter und effizienter
- Teams können bei der Entwicklung und Verbesserung von Assessments zusammenarbeiten und gemeinsame Erkenntnisse nutzen
Darüber hinaus werden offene Kommunikationskanäle in einer zentralisierten Datenumgebung effektiver. Teammitglieder können Erfahrungen und Vorschläge zur Verbesserung von Datenpraktiken leichter austauschen, wenn sie auf einer gemeinsamen Datenplattform arbeiten.
Schließlich vereinfacht die Zentralisierung die kontinuierliche Verbesserung der Datenverwaltungsprozesse und ermöglicht den Teams die nahtlose Erfassung und Umsetzung von Nutzerfeedback.
Die Maximierung von Beurteilungsdaten erfordert einen ausgewogenen Ansatz, bei dem die Informationsgenerierung und die Datensicherheit im Vordergrund stehen. Zu den wichtigsten Erkenntnissen gehören:
- Zentralisieren Sie die Datenspeicherung: Konsolidieren Sie alle Daten in einer einzigen, sicheren Plattform für eine bessere Verwaltung und Analyse.
- Priorisieren Sie die Datenqualität: Implementieren Sie strenge Standards für die Datenerfassung und -pflege.
- Generieren Sie umsetzbare Informationen: Nutzen Sie fortschrittliche Analysetechniken, um wertvolle Informationen aus Ihren Daten zu gewinnen.
- Implementieren Sie starke Sicherheitsmaßnahmen: Entwickeln und pflegen Sie umfassende Sicherheitsprotokolle zum Schutz Ihrer Datenbestände.
- Fördern Sie ein kooperatives Datenmanagement: Erstellen Sie eine einheitliche Datenpolitik und fördern Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit bei der Datenverarbeitung.
Durch die Umsetzung dieser Best Practices können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Beurteilungsdaten ausschöpfen und gleichzeitig deren Sicherheit und Integrität gewährleisten. Ob es um die Verbesserung von Bildungsergebnissen, die Verbesserung von Unternehmensschulungen oder die Optimierung von Assessments im Gesundheitswesen geht - ein effektives Datenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.
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Über den Autor:
Irina Maltseva
Irina Maltseva ist Growth Lead bei Aura, Gründerin bei ONSAAS und SEO-Beraterin. In den letzten acht Jahren hat sie SaaS-Unternehmen dabei geholfen, ihren Umsatz mit Inbound-Marketing zu steigern.