Bang om verkeerde investeringen te doen in nieuwe tools voor je organisatie?
Met een grondige fit gap analyse template scheidt u het kaf van het koren en hebt u het bewijs om het te bewijzen.
Pointerpro is de 2-in-1 software waarmee je zulke assessments opzet én automatisch gepersonaliseerde PDF-rapporten genereert – allemaal in één vloeiende workflow.
Vertrouwd door 1500+ consultants, coaches, marketeers, HR-specialisten en bedrijven wereldwijd
3 redenen om Pointerpro te gebruiken als hulpmiddel voor een fit gap analyse
Dankzij de instelling in de Report Builder en de functie voor aggregate reports krijgen werknemers een gedetailleerd PDF-rapport: met persoonlijke feedback, nuttige tips en een actieplan.
Stel je voor dat je de CTO of IT-manager van een bedrijf bent. Misschien ben je dat wel? In deze digitale tijden stuiten verschillende afdelingen op tools die hen nuttig lijken en komen ze naar je toe met hun verzoek om ze aan te schaffen. Een marketingmanager overweegt misschien een nieuwe projectmanagementtool, een logistiek manager en een salesmanager kunnen contact met je opnemen met hun verzoek voor twee andere projectmanagementtools. En andere collega's kunnen je overladen met andere verzoeken om andere software te implementeren .
U kunt zich het gedoe waarschijnlijk wel voorstellen. Om jouw werklast te verminderen bij het analyseren of de tools echt het overwegen waard zijn, kunt u binnenkomende aanvragen filteren door mensen een fit gap analyse assessment te laten invullen.
Met andere woorden, een fit gap analyse template is het perfecte hulpmiddel om software implementatieprojecten te stroomlijnen. Een op maat gemaakte gap analyse assessment helpt u objectief te evalueren hoe goed een softwareoplossing voldoet aan de behoeften en eisen van jouworganisatie .
Het begint allemaal met het opstellen van de standaardvereisten en mogelijke "fit-levels".
Wanneer je overweegt een nieuwe tool in te voeren, wil je er zeker van zijn dat je er op de lange termijn geen spijt van krijgt. Er kunnen nu bepaalde behoeften zijn die in de toekomst niet meer bestaan en omgekeerd. De sleutel is om elke tool consequent te evalueren met hetzelfde fit gap analysemodel.
Dit is wat je moet doen om een solide model te bouwen, gevolgd door een fit gap analyse sjabloonmodel:
1. De vereisten definiëren
Denk na over de huidige en toekomstige behoeften van jouw organisatie. Het is een goed idee om stakeholders van verschillende afdelingen erbij te betrekken om vast te leggen wat echt essentieel is.
Uiteraard zullen er altijd functionele eisen zijn. Andere vereisten die kunnen variëren, afhankelijk van jouw situatie? Hier zijn er een paar:
2. Elke vereiste evalueren
In principe moet je beslissen op welke schaal je elke vereiste wilt evalueren. Dit hangt af van hoe genuanceerd je kunt zijn in je assessment. Waarschijnlijk kom je uit op een schaal van vier of vijf niveaus. Bijvoorbeeld:
3. Open: Uitzoeken wat de exacte hiaten zijn
Het algemene "fit"-niveau voor de gecombineerde vereisten bepaalt welke tools geschikt zijn voor het bedrijf en welke niet. Maar als het erop aankomt om de uiteindelijke keuze te maken, zit de duivel natuurlijk in de details. Vergeet dus niet om in de assessment die u opstelt ruimte te laten voor open input van jouw respondenten.
Zo zou een eenvoudig model eruit kunnen zien:
Hoe je een fit gap analyse met aangepaste scores opzet
Wanneer u jouw uiteindelijke model omzet in een scoregebaseerde enquête, kunt u jouw evaluatie verfijnder maken door meer gewicht toe te kennen aan specifieke vereisten. Als gebruikerservaring voor jou een grotere prioriteit heeft dan schaalbaarheid, dan wil je dat terugzien in de algehele evaluatie van de tool.
In de onderstaande video legt Pointerpro's Product Director Bruno uit wat custom scoring is:
Gap analyse vs. fit gap analyse: Wat is het verschil?
Voor het geval u het zich afvraagt, een gap analyse en een fit gap analyse zijn enigszins verschillend - hoewel beide eenvoudig kunnen worden opgezet met Pointerpro assessments.
Bij een "gap analyse" wordt meestal de discrepantie tussen de huidige en de gewenste status binnen een systeem of proces beoordeeld, worden gebieden geïdentificeerd waar de doelstellingen niet worden gehaald en worden strategieën bedacht om deze hiaten te overbruggen.
Een "fit gap analyse" richt zich specifiek op het evalueren van hoe goed een bepaalde oplossing, zoals een softwaresysteem of methodologie, overeenkomt met de vereisten of specificaties van een organisatie. Het identificeert gebieden waar de oplossing aan de behoeften voldoet ("fit") en gebieden waar aanpassingen of verbeteringen nodig zijn ("gaps") om een optimale afstemming op de doelstellingen van de organisatie te garanderen.
Hoewel beide analyses te maken hebben met het identificeren van hiaten, beperkt de "fit gap analysis" zich tot het evalueren van de afstemming op specifieke vereisten of criteria.
Hier zijn 30 fit gap analyse voorbeeldvragen verdeeld in 3 categorieën
Deze vragen in het template voor een fit gap-analyse richten zich op het beoordelen van de gebruikerservaring van de tool, met als doel ervoor te zorgen dat de tool voldoet aan de bruikbaarheids- en tevredenheidsvereisten van de beoogde gebruikersgroep.
Door een Likert-schaal te gebruiken, kunnen stakeholders meer genuanceerde feedback geven over verschillende aspecten van de gebruikerservaring, waardoor de geschiktheid van de tool gedetailleerder kan worden geëvalueerd. Deze aanpak maakt een gestructureerde vergelijking mogelijk tussen de verwachtingen van de gebruiker en de daadwerkelijke gebruikerservaring die de tool biedt, waardoor gebieden van overeenstemming ("fit") kunnen worden geïdentificeerd, evenals potentiële hiaten die verdere aandacht of aanpassing vereisen.
Deze fit gap analyse template vragen hebben als doel om te bepalen hoe goed de tool kan omgaan met toenemende eisen in de loop van de tijd, inclusief factoren zoals gebruikersaantallen, datavolumes en prestaties. Aan de andere kant gaan de aanpassingsvragen in op de flexibiliteit van de tool om zich aan te passen aan specifieke organisatorische behoeften, inclusief het gemak van aanpassing, integratie met nieuwe systemen en ondersteuning voor op maat gemaakte workflows of bedrijfslogica.
Deze vragen in het template voor een fit gap-analyse zijn bedoeld om de beveiligings- en compliance-houding van de tool te evalueren, zodat je zeker weet dat de tool voldoet aan de vereisten van de organisatie voor het beschermen van gegevens en het naleven van wettelijke normen.
In een fit gap analyserapport zijn aanbevelingen cruciaal voor het aanpakken van geïdentificeerde hiaten en het verbeteren van de afstemming tussen de behoeften van de organisatie en de mogelijkheden van de beoordeelde oplossing. Enkele mogelijke aanbevelingen zijn:
Uiteindelijk moeten deze aanbevelingen leiden tot een beslissing om door te gaan ("go") met de tool, afhankelijk van het aanpakken van de geïdentificeerde hiaten, of om het te heroverwegen ("no go") als niet adequaat kan worden voldaan aan kritieke vereisten.
Over aanbevelingen gesproken - of "go"/"no go" beslissingen over de adoptie van een tool - het is belangrijk dat deze formeel worden gecommuniceerd naar stakeholders (vooral degenen die de tool aanvragen). De beste manier om dit te doen is met een rapport dat elke beslissing ondersteunt en dat aantoont dat het gebaseerd was op een grondige evaluatie.
Daarom is het zo krachtig om een digitale enquête te gebruiken. Nog beter - en tijdsefficiënter - is een enquête die automatisch antwoorden omzet in feedback en aanbevelingen op maat, indien nodig ondersteund door grafieken of diagrammen.
Pointerpro biedt u die mogelijkheid. En het is niet alleen handig voor het maken van fit gap-analyses. Het is ook een beoordelingstool die wordt gebruikt door HR-professionals, marketeers, consultants en bedrijfsleiders wereldwijd.
Lees gerust verder op deze website of neem direct contact met ons op.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments binnen ons bedrijf. En dit wereldwijd. Ook onze medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe Report Builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeer-ervaring kan snel starten met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door de tool zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken én deze toch robuust te houden op vlak van functionaliteiten."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work