Bang om verkeerde investeringen te doen in nieuwe tools voor je organisatie?
Met een gedegen template voor een fit-gap-analyse scheidt u het kaf van het koren en beschikt u over het bewijs om dit aan te tonen.
Pointerpro is de 2-in-1-software die het opstellen van assessments combineert met het genereren van aangepaste PDF-rapporten.
Vertrouwd door meer dan 1.500 consultants, coaches, marketeers, HR-specialisten en bedrijven wereldwijd
3 redenen om Pointerpro te gebruiken als hulpmiddel voor een fit gap analyse
Dankzij de instelling in de Report Builder en de functie voor aggregate reports krijgen werknemers een gedetailleerd PDF-rapport: met persoonlijke feedback, nuttige tips en een actieplan.
Stel je voor dat je de CTO of IT-manager van een bedrijf bent. Misschien ben je dat wel? In deze digitale tijden stuiten verschillende afdelingen op tools die hen nuttig lijken en komen ze naar je toe met hun verzoek om ze aan te schaffen. Een marketingmanager overweegt misschien een nieuwe projectmanagementtool, een logistiek manager en een salesmanager kunnen contact met je opnemen met hun verzoek voor twee andere projectmanagementtools. En andere collega's kunnen je overladen met andere verzoeken om andere software te implementeren .
U kunt zich waarschijnlijk wel voorstellen hoe lastig dat is. Om jouw werklast bij het analyseren of de tools echt de moeite waard zijn te verminderen, kunt u inkomende verzoeken filteren door mensen een fit-gap-analyse te laten invullen.
Met andere woorden: een template voor een fit-gap-analyse is het perfecte hulpmiddel om software-implementatieprojecten te stroomlijnen. Een op maat gemaakte fit-gap-analyse helpt u objectief te beoordelen in hoeverre een softwareoplossing voldoet aan de behoeften en eisen vanjouw organisatie .
Het begint allemaal met het opstellen van de standaardvereisten en mogelijke "fit-levels".
Wanneer je overweegt een nieuwe tool in te voeren, wil je er zeker van zijn dat je er op de lange termijn geen spijt van krijgt. Er kunnen nu bepaalde behoeften zijn die in de toekomst niet meer bestaan en omgekeerd. De sleutel is om elke tool consequent te evalueren met hetzelfde fit gap analysemodel.
Dit is wat je moet doen om een solide model te bouwen, gevolgd door een fit gap analyse sjabloonmodel:
1. De vereisten definiëren
Denk na over de behoeften van jouw organisatie, zowel nu als in de toekomst. Het is een goed idee om stakeholders uit verschillende afdelingen erbij te betrekken om in kaart te brengen wat echt essentieel is.
Uiteraard zullen er altijd functionele vereisten zijn. Zijn er nog andere vereisten die kunnen variëren, afhankelijk van jouw situatie? Hier volgen er een paar:
2. Elke vereiste evalueren
In principe moet u bepalen op welke schaal u elke vereiste wilt beoordelen. Dit hangt af van hoe gedetailleerd u bij jouw assessment te werk kunt gaan. Waarschijnlijk komt u uit op een schaal met vier of vijf niveaus. Bijvoorbeeld:
3. Open: Uitzoeken wat de exacte hiaten zijn
De algehele mate van 'fit' voor de gecombineerde vereisten bepaalt welke tools bij het bedrijf passen en welke niet. Maar als het aankomt op het maken van de definitieve keuze, zit het venijn natuurlijk in de details. Vergeet daarom bij de assessment die u opstelt niet om ruimte te laten voor open antwoorden van jouw respondenten.
Hieronder ziet u hoe een eenvoudig model eruit zou kunnen zien:
Hoe je een fit gap analyse met aangepaste scores opzet
Wanneer u jouw uiteindelijke model omzet in een scoregebaseerde enquête, kunt u jouw evaluatie verfijnder maken door meer gewicht toe te kennen aan specifieke vereisten. Als gebruikerservaring voor jou een grotere prioriteit heeft dan schaalbaarheid, dan wil je dat terugzien in de algehele evaluatie van de tool.
In de onderstaande video legt Pointerpro's Product Director Bruno uit wat custom scoring is:
Gap analyse vs. fit gap analyse: Wat is het verschil?
Voor het geval u het zich afvraagt, een gap analyse en een fit gap analyse zijn enigszins verschillend - hoewel beide eenvoudig kunnen worden opgezet met Pointerpro assessments.
Bij een "gap analyse" wordt meestal de discrepantie tussen de huidige en de gewenste status binnen een systeem of proces beoordeeld, worden gebieden geïdentificeerd waar de doelstellingen niet worden gehaald en worden strategieën bedacht om deze hiaten te overbruggen.
Een "fit gap analyse" richt zich specifiek op het evalueren van hoe goed een bepaalde oplossing, zoals een softwaresysteem of methodologie, overeenkomt met de vereisten of specificaties van een organisatie. Het identificeert gebieden waar de oplossing aan de behoeften voldoet ("fit") en gebieden waar aanpassingen of verbeteringen nodig zijn ("gaps") om een optimale afstemming op de doelstellingen van de organisatie te garanderen.
Hoewel beide analyses te maken hebben met het identificeren van hiaten, beperkt de "fit gap analysis" zich tot het evalueren van de afstemming op specifieke vereisten of criteria.
Hier zijn 30 fit gap analyse voorbeeldvragen verdeeld in 3 categorieën
De vragen in dit template voor een fit-gap-analyse zijn gericht op het beoordelen van de gebruikerservaring van de tool, met als doel te waarborgen dat deze voldoet aan de eisen op het gebied van bruikbaarheid en tevredenheid van de beoogde gebruikersgroep.
Door gebruik te maken van een Likert-schaal kunnen stakeholders meer genuanceerde feedback geven over verschillende aspecten van de gebruikerservaring, waardoor een gedetailleerdere evaluatie van de geschiktheid van de tool mogelijk wordt. Deze aanpak maakt een gestructureerde vergelijking mogelijk tussen de verwachtingen van de gebruikers en de daadwerkelijke gebruikerservaring die de tool biedt, waardoor zowel punten van overeenstemming („fit“) als mogelijke hiaten kunnen worden geïdentificeerd die wellicht verdere aandacht of aanpassing vereisen.
Deze fit gap analyse template vragen hebben als doel om te bepalen hoe goed de tool kan omgaan met toenemende eisen in de loop van de tijd, inclusief factoren zoals gebruikersaantallen, datavolumes en prestaties. Aan de andere kant gaan de aanpassingsvragen in op de flexibiliteit van de tool om zich aan te passen aan specifieke organisatorische behoeften, inclusief het gemak van aanpassing, integratie met nieuwe systemen en ondersteuning voor op maat gemaakte workflows of bedrijfslogica.
Deze vragen in het template voor een fit-gap-analyse zijn bedoeld om de beveiligings- en nalevingsstatus van de tool te evalueren, zodat wordt gewaarborgd dat deze voldoet aan de eisen van de organisatie op het gebied van gegevensbescherming en naleving van wettelijke normen.
In een fit gap analyserapport zijn aanbevelingen cruciaal voor het aanpakken van geïdentificeerde hiaten en het verbeteren van de afstemming tussen de behoeften van de organisatie en de mogelijkheden van de beoordeelde oplossing. Enkele mogelijke aanbevelingen zijn:
Uiteindelijk moeten deze aanbevelingen leiden tot een beslissing om door te gaan ("go") met de tool, afhankelijk van het aanpakken van de geïdentificeerde hiaten, of om het te heroverwegen ("no go") als niet adequaat kan worden voldaan aan kritieke vereisten.
Over aanbevelingen gesproken – of 'go'/'no go'-beslissingen over de invoering van een tool – het is belangrijk dat deze formeel worden gecommuniceerd aan de stakeholders (met name degenen die om de tool hebben gevraagd). De beste manier om dit te doen is met een rapport dat elke beslissing onderbouwt en aantoont dat deze is gebaseerd op een grondige evaluatie.
Daarom is het zo krachtig om een digitale enquête te gebruiken. Nog beter – en tijdbesparender – is een enquête die antwoorden automatisch omzet in feedback en aanbevelingen op maat, en die indien nodig wordt ondersteund door tabellen of grafieken.
Pointerpro biedt u die mogelijkheid. En het is niet alleen handig voor het maken van fit gap-analyses. Het is ook een beoordelingstool die wordt gebruikt door HR-professionals, marketeers, consultants en bedrijfsleiders wereldwijd.
Lees gerust verder op deze website of neem direct contact met ons op.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments binnen ons wereldwijde bedrijf, en onze medewerkers zijn erg te spreken over het gebruiksgemak en de flexibele rapportagemogelijkheden."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe rapportgenerator 5 sterren vanwege het gebruiksgemak. Iedereen zonder programmeerervaring kan snel aan de slag met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account Director bij Reed Talent Solutions
“Het is een groot voordeel dat er formules zijn en dat je echt een grondige analyse kunt uitvoeren. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je op zoek bent naar zoiets, is het echt fijn om met Pointerpro te werken.”
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work