¿Tiene miedo de hacer inversiones equivocadas en nuevas herramientas para su organización?
Con una plantilla de análisis de las diferencias de ajuste, separará el grano de la paja y tendrá las pruebas para demostrarlo.
Pointerpro es el software 2 en 1 que combina la creación de evaluaciones con la generación de reportes PDF personalizados.
Con la confianza de más de 1.500 consultores, coaches, especialistas en marketing, especialistas en RRHH y empresas de todo el mundo.
3 razones para usar Pointerpro como herramienta de análisis de brechas de ajuste
Gracias a su configuración en el Generador de Reportes, y a su función de Reportes Agregados, los empleados obtienen un reporte detallado en PDF: con comentarios personalizados, consejos útiles y un plan de acción.
Imagine que es el director técnico o el director de TI de una empresa. ¿Quizá lo sea? En estos tiempos digitales, varios departamentos tropezarán con herramientas que les parezcan útiles y acudirán a ti con su solicitud de compra. Un responsable de marketing puede considerar una nueva herramienta de gestión de proyectos, un responsable de logística y un responsable de ventas pueden ponerse en contacto con usted con su propuesta de otras dos herramientas de gestión de proyectos. Y otros colegas pueden sobrecargarte con otras peticiones para implantar otro software.
Seguro que se imagina la molestia. Para disminuir su carga de trabajo a la hora de analizar si realmente merece la pena considerar las herramientas, puede filtrar las solicitudes entrantes haciendo que la gente rellene una evaluación de análisis de la brecha de ajuste.
En otras palabras, una plantilla de análisis de brechas de ajuste es la herramienta perfecta para agilizar los proyectos de implementación de software. Una evaluación de análisis de brechas hecha a medida le ayuda a evaluar objetivamente en qué medida cualquier solución de software satisface las necesidades y requisitos de su organización.
Así que todo empieza por establecer los requisitos estándar y los posibles "niveles de ajuste".
Siempre que considere adoptar una nueva herramienta, querrá asegurarse de no arrepentirse a largo plazo. Puede haber ciertas necesidades hoy que ya no existan en el futuro y viceversa. La clave está en evaluar cualquier herramienta de forma coherente con el mismo modelo de análisis de la brecha de ajuste.
Esto es lo que hay que hacer para construir un modelo sólido, seguido de un modelo de plantilla de análisis de las diferencias de ajuste:
1. Definir los requisitos
Piense en las necesidades actuales y futuras de su organización. Es una buena idea implicar a las partes interesadas de diferentes departamentos para captar lo que es realmente esencial.
Obviamente, siempre habrá requisitos funcionales. ¿Otros requisitos que pueden variar según la situación? He aquí algunos:
2. Evaluar cada requisito
Básicamente, debe decidir en qué escala desea evaluar cada requisito. Esto dependerá de lo matizado que pueda ser en su evaluación. Lo más probable es que acabe con una escala de cuatro o cinco niveles. Por ejemplo:
3. Abierto: Averiguar cuáles son las brechas exactas
El nivel general de "ajuste" para los requisitos combinados determinará qué herramientas son adecuadas para la empresa y cuáles no. Pero, por supuesto, a la hora de hacer la elección final, el diablo está en los detalles. Así que, en la evaluación que elabore, no olvide dejar espacio para las aportaciones abiertas de los encuestados.
He aquí cómo podría ser un modelo sencillo:
Cómo configurar un análisis de brecha de ajuste con puntuación personalizada
Al convertir su modelo eventual en un cuestionario basado en puntuaciones, puede hacer que su evaluación sea más sofisticada atribuyendo más peso a requisitos específicos. Si para usted la experiencia del usuario es más prioritaria que la escalabilidad, querrá que eso se refleje en la evaluación general de la herramienta.
En el siguiente vídeo, Bruno, Director de Producto de Pointerpro, explica en qué consiste la puntuación personalizada:
Análisis de brechas frente a análisis de brechas de ajuste: ¿Cuál es la diferencia?
En caso de que se lo esté preguntando, un análisis de brecha y un análisis de brecha de ajuste son ligeramente diferentes, aunque ambos pueden configurarse fácilmente con las evaluaciones de Pointerpro.
Un "análisis de deficiencias" suele implicar la evaluación de la disparidad entre los estados actual y deseado dentro de un sistema o proceso, la identificación de las áreas donde los objetivos no se están cumpliendo, y la elaboración de estrategias para cerrar esas brechas.
Un "análisis de brechas de ajuste" se centra específicamente en evaluar hasta qué punto una solución concreta, como un sistema de software o una metodología, se ajusta a los requisitos o especificaciones de una organización. Identifica las áreas en las que la solución satisface las necesidades ("ajuste") y las áreas en las que son necesarios ajustes o mejoras ("lagunas") para garantizar una alineación óptima con los objetivos de la organización.
Esencialmente, aunque ambos análisis implican la identificación de lagunas, el "análisis de lagunas de ajuste" se centra en la evaluación de la alineación con requisitos o criterios específicos.
Aquí hay 30 preguntas de ejemplo de análisis de brecha de ajuste divididas en 3 categorías
Estas preguntas de la plantilla de análisis de brechas se centran en evaluar los aspectos de la experiencia del usuario de la herramienta, con el objetivo de garantizar que cumple los requisitos de usabilidad y satisfacción de la base de usuarios prevista.
Mediante el uso de una escala de Likert, las partes interesadas pueden proporcionar comentarios más matizados sobre diversos aspectos de la experiencia del usuario, lo que permite una evaluación más detallada de la idoneidad de la herramienta. Este enfoque permite una comparación estructurada entre las expectativas de los usuarios y la experiencia de uso real que ofrece la herramienta, lo que facilita la identificación de áreas de alineación ("ajuste"), así como de posibles lagunas que puedan requerir una mayor atención o personalización.
Estas preguntas de la plantilla de análisis de la brecha de ajuste tienen como objetivo determinar la capacidad de la herramienta para hacer frente a las crecientes demandas a lo largo del tiempo, incluidos factores como el número de usuarios, los volúmenes de datos y el rendimiento. Por otro lado, las preguntas sobre personalización profundizan en la flexibilidad de la herramienta para adaptarse a las necesidades específicas de la organización, incluida la facilidad de personalización, la integración con nuevos sistemas y la compatibilidad con flujos de trabajo o lógica empresarial a medida.
Estas preguntas de la plantilla de análisis de la brecha de ajuste tienen como objetivo evaluar la postura de seguridad y cumplimiento de la herramienta, asegurándose de que cumple con los requisitos de la organización para la protección de datos y la adhesión a las normas reglamentarias.
En un reporte de análisis de brechas de ajuste, las recomendaciones son cruciales para abordar las brechas identificadas y mejorar la alineación entre las necesidades de la organización y las capacidades de la solución evaluada. Algunas posibles recomendaciones podrían ser:
En última instancia, estas recomendaciones deben conducir a una decisión sobre si se debe proceder ("seguir") con la herramienta, siempre que se aborden las deficiencias identificadas, o reconsiderar ("no seguir") si los requisitos críticos no se pueden cumplir adecuadamente.
Hablando de recomendaciones -o decisiones de "sí" o "no" sobre la adopción de una herramienta- es importante que éstas se comuniquen formalmente a las partes interesadas (especialmente a quienes solicitan la herramienta). La mejor manera de hacerlo es con un reporte que respalde cualquier decisión y que demuestre que se ha basado en una evaluación exhaustiva.
Por eso es tan eficaz utilizar un cuestionario digital. Aún mejor -y más eficaz en términos de tiempo- es un cuestionario que convierte automáticamente las respuestas en comentarios y recomendaciones personalizados y, si es necesario, respaldados por tablas o gráficos.
Pointerpro le ofrece esa capacidad. Y le sirve para más que construir análisis de brecha de ajuste. También es una herramienta de evaluación utilizada por profesionales de RRHH, vendedores, consultores y líderes empresariales de todo el mundo.
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