(Dit is lang leesvoer. Inspirerend! Maar lang, dus neem er de tijd voor).
Als je investeert in het opzetten van een stand op een evenement, wil je van bezoekers leads maken.
Zoveel mogelijk!
En als je het goed wilt doen, moet je een vorm van mobiele gegevensverzameling integreren. Maar je wilt bezoekers niet in slaap vervelen met 50 vragen...
Wat is het alternatief?
Stel je voor dat je een ludieke, interactieve wedstrijd opzet die helemaal niet aanvoelt als een enquête.
Toch krijg je al je gegevens EN een verbazingwekkend hoog voltooiingspercentage (80% en meer!)...
Als dat voor jou net zo perfect klinkt als voor ons, dan zal deze 7-stappen-checklist uiterst nuttig blijken.
Gratis checklist in PDF-formaat: Het lezen overslaan en direct beginnen? Download alle 7 stappen in één perfecte checklist. Vul je e-mailadres in en ontvang de PDF over succesvolle dataverzameling op evenementen rechtstreeks in je mailbox.
Lees hoe Julie en haar team bij CM (een Belgische zorgverzekeraar) een digitale enquête voor gegevensverzameling creëerden voor een tweedaags evenement. En hoe het hen twee keer zoveel nieuwe klanten opleverde. En dat allemaal in deze 7 stappen:
Stap 1: Bepaal je doelen
Stap 2: Kies de juiste hardwareoplossingen
Stap 3: Vind een enquêtetool die werkt voor jouw merk
Stap 4: Maak jouw enquête geweldig door de juiste vragen te stellen
Stap 5: Organiseer een wedstrijd, voeg een incentive toe
Stap 6: De stand in
Stap 7: Na het evenement: analyseren en communiceren
Eerst iets anders...
Wie is Julie en hoe is ze bij mobiele dataverzameling terechtgekomen?
Dit is Julie Loubry.
Ze is marketeer bij CM (afkorting van Christelijke Mutualiteit), een Belgische zorgverzekeraar.
Al jaren heeft ze een stand op een consumentenbeurs die "Babydays" heet. Het is een evenement dat zich richt op toekomstige ouders en ouders van jonge kinderen.
Bij vorige edities verzamelde CM contactgegevens met een gewone enquête. Maar ze waren op zoek naar een tool met interactieve elementen waarmee ze op een speelsere manier gegevens konden verzamelen en een digitale incentive konden toevoegen.
Toen ontmoette Julie Pointerpro. 🙂
En dit is wat er gebeurde:
Julie creëerde een dataverzamelingsenquête die zowel kort als persoonlijk was en die een ludieke kraslotwedstrijd had om een goedgekozen incentive uit te delen.
En het werkte!
80% van de benaderde bezoekers vulde de enquête correct in. Hun opt-in percentage was een indrukwekkende 61%! Deze ene enquête op dit ene evenement genereerde meer dan 500 waardevolle leads in slechts twee dagen.
Terug naar de business... Laten we eens kijken hoe Julie het heeft gedaan!
7 stappen om van je mobiele dataverzameling een succes te maken
Stap 1: Bepaal je doelen
"Het was belangrijk om demografische gegevens te krijgen voor het opzetten van een communicatieplan achteraf en om erachter te komen of een ouder al deel uitmaakte van ons klantenbestand. We wilden ook hun persoonlijke voorkeuren ontdekken. Dus daar hielden we rekening mee toen we begonnen met het maken van de enquête."
Julie
Vraag jezelf eerst af wat je met deze enquête wilt bereiken.
Je hebt mensen voor een korte periode bij je, zorg ervoor dat je die tijd verstandig gebruikt en richt je op die ene (misschien twee) dingen die je van je bezoekers wilt weten.
Julie wilde weten of bezoekers al lid waren van CM. En om te ontdekken of deze bezoekers verwachtingen hadden van CM. Als ze geen lid waren, was de focus om erachter te komen waarom.
"Er zijn maar heel weinig bedrijven die op beurzen staan en hun datacollectie effectief gebruiken. Ik overdrijf niet als ik zeg dat 70% van de beursleads niet wordt opgevolgd. Ze krijgen niet eens een e-mail."
Simon Burton, algemeen directeur van Exposure Communications
Bedenk een actieplan voor wat je daarna met de gegevens gaat doen: follow-up. In stap 7 komen we terug op hoe CM dit heeft aangepakt.
Stap 2: Kies de juiste hardwareoplossingen
Er zijn veel manieren om de juiste hardware te selecteren, we zoomen in op Julie's aanpak:
Met jonge ouders als doelgroep kon CM ervan uitgaan dat hun prospects vertrouwd waren met het gebruik van een mobiel apparaat of tablet. Daarom kozen ze voor iPads om de enquête voor het verzamelen van gegevens uit te voeren.
Tip: Als je zelf geen apparaten hebt, overweeg dan om ze te huren voor het evenement.
Enkele iPad-feiten:
- Een iPad air huren met de nieuwste versie van IOS en 4G, voor één dag, kost je ongeveer 30 tot 35 dollar.
- Denk op basis van je budget aan extra's zoals verzekering, installatie en personalisatie van de apparaten, 3G simkaarten, ...
- iPads zijn de aanbevolen keuze omdat ze meer gestandaardiseerd zijn (er zijn minder verschillende soorten apparaten en versies vergeleken met Android)
- iPads zijn uiterst betrouwbaar en hebben de meest gebruiksvriendelijke interface
Zodra je je tablets hebt, moet je op de dag van het evenement de volgende controles uitvoeren:
"Ondanks de vele verzekeringen die beursorganisatoren je zullen geven... Wi-Fi zal nooit werken met de kwaliteit die je nodig hebt om gegevens snel en correct te verwerken. Denk in plaats daarvan aan een MiFi, een kleine persoonlijke Wi-Fi hotspot en werk met een 4G-verbinding. En tenzij je ergens in een kelder verstopt zit, zal het absoluut prima werken."
Ru Barksfield, evenementengoeroe bij Fat Unicorn
- Zorg ervoor dat je apparaten up-to-date zijn om veiligheid en prestaties te garanderen.
Het besturingssysteem voor iPad heet iOS. Ga hierheen voor meer informatie over het bijwerken van je besturingssysteem: Hoe iOS-software op een iPad bijwerken. - Voeg een of twee apparaten toe als reserve. Terwijl de batterij van de andere apparaten leeg kan raken en opgeladen moet worden, heb jij een nieuwe bij de hand! (De batterij van een iPad air gaat bijvoorbeeld ongeveer 6 tot 8 uur mee terwijl je hem gebruikt om enquêtes te houden).
- Neem opladers mee en zorg voor een plek bij je stand om iPads op te laden.
- Overweeg om een laptop mee te nemen als back-up, zoals CM deed. Het mist de nuttige functies van een mobiel apparaat, maar het houdt je aan de gang wanneer dat nodig is.
"Enkele snelle voordelen voor de levensduur van de batterij zijn dingen die je kunt instellen voordat het evenement begint. Schakel de GPS-functionaliteit uit als deze niet nodig is, pas de helderheid van de schermen aan en neem een reserve mee om op te laden terwijl je met de anderen bezig bent."
Marijke Melis, accountmanager bij First Rental
- Sommige locaties bieden betaalde Wi-Fi. Vertrouw hier alleen op als uitstekende prestaties gegarandeerd zijn. In plaats daarvan is het aan te raden om te werken met een enquêtetool waarmee je offline gegevens kunt verzamelen.
Veiligheidstip: Een probleem met het gebruik van Wi-Fi-verbindingen is dat je absoluut niet weet of de netwerken veilig zijn of niet. Natuurlijk kun je de netwerken vermijden die een wachtwoord vereisen, maar je gegevens blijven nog steeds in gevaar.
Dit is de reden waarom je voor VPN-software moet gaan, omdat het hackers op afstand kan houden. Het voorkomt ook dat ze je privégegevens stelen of je verkeer in de gaten houden. Je moet ook altijd anti-virus en anti-malware software gebruiken als je verbinding maakt met een Wi-Fi-netwerk.
De conclusie is dat het gebruik van een VPN je gegevens en gegevensprivacy koste wat het kost beschermt.
Prestatietip: Als je betaalt voor Wi-Fi, zorg er dan voor dat de (download)capaciteit minimaal 5Mbps is voor maximaal 5 gebruikers/apparaten tegelijk. Voeg 1Mbps extra toe per extra apparaat. Houd er rekening mee dat alle mensen met toegang tot je Wi-Fi extra gebruikers zijn. Klik hier om de snelheid van je Wi-Fi te meten.
Stap 3: Vind een enquêtetool die werkt voor jouw merk
Je kunt veel bezoekersgegevens krijgen van beursorganisatoren, het is makkelijk, nauwkeurig en relevant. Maar wees voorzichtig: Om met hen te kunnen communiceren en promotiecontent te delen, heb je hun opt-in nodig.
Hoewel het dus een goed idee is om de bezoekersgegevens te vergelijken met de reacties die je hebt verzameld, is de beste manier om informatie te krijgen die waardevol is voor je merk: doe het zelf.
Naast online tools zoals Pointerpro zijn er ook veel native apps die je kunt gebruiken. Zoek uit wat het beste bij je behoeften past door op zoek te gaan naar een tool die:
- Geeft je de ruimte om merk- en ontwerpelementen toe te voegen om je visuele communicatie te versterken.
- Is gemakkelijk op te zetten, je hoeft de enquête voor gegevensverzameling niet opnieuw uit te vinden!
- Heeft een offline mogelijkheid als je niet afhankelijk bent van een betrouwbare internetverbinding.
- Biedt leuke alternatieven voor de meestal droge enquête, om je publiek te betrekken.
"Jarenlang werkten we met papieren wedstrijdformulieren. Het kostte ons ruim 3 dagen om door al het papierwerk heen te komen en het handschrift te ontcijferen. Nu, met Pointerpro, combineren we de reguliere enquête op een mobiel apparaat met een speelse, merkgerichte aanpak en een digitale kraslotenwedstrijd om onze incentives uit te delen."
Julie
Stap 4: Maak je enquête geweldig door de juiste vragen te stellen
Vind de enquête voor gegevensverzameling niet opnieuw uit.
Als je dit voor het eerst doet op een evenement, is het een goed idee om een template met standaardvragen als uitgangspunt te gebruiken. Vind hier een goed, kant-en-klaar template voor gegevensverzameling.
CM slaagde erin om al hun info (contactgegevens, klant of niet & persoonlijke voorkeuren) te krijgen in slechts 5 vragen!
Dit is precies wat ze vroegen:
CM begint met het stellen van de makkelijkste vragen.
Het is een geweldige manier om je bezoekers op hun gemak te stellen door ze te laten denken "Hé, dit is niet zo moeilijk, ik kan dit!". Demografische vragen zijn een perfecte manier om te beginnen.
Na afloop werd nog wat extra informatie gevraagd:
Wat relevant is aan deze vragen is dat CM logica voor overslaan gebruikte in hun enquête, om een meer "gepersonaliseerde" aanpak te creëren.
Door logica voor overslaan toe te voegen aan de 'partnervraag', kregen respondenten die 'ja' antwoordden de volgende aanvullende vraag.
Logica voor overslaan geeft niet alleen een gevoel van personalisatie, het verhoogt ook de efficiëntie. Omdat alleen vragen worden gesteld die relevant zijn voor elke respondent.
En toen gebeurde het volgende:
Goodies!
Dit is het gedeelte waar respondenten worden beloond voor hun tijd. We komen later terug op de kraslotwedstrijd en het toevoegen van een incentive aan je enquête. (Ga naar stap 5 - als je ongeduldig bent!)
Dit is belangrijk om in contact te blijven met je leads:
Zelfs als je respondenten je graag hun gegevens geven om kans te maken op de wedstrijd, zorg er dan voor dat je een duidelijke opt-in toevoegt waarmee je later contact met ze kunt opnemen.
CM wijdde hier een aparte pagina aan in hun enquête en kreeg een verbluffende respons van 61%. Hierdoor konden ze na het evenement een aanzienlijke nieuwe lijst met contactpersonen naar hun sponsors sturen.
... Op dit punt is het je misschien opgevallen dat geen van deze vragen echt inging op de persoonlijke voorkeuren van de respondent.
Dit is het kleine beetje extra dat ze deden om hun mobiele dataverzameling naar een heel nieuw, persoonlijk niveau te tillen:
Een open tekstveld!
Het zit zo.
We zijn op een beurs.
Het is de enige plek waar je gemakkelijk in contact kunt komen met prospects en bezoekers.
Elke respondent werd geholpen door een CM-vertegenwoordiger. Soms hielpen ze bij het invullen van de enquête, of de respondenten deden het zelf, zodat de vertegenwoordiger wat extra tijd had om een gesprek te beginnen.
Nadat een bezoeker de kraslotwedstrijd had gedaan en de opt-in had gekozen, gaven ze de iPad terug aan de vertegenwoordiger die vervolgens dit open tekstveld kreeg om informatie toe te voegen over het gesprek dat ze hadden.
"We gebruikten het open tekstveld voor aanvullende informatie die werd verzameld tijdens het gesprek met een bezoeker. Als ze bijvoorbeeld nog geen lid waren van CM, konden we onze communicatie daarop aanpassen. We voegden info uit dat gesprek toe om onze follow-up e-mails te personaliseren."
Julie
Slimme zet Julie!
"We proberen altijd een merkambassadeur te hebben voor interactie met mensen. Technologie is nog steeds een facilitator, het kent je klant niet beter dan jij."
Ru Barksfield, evenementengoeroe bij Fat Unicorn
Stap 5: Organiseer een wedstrijd, voeg een incentive toe
Als je mensen om een gunst vraagt (hun persoonlijke gegevens), verwachten ze daar iets voor terug. Door je enquête te stimuleren, gaat het verzamelen van gegevens sneller en met minder bezwaren.
"Er is geen manier om dit te doen zonder incentives. Mensen willen dingen winnen! Dus zorg voor iets voor iedereen, als je kunt."
Ben Gamble, medeoprichter van Shout About London
Zelfs met een klein budget zijn er mogelijkheden: loyaliteitspunten, coupons, extraatjes voor je product of dienst waar anderen geen toegang toe hebben. Geef je prospects iets dat belangrijk voor ze is in relatie tot je eigen merk.
In het geval van Julie en CM bestond hun incentive uit drie delen:
1. Ze maakten er een wedstrijd van: Ze voegden een fun-factor zoals de digitale kraskaart toe aan de 'standaard' dataverzameling en maakten het spannend voor zowel het team als de respondenten om uit te vinden wie welke prijs zou winnen.
2. Ze zorgden ervoor dat er voor elk wat wils was: De grote prijs die mensen konden winnen was maar liefst 9 maanden aan luiers. Precies goed voor hun publiek! Ze deelden ook een paar kinderstoeltjes uit en verschillende geschenkdozen met babyproducten.
En degenen die niet wonnen? CM zorgde ervoor dat het ook voor hen de moeite waard zou zijn. Dus of je won een grote prijs, of je mocht een CM-bib mee naar huis nemen.
3. Ze voegden een aanvullende vraag toe: CM koos voor een korte aanvullende vraag om de kans op het winnen van een van de grote prijzen te controleren.
Maak het jezelf niet te moeilijk.
Als je een aanvullende vraag toevoegt, is de meest voor de hand liggende om te vragen hoeveel bezoekers de enquête aan het einde van het evenement hebben ingevuld. Maar wees creatiever als je wilt!
Dus dat is een uitgemaakte zaak?
Bijna!
Als je een wedstrijd opzet, zorg er dan voor dat je alle benodigde juridische informatie toevoegt over de wedstrijd en waarvoor je de verkregen gegevens gaat gebruiken. Hier is een geweldig template voor wedstrijdvoorwaarden.
Stap 6: De stand in
Je kent het belang van persoonlijk contact op je beurs of tentoonstelling. En je weet dat Julie vertegenwoordigers hebben gebruikt om de iPads te bedienen en de passerende bezoekers te benaderen.
Het is ook mogelijk om onbemande tablets in je stand te plaatsen. Je kunt de instellingen van je iPad veranderen in 'Kiosk Mode'.
Werken met vertegenwoordigers? Een paar dingen om in gedachten te houden:
"80% van het succes van je beursstand komt neer op de mensen die erop staan. Als je ongemotiveerde mensen op je stand hebt staan, kun je een teleurstellend resultaat verwachten."
Simon Burton, algemeen directeur van Exposure Communications
- Bereken van tevoren hoeveel mensen je nodig hebt om je stand te bemannen.
- Bereid een consistente briefing voor: zorg ervoor dat iedereen hetzelfde verhaal vertelt. Weten ze wat het belangrijkste is dat ze te weten moeten komen over hun respondent?
- Test de iPads en de enquête zodat je team de volgorde van de vragen kent, de ontgrendelingscode voor hun tablet en de gemiddelde duur van een gesprek.
- Werk aan een goede openingszin met je team en monitor gedurende de dag om zo nodig te verbeteren.
"We hebben onze vertegenwoordigers geïnstrueerd om vanaf het begin te verwijzen naar de grote prijs en het feit dat iedereen een cadeautje mee naar huis krijgt, zelfs als ze niet hebben gewonnen. Een geweldige manier om een bezoeker vanaf het begin te boeien."
Julie
Het maakt niet uit of je onbemande tablets hebt of een heel team van vertegenwoordigers, je moet mensen alle hulp bieden die ze kunnen krijgen om je eigen doelen voor dit evenement te bereiken. Leid ze naar je wedstrijd en enquête.
Plaats dus een sterke oproep tot actie in het ontwerp van je stand.
En maak het vet.
En GROOT.
"9 maanden gratis luiers!"
Stap 7: Na het evenement: analyseren en communiceren
Mensen wachten niet graag
Zorg dat je een sterk communicatieplan hebt om je respondenten op te volgen. En begin daarmee zodra het evenement voorbij is. Zorg er dus voor dat je die e-mailsjabloon al klaar hebt voordat je een voet in je stand zet.
- In het geval van een prijsvraag is het acceptabel om een eerste 'bevestigingsmail' automatisch te laten versturen zodra de reacties zijn binnengekomen.
- Stuur direct na de beurs een eerste herinnering. Maak je bericht relevant en herkenbaar. Door bijvoorbeeld een foto van je stand op het evenement toe te voegen, kunnen mensen zich je merk herinneren en waar je bericht over zou kunnen gaan.
- Kijk hier voor nog meer geweldige follow-up tips .
Kraak die cijfers: was het evenement een succes?
Houd met alles rekening: het aantal bezoekers van het hele evenement, het aantal vertegenwoordigers en de duur van één gesprek/survey, ...
Als dit je eerste beursavontuur was: gebruik je cijfers als benchmark!
Julie en CM kregen dankzij hun gepersonaliseerde enquête en kraslotenwedstrijd twee keer zoveel nieuwe klanten sinds het evenement vorig jaar.
Kijk maar eens naar deze geweldige cijfers:
- 80% van de benaderde bezoekers vulde de enquête daadwerkelijk in
- 61% ging akkoord met de opt-in voor promotionele communicatie achteraf
- 10% werd klant bij CM of opende een case om klant te worden
- 2x meer mensen werden lid van CM vergeleken met vorig jaar
"Vorig jaar hadden we nog papieren wedstrijdformulieren. Hierdoor kregen we meer deelnemers, maar we zagen meteen dat de gegevens die we nu kregen van veel hogere kwaliteit waren. De meeste mensen vulden achteloos een papieren formulier in om hun gratis prijs te claimen, waardoor we nutteloze contactgegevens overhielden. Daar hoeven we ons nu geen zorgen meer over te maken. Het was een grote opluchting om aan het einde van het evenement op één knop te kunnen drukken om alle gegevens in een schoon en duidelijk pakket te krijgen dat kon worden uitgedeeld aan mijn collega's en onze sponsors. Het zien van deze geweldige resultaten maakte ons blij en gaf ons een goed gevoel over het hele evenement!"
Julie
De volgende stap is aan jou!
Als je deze casestudy leuk vond, moet je er zeker iets mee doen! We hebben een checklist samengesteld voor elke stap die in dit artikel is besproken. Klik op de link hieronder om de PDF-lijst te downloaden.
Gratis checklist in PDF-formaat: Download de checklist met 7 stappen voor de perfecte mobiele gegevensverzameling op je volgende evenement!
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Sofie Nelen
Sofie was in een vorig leven Pointerpro's eigen Digital Marketeer en adviseert nu het lokale bestuur van Wijnegem over communicatiegerelateerde onderwerpen. Ze houdt van experimentele marketing en growth hacking. Oh, en ze heeft een hekel aan saaie assessments!