(Es una lectura larga, pero gratificante, así que tómese su tiempo).
Si invierte en montar un stand en un evento, querrá convertir a los visitantes en clientes potenciales.
Tantos como sea posible.
Y si quiere hacerlo bien, debe incorporar alguna forma de recopilación de datos móviles. Pero no querrá aburrir a los visitantes hasta que se duerman con 50 preguntas...
¿Cuál es la alternativa?
Imagine organizar un concurso lúdico e interactivo que no parezca en absoluto una encuesta.
Sin embargo, le proporciona todos sus datos Y obtiene tasas de respuesta increíblemente altas (¡80% y más!)...
Si esto le parece tan perfecto como a nosotros, esta lista de comprobación de 7 pasos le resultará extremadamente útil.
Lista de comprobación gratuita en PDF: ¿Salte la lectura y empiece directamente? Descargue los 7 pasos en una lista de comprobación perfecta. Introduzca su dirección de correo electrónico y reciba directamente en su buzón el PDF sobre el éxito de la recogida de datos en eventos.
Descubra cómo Julie y su equipo de CM (una compañía belga de seguros médicos) crearon una encuesta digital de recogida de datos para un evento de dos días. Y cómo consiguieron el doble de nuevos clientes. Todo en estos 7 pasos:
Paso 1: Defina sus objetivos
Paso 2: Elija las soluciones de hardware adecuadas
Paso 3: Encuentre una herramienta de encuesta que se adapte a su marca
Paso 4: Haga que su encuesta sea increíble formulando las preguntas adecuadas
Paso 5: Organice un concurso y añada un incentivo
Paso 6: En el stand
Paso 7: Después del evento: analizar y comunicar
Lo primero es lo primero...
¿Quién es Julie y cómo llegó a la recopilación de datos móviles?
Ella es Julie Loubry.
Es responsable de marketing en CM ( Christelijke Mutualiteit), una compañía belga de seguros médicos.
Desde hace años tiene un stand en una feria de consumo llamada "Babydays". Es un evento centrado en futuros padres y padres de niños pequeños.
En ediciones anteriores, CM recopilaba datos de contacto con una encuesta periódica. Pero buscaban una herramienta con elementos interactivos que les permitiera captar datos de una forma más lúdica y añadir un incentivo digital.
Fue entonces cuando Julie conoció Pointerpro 🙂 .
Y esto es lo que ocurrió:
Julie creó una encuesta de recogida de datos breve, personal y con un divertido concurso de rasca y gana para repartir un incentivo bien elegido.
¡Y funcionó!
El 80% de los visitantes que se acercaron realizaron la encuesta y la completaron correctamente. La tasa de participación fue de un impresionante 61%. Esta única encuesta en este único evento generó más de 500 valiosos contactos en sólo dos días.
Volvamos al tema... ¡Averigüemos cómo lo hizo Julie!
7 pasos para que la recogida de datos móviles sea un éxito
Paso 1: Defina sus objetivos
"Era importante obtener datos demográficos para establecer un plan de comunicación posterior y averiguar si alguno de los padres ya formaba parte de nuestra base de clientes. También queríamos descubrir sus preferencias personales. Así que tuvimos esto en cuenta cuando empezamos a crear la encuesta"
Julie
En primer lugar, pregúntese qué quiere conseguir con esta encuesta.
La gente va a estar con usted durante un breve período de tiempo, así que asegúrese de utilizar ese tiempo de forma inteligente y céntrese en una (quizás dos) cosas que le gustaría obtener de sus visitantes.
Julie quería saber si los visitantes ya eran miembros de CM. Y descubrir si estos visitantes tenían alguna expectativa con respecto a CM. Si no eran miembros, el objetivo era averiguar por qué.
"Hay muy pocas empresas que expongan en ferias y utilicen eficazmente su recopilación de datos. No exagero si digo que no se realiza un seguimiento del 70% de los clientes potenciales de las ferias. Ni siquiera reciben un correo electrónico".
Simon Burton, Director General de Exposure Communications
Piense en un plan de acción para lo que hará después con los datos: seguimiento. En el paso 7 volveremos sobre cómo lo gestionó CM.
Paso 2: Elegir las soluciones de hardware adecuadas
Hay muchas maneras de seleccionar el hardware adecuado, nos centraremos en el enfoque de Julie:
Con los padres jóvenes como público objetivo, CM podía asumir que sus clientes potenciales estaban familiarizados con el uso de un dispositivo móvil o una tableta. Así que eligieron iPads para realizar la encuesta de recogida de datos.
Consejo: Si no dispone de dispositivos propios, considere la posibilidad de alquilarlos para el evento.
Algunos datos sobre el iPad:
- Alquilar un iPad air con la última versión de IOS y 4G, por un día, te costará entre 30 y 35 dólares.
- En función de su presupuesto, piense en extras como seguros, instalación y personalización de los dispositivos, tarjetas sim 3G, ...
- Los iPads son la opción recomendada, ya que están más estandarizados (hay menos tipos diferentes de dispositivos y versiones en comparación con Android).
- Los iPads son extremadamente fiables y tienen la interfaz más fácil de usar
Una vez que tenga sus tabletas, tenga en cuenta las siguientes comprobaciones el día del evento:
"A pesar de cuantas garantías le den los organizadores de ferias... el Wi-Fi nunca funcionará con la calidad que usted necesita para procesar los datos de forma rápida y correcta. En lugar de eso, piensa en hacerte con un MiFi, un pequeño hotspot Wi-Fi personal y trabaja con una conexión 4G. Y, a menos que estés escondido en algún sótano, funcionará absolutamente bien".
Ru Barksfield, gurú de la experiencia en Fat Unicorn
- Asegúrate de que tus dispositivos están actualizados para garantizar la seguridad y el rendimiento.
El sistema operativo del iPad se llama iOS. Para obtener más información y actualizar tu sistema operativo, haz clic aquí: Cómo actualizar el software iOS en un iPad. - Añada uno o dos dispositivos de repuesto. Mientras los demás dispositivos se quedan sin batería y necesitan tiempo para cargarse, usted tendrá uno nuevo a mano. (La batería de un iPad air, por ejemplo, durará entre 6 y 8 horas mientras lo utilizas para realizar tus encuestas).
- Lleve cargadores y asegúrese de tener un lugar en su stand para cargar los iPads.
- Considere la posibilidad de llevar un ordenador portátil de reserva, como hizo CM. Carece de las funciones útiles de un dispositivo móvil, pero le mantendrá en funcionamiento cuando lo necesite.
"Algunas ventajas rápidas para la duración de la batería son cosas que se pueden configurar antes de que empiece el evento. Desactiva la funcionalidad GPS cuando no sea necesaria, adapta la claridad de las pantallas y lleva una de repuesto para cargarla mientras trabajas con las demás".
Marijke Melis, directora de cuentas de First Rental
- Algunos lugares ofrecen Wi-fi de pago. Confíe en ella sólo cuando esté garantizado un rendimiento excelente. En su lugar, es aconsejable trabajar con una herramienta de encuestas que le permita capturar sus datos sin conexión.
Consejo de seguridad: Uno de los problemas de las conexiones Wi-Fi es que no sabes si las redes son seguras o no. Por supuesto, puede evitar las redes que requieren una contraseña, pero sus datos siguen estando en peligro.
Por este motivo, deberías optar por un software VPN, ya que puede mantener a raya a los piratas informáticos. También les impedirá robar tus datos privados o vigilar tu tráfico. Además, siempre debes utilizar software antivirus y antimalware cuando te conectes a una red Wi-Fi.
La conclusión es que inculcar la práctica de utilizar una VPN salvaguardará sus datos y su privacidad a toda costa.
Consejo sobre rendimiento: Cuando pague por la conexión Wi-Fi, asegúrese de que la capacidad (de descarga) es de al menos 5 Mbps para un máximo de 5 usuarios/dispositivos a la vez. Añada 1 Mbps más por cada dispositivo adicional. Tenga en cuenta que todas las personas con acceso a su Wi-Fi son usuarios adicionales. Haga clic aquí para medir la velocidad de su Wi-Fi.
Paso 3: Encuentre una herramienta de encuestas que se adapte a su marca
Los organizadores de ferias pueden proporcionarle muchos datos sobre los visitantes: es fácil, preciso y relevante. Pero tenga cuidado: Para poder comunicarte y compartir contenido promocional con ellos, necesitas su consentimiento.
Así que, aunque es una buena idea comparar los datos de los visitantes con las respuestas recopiladas, la mejor forma de obtener información de valor para su marca: hágalo usted mismo.
Además de herramientas en línea como Pointerpro, existen muchas aplicaciones nativas específicas que puede utilizar. Encuentre la que mejor se adapte a sus necesidades buscando una herramienta que:
- Le permite añadir elementos de marca y diseño para reforzar su comunicación visual.
- Es fácil de configurar, ¡no hay necesidad de reinventar la encuesta de recogida de datos!
- Tiene capacidad offline cuando no se puede depender de una conexión fiable a Internet.
- Le ofrece alternativas divertidas a las normalmente áridas encuestas, para captar la atención de su público.
"Durante años trabajamos con formularios de concurso en papel. Nos llevaba 3 días revisar todo el papeleo y descifrar la letra. Ahora, con Pointerpro, combinamos la encuesta habitual en un dispositivo móvil con un enfoque lúdico y de marca y un concurso digital de rasca y gana para repartir nuestros incentivos."
Julie
Paso 4: Haga que su encuesta sea increíble formulando las preguntas adecuadas
No reinvente la encuesta de recopilación de datos.
Si es la primera vez que lo hace en un evento, le recomendamos que utilice una plantilla con preguntas estándar como punto de partida . Aquí encontrará una buena plantilla de recopilación de datos lista para usar.
CM consiguió obtener toda su información (datos de contacto, cliente o no y preferencias personales) ¡en sólo 5 preguntas!
Esto es exactamente lo que preguntaron:
Empiece por las preguntas más sencillas.
Es una forma estupenda de hacer que tus visitantes se sientan cómodos haciéndoles pensar "¡Eh, esto no es tan difícil, puedo hacerlo!" Las preguntas demográficas son una forma perfecta de empezar.
Después, se pidió información adicional:
Lo relevante de estas preguntas es que CM utilizó la lógica de salto en su encuesta, para crear un enfoque más "personalizado".
Al añadir una lógica de salto a la "pregunta sobre el socio", los encuestados que respondieron "sí" recibieron la siguiente pregunta adicional.
La lógica de exclusión no sólo da una sensación de personalización, sino que también aumenta la eficacia. Porque sólo se hacen preguntas relevantes para cada encuestado.
Y entonces ocurrió esto:
Novedades
Esta es la parte en la que se recompensa a los encuestados por su tiempo. Volveremos a hablar del concurso de rasca y gana y de añadir un incentivo a la encuesta un poco más adelante. (Si está impaciente, consulte el paso 5).
Esto es lo importante para mantener el contacto con sus clientes potenciales:
Aunque los encuestados hayan dado sus datos para ganar el concurso, asegúrese de añadir una opción clara que le permita ponerse en contacto con ellos más adelante.
CM dedicó una página separada en su encuesta para esto y consiguió una impresionante tasa de participación del 61%. Esto les permitió enviar una nueva y considerable lista de contactos a sus patrocinadores después del evento.
... Llegados a este punto, es posible que se haya dado cuenta de que ninguna de estas preguntas llega realmente a las preferencias personales del encuestado.
Este es el pequeño extra que hicieron para elevar su recopilación de datos móviles a un nivel totalmente nuevo y personal:
Un campo de texto abierto
Esto es lo que hay.
Estamos en una exposición.
Es el único lugar donde es fácil encontrarse cara a cara con clientes potenciales y visitantes.
Cada encuestado era ayudado por un representante de CM. A veces ayudaban a rellenar la encuesta, o los encuestados lo hacían por sí mismos, dejando al representante algo de tiempo extra para iniciar una conversación.
Después de que un visitante participara en el concurso de rasca y gana y eligiera la opción de participación, devolvía el iPad al representante, que disponía entonces de este campo de texto abierto para añadir información sobre la conversación que habían mantenido.
"Utilizamos el campo de texto abierto para obtener información adicional durante la conversación con el visitante. Si, por ejemplo, aún no era miembro de CM, podíamos adaptar nuestra comunicación en consecuencia. Añadimos información de esa conversación para personalizar nuestros correos electrónicos de seguimiento".
Julie
¡Muy inteligente, Julie!
"Siempre intentamos contar con un embajador de la marca que interactúe con la gente. La tecnología sigue siendo un facilitador, no conoce a tu cliente mejor que tú".
Ru Barksfield, gurú de la experiencia en Fat Unicorn
Paso 5: Organice un concurso y añada un incentivo
Cuando pides un favor a alguien (sus datos personales), espera algo a cambio. Si incentivas tu encuesta, la recopilación de datos será más rápida y con menos objeciones.
"No hay forma de hacer esto sin incentivar. La gente quiere ganar cosas. Así que consigue algo para todos, si puedes".
Ben Gamble, cofundador de Shout About London
Incluso con un presupuesto reducido, hay opciones: puntos de fidelidad, cupones, ventajas de su producto o servicio a las que otros no tienen acceso. Ofrezca a sus clientes potenciales algo que les interese en relación con su propia marca.
En el caso de Julie y CM, su incentivo constaba de tres partes:
1. Lo convirtieron en un concurso: añadieron un factor de diversión como la tarjeta rasca y gana digital a la recopilación de datos "estándar" y lo convirtieron en algo emocionante, tanto para el equipo como para los encuestados, para saber quién ganaría qué tipo de premio.
2. Se aseguraron de que hubiera algo para todos: El gran premio que la gente podía ganar era la friolera de 9 meses de pañales. Perfecto para su público. También repartieron un par de tronas y varias cajas regalo con productos para bebés.
¿Y los que no ganaron? CM se aseguró de que también mereciera la pena. Así que, o ganabas un gran premio, o te llevabas a casa un CM-bib.
3. Añadieron una pregunta subsidiaria: CM optó por una pregunta subsidiaria corta para controlar las posibilidades de ganar uno de los grandes premios.
No se lo ponga demasiado difícil.
Si va a añadir una pregunta subsidiaria, la más obvia es preguntar cuántos visitantes habrán realizado la encuesta al final del evento. Pero si quiere, ¡sea más creativo!
¿Ya está?
¡Casi!
Si organizas un concurso, asegúrate de añadir toda la información legal necesaria sobre el concurso y sobre el uso que darás a los datos obtenidos.
Paso 6: Dentro del stand
Usted conoce la importancia del contacto cara a cara en su feria o exposición. Y sabe que Julie utilizaba representantes para manejar los iPads y acercarse a los visitantes que pasaban.
También es posible instalar algunas tabletas no tripuladas en su stand. Puede cambiar la configuración de su iPad a "Modo quiosco".
¿Trabaja con representantes? Un par de cosas a tener en cuenta:
"El 80% del éxito de tu stand de feria se reduce a las personas que están en él. Si tienes gente desmotivada en tu stand, puedes esperar un resultado decepcionante".
Simon Burton, Director General de Exposure Communications
- Calcule de antemano cuántas personas necesita para atender su stand.
- Prepare un briefing coherente: asegúrese de que todos cuentan la misma historia. ¿Saben qué es lo más importante que deben averiguar sobre el encuestado?
- Pruebe los iPads y la encuesta para que su equipo conozca el orden de las preguntas, el código de desbloqueo de su tableta y la duración media de una conversación.
- Trabaje en una buena línea de apertura con su equipo y haga un seguimiento durante el día para mejorar si es necesario.
"Dimos instrucciones a nuestros representantes para que hicieran referencia al gran premio desde el principio, y al hecho de que todo el mundo se lleva a casa un pequeño regalo aunque no haya ganado. Una forma estupenda de enganchar al visitante desde el principio".
Julie
No importa si dispone de tabletas no tripuladas o de todo un equipo de representantes, debe ofrecer a la gente toda la ayuda posible para alcanzar sus propios objetivos para este evento. Guíelos hacia su concurso y su encuesta.
Así que incluya una fuerte llamada a la acción en el diseño de su stand.
Y que sea audaz.
Y GRANDE.
"¡9 meses de pañales gratis!"
Paso 7: Después del evento: analizar y comunicar
A la gente no le gusta esperar
Tenga preparado un sólido plan de comunicación para hacer un seguimiento de sus encuestados. Y empiece con ello en cuanto termine el evento. Así que será mejor que tenga lista esa plantilla de correo electrónico incluso antes de poner un pie en su stand.
- En el caso de un concurso, es aceptable que se envíe automáticamente un primer correo electrónico de "confirmación" en cuanto se envíen las respuestas.
- Envíe un primer recordatorio justo después de la feria. Haga que su mensaje sea relevante y reconocible. Añadir una foto de su stand en el evento, por ejemplo, ayudará a la gente a recordar su marca y de qué podría tratar su mensaje.
- Si desea más consejos sobre seguimiento, haga clic aquí.
Haga números: ¿ha sido un éxito el evento?
Tenga todo en cuenta: el número de visitantes a todo el evento, el número de representantes y la duración de una sola conversación/encuesta, ...
Si ésta ha sido su primera aventura en una feria: ¡utilice sus cifras como referencia!
Para Julie y CM, su encuesta personalizada y el concurso de rasca y gana les ayudaron a conseguir el doble de clientes nuevos desde el evento del año pasado.
De hecho, eche un vistazo a estas magníficas cifras:
- El 80% de los visitantes contactados respondieron a la encuesta.
- El 61% aceptó recibir comunicaciones promocionales a posteriori
- El 10% se convirtió en cliente de CM o abrió un caso para convertirse en cliente
- 2 veces más personas se hicieron miembros de CM en comparación con el año pasado
"El año pasado todavía teníamos formularios de concurso en papel. Así conseguimos más participantes, pero enseguida nos dimos cuenta de que los datos que obteníamos ahora eran de mucha más calidad. La mayoría de la gente rellenaba por descuido un formulario en papel para reclamar su premio gratuito, lo que nos dejaba datos de contacto inútiles. Ahora ya no tenemos que preocuparnos por eso. Fue un gran alivio poder pulsar un botón al final del evento para obtener todos los datos en un paquete limpio y claro que se podía distribuir a mis colegas y a nuestros patrocinadores. Ver estos magníficos resultados nos hizo felices y sentirnos bien con todo el evento".
Julie
¡El siguiente paso es suyo!
Si le ha gustado este estudio de caso, debería darle un buen uso. Hemos elaborado una lista de comprobación con todos los pasos descritos en este artículo. Haga clic en el siguiente enlace para descargar la lista en PDF.
Lista de comprobación gratuita en PDF: Descargue la lista de comprobación de 7 pasos para añadir la recogida de datos móviles perfecta a su próximo evento.
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Sobre el autor:
Sofie Nelen
Sofie fue la propia Digital Marketer de Pointerpro en una vida anterior y ahora asesora a la junta local de Wijnegem en temas relacionados con la comunicación. Es aficionada al marketing experimental y al growth hacking. Ah, ¡y odia las evaluaciones aburridas!