Die Vorteile, die ein Unternehmen aus einem Beratungsbericht zieht, sind von unschätzbarem Wert. Ein Beratungsbericht umfasst im Allgemeinen:
Kurz gesagt: Beratungsberichte sind eine Gelegenheit für Berater, ihr Fachwissen in ihrer Branche unter Beweis zu stellen.
Trotzdem kann es vorkommen, dass Unternehmen die Ratschläge des Beraters ignorieren, was kostspielige Folgen hat, z. B. den Verlust von Zeit, Human Resources und Aufwand.
Im schlimmsten Fall kann auch der Berater selbst betroffen sein. Der Kunde wird sich Fragen stellen, was schief gelaufen sein könnte - eine davon betrifft die Arbeitsethik des Beraters oder die Frage, ob der Berater die richtigen Empfehlungen für sein Unternehmen abgegeben hat.
Als Berater möchten Sie nicht, dass jemand Ihre Arbeit in Frage stellt. Das ist nicht gut für das Geschäft.
Um dieses Szenario zu vermeiden, müssen Sie Ihre Beratungsberichte so strukturieren, dass Missverständnisse vermieden werden und Ihre Ideen für den Kunden leicht verständlich sind.
Was ist ein Beratungsbericht?
Ein Beratungsbericht wird normalerweise von einem Experten oder einer Einrichtung für eine andere Einrichtung erstellt, die nicht in der Lage ist, selbst zu recherchieren und Empfehlungen auszusprechen.
Ein Beratungsbericht enthält Expertenrat und Verständnis für ein Thema, z. B. die Bedrohung durch neue Marktteilnehmer und deren Auswirkungen auf das Geschäft des Kunden. Dieses Dokument sollte umsetzbar, spezifisch und realisierbar sein und auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden.
Ein Beratungsbericht kann zu Beginn eines Kundenprojekts als Angebot erstellt werden, während eines Projekts zur Nachbereitung oder zur Mitteilung des Projektfortschritts oder sogar am Ende eines Projekts zur Zusammenfassung der Ergebnisse oder Empfehlungen.
Zu verstehen, was ein Beratungsbericht ist, ist der erste Schritt, um einen Bericht zu erstellen, der Zweifel an Ihren Fähigkeiten beseitigt und die Anforderungen des Kunden erfüllt. Darüber hinaus braucht jeder Berater einen Leitfaden, an dem er sich bei der Erstellung eines Berichts orientieren kann. Hier ist, was Ihr Bericht enthalten sollte.
1. Anrede
Die Anrede zu Beginn Ihres Berichts ist aus vier Gründen wichtig: Sie hilft, Vertrauen zu schaffen, Beziehungen aufzubauen, die Professionalität zu steigern und Absicht zu zeigen.
Denken Sie daran, die Förmlichkeiten zu wahren, indem Sie die Abkürzungen Herr, Frau, Sehr geehrte/r usw. verwenden, auch wenn es sich um einen engen Freund oder ein Familienmitglied handelt.
2. Einführung
Die Einleitung fasst die Botschaft Ihres Berichts zusammen. Gehen Sie in diesem Abschnitt kurz auf das Problem und den Wert ein, den Ihre Beratungsdienste bringen können. Fassen Sie zusammen, was der Kunde erwarten kann.
Erwähnen Sie die Ziele, ohne zu vergessen, dem Kunden dafür zu danken, dass er Ihre Dienste in Anspruch genommen hat. Die nachstehende Zusammenfassung stammt zum Beispiel vom McKinsey Global Institute. Wie Sie sehen können, befinden sich unter dem Bericht wichtige Erkenntnisse, die die Ziele des Berichts aufzeigen.
3. Umfang der Arbeit
In diesem Abschnitt wird beschrieben, was Sie für den Kunden tun werden. Wenn Sie Daten sammeln oder Mitarbeiter befragen werden, legen Sie hier alles dar und erläutern Sie, wie Sie dies erreichen wollen. Skizzieren Sie die Aktivitäten, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen wollen.
4. Endprodukt
Am Ende des Tages müssen Sie Ergebnisse liefern. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie greifbare und reale Ergebnisse präsentieren. Wenn Sie einem Kunden empfehlen, eine bestimmte Dienstleistung oder Tätigkeit nicht mehr in Anspruch zu nehmen, geben Sie dies in diesem Abschnitt bekannt.
5. Zeit, die das Projekt in Anspruch nehmen wird
Ein Zeitplan hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten, und dem Kunden, seinen nächsten Schritt zu planen, sobald er Ihren Bericht erhalten hat.
Geben Sie daher den Projektbeginn und das Abschlussdatum oder die Frist an. Wenn das Projekt aus verschiedenen Meilensteinen besteht, können Sie eine Vorlage für einen Projektzeitplan verwenden, um die jeweiligen Fristen zu skizzieren, damit der Kunde sich auf Ihren Bericht einstellen kann.
6. Zahlungsstruktur
Geld ist ein heikles Thema, das sorgfältig behandelt werden muss. Versuchen Sie, Unstimmigkeiten zu vermeiden, indem Sie festlegen, wie Sie bezahlt werden. Teilen Sie dem Kunden Ihr Honorar und alle anderen Kosten mit, die der Kunde bei der Ausführung der Arbeit übernehmen muss. Wenn Sie eine Anzahlung vor Beginn der Arbeit bevorzugen, erwähnen Sie dies in diesem Abschnitt. Wenn Sie eine Anzahlung vor Beginn der Arbeit bevorzugen, erwähnen Sie dies in diesem Abschnitt. Sie können auch Ihre Rechnungsstellung klären, einschließlich der bevorzugten Zahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage netto) und etwaiger Verzugszinsen, die anfallen können.
7. Aufruf zum Handeln
Kundenfeedback ist in jedem Bericht notwendig und wichtig. In Ihrem Bericht teilen Sie dem Kunden mit, wie Sie mit ihm zusammenarbeiten können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, wie sie weiter vorgehen können, wenn sie Ihren Bericht erhalten und analysiert haben. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten und Ihre Geschäftsadresse zu hinterlassen.
1. Verstehen Sie die Herausforderung des Kunden und bieten Sie Lösungen an
Bei einem Beratungsbericht geht es darum, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten, was nur möglich ist, wenn man eine Lösung für ein Problem anbietet. Der erste Schritt und der Schlüssel zum Verfassen eines wertvollen Berichts beginnt mit dem Verständnis der Herausforderungen, die der Kunde erlebt.
Als Nächstes sollten Sie wissen, wie sich diese Herausforderungen auf den Kunden auswirken. Eine Möglichkeit ist, mit dem Kunden zu telefonieren, um sie zu besprechen, oder sich mit Teammitgliedern zu treffen und kritische Fragen zu stellen, um die Bedürfnisse des Kunden besser zu verstehen. Eine andere Möglichkeit ist, eine Bedarfsanalyse zu erstellen.
Auf diese Weise bieten Sie die richtigen, auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenen Lösungen an und nicht eine Einheitslösung, die jedes Unternehmen verwenden kann.
2. Bieten Sie umsetzbare Empfehlungen
Wie bereits erwähnt, zielt ein Beratungsbericht darauf ab, ein Problem Ihres Kunden aufzudecken und eine Lösung zu finden. Das bedeutet, dass Ihre Empfehlung über Erfolg oder Misserfolg Ihres Berichts entscheiden kann. Ihre Aufgabe ist es, konkrete Empfehlungen zu geben, ohne die Erwartungen des Kunden zu enttäuschen.
Legen Sie dabei das Hauptaugenmerk auf das Ergebnis und nicht auf Ihre Arbeit oder Aufgabe. Ihre Empfehlungen müssen spezifisch, realistisch und realisierbar sein, während Sie Optionen vergleichen, eine Option empfehlen und diese Empfehlung begründen. Sie können relevante Begriffe oder Beispiele verwenden, die bei den Zuhörern Anklang finden.
3. Verwenden Sie eine einfache Sprache
Worte haben eine große Macht. Wenn Sie beispielsweise umgangssprachliche Formulierungen verwenden, kann dies die Bedeutung der von Ihnen vermittelten Botschaft verändern, während komplexe Formulierungen das Verständnis Ihres Berichts durch Ihr Publikum einschränken können.
Auch wenn es gelegentlich in Ordnung ist, einige Redewendungen wie z. B. ein Gleichnis zu verwenden, sollten Sie versuchen, Ihren Text so einfach wie möglich zu halten.
Verwenden Sie als Berater eine menschliche Sprache, die alle Personen im Netzwerk des Kunden, die den Bericht lesen, verstehen. Dies kann dadurch erreicht werden, dass Sie Ihre Sätze kürzer und die Absätze so kurz wie möglich halten, um die Komplexität zu begrenzen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass Sie sich von bürokratischer Sprache oder Texten befreien, die nur Sie verstehen.
Laut Psyblog liegt der Schlüssel dazu, dass man Ihnen glaubt, darin, dass Sie klar und deutlich schreiben. Sie haben diese beiden Sätze verglichen:
A. Hamburg ist der europäische Rekordhalter bei der Anzahl der Brücken.
B. In Hamburg gibt es die meisten Brücken in Europa.
Obwohl beide Sätze dasselbe bedeuten, wurde der zweite Satz von den Befragten als wahrer empfunden, weil er mit eindeutigen Worten ein einfaches Bild zeichnet.
4. Vermeiden Sie Voreingenommenheit
Der Ton, den Sie anschlagen, kann das Gesamtbild und das Ergebnis des Berichts beeinflussen. Wenn Sie voreingenommen sind, kann der Kunde Ihre Empfehlungen ignorieren und eine künftige Geschäftsbeziehung ablehnen.
Als Berater ist es nicht Ihre Aufgabe, Partei zu ergreifen, auch wenn Sie noch so sehr in Versuchung geraten, sondern Sie sollten einen unvoreingenommenen Ton anschlagen, der auf Ihren Recherchen und Erkenntnissen beruht. Verwenden Sie keine emotionale Sprache und geben Sie keine persönlichen Empfehlungen ab, sondern stützen Sie Ihre Empfehlungen auf konkrete Gründe.
5. Berücksichtigen Sie empfindliche Matten
Je nach Kunde, mit dem Sie zusammenarbeiten, können einige Themen für ihn oder sein Team heikel sein. Dabei kann es sich um kulturelle, politische oder religiöse Fragen handeln. Diese höchst umstrittenen Themen können sich auf diejenigen auswirken, die Dienstleistungen erbringen oder mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten.
Die Berücksichtigung dieser Aspekte garantiert, dass Sie einen Bericht erstellen, der kein potenzielles Risiko für den Kunden oder sein Team darstellt. Führen Sie neben der Primärforschung auch eine gründliche Sekundärforschung durch und achten Sie dabei auf Faktoren, die sich auf den Geschäftsbetrieb des Kunden auswirken oder die Arbeitsethik beeinträchtigen könnten.
6. Gestalten Sie ihn optisch ansprechend
Das Hinzufügen von Diagrammen oder Bildern zu Ihrem Beratungsbericht macht ihn angenehmer. Aber nicht nur das: Visuelle Elemente wie Diagramme und Tortendiagramme verstärken Ihre Botschaft, lockern den Text auf, um die Lesbarkeit zu verbessern, und erleichtern den Empfängern Ihres Berichts das Auffinden von Informationen.
Hier finden Sie ein Beispiel für einen Bericht mit relevanten Bildern, die den Text auflockern, so dass das Dokument leicht zu lesen oder zu scannen ist.
Das Hinzufügen von Diagrammen oder Bildern zu Ihrem Beratungsbericht macht ihn angenehmer. Aber nicht nur das: Visuelle Elemente wie Diagramme und Tortendiagramme verstärken Ihre Botschaft, lockern den Text auf, um die Lesbarkeit zu verbessern, und erleichtern den Empfängern Ihres Berichts das Auffinden von Informationen.
Hier finden Sie ein Beispiel für einen Bericht mit relevanten Bildern, die den Text auflockern, so dass das Dokument leicht zu lesen oder zu scannen ist.
Daher sollten Sie Ihren Bericht immer mit aussagekräftigem Bildmaterial versehen. Verwenden Sie außerdem Aufzählungszeichen, Überschriften, Zwischenüberschriften und Beispiele aus der Praxis, wo dies erforderlich ist.
Ein gut geschriebener Beratungsbericht bringt viele Vorteile mit sich. Abgesehen davon, dass sie den Kunden helfen, das Problem zu erkennen und Lösungen zu finden, können Beratungsberichte die Beziehungen zu den Kunden verbessern, mehr zukünftige Aufträge für den Berater generieren, den Ruf verbessern und den Gesamterfolg Ihres Beratungsunternehmens steigern.
Glücklicherweise können Sie sich diese Vorteile zunutze machen, indem Sie die oben genannten Praktiken beim Verfassen eines Beratungsberichts anwenden.
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Über den Autor:
Adela Belin
Adela Belin ist eine unabhängige Content-Strategin und Vermarkterin mit einer Liebe für das geschriebene Wort. Sie finden sie auf Twitter und LinkedIn.