Les avantages qu'une entreprise retire d'un rapport de conseil sont inestimables. Un rapport de conseil comprend généralement
En bref : les rapports de consultation sont l'occasion pour les consultants de prouver leur expertise dans leur secteur d'activité.
Malgré cela, les entreprises peuvent parfois ignorer les conseils du consultant, ce qui a des conséquences coûteuses, telles que la perte de temps, de ressources humaines et d'efforts.
Le pire, c'est que le consultant peut lui aussi être affecté. Le client se posera des questions sur ce qui n'a pas fonctionné, notamment sur l'éthique de travail du consultant ou sur le fait qu'il ait formulé les bonnes recommandations pour son entreprise.
Si vous êtes consultant, vous ne voulez pas que l'on remette en cause votre travail. Ce n'est pas bon pour les affaires.
Pour éviter ce scénario, vous devez structurer vos rapports de conseil de manière à éviter les malentendus, mais aussi à faire en sorte que vos idées soient facilement comprises par le client.
Qu'est-ce qu'un rapport de conseil ?
Tout d'abord, un rapport de consultation est normalement préparé par un expert ou une entité pour une autre entité qui n'a pas la capacité de faire des recherches et de formuler des recommandations par elle-même.
Un rapport de conseil contient un avis d'expert et une compréhension d'un sujet, par exemple la menace de nouveaux entrants et la manière dont elle affectera l'activité du client. Ce document doit être exploitable, spécifique, réalisable et conçu pour répondre aux besoins du client.
Un rapport de conseil peut être créé sous forme de devis au début d'un projet client, au cours d'un projet pour suivre ou communiquer les progrès réalisés, ou même à la fin d'un projet pour résumer les résultats ou les recommandations.
Comprendre ce qu'est un rapport de consultance est la première étape pour créer un rapport qui, à terme, lèvera les doutes sur vos capacités et répondra aux besoins d'un client. En outre, chaque consultant a besoin d'un modèle pour le guider dans la création de son rapport. Voici ce que votre rapport doit contenir.
1. La salutation
La salutation est nécessaire pour ouvrir votre rapport pour quatre raisons : elle permet d'établir la confiance, de construire des relations, de renforcer le professionnalisme et de montrer l'intention.
Pensez à respecter les formalités en utilisant les acronymes M., Mme, Cher, etc., même si vous avez affaire à un ami proche ou à un membre de la famille.
2. Introduction
L'introduction résume le message de votre rapport. Dans cette section, veillez à évoquer brièvement le problème et la valeur que vos services de conseil peuvent apporter. Résumez ce que le client doit attendre.
Mentionnez les buts et les objectifs sans oublier de remercier le client d'avoir fait appel à vos services. Par exemple, le résumé exécutif ci-dessous provient du McKinsey Global Institute. Comme vous pouvez le voir, sous le rapport se trouvent des idées clés indiquant les buts et les objectifs du rapport.
3. L'étendue du travail
Cette section décrit tout ce que vous allez faire pour le client. Si vous devez recueillir des données ou interviewer des employés, indiquez-le ici, ainsi que la manière dont vous le ferez. Décrivez les activités qui vous permettront d'atteindre vos buts et objectifs.
4. Le produit fini
En fin de compte, vous devez fournir des résultats. Veillez à présenter des résultats tangibles et réels. Si vous recommandez à un client de cesser d'utiliser un service ou une activité particulière, faites-le savoir dans cette section.
5. Durée du projet
Les délais permettent à chaque partie de garder le contrôle et aident les clients à planifier leur prochaine action une fois qu'ils ont reçu votre rapport.
Pour cette raison, indiquez la date de début du projet et la date d'achèvement ou la date limite. Si le projet comporte plusieurs étapes, vous pouvez utiliser un modèle de calendrier de projet pour indiquer rapidement la date limite de chacune d'entre elles, afin que le client puisse se préparer à recevoir votre rapport.
6. Structure de paiement
L'argent est un sujet délicat qu'il faut manier avec précaution. Efforcez-vous de limiter les désaccords en définissant les modalités de paiement. Informez le client de vos honoraires et de toute autre dépense qu'il devra assumer dans le cadre de l'exécution du travail. Si vous préférez verser un acompte avant de commencer le travail, mentionnez-le dans cette section. Vous pouvez également clarifier votre processus de facturation, y compris les conditions de paiement préférées (par exemple, net 30 jours) et les éventuelles pénalités de retard.
7. Appel à l'action
Le retour d'information des clients est nécessaire et déterminant dans tout rapport. Dans le cas de votre rapport, c'est là que vous dites au client comment travailler ensemble. Assurez-vous que les clients savent comment aller de l'avant une fois qu'ils ont reçu et analysé votre rapport. N'oubliez pas de laisser vos coordonnées et votre adresse professionnelle.
1. Comprendre la problématique du client et apporter des solutions
Un rapport de conseil a pour but d'apporter de la valeur au client, ce qui n'est possible qu'en proposant une solution à un problème. La première étape et la clé de la rédaction d'un rapport de qualité consiste à comprendre les défis auxquels le client est confronté.
Ensuite, il faut savoir comment ces défis affectent le client. L'une des solutions consiste à téléphoner au client pour en discuter ou à rencontrer les membres de l'équipe et à leur poser des questions cruciales pour mieux comprendre leurs besoins. Une autre solution consiste à lui fournir une évaluation de ses besoins.
De cette façon, vous fournirez les bonnes solutions adaptées aux besoins du client et non une solution unique que toute entreprise peut utiliser.
2. Proposer des recommandations exploitables
Comme nous l'avons déjà mentionné, un rapport de conseil a pour but de mettre en évidence un problème auquel est confronté votre client et d'y apporter une solution. Cela signifie que votre recommandation peut faire ou défaire votre rapport. Votre tâche consiste à fournir des recommandations concrètes sans pour autant décevoir les attentes du client.
Pour ce faire, mettez l'accent sur le résultat et non sur votre travail ou votre tâche. Vos recommandations doivent être spécifiques, réalistes et réalisables tout en comparant les options, en recommandant une option et en étayant cette recommandation. Vous pouvez utiliser des termes ou des exemples pertinents qui trouveront un écho auprès du public.
3. Utiliser un langage simple
Les mots ont beaucoup de pouvoir. Par exemple, l'ajout d'argot peut modifier le sens du message que vous transmettez, tandis qu'un langage complexe peut limiter la compréhension de votre rapport par votre public.
Bien qu'il soit parfois possible d'utiliser des figures de style telles que le simili, essayez de rester le plus simple possible dans votre rédaction.
En tant que consultant, utilisez un langage humain que tous ceux qui liront le rapport dans le réseau du client comprendront. Cela peut être rendu possible en faisant des phrases plus courtes et des paragraphes aussi brefs que possible pour limiter les complexités.
Un autre facteur important est de se débarrasser du langage bureaucratique ou lyrique que vous êtes le seul à comprendre.
Selon Psyblog, la clé pour que les gens vous croient est d'écrire avec clarté. Ils ont comparé ces deux phrases :
A. Hambourg détient le record européen du nombre de ponts.
B. À Hambourg, on compte le plus grand nombre de ponts en Europe.
Même si les deux phrases signifient la même chose, les gens ont estimé que la deuxième phrase était plus vraie parce qu'elle dépeint une image simple avec des mots sans ambiguïté.
4. Éviter les préjugés
Le ton que vous employez peut modifier la vision globale et le résultat du rapport. Si vous êtes partial, le client risque d'ignorer vos recommandations et toute relation future.
En tant que consultant, votre rôle n'est pas de prendre parti, même si vous êtes tenté de le faire, mais d'adopter un ton impartial basé sur vos recherches et vos conclusions. N'utilisez pas de langage émotionnel et ne faites pas de suggestions personnelles, mais donnez des raisons concrètes à l'appui de vos recommandations.
5. Tenir compte des matières sensibles
Selon le client avec lequel vous travaillez, certains sujets peuvent être sensibles pour lui ou son équipe. Il peut s'agir de questions culturelles, politiques ou religieuses. Ces questions très controversées peuvent affecter les personnes qui fournissent des services ou qui travaillent avec votre client.
La prise en compte de ces aspects vous permet d'élaborer un rapport qui ne présente pas de risque potentiel pour le client ou son équipe. Outre la recherche primaire, effectuez une recherche secondaire approfondie, en notant les facteurs susceptibles d'affecter le fonctionnement de l'entreprise du client ou de compromettre l'éthique du travail.
6. Rendre le rapport visuellement attrayant
L'ajout de graphiques ou d'images à votre rapport de conseil le rend agréable. Mais ce n'est pas tout : les éléments visuels tels que les graphiques et les camemberts renforcent votre message, découpent le texte pour en améliorer la lisibilité et permettent aux destinataires de votre rapport de trouver facilement l'information.
Voici un exemple de rapport avec des visuels pertinents qui découpent le texte et rendent le document facile à lire ou à parcourir.
L'ajout de graphiques ou d'images à votre rapport de conseil le rend agréable. Mais ce n'est pas tout : les éléments visuels tels que les graphiques et les camemberts renforcent votre message, découpent le texte pour en améliorer la lisibilité et permettent aux destinataires de votre rapport de trouver facilement l'information.
Voici un exemple de rapport avec des visuels pertinents qui découpent le texte et rendent le document facile à lire ou à parcourir.
Par conséquent, accompagnez toujours votre rapport de visuels pertinents. En outre, utilisez des puces, des titres, des sous-titres et des exemples concrets lorsque cela est nécessaire.
Un rapport de conseil bien rédigé présente de nombreux avantages. En plus d'aider les clients à voir le problème et à trouver des solutions, les rapports de conseil peuvent améliorer les relations avec les clients, générer plus d'affaires futures pour le consultant, améliorer la réputation et le succès global de votre entreprise de conseil.
Heureusement, vous pouvez tirer parti de ces avantages en mettant en œuvre les pratiques ci-dessus lors de la rédaction d'un rapport de conseil.
Vous voulez en savoir plus ?
Abonnez-vous à notre lettre d'information et recevez des articles triés sur le volet directement dans votre boîte de réception.
A propos de l'auteur :
Adela Belin
Adela Belin est une stratège de contenu et une spécialiste du marketing indépendante, passionnée par l'écrit. Retrouvez-la sur Twitter et LinkedIn.