Opmerking: net begonnen met het maken van je eerste assessmentrapport ooit? Probeer onze snelstartgids voor het maken van beoordelingsrapporten als je nog nooit grafisch hebt ontworpen.
Als je al wat meer vertrouwd bent met ontwerpen, lees dan verder en stel je het volgende voor: Je hebt een enquête gemaakt en je staat te popelen om die de wereld in te sturen. Je wilt je respondenten duidelijke feedback en aanbevelingen geven direct nadat ze de enquête hebben ingevuld.
De beste manier om dat te doen is door ze een gepersonaliseerd rapport te presenteren. Maar hoe ontwerp je een aantrekkelijk rapport? Dat is wat we in dit artikel bespreken, waarbij we 6 best practices laten zien die resulteren in een hogere naamsbekendheid en een grotere betrokkenheid bij je bedrijf:
- Tip #1: Gebruik de huisstijl van jouw bedrijf om jouw bedrijf te vertegenwoordigen
- Tip #2: Personaliseer jouw rapport
- Tip #3: Houd de stijl van jouw enquête aan in het ontwerp van jouw rapport
- Tip #4: Maak jouw rapport overzichtelijk
- Tip #5: Gebruik opvallende kleuren in je ontwerp
- Tip #6: Zoek een evenwicht tussen tekst en afbeeldingen
PS. Deze best practices kunnen ook worden toegepast op andere soorten bedrijfsrapporten.
Tip #1 voor rapportontwerp: Gebruik jouw huisstijl om jouw bedrijf te vertegenwoordigen
U hebt de kans om contact te maken met jouw publiek en ervoor te zorgen dat ze u niet vergeten.
Daarom is het belangrijk om een goed uitziend, branded verslag te maken dat trouw blijft aan je bedrijfsidentiteit. Bovendien zijn mensen eerder geïnteresseerd als ze over zichzelf lezen. Dit betekent dat ze altijd net iets meer betrokken zijn. Dit is je kans om je merk in de kijker te zetten.
Je blijft trouw aan je bedrijfsidentiteit door de stijlrichtlijnen van je merk te volgen. Dit verwijst zowel naar de visuele richtlijnen, zoals lettertype, kleurenpalet en logo, maar ook naar je tone-of-voice, die commercieel, informatief, academisch, enz. kan zijn.
Een zeer eenvoudige maar effectieve manier om je respondent aan te spreken: spreek hem/haar persoonlijk aan in het rapport.
Je kunt dit principe zelf in de praktijk testen: ben je niet meer betrokken bij een gesprek als iemand je naam noemt? Vanaf dat moment zul je automatisch meer aandacht besteden aan het gesprek.
Tijdens het ontwerpen van een rapport kun je al beginnen met de hoofdtitel, bijvoorbeeld "Sofie's rapport over persoonlijke vaardigheden". Enkele andere voorbeelden:
Om dit mogelijk te maken, moet u variabele inhoud (naam, scores, aanbevelingen, …) opnemen waarmee u elke afzonderlijke respondent die de enquête heeft ingevuld, persoonlijk kunt aanspreken. Niet alleen op de eerste pagina, maar ook in de rest van het rapport.
Spreek de lezer aan alsof u een echt gesprek voert waarin u uitlegt wat de bevindingen van de test zijn.
Doe persoonlijke aanbevelingen: dit motiveert de lezer om het rapport op te volgen en achteraf opnieuw te raadplegen, of om het aan collega's of vrienden te laten zien.
Vragen of opmerkingen?
Komt u iets tegen wat ik heb geschreven waar u het niet mee eens bent of dat volgens u onjuist is? Aarzel dan niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik van zo'n uitwisseling heb geleerd.
Wanneer u een rapport op basis van een enquête leest, verwacht u dat dit rapport dezelfde opmaak heeft als de enquête. Elke enquête is opgebouwd met een bepaalde stijl, kleurencombinatie en lettertype. Als het rapport dat op die enquête volgt er plotseling heel anders uitziet, is de kans groot dat respondenten hun aandacht verliezen, omdat ze geen verband zien met de enquête die ze zojuist hebben ingevuld. Het is dus van cruciaal belang om de stijl van de enquête aan te houden.
Natuurlijk wilt u dat jouw publiek een prettige ervaring heeft bij het lezen van hun persoonlijke resultaten. Hierdoor voelen ze zich verbonden met het onderwerp, en nog meer met u. Daarom moet u ervoor zorgen dat ze 'in de zone' blijven nadat ze de enquête hebben doorlopen.
Hierboven zie je een voorbeeld van het laatste beeld dat je krijgt nadat je dit assessment hebt gedaan. Als je op de knop "Download PDF" klikt, krijg je meer details en aanbevelingen voor de toekomst. Zoals je kunt zien, zijn hetzelfde kleurenpatroon, lettertype en stijl aangehouden in zowel de enquête als in het rapport.
Zorg ervoor dat jouw rapport prettig leesbaar en gemakkelijk te interpreteren is. In een wereld waarin tijd kostbaar is, moeten lezers de assessment resultaten in een oogwenk kunnen begrijpen.
De structuur van je rapport is van het grootste belang: maak het niet te zwaar met tekst. Gebruik titels, samenvattingen, grafieken en afbeeldingen om de belangrijkste inzichten te benadrukken.
Een duidelijke structuur van het rapportontwerp
Zorg ervoor dat u een indeling hanteert die voor de respondent logisch is. Breng structuur aan in jouw rapport: bespreek de resultaten en presenteer aanbevelingen gegroepeerd onder een duidelijke indeling:
- Zorg voor een duidelijke structuur door gebruik te maken van kopjes en segmentindelingen. Bij voorkeur begint elk segment op een nieuwe pagina
- Geef de kopteksten en grafieken een themakleur
- Vermijd dichte tekstblokken: bij meer dan 3-4 zinnen verlies je de aandacht van de lezer
- Benadruk de belangrijkste feiten. Gebruik terminologie die past bij jouw thema en onderwerp
- Als je niet zeker bent over een bepaalde zin, kun je een AI-tool gebruiken om zinnen te herschrijven
Samenvattingen
Je kunt opsommingstekens "pimpen" in de themakleur van je rapport. Als je bedrijfslogo het toelaat, kun je zelfs je logo als opsommingsteken gebruiken.
Grafieken en afbeeldingen
Als je staaf- of cirkeldiagrammen gebruikt, zorg er dan voor dat ze in je themakleur worden weergegeven. De overige kleuren moeten overeenkomen met je hoofdkleur. Raadpleeg de huisstijlgids om te kiezen welke kleuren het beste bij elkaar passen en gebruik professionele grafische ontwerpsoftware om de consistentie tussen projecten te behouden.
Afbeeldingen
Zorg ervoor dat je afbeeldingen absoluut relevant zijn voor de inhoud. Vermijd abstracte afbeeldingen. Het heeft geen zin om een stockfoto van een kantoor te tonen als je het over energie-efficiëntie hebt. Kies dus verstandig! Meestal is de afbeelding die spontaan in je opkomt als je aan een onderwerp denkt, de beste keuze.
Als je begrijpt wat contrast is in fotografie, gebruik deze kennis dan om je onderwerp eruit te laten springen. Dit betekent niet per se dat je felle en opvallende kleuren moet gebruiken, maar wel contrasterende elementen zoals licht en donker, warme en koele tinten of gladde en ruwe texturen.
Zorg ervoor dat de afbeeldingen in jouw rapport niet te groot zijn. Ook hier moet u rekening houden met de balans tussen tekst en beeld.
U kunt een terugkerende kopafbeelding gebruiken, mits de afbeelding eenvoudig is en een gevoel van rust en kalmte uitstraalt. Kies een afbeelding die goed aansluit bij de kleuren van jouw huisstijl.
Maak indruk op potentiële klanten met door Pointerpro gegenereerde geautomatiseerde rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door een van onze productexperts, Chris.
“We gebruiken Pointerpro voor allerlei soorten enquêtes en assessments binnen ons wereldwijde bedrijf, en onze medewerkers zijn erg te spreken over het gebruiksgemak en de flexibele rapportagemogelijkheden.”
Directeur bij Alere
“Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren vanwege het gebruiksgemak. Iedereen zonder programmeerervaring kan snel aan de slag om geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten te maken.”
CFO & COO bij Egg Science
“Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit.”
Account Director bij Reed Talent Solutions
“Het is een groot voordeel dat er formules zijn en dat je echt een grondige analyse kunt uitvoeren. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je op zoek bent naar zoiets, is het echt fijn om met Pointerpro te werken.”
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
De keuze van kleuren beïnvloedt ook de communicatiestijl van je rapport.
Gegevens worden beter onthouden als je levendige kleuren combineert met een hoog contrast. Je respondenten zullen de gegeven informatie gemakkelijker kunnen verwerken als je een neutrale kleur zoals zwart of grijs combineert met een felle kleur zoals rood, blauw, geel of groen om titels, trefwoorden of grafieken te benadrukken.
Associaties worden automatisch gemaakt met bepaalde kleuren. Zoals hierboven al is gezegd, krijgen levendige kleuren het voor elkaar. Ze trekken de aandacht en houden de lezer betrokken. Elke kleur staat voor een ander concept of gevoel:
Rood: deze kleur wordt onmiddellijk in verband gebracht met de connotaties "fout" of "onjuist". In een rapport kan rood daarom worden gezien als een slechte kleurkeuze. Rood hoeft echter niet altijd een slecht idee te zijn! Rood kan ook worden geassocieerd met actie, passie of vastberadenheid.
Groen: in tegenstelling tot rood is groen vaak verbonden met positieve groei of opwaartse trends. Het opnemen van een groen gegevenspunt in een rapport is een trigger om een positieve ervaring op te roepen.
Blauw: veel merken gebruiken blauw als hoofdkleur. Kijk naar social mediamerken zoals Facebook, Twitter en LinkedIn, of grote bedrijfsmerken Samsung, BMW en P&G. De kleur blauw weerspiegelt professionaliteit en interactie, en is gerelateerd aan een hoge waardering of prestatie.
Geel: mensen hebben de neiging om geel te associëren met "oké" of "gemiddeld". Het kan ook worden gerelateerd aan geluk, een algemeen goed gevoel. Door de helderheid van de kleur wordt geel ook vaak geassocieerd met helderheid en energie.
Dit is een interessante kleurrichtlijn, maar je moet natuurlijk ook rekening houden met je huisstijl en het onderwerp. Je kunt ook variaties op deze kleuren gebruiken; je hoeft niet per se voor het felste geel of het 'grootste' groen te kiezen 😉 Zorg er gewoon voor dat je rapport is gebaseerd op een themakleur en bouw de rest daar omheen.
Rommel verstikt, eenvoud laat ademen: maak de resultaten van jouw enquête gemakkelijk te verwerken. Als er te veel tekst is, hebben mensen de neiging om diagonaal te gaan lezen en missen ze interessante inzichten. Zoek in plaats daarvan naar een evenwicht tussen visuele elementen zoals grafieken, diagrammen of nuttige afbeeldingen. We hebben hierboven al vermeld hoe u grafieken kunt ontwerpen en afbeeldingen voor rapporten kunt selecteren.
Er is geen vaste regel of formule om te bepalen hoeveel visuals een rapport moet bevatten. Voor elk rapport zul je een andere verhouding toepassen. 2021 vertegenwoordigt een zeer visueel tijdperk, dus zorg ervoor dat er minstens een 50/50 balans is tussen tekst en visuals om de aandacht van je lezer te trekken. Als inzichten visueel kunnen worden gepresenteerd, grijp dan de kans om grafieken en diagrammen te maken.
Over het algemeen moeten de afbeeldingen de details van de resultaten samenvatten, terwijl een kort stukje tekst de afbeelding kan aanvullen door de belangrijkste conclusies op te sommen.
Gebruik geen woorden als dezelfde informatie visueel kan worden weergegeven. Als er titels, tekstfragmenten of trefwoorden zijn die essentieel zijn voor jouw rapport, kunt u deze onderstrepen in een kleur die bij jouw huisstijl past.
Voordat u een enquêterapport ontwerpt, moet u een blauwdruk in gedachten houden. Een blauwdruk van hoe het rapport jouw bedrijf kan weerspiegelen – zowel qua inhoud als qua vormgeving – en een toon waarmee u jouw respondenten aanspreekt. Waarschijnlijk heeft u dat al gedaan bij het ontwerpen van de enquête, en zult u deze richtlijnen blijven volgen.
Personalisatie speelt een belangrijke rol bij het opstellen van je rapport. Bovendien kan een gepersonaliseerd rapport een echte gespreksstarter zijn tussen collega's, medestudenten… In een goed rapport worden inzichten en aanbevelingen beter onthouden en gemakkelijker toegepast.
Probeer een tool als Pointerpro te gebruiken om gepersonaliseerde pdf-rapporten te leveren.
En last but not least: een standaardvereiste voor elk rapport moet de leesbaarheid en interpreteerbaarheid zijn. Een goede balans tussen tekst en afbeeldingen maakt dat mogelijk. Breng resultaten en inzichten onder woorden door middel van visualisatie. Personalisatie, structuur en interpreteerbaarheid: als je deze drie criteria goed op orde hebt, heb je een sterk rapport!
Moet u een rapport opstellen voor een klant?
Lees ons artikel: Hoe digitale bureaus klantrapporten moeten gebruiken om waarde aan te tonen
Wilt u meer weten?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Ine Wouters
Ine is een gedreven marketeer met een passie voor branding en strategie. Ze houdt van een no-nonsense aanpak met oog voor creativiteit, gecombineerd met het behalen van doelen.