Como experto en la información que estás presentando, tienes que encontrar la manera de apoyar tu mensaje de forma entretenida.
No trates tu presentación como un volcado de datos.
Transforme su contenido para que sea cautivador. Puede que sienta la tentación de meter toda la información posible en su presentación. Pero eso resultará demasiado abrumador para su audiencia. Presente sus datos de forma que atraiga a su audiencia y, al mismo tiempo, logre sus objetivos empresariales.
Cuando tienes la ventaja de un diseño perfectamente responsivo para tus datos, tu presentación irá mucho más fluida. No sólo impresionará a su público, sino que también se sentirá atraído por su mensaje. El resto de la presentación tiene que ser igual de impresionante. Aquí tienes algunos consejos fáciles de seguir para elaborar una presentación convincente de los resultados de una encuesta.
1. 1. Conozca a su público
Su público debe ser una prioridad absoluta, incluso antes de diseñar nada. Necesitas saber quiénes son, la razón por la que están ahí y cómo puedes ayudarles. Cuando se investiga cómo dirigirse correctamente a un público concreto, es mucho más fácil establecer una conexión y recibir la respuesta deseada. Convierta a su público en defensores de la marca.
Antes de la fecha de tu presentación, habla con el organizador del acto o reunión para conocer el perfil demográfico y los antecedentes del público. Pregúntales también por su nivel de conocimientos sobre el tema del que vas a hablar. Es mejor presentar datos nuevos sobre el tema que repetir lo que ya saben.
Cuando diseñes una presentación, no utilices una plantilla de stock. Tendrá un aspecto amateur y tu público no quedará nada impresionado. Las plantillas que vienen con los programas de presentación suelen ser genéricas y no tienen nada que ver con tu marca. Son aburridas y dormirán a tu público.
Pero las plantillas pueden ser más asequibles y ahorrarte tiempo. Si decides utilizarlas, elige plantillas PowerPoint de alta calidad de proveedores especializados como TemplateMonster, Storydoc o Venngage. Tendrás la libertad de utilizar diapositivas prediseñadas que aún te permiten ser creativo. Desde reportes mensuales hasta presentaciones de grandes empresas: ¡suele haber para todos los gustos!
La mejor opción sería contratar a un profesional para que diseñe tu presentación. Ellos saben exactamente lo que debes y no debes incluir en tus diapositivas. Contrata a una agencia o a un servicio de diseño gráfico que repase contigo cada diapositiva de tu presentación.
No sólo se tomarán el tiempo necesario para entender su marca, sino que usted sabe que va a obtener un producto personalizado que hablará por sí solo.
Cuando tengas los datos de cada tema que vayas a presentar, enumera puntos de apoyo en torno a cada uno. Hay que transformar los datos en mensajes con carga emocional, porque limitarse a mirar tablas y gráficos puede resultar aburrido. Comunica eficazmente cada punto para apoyar los datos que se presentan en tus diapositivas.
Tu mensaje tiene que afectar directamente a tu audiencia. Los datos deben añadir valor facilitándoles la vida, ayudándoles a crecer o a hacer algo mejor, más rápido o más eficaz que nunca.
Tu propósito es mejorar el proceso existente. Crear un valor inmenso para la audiencia es la mejor manera de obtener los resultados que buscas, sobre todo si lo explicas a través de una historia. Como las historias son hechos envueltos en un contexto y transmitidos con emoción, son más memorables. De hecho, Jerome Bruner, psicólogo cognitivo, afirmó que un hecho envuelto en una historia es 22 veces más memorable.
Uno de los mayores obstáculos con los que te vas a encontrar es la visualización de tus datos.
Tienes toda la información lista, pero ¿cómo presentarla para que sea fácil de entender?
Tienes que aportar claridad a tus datos e información.. Para ello, debes utilizar herramientas que proporcionen una forma accesible de ver y comprender tendencias, valores atípicos y patrones en los datos.
La visualización de datos es en realidad una forma de arte visual que capta el interés y mantiene la atención en el mensaje.
El reto es diseñar la visualización de datos.
Puede fracasar rotundamente a la hora de transmitir el mensaje adecuado o puede decir mucho. Una buena visualización cuenta una historia. Elimina el ruido de los datos y destaca sólo la información útil.
Elegir la forma incorrecta de presentar sus datos dará lugar a una interpretación errónea de los mismos. ¿Está intentando comparar valores o analizar una tendencia? ¿Cuál es la mejor manera de visualizar y presentar esos datos? Utiliza el mejor gráfico o tabla para mantener la atención de tu audiencia. Aquí tienes algunos ejemplos de visualización de datos que te ayudarán a presentar la información de una forma fácil de entender.
Ejemplos generales de visualización de datos:
- Gráficos
- Tablas
Gráficos
Mapas
Infografía
Cuadros de mando
Ejemplos concretos de visualización de datos:
- Gráfico de áreas
- Gráfico de barras
- Gráficos de caja y bigotes
- Bubble Cloud
- Gráfico de viñetas
- Cartograma
- Vista circular
- Mapa de distribución de puntos
- Diagrama de Gantt
- Mapa de calor
- Resaltar tabla
- Histograma
- Matriz
- Red
- Área Polar
- Árbol radial
- Gráfico de dispersión (2D o 3D)
- Streamgraph
- Tablas de texto
- Línea de tiempo
- Mapa de árbol
- Gráfico de pila en cuña
- Nube de palabras
Como puedes ver, hay muchas formas de presentar tus datos. Los gráficos de barras y circulares son sólo la punta del iceberg. Pero recuerda que no todos los gráficos son adecuados para los datos que intentas visualizar. Así que elige el tipo de gráfico que mejor se adapte a la información que estás presentando de forma que tu audiencia lo entienda.
Con tantas opciones para diseñar una presentación, es fácil pasarse. El hecho de que tengas un bonito pase de diapositivas no significa que tu público vaya a entender lo que intentas decir.
No subestimes el poder del diseño minimalista. Mantenga colores coherentes y agradables a la vista. Quieres que tu información destaque sin resultar hortera.
Todos los elementos visuales, como tablas, gráficos, imágenes, vídeos, GIF, etc., deben estar directamente relacionados con lo que estás contando. Y cuando utilices estos elementos, evita el desorden en la medida de lo posible. Para hacer una presentación sencilla pero interesante, puedes utilizar la ayuda de un generador de imágenes AI para crear tus elementos visuales y añadir exactamente lo que realmente necesitas.
No hay nada peor que ver una diapositiva con 20 imágenes apretujadas en el espacio. A tu audiencia le costará entender lo que está viendo y estará demasiado distraída para escucharte mientras hablas.
Cuando se trata de datos, elige fuentes que sean fáciles de leer y lo suficientemente grandes para que tu audiencia las vea. Además, evite utilizar mayúsculas, de lo contrario será difícil de leer.
Una vez que elijas un tipo de letra legible, mantén la coherencia en cada diapositiva. Dimensiona tus fuentes según la jerarquía.
Este es un título
Esto es un subtítulo
Esta es la descripción de scripts y valores
Hay montones de fuentes entre las que elegir. Pero sólo unas pocas son buenas para las presentaciones.
Utiliza fuentes conocidas por su compatibilidad con los navegadores, como Verdana, Garamond, Arial, Helvetica y Times New Roman, ya que las visualizaciones de datos suelen alojarse en sitios o portales de empresas que deben visualizarse en un navegador web. Se trata de tipos de letra de uso común que están predeterminados en los navegadores habituales. Utilice los tipos de letra indicados para garantizar la compatibilidad en varios ordenadores.
La forma en que presenta sus datos es fundamental para alcanzar sus objetivos empresariales. En contextos diferentes se aplican reglas diferentes, así que muestre sus datos de forma que ayude a su público a entender lo que quiere decir. Elige bien el diseño, porque tus diapositivas sólo durarán unos segundos. Ayude a su público a procesar la información rápidamente.
Cuando elijas tu gráfico, céntrate en lo que quieres destacar. Asegúrese de que su audiencia sigue su hilo conductor y se centra en los elementos adecuados. Tus diapositivas serán impresionantes y memorables. Aunque a veces resulte difícil comprender los datos, si sigues estos consejos podrás simplificarlos y convertirlos en una presentación significativa.
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Sobre el autor:
Jie Kuang
Jie es comercializadora digital en Filadelfia y directora de marketing y redactora de contenidos en Penji. Ella ha crecido la presencia digital para múltiples nuevas empresas, la construcción de su reputación en línea y conectarlos con su público objetivo. Con su experiencia en diseño, tecnología y estrategia de innovación, se centra en ayudar a los emprendedores a tener éxito.