In zekere zin lijkt een beoordelingsproces veel op mijnbouw. Hoe dieper je graaft, hoe groter de kans dat je waardevolle dingen vindt. Maar het kost je ook meer moeite om ze te bewerken en op te poetsen tot bruikbare en visueel aantrekkelijke beoordelingsrapporten.
Zelfs vóór de pandemie van 2020 meldde meer dan 80% van de bedrijven al een vorm van vaardigheidsbeoordeling te hebben gebruikt. Met werken op afstand als nieuwe norm, kunnen we ons alleen maar voorstellen dat digitale assessments steeds meer voorkomen en essentieel worden voor HR-afdelingen en -bureaus. Maar hoe maak je er een goed uitziend, informatief rapport van dat respondenten kunnen gebruiken om actie te ondernemen? Laten we samen eens kijken naar een paar voorbeelden van best practices:
- Voorbeeld van een teamevaluatierapport
- Voorbeeld van een financieel adviesrapport
- Voorbeeld van een DISC-beoordelingsrapport
- Voorbeeld van een beoordelingsrapport over digitale maturiteit
Psst! Wil je meteen in de stap-voor-stap tips duiken over hoe je beoordelingsrapporten maakt? Klik dan hier.
Even voor de duidelijkheid: wat is een beoordelingsrapport?
Een assessment evalueert een persoon of een organisatie aan de hand van een reeks vragen. De antwoorden worden gebruikt om een score, een indeling in categorieën of een ander soort resultaat te berekenen dat waarde biedt voor de respondent.
Er zijn vele soorten assessments, gecategoriseerd op sector, doelstellingen, methodologie, enz. In dit artikel richten we ons alleen op assessmentrapporten. Als je op zoek bent naar de beste assessmenttool, raad ik je van harte onze gids aan voor het selecteren van de juiste assessmenttool voor jouw bedrijf.
Een beoordelingsrapport geeft respondenten duidelijke inzichten in hun profiel, bedrijf of situatie en geeft relevante aanbevelingen. En weet je wat het goede nieuws is? Het maken van een assessmentrapport kan worden geautomatiseerd.
Hoe? Nou, in een notendop: Dankzij formules en berekeningen achter de vooraf ingestelde vragen in het assessment. Ze zetten de antwoorden om in tastbare resultaten, die in het assessmentrapport worden gepresenteerd in de vorm van tekst, cijfers, grafieken, diagrammen en andere voorstellingen.
Stel, u bent een marketingconsultant en u vraagt jouw klant naar zijn huidige marketingstrategie. Wat zijn zijn doelstellingen? Welke marketingtools gebruikt hij momenteel? Hoeveel wil hij uitgeven aan marketingactiviteiten zoals advertenties?
Op basis van hun antwoorden krijgt u een eerste indruk van hun situatie en kunt u een strategie uitstippelen die u aan hen kunt presenteren door hen een gepersonaliseerd rapport te laten zien, alsof het speciaal voor hen is opgesteld.
Voorbeelden van beoordelingsrapporten
Ik geef je praktijkvoorbeelden om je te helpen het maximale uit je beoordelingsrapport te halen. Ik zal elk voorbeeldrapport beoordelen aan de hand van verschillende criteria. Gebruik deze checklist om zelf te bepalen welk rapport het beste bij jouw doel past.
Checklist met criteria voor beoordelingsrapporten:
Vragen of opmerkingen?
Komt u iets tegen dat ik heb geschreven waar u het niet mee eens bent of dat volgens u onjuist is? Aarzel dan niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik van zo'n uitwisseling heb geleerd.
Bedrijf
De Table Group is een bedrijf dat bedrijven succesvoller wil maken en werk bevredigender.
Beoordelingsrapport
Het belangrijkste doel van dit teambeoordelingsrapport is om je team een idee te geven van de sterke punten en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Hoewel de assessment zelf zeker kwantitatief en data-gedreven is, is het belangrijkste aspect het kwalitatieve perspectief dat het biedt voor het beoordeelde team en de discussie die het uitlokt rond specifieke kwesties.
Assessment
⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Inleiding: Dit rapport geeft de respondenten een duidelijk beeld van wat ze kunnen verwachten te lezen en te leren dankzij de inleiding en uitleg over het gebruikte model.
The Table Group begint het rapport met een samenvatting van de bevindingen, voordat er dieper op de details wordt ingegaan. Dit is een effectieve manier om het team aan te moedigen verder te lezen en te ontdekken waarom de resultaten zijn zoals ze zijn.
🟠 Leesbaarheid: De verhouding tussen tekst en beeldmateriaal op de eerste pagina's neigt naar een overdaad aan tekst. Afbeeldingen, grafieken en voorbeelden zouden de lezer wat verlichting kunnen bieden.
Hetzelfde probleem doet zich later in het rapport voor, waar de resultaten uitgebreider worden besproken. Het zou voor de lezer duidelijker zijn als de variabelen in de resultatentabellen in de vorm van grafieken zouden worden weergegeven. Dit verbetert de vergelijkbaarheid van de verschillende gebieden.
De tabel ‘Belangrijkste verschillen’ zou bijvoorbeeld vergezeld kunnen gaan van een cirkeldiagram. Deze diagrammen worden gebruikt om de samenstelling van een entiteit of groep weer te geven – in dit geval het team en de verschillende antwoorden van de teamleden.
Voor feedback verwijst het rapport in elke categorie naar het gedeelte ‘Tips en oefeningen’. Het opnemen van praktische tips is nuttig, maar het trekt meer aandacht wanneer deze binnen elke categorie worden gepresenteerd, en niet in een apart gedeelte verderop in het rapport.
Bedrijf
Atlas Point helpt financiële consultants en individuele beleggers om betere financiële gesprekken te voeren met hun klanten.
Beoordelingsrapport
Om op grote schaal financieel advies te kunnen geven, heeft Atlas Point de assessment van financiële deugden gedigitaliseerd. Elk rapport is op maat gemaakt op basis van de respons die elk individu geeft op de tool.
Assessment
⭐⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Personalisatie: Op de voorpagina worden zowel de adviseur als de respondent/cliënt vermeld. Zoals hierboven beschreven, genereert Atlas Point ook twee verschillende rapporten op basis van één assessment: één voor de cliënt en één voor de adviseur.
🟢 Ontwerp / Leesbaarheid: Er wordt duidelijk gebruikgemaakt van symbolen en kleuren, wat de structuur van het rapport ten goede komt. De lezer kan gemakkelijk door het rapport navigeren.
🟠 Inleiding: Het rapport gaat meteen over op de bevindingen, zonder aan te geven wat je als lezer kunt verwachten of een overzicht te geven van de mogelijke uitkomsten. Dit is geen probleem voor de adviseur, die de inhoud van het rapport zou moeten kennen, maar de klant zou wel graag willen weten wat hij of zij in het rapport kan verwachten.
Opmerking: Atlas Point heeft dit probleem aangepakt door algemene informatie in de tekst op te nemen, wat dit grotendeels compenseert.
Bedrijf
Indaba Global is een trainings- en ontwikkelingsbedrijf dat producten en diensten levert op het gebied van managementadvies. Ze bieden professionele coaching voor leidinggevenden.
Beoordelingsrapport
Om bedrijven, hogescholen en consultants te helpen bij het beoordelen van iemands gedragstendensen, hebben zij hun eigen gedragsassessment ontwikkeld (DISCflex). Dit assessment wordt geleverd met een DISC Assessment rapport.
Assessment
⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Externe bronnen: In hun methodologie maakt Indaba gebruik van feedback van derden om de resultaten van de respondent te vergelijken met hoe anderen (collega's, familie en vrienden) hem of haar zien. Dit is een zeer goede aanpak om diepgaande zelfreflectie te stimuleren.
🟠 Personalisatie: Er is sprake van duidelijke aanpassing op basis van de antwoorden van de respondent. Maar afgezien daarvan is er weinig tot geen personalisatie, zoals het gebruik van de naam van de respondent.
🟠 Leesbaarheid: Hoewel er enkele zeer nuttige grafische weergaven in staan, biedt Indaba ook veel tekstuele informatie. Naar mijn mening neigt het rapport enigszins naar een overdaad aan informatie. Daardoor zou de lezer zijn interesse kunnen verliezen. Bovendien wordt in het rapport een klein lettertype gebruikt, wat de leesbaarheid negatief beïnvloedt.
Zorg ervoor dat u, wanneer u een PDF-beoordelingsrapport met variabele tekst genereert (d.w.z. tekst die varieert naargelang de antwoorden die de respondent in de assessment heeft gegeven), rekening houdt met de aanwezigheid van kop- en voetteksten. Zoals u hierboven kunt zien, verdwijnt een deel van de tekst achter de voettekst.
Wilt u een aantal van deze tips in de praktijk brengen? Bekijk dan hier hoe u jouw DISC assessment kunt maken met Pointerpro.
🔴 O ntwerp: Het ontwerp van het rapport is erg basic. Het zou er professioneler uitzien als er meer aandacht werd besteed aan de huisstijl. Overweeg het gebruik van grafische ontwerptools om je visuele aantrekkingskracht te vergroten en moeiteloos een meer gepolijste presentatie te creëren.
Bedrijf
BDC is een Canadese business development bank. Het is een financiële instelling die zich uitsluitend richt op ondernemers. Ze helpen Canadese bedrijven op te richten en te ontwikkelen door middel van financiering, adviesdiensten en securitisatie, met een focus op kleine en middelgrote ondernemingen.
Beoordelingsrapport
BDC heeft een digitale maturiteitsbeoordeling ontwikkeld om in kaart te brengen waar het bedrijf van de respondent staat. Het rapport over de maturiteitsbeoordeling laat zien hoe het bedrijf zich verhoudt tot branchegenoten en brengt verbeterpunten in kaart.
Assessment
⭐⭐⭐
Sterke en zwakke punten
🟢 Leesbaarheid: Het rapport leest vlot, waardoor de respondent de essentie van zijn of haar resultaten goed kan begrijpen.
🟢 Externe bronnen: BDC hanteert een vergelijkend model, waardoor de respondenten hun resultaten kunnen vergelijken met benchmarks uit de sector.
🟠 Inleiding: Als we naar de structuur kijken, zien we geen duidelijke inleiding. BDC gaat meteen over op de resultaten. Is dit een probleem? In dit specifieke geval niet per se. De resultaten worden vergezeld van grafieken en contextuele informatie, waardoor de respondenten hun resultaten in een breder perspectief kunnen plaatsen.
🟠 Ontwerp: Het rapport is mooi vormgegeven, met een duidelijke weergave van de huisstijl. Helaas ontbreekt er een voorblad. Een voorblad geeft het rapport in de ogen van de respondent een professionelere uitstraling.
🔴 Personalisatie: Het rapport is relatief kort en de aanbevelingen die aan de respondent worden gegeven, zijn slechts in minimale mate gepersonaliseerd. Alle inzichten zijn in dit geval gekoppeld aan het profiel ‘conservatief’ en het rapport gaat niet dieper in op de afzonderlijke antwoorden van de respondent.
Ook de aanbevolen lectuur is te algemeen en daardoor niet boeiend. Denk je erover na om je eigen maturity assessment(s) te ontwikkelen? Lees dan deze pagina eens.
Vragen of opmerkingen?
Komt u iets tegen dat ik heb geschreven waar u het niet mee eens bent of dat volgens u onjuist is? Aarzel dan niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik van zo'n uitwisseling heb geleerd.
De ideale opbouw van een beoordelingsrapport hangt af van verschillende factoren. Laten we eens naar dit voorbeeld kijken:
1. Gebruik een voorblad
- Begin jouw beoordelingsrapport met een voorblad dat jouw merk duidelijk weergeeft en de respondent aanspreekt.
- Zorg ervoor dat het voorblad er professioneel en aantrekkelijk uitziet, passend bij jouw branche.
- Breng jouw merk tot uiting door jouw merkkleur(en), lettertype, logo en stijl te gebruiken.
2. Leg uit wat de respondent in het rapport kan verwachten
- Praat met de respondent alsof je een echt gesprek voert.
- Leg het doel uit.
- Ga nader in op de structuur van het rapport.
- Gebruik symbolen om de verschillende onderdelen van het rapport aan te duiden.
- Wees transparant over de methode die je hebt gebruikt om tot de resultaten en inzichten te komen.
3. Geef een samenvatting van de bevindingen
- Geef de algemene resultaten van de respondent weer voordat u in elke afzonderlijke sectie dieper op de details ingaat.
- Geef de resultaten weer in een overzichtelijke grafiek. Een kolomdiagram is handig om meerdere resultaten in één overzicht weer te geven.
- Laat respondenten eerst hun resultatenoverzicht bekijken, gevolgd door gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van hun scores. Dit helpt de lezer bij de voorbereiding op de gedetailleerde bespreking van de afzonderlijke thema's verderop in het rapport.
4. Bespreek elk thema afzonderlijk
Laat de respondenten per thema zien hoe ze hebben gescoord en wat dit voor hen betekent:
- Gebruik een symbool of afbeelding om de verschillende thema's duidelijk te onderscheiden.
- Voeg een aangepaste score toe en visualiseer de persoonlijke score van de respondent met een meter. U kunt ook andere grafieken gebruiken, vooral als u wilt laten zien hoe de respondent zich verhoudt tot collega's, een branchegemiddelde, enz. Voor dat laatste kunt u een staafdiagram gebruiken.
- Maak gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van de scores van de respondent.
Je kunt het rapport afsluiten met een korte conclusie, een call-to-action of algemene informatie over je bedrijf.
Maak indruk op potentiële klanten met door Pointerpro gegenereerde geautomatiseerde rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door mijzelf gebracht.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
“Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit.”
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Er zijn veel factoren die de kwaliteit van een beoordelingsrapport bepalen. Als ik zou moeten aangeven waar veel instanties of organisaties de neiging hebben om overheen te kijken, dan zou ik deze twee noemen:
- Personaliseer je beoordelingsrapport: Gebruik de naam van je respondent doorheen het rapport. Je kunt dat doen in de koptekst, voettekst, in tekstblokken of in grafiektitels. Neem gepersonaliseerde feedback op per aspect dat je bespreekt.
- Maak jouw beoordelingsrapport visueel: zorg voor een evenwicht tussen tekst en beeldmateriaal. Waarom zou u resultaten in tekstvorm toelichten als u ze ook in overzichtelijke grafieken of tabellen kunt presenteren? Vergeet het ontwerp niet: houd rekening met jouw huisstijl en gebruik jouw huislettertype en huiskleuren.
Het is belangrijk om te weten dat er niet één "ideaal model" is dat op elk beoordelingsrapport kan worden toegepast. Als je van plan bent om je eigen beoordelingsrapporten te ontwikkelen en je hebt nog geen hulpmiddel gekozen, probeer Pointerpro dan zeker eens uit.
Als je geïnteresseerd bent in automatisch gegenereerde beoordelingsrapporten die gepersonaliseerd, goed ontworpen en van een eigen merk voorzien zijn, nemen we graag contact met je op om je op weg te helpen.
Wilt u meer weten?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
![Nemen managers actie op basis van HR-beoordelingsrapporten? [FAQ]](https://pointerpro.com/wp-content/uploads/Manager-and-HR-specialist-in-discussion-scaled.jpg)
Over de auteur:
Ine Wouters
Ine is een gedreven marketeer met een passie voor branding en strategie. Ze houdt van een no-nonsense aanpak met oog voor creativiteit, gecombineerd met het behalen van doelen.