Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento

Un informe de riesgos de cumplimiento, después de una evaluación, es fundamental para que las organizaciones evalúen y comuniquen su adhesión a las leyes, reglamentos y políticas internas pertinentes. Y, por supuesto: para tomar las medidas necesarias cuando no cumplen la normativa.

Especialmente en entornos de negocios donde los requisitos regulatorios tienden a cambiar rápidamente, las organizaciones necesitan un enfoque integral y dinámico para comprender los riesgos de cumplimiento. Es por eso que los informes automatizados en PDF que puede crear con Pointerpro son tan excepcionalmente eficaces.

El informe de riesgos de cumplimiento sirve como un documento estructurado que no sólo identifica las áreas de incumplimiento, sino que también proporciona información sobre la eficacia del programa de cumplimiento general de la organización. Es un instrumento crucial para que la alta dirección, las partes interesadas y los organismos reguladores comprendan claramente el compromiso de la organización con la conducta ética y legal.

Este informe desempeña un papel fundamental en la toma de decisiones estratégicas. Fomenta una cultura de responsabilidad. Profundicemos en los componentes clave que constituyen una plantilla de informe de evaluación de riesgos de cumplimiento eficaz.

• Resumen ejecutivo: Resumen conciso del informe, en el que se destacan las principales conclusiones, tendencias y cuestiones críticas. Esta sección suele estar dirigida a la alta dirección y a las partes interesadas que buscan una visión general rápida.

• Introducción: Una introducción al propósito y alcance del informe de riesgos de cumplimiento. Esta sección puede incluir una breve descripción del panorama normativo que afecta a la organización.

• Panorama normativo: Un examen detallado del entorno normativo relevante para la organización. Esto puede incluir cambios en las leyes, regulaciones emergentes y actualizaciones que podrían afectar al cumplimiento.

• Objetivos y marco de cumplimiento: Objetivos de cumplimiento claramente definidos y el marco utilizado para evaluar en qué medida se alcanzan. Esta sección también puede describir el enfoque de la organización en materia de cumplimiento, incluidas las políticas, los procedimientos y los controles pertinentes.

• Indicadores clave de rendimiento (KPI): Si hay métricas y KPI específicos que la evaluación fue diseñada para medir, es útil explicarlos aquí también. Estos KPI pueden incluir datos sobre el número de incidentes notificados, las tasas de finalización de los programas de formación y otros indicadores de rendimiento pertinentes.

• Esfuerzos de remediación existentes: Detalles sobre las medidas correctivas que se están tomando actualmente para abordar los problemas de cumplimiento identificados, basándose en las respuestas a su evaluación. En esta sección se describen las medidas adoptadas para corregir los incumplimientos y evitar que se produzcan casos similares en el futuro.

• Riesgos y tendencias emergentes: Un análisis de los riesgos y tendencias de cumplimiento emergentes que pueden afectar a la organización en el futuro. Esto incluye una evaluación de la evolución del sector, los cambios normativos y las posibles áreas de mayor riesgo.

• Recomendaciones: Consejos prácticos para mejorar la postura de cumplimiento de la organización. Esta sección proporciona orientación sobre las áreas en las que se pueden hacer mejoras para fortalecer los esfuerzos de cumplimiento.

• Programas de formación y concienciación: Una referencia a los programas de formación útiles para educar a los empleados sobre los requisitos de cumplimiento, basándose en las respuestas de la evaluación. También debe incluir detalles sobre la frecuencia de la formación.

• Conclusión: Una sección final que resuma el estado general del cumplimiento y cualquier conclusión clave. Puede incluir una perspectiva de futuro sobre la estrategia de cumplimiento de la organización.

Los riesgos residen en varios rincones. El cumplimiento puede ir mal en muchos niveles diferentes, dependiendo de la industria. Eso significa que es posible desarrollar evaluaciones de riesgos de cumplimiento adaptadas a ámbitos de riesgo muy precisos. He aquí algunos ejemplos:

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de errores humanos: Esta plantilla evalúa los riesgos potenciales asociados con los errores humanos en los procesos de cumplimiento. Evalúa la probabilidad y el impacto de los errores en la adhesión a la política, la entrada de datos y otras actividades críticas de cumplimiento.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de la eficacia de la supervisión: Diseñada para evaluar la eficacia de los sistemas y procesos de supervisión. Examina si los mecanismos de supervisión de la organización son lo suficientemente sólidos como para detectar y responder a los problemas de cumplimiento con prontitud.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de almacenamiento inadecuado: Esta plantilla se centra en los riesgos asociados con el almacenamiento inadecuado de información confidencial, como datos de clientes, registros financieros o propiedad intelectual. Evalúa los protocolos de almacenamiento y las salvaguardias contra el acceso no autorizado.

• Plantilla de evaluación del riesgo de incumplimiento de auditorías de acceso: Evalúa los riesgos relacionados con el fracaso de las auditorías de acceso. Evalúa la idoneidad de los sistemas para auditar el acceso de los usuarios a información sensible, identificar posibles lagunas y garantizar el cumplimiento de las políticas de control de acceso.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de configuraciones erróneas: Evalúa los riesgos asociados con configuraciones erróneas en sistemas y aplicaciones de TI. Esta plantilla evalúa la probabilidad y el impacto de los errores de configuración que pueden dar lugar a infracciones de cumplimiento.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de encriptación de datos: Se centra en evaluar el cumplimiento de la organización con las normas y protocolos de encriptación de datos. Evalúa si los datos sensibles están debidamente cifrados para cumplir los requisitos normativos.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de adherencia a políticas: Evalúa el nivel de cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas. Examina si los empleados siguen sistemáticamente las políticas y procedimientos establecidos.

• Plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento de terceros: Evalúa los riesgos de cumplimiento asociados a las relaciones con terceros. Evalúa la eficacia de los procesos de diligencia debida, las condiciones contractuales y los mecanismos de supervisión del cumplimiento de terceros.

• Plantilla de evaluación del impacto de los cambios normativos: Evalúa el impacto potencial de los cambios normativos en la postura de cumplimiento de la organización. Ayuda a las organizaciones a adaptarse de forma proactiva a las nuevas normativas y a garantizar su cumplimiento continuo.

Estas plantillas de evaluación de riesgos de cumplimiento pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas y a los requisitos del sector de una organización. Proporcionan un enfoque estructurado para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de cumplimiento, promoviendo una cultura proactiva y consciente de los riesgos dentro de la organización.

Términos como cumplimiento y gestión de riesgos están continuamente entrelazados. Sin embargo, es importante tener en cuenta su distinción.

El cumplimiento implica garantizar que una organización se adhiere a las leyes, reglamentos y normas pertinentes que rigen su industria. El objetivo principal es la conformidad legal y reglamentaria, con el fin de prevenir las infracciones y evitar las sanciones asociadas y el daño a la reputación. Los esfuerzos de cumplimiento están estructurados para satisfacer requisitos legales específicos, y las organizaciones suelen tener equipos dedicados o funcionarios responsables de supervisar, hacer cumplir e informar sobre cuestiones de cumplimiento. Se trata de ajustarse a normas externas para garantizar prácticas empresariales éticas y legales.

Por otro lado, la gestión de riesgos es un concepto más amplio. Abarca la identificación, evaluación y mitigación de los riesgos potenciales que podrían afectar a los objetivos de una organización. Si bien el cumplimiento es un componente esencial de la gestión de riesgos, esta última va más allá de las obligaciones legales y abarca un enfoque más amplio para identificar y gestionar diversos tipos de riesgos, incluidos los operativos, financieros, estratégicos y de reputación.

Otro término común, o en realidad acrónimo, que contribuye a la confusión potencial entre cumplimiento y gestión de riesgos: GRC.

GRC son las siglas en inglés de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Designa el enfoque integrado que utilizan las organizaciones para alinear sus estrategias de negocio con la gobernanza, gestionar los riesgos de forma eficaz y garantizar el cumplimiento de los distintos reglamentos y normas.

GRC proporciona una visión holística de cómo se interrelacionan las actividades de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento. Ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas, priorizar recursos eficazmente y crear una cultura de responsabilidad y transparencia.

Es importante tener en cuenta que la GRC no es un proyecto de una sola vez, sino un proceso continuo. Implica establecer un bucle de retroalimentación para supervisar, evaluar y mejorar continuamente las estructuras de gobierno, los procesos de gestión de riesgos y las medidas de cumplimiento en función de los cambios en el entorno empresarial y el panorama normativo.

Dependiendo de la industria para la que trabaje, puede preguntarse: "¿Evaluar o no evaluar?". El riesgo de cumplimiento es una consideración crítica en cualquier dominio en el que su organización deba adherirse a reglamentos, normas y requisitos legales específicos. Algunos de los dominios más típicos en los que el riesgo de cumplimiento es muy relevante incluyen:

• Servicios financieros: Los sectores de la banca, la inversión y los seguros deben cumplir las normas y reglamentos financieros para garantizar prácticas justas, transparencia y seguridad de los datos.

• Sanidad: El cumplimiento de la normativa sanitaria, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), es esencial para proteger la privacidad del paciente y garantizar el manejo seguro de la información médica.

• Tecnología de la información y seguridad de los datos: Las organizaciones que manejan datos sensibles, especialmente en la industria tecnológica, deben cumplir con las leyes de protección de datos, las normas de ciberseguridad y las regulaciones de privacidad.

• Productos farmacéuticos y ciencias de la vida: El cumplimiento es crucial en la investigación, el desarrollo y la comercialización de productos farmacéuticos para garantizar la seguridad, la eficacia y las normas éticas.

• Cumplimiento medioambiental: Las industrias que se ocupan de los impactos medioambientales, como la fabricación y la energía, deben cumplir la normativa medioambiental para minimizar los daños ecológicos.

• Telecomunicaciones: El cumplimiento es vital en las telecomunicaciones para garantizar la competencia leal, la protección de datos y el cumplimiento de las normas de comunicación.

• Contratos y adquisiciones del gobierno: Las organizaciones que trabajan con contratos del gobierno deben cumplir con las regulaciones específicas que rigen las adquisiciones, licitaciones y ejecución de contratos.

• Recursos humanos y empleo: El cumplimiento en RRHH incluye la adhesión a las leyes laborales, las regulaciones de seguridad en el lugar de trabajo y las leyes antidiscriminación para proteger a los empleados y garantizar prácticas de empleo justas.

• Comercio minorista y protección del consumidor: Los minoristas deben cumplir las leyes de protección del consumidor, las normativas de seguridad de los productos y las prácticas comerciales justas para garantizar la seguridad y la satisfacción de los consumidores.

• Energía y servicios públicos: El cumplimiento es crucial en el sector energético para adherirse a las normativas medioambientales y de seguridad, y garantizar la producción y distribución responsable de la energía.

• Aeroespacial y defensa: La conformidad en este sector implica el cumplimiento de las leyes de control de las exportaciones, los reglamentos de defensa y las normas de calidad para garantizar la seguridad nacional y la seguridad de los productos.

• Educación: Las instituciones educativas deben cumplir las normativas relacionadas con la privacidad de los estudiantes, las normas de acreditación y los programas de ayuda financiera.

• Organizaciones sin ánimo de lucro y benéficas: Las organizaciones sin ánimo de lucro deben cumplir la normativa que regula la exención de impuestos, las contribuciones benéficas y la transparencia en los informes financieros.

• Inmobiliario: El cumplimiento es importante en el sector inmobiliario para la adhesión a las leyes de propiedad, reglamentos de zonificación y normas de vivienda justa.

• Servicios legales y profesionales: Los proveedores de servicios legales y profesionales deben cumplir con las normas profesionales, las regulaciones de confidencialidad y los códigos éticos de conducta.

Con una plantilla de evaluación de riesgos de cumplimiento completa y holística, los gestores de riesgos pueden, hasta cierto punto, trabajar y realizar consultas en estos diferentes sectores. Por supuesto, hay factores que pueden limitar el alcance de su versatilidad. Aunque muchos principios de gestión de riesgos son transferibles, cada sector tiene su propio conjunto de normativas, retos y matices.