Heb je ooit op Google gezocht naar een 'beoordelingsinstrument'? Zo ja, dan waren de zoekresultaten wellicht verwarrend. Beoordelingsinstrumenten bestaan al heel lang. Daardoor zijn er nieuwe termen ontstaan en zijn betekenissen veranderd.
Hoewel er talloze bronnen beschikbaar zijn, komen mensen vaak uit bij een suboptimale oplossing. Waarom? Omdat al deze applicaties weliswaar onder de overkoepelende noemer ‘beoordelingsinstrument’ vallen, ze echter zijn ontworpen en ontwikkeld voor verschillende hoofddoelen. Het doel van dit artikel is ervoor te zorgen dat je een instrument kiest dat geschikt is voor jouw doeleinden.
Daarom moeten we eerst een duidelijke definitie geven van wat een assessment is.
Wat is een assessment (instrument)?
Een assessment is het proces of de methodologie waarbij een persoon of een situatie wordt geëvalueerd, doorgaans op basis van een reeks vragen. Mogelijke antwoorden op deze vragen kunnen worden gekoppeld aan een individuele score, en de totale score of het resultaat bepaalt de uitkomst. Zoals je ziet, lijkt dit sterk op een doorsnee examen op school. Maar het reikt ook ver buiten het domein van het onderwijs. Hier volgen twee voorbeelden van bekende beoordelingsmethodieken voor persoonlijkheidstests:
- De Big Five Persoonlijkheidstest is een bekende benadering. Onderzoekers ontdekten dat telkens wanneer ze iemand beschreven, ze eigenschappen of features gebruikten die konden worden geclusterd. Uiteindelijk kwamen ze met de Big Five persoonlijkheidstest die al deze eigenschappen bundelde in vijf categorieën: Openheid, Consciëntieusheid, Extraversie, Toegeeflijkheid en Neuroticisme.
Voor elke categorie kun je hoog, laag of ergens ertussenin scoren. Er bestaat niet zoiets als een slecht antwoord. Uiteindelijk is het doel van deze test om een werkomgeving te vinden of te creëren die het beste bij jouw persoonlijkheid past. - De DISC test is een persoonlijkheidstest die aangeeft dat elke persoon op vier persoonlijkheidsstijlen scoort: Dominantie, Invloed, Stabiliteit en Consciëntieusheid. Op basis van hun score krijgen respondenten als uitkomst een van de vier persoonlijkheidstypes toegewezen. Deze worden vaak geassocieerd met de kleuren rood, blauw, groen en geel.
Tegenwoordig is een modernebeoordelingstool software die de beoordelaar helpt dit hele proces in een digitaal formaat op te zetten. Dat betekent dat de vragen, de assessment logica, de puntentelling en de manier waarop de resultaten worden geïnterpreteerd om tot een uitkomst te komen, moeten worden ingesteld.
Met andere woorden: hoewel de term ‘beoordelingsinstrument’ vaak ten onrechte wordt gebruikt om de beoordelingsmethodiek te beschrijven, wordt er wel degelijk een beoordelingsinstrument gebruikt om de beoordelingsmethodiek uit te voeren . Tegenwoordig gebeurt dat bijna altijd digitaal, maar technisch gezien zou het instrument ook gewoon pen en papier kunnen zijn.
In dit artikel richten we ons op de digitale assessmenttools (= assessment software), meer specifiek op hoe je digitale assessmenttools moet selecteren , afhankelijk van je specifieke behoeften. Voor de duidelijkheid: we gaan ervan uit dat je een hulpmiddel zoekt in een zakelijke, professionele context (veel hulpmiddelen op het web zijn ontwikkeld om assessments uit te voeren voor het onderwijs, zoals je misschien hebt gemerkt).
Het juiste beoordelingsinstrument kiezen
Om ervoor te zorgen dat u de juiste oplossing vindt, moeten we de term ‘beoordelingsinstrument’ voor wat het is laten staan en een stapje terug doen om een breder perspectief te krijgen. Op basis van toonaangevende websites voor softwarebeoordelingen, zoals G2 en Capterra, hebben we vier soorten software geselecteerd waarmee u digitale assessments kunt maken voor diverse belangrijke doeleinden:
- Assessment Software om genuanceerde onderzoeken uit te voeren (en feedback te geven!)
- Online formulierbouwers om gegevens te verzamelen en workflowmogelijkheden te bieden
- Enquêtesoftware om gegevens te verzamelen en deze om te zetten in concrete inzichten
- Software voor leadgeneratie om potentiële klanten aan te trekken en te binden
Zoals je zult zien, is er enige overlapping tussen elke categorie. Bepaalde softwaremerken dekken echt meer dan één categorie dankzij de bredere mogelijkheden. Dit artikel is bedoeld om je te helpen het kaf van het koren te scheiden en de oplossing te vinden die het beste bij je past. Laten we dieper ingaan op de vier softwarecategorieën die we net hebben toegelicht.
1. Assessment Software
Wat is assessment software en wie moet het gebruiken?
Assessment software is de go-to tool voor consultants, coaches en professionele dienstverlening. Digitaal gemak is alomtegenwoordig geworden en daarom verwachten (potentiële) klanten steeds meer digitale contactmomenten met hun dienstverleners.
De dienstverleners zelf hebben ook baat bij het digitaliseren van processen, zoals het beoordelen en inwerken van klanten. Door gebruik te maken van krachtige assessment software, in plaats van talloze gesprekken te voeren met elke klant, besparen ze kostbare tijd en kunnen ze meer projecten aannemen zonder dat ze hun loonkosten direct hoeven te verhogen.
Voor assessments van het zakelijke type is het nodig om geïndividualiseerde rapporten aan te bieden. Gepersonaliseerde assessmentrapporten, gebaseerd op de resultaten van één specifieke respondent. Rapporten die direct worden gegenereerd nadat de respondent het assessment heeft ingevuld.
Met deze op maat gemaakte rapporten kunt u waarde toevoegen door directe feedback te geven, zoals in het onderstaande 360°-beoordelingsrapport. Het rapport biedt toegevoegde waarde door gepersonaliseerde tips te geven op basis van het specifieke profiel van de respondent.
De norm van de eenentwintigste eeuw: Voorschrijvende assessments
Daarom willen we je meteen wijzen op prescriptieve assessment software, of eenvoudiger gezegd: assessment software die feedback en bruikbare adviezen genereert in PDF-rapporten.
Ook al zijn er niet zoveel assessment software tools die deze mogelijkheid bieden, volgens ons is het echt de standaard waaraan iedereen die online consulting aanbiedt moet voldoen. Klanten die een assessment doen, willen iets terug voor de informatie die ze geven, zonder dat ze hoeven te wachten tot je het handmatig verwerkt hebt.
Leerbeheersystemen (LMS) met beoordelingsmodules
Een andere belangrijke gebruikersgroep van assessment software bestaat uit de afdelingen Human Resources (HR) en Opleiding & Ontwikkeling binnen organisaties. Dezelfde eisen die we zojuist hebben genoemd, gelden ook voor hen. Zij willen medewerkers zo grondig en efficiënt mogelijk kunnen beoordelen en begeleiden.
Als hun belangrijkste vereiste het beheren en verspreiden van leerinhoud is, en slechts gedeeltelijk het beoordelen van werknemers, kunnen ze ook kiezen voor een Learning Management System (LMS) met geïntegreerde beoordelingsmodules. Het is ook van cruciaal belang dat werknemers de inhoud van de training evalueren via enquêtevragen na de training.
Kant-en-klare content versus door gebruikers gegenereerde content
We willen ook ingaan op een belangrijke fout die gemaakt wordt bij het kiezen van assessment software. Bepaalde assessment software is ontwikkeld voor gebruikers om een bestaande methodologie uit te voeren en wordt daarom geleverd met kant-en-klare content, zoals software die specifiek is gemaakt om gedrags- of persoonlijkheidsassessments uit te voeren, zoals een DISC-assessment.
Hoewel dit type tool praktisch kan zijn, geeft het je geen controle over de inhoud van het assessment dat je verspreidt. Het zorgt er ook voor dat je je aanpak niet kunt onderscheiden van anderen die hetzelfde assessment gebruiken. Als het je doel is om te profiteren van je eigen expertise, kies dan assessment software om door gebruikers gegenereerde (= je eigen) inhoud te maken.
Denk je, op basis van bovenstaande uitleg, dat jouw ideale assessmenttool er een is die past in de categorie assessment software? Dan zijn hier de belangrijkste features en functionaliteiten waar je op moet letten:
1. Scoringsmogelijkheden
De kwaliteit van een assessment is evenredig met hoe objectief en genuanceerd je het onderzoek naar de respondent kunt maken. Daarom zijn scoringsmogelijkheden zo cruciaal voor dit type assessment tool. Zorg ervoor dat de tool die je kiest het volgende biedt:
- Aangepaste scoreberekening om de waarde van verschillende antwoordopties op een vraag te kwantificeren.
- Gewogen scores om te bepalen dat bepaalde vragen meer impact hebben op het resultaat.
- Logica en formules om resultaten te bepalen met geavanceerde berekeningen, voor het geval u een door jezelf ontwikkelde, geavanceerde beoordelingsmethodiek toepast: u kunt bijvoorbeeld de antwoorden op bepaalde vragen laten bepalen hoe zwaar een andere vraag weegt.
- Scoren per vragenblok om inzicht te krijgen in diverse vraagcategorieën. U kunt bijvoorbeeld de geschiktheid van een klant beoordelen op drie verwante, maar onderscheidbare gebieden en aan het einde de totale score uitsplitsen in drie specifieke assessments.
Bijvoorbeeld: Een leiderschapsbeoordeling zou de communicatiestijl, besluitvormingsvaardigheden en vaardigheden op het gebied van conflictoplossing kunnen beoordelen
Belangrijk: De assessment software moet je in staat stellen om deze scoremogelijkheden toe te passen in een no-code formaat, zodat er geen specifieke technische vaardigheden nodig zijn om je assessment te ontwikkelen.
In de volgende video legt Bruno, Product Director bij Pointerpro, (maatwerk)scoring uit in begrijpelijke taal (het is echt niet zo moeilijk).
Om u een kort overzicht te geven van hoe u scores kunt instellen in Pointerpro, vindt u hier een video uit onze gebruikershandleidingen:
2. Feedbackmogelijkheden
Door scores toe te kennen wordt jouw onderzoek of evaluatie objectief, maar wat de score echt nuttig maakt en jouw assessment boeiend, zijn de resultaten waarnaar u de scores vertaalt. Dit zorgt ervoor dat jouw assessment op maat is voor jouw respondenten, ook al vindt de interactie digitaal plaats. Jouw assessment software moet in ieder geval de mogelijkheid bieden om over het volgende te beschikken:
- Variabele afsluitende berichten of tussentijdse feedbackpagina's, op basis van scores
- Een gepersonaliseerd PDF-rapport voor elke respondent (om te downloaden of per e-mail te ontvangen): we hebben dit al benadrukt, maar het kan geen kwaad om het nog eens te herhalen, omdat we dit essentieel vinden.
3. Ontwerpmogelijkheden
Om een assessment geloofwaardig te maken, is niet alleen de inhoud van belang. Het is ook de visuele kwaliteit van de assessment en het rapport. De manier waarop je de resultaten van je assessment of enquête presenteert, heeft een grote invloed op hoe een respondent de feedback ervaart.
Zorg ervoor dat u een beoordelingsinstrument kiest dat verschillende soorten grafieken biedt. Bijvoorbeeld:
- Een spindiagram is ideaal als je de sterke en zwakke punten die deel uitmaken van een algemene assessment in beeld wilt brengen.
- Een cirkeldiagram is handig als u een eenvoudig te interpreteren grafiek wilt die de belangrijkste categorieën in een resultaat benadrukt. Bijvoorbeeld als u de nadruk wilt leggen op de belangrijkste risicofactoren in een risicobeoordeling.
- Een meetgrafiek is ideaal als u simpelweg de voortgang of prestaties ten opzichte van een doel wilt benadrukken.
Een andere dimensie van de visuele kwaliteit is branding. Als je met je assessment tool de exacte kleuren, logo's en visuele middelen kunt toepassen die je bedrijf vertegenwoordigen, ben je een stap dichter bij het omzetten van je assessment (en het bijbehorende rapport) in een volwaardig digitaal product van jou.
In het allerbeste geval beschikt de assessment software over een volledige white-labeloptie, zodat u ook de URL van jouw assessment kunt aanpassen wanneer u deze op het web publiceert.
4. Distributiemogelijkheden
Zodra u een assessment hebt ontwikkeld waar u trots op bent, wilt u dit waarschijnlijk online beschikbaar stellen. Maar als het jouw doel is om specifieke respondenten te bereiken, is het ook een minimale vereiste dat u op efficiënte wijze gepersonaliseerde e-mailuitnodigingen kunt versturen vanuit jouw account op het assessmentplatform (in plaats van heen en weer te moeten schakelen tussen jouw assessment- en e-mailprogramma).
Een andere mogelijkheid is dat u de verspreiding van jouw assessments wilt delegeren wanneer jouw doelgroep van respondenten groter wordt. Enkele scenario's waarin dit het geval zou kunnen zijn (of worden):
- Je bent een HR-manager die een assessment heeft opgesteld dat door alle medewerkers binnen het bedrijf moet worden afgelegd. Je hebt geen tijd om elke medewerker hieraan te herinneren en wilt dat afdelingsmanagers die verantwoordelijkheid op zich nemen, zodat de assessmentgegevens binnenkomen.
- Je bent een consultant die een gespecialiseerd assessment heeft gemaakt en dit verkoopt aan een bedrijf. Voor beide partijen is het beter dat de distributie van de assessments kan worden beheerd door iemand in dat bedrijf.
- Je bent een coach die een krachtige methodologie heeft bedacht en die je met je assessment software hebt kunnen omzetten in een digitaal assessment. Je wilt nu andere coaches certificeren om je methodiek te gebruiken en dus je assessment verspreiden onder hun publiek.
In al deze gevallen heb je een portaal nodig dat gekoppeld is aan je assessmentplatform, waarop iemand van buitenaf de distributie van je assessments naar respondenten kan beheren.
5. Rapportage- en analysemogelijkheden
Assessment Software is bij uitstek geschikt om u te helpen iets waardevols te creëren voor jouw klant of respondent. Maar aangezien jij al het werk doet, kun je net zo goed profiteren van het feit dat je niet alleen de antwoordgegevens verzamelt, maar ook in staat bent om de gegevens te visualiseren, analyseren en verwerken.
Assessment Software moet worden geleverd met een fatsoenlijk dashboard dat je minimaal het volgende biedt:
- Een kwantitatief overzicht van de antwoordgegevens voor elke vraag in de assessment (Welk percentage respondenten koos antwoord A versus antwoord B of C?)
- Basisinzichten in deelnamepercentages (voltooiingspercentage van assessments, gemiddelde duur van de assessments, enz.)
- Een geanonimiseerde weergave van de individuele antwoorden van elke individuele respondent
De mogelijkheid om de gegevens te exporteren en te downloaden in CSV- of spreadsheetformaat.
Populaire voorbeelden van assessment software
Er zijn 3 merken assessment software die een feedbackrapport voor elke respondent in PDF kunnen leveren:
- Pointerpro (ons eigen platform): De ultieme boetiek consultant tool, zeer geprezen om zijn all-in-1 aanpak: een enquête bouwer, rapport bouwer en een assessment distributie portal gecombineerd. Pointerpro onderscheidt zich ook met zeer geavanceerde formules, branding en ontwerpmogelijkheden.
- Brilliant Assessments: de uitdager van Pointerpro met iets meer elementaire mogelijkheden. Het biedt de mogelijkheid om geautomatiseerde rapporten te maken door het invoeren in een extern tekstdocument (Word).
- Agolix (voorheen bekend als Assessment Generator): De meest eenvoudige van de drie voorbeelden van assessment software. Als branding en design van weinig of geen belang zijn en je alleen tekstgebaseerde feedbackrapporten wilt genereren, is dit een goede softwarekeuze.
Wat denk jij?
Zoals je misschien al hebt gemerkt, heeft de term ‘assessment software’ voor mij een heel bijzondere betekenis. Het is een digitaal hulpmiddel dat een traditionele consultant kan omvormen tot een consultant die volledig klaar is voor de toekomst. Zijn er nog andere digitale hulpmiddelen waarover ik volgens jou zou moeten schrijven om consultants te helpen? Laat het me weten! Ik praat natuurlijk ook altijd graag over Pointerpro.
Hoe u met Pointerpro geautomatiseerde beoordelingsrapporten kunt opstellen
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door een van onze productexperts, Chris.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Wat is een online formulierbouwer en voor wie is deze bedoeld?
Online formulierbouwers staan voor wat de naam al aangeeft: eenvoud. Het resultaat is een formulier dat u online kunt publiceren.
Hoewel assessment software gemakkelijk dezelfde doelen kan bereiken als een online formulierbouwer, kun je volstaan met een online formulierbouwer als je alleen maar een proces wilt automatiseren waarbij je eenvoudige informatie van respondenten verzamelt. Je hoeft dan niet op zoek te gaan naar beoordelingstools met krachtigere mogelijkheden.
Een formulierbouwer kan nuttig zijn voor medewerkers om taken te stroomlijnen die anders meerdere handmatige stappen zouden vereisen. Enkele voorbeelden:
- De HR-afdeling van een bedrijf wil weten wie er naar het volgende bedrijfsfeest komt en wat de voedingsvoorkeuren zijn.
- Een IT-manager of klantenservicemanager wil supporttickets in een gestandaardiseerd formaat ontvangen om gemakkelijker prioriteiten te kunnen stellen bij het afhandelen ervan. In het formulier dat mensen invullen, geven ze belangrijke informatie aan, zoals de urgentie, de mate van overlast die het incident veroorzaakt, of er gevolgen zijn voor klanten, enzovoort.
- Een facilitymanager wil de binnenkomende verzoeken voor reparaties of onderhoud in het kantoorgebouw centraliseren. In het formulier kunnen mensen een foto uploaden van het probleem dat ze hebben geconstateerd.
Je snapt het waarschijnlijk wel. Het draait allemaal om het verzamelen van informatie zonder dat je daar veel werk aan hebt.
Belangrijkste functies van online formulierbouwers
Aangezien een online formulierbouwer een beoordelingsinstrument is dat uitblinkt in eenvoud, vraagt u zich misschien af of er überhaupt belangrijke functies zijn waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een dergelijk instrument.
In plaats van een belangrijke functionaliteit moet je vooral letten op compatibiliteit. De vraag die je jezelf moet stellen is: “Hoe goed integreert deze formulierbouwer in de IT-omgeving van mijn (bedrijf)? Een positief antwoord zou over het algemeen gebaseerd zijn op de volgende mogelijkheden:
1. API-integratie
Misschien zijn gegevens die via een online formulier worden verzameld wel voor meerdere doeleinden binnen jouw bedrijf bruikbaar. Of misschien wilt u integratie met het e-mailsysteem van jouw bedrijf, zodat meldingen, ingevulde formulieren en updates gemakkelijk aan de juiste personen worden doorgegeven.
Technisch gezien betekent dit dat jouw software voor het maken van online formulieren moet kunnen communiceren met andere software. Controleer daarom goed welk niveau van API-ondersteuning de tool van jouw keuze biedt.
2. Single-Sign-On (SSO) bij het verspreiden van online formulieren in grote bedrijven
Als u deel uitmaakt van een groot bedrijf dat gebruikmaakt van de cloudgebaseerde software van Microsoft 365 en elke medewerker een Microsoft-account heeft waarmee hij of zij zich elke ochtend aanmeldt, wilt u hen wellicht het gemak bieden dat ze zich niet voor elk formulier dat de ronde doet op een apart account hoeven aan te melden.
Populaire voorbeelden van online formulierbouwers
Als u er absoluut zeker van bent dat jouw behoeften op het gebied van beoordelingsinstrumenten op korte termijn niet verder zullen gaan dan louter het verzamelen van gegevens, zijn er drie merken van online formulierbouwers die wij u zouden aanraden:
- Google Forms: een degelijke formulierbouwer met een gratis abonnement, die een uitstekende oplossing is wanneer branding geen rol speelt. Het feit dat Google een betrouwbare aanbieder is, kan ook een geruststellende factor zijn voor zowel jezelf als de respondenten.
- Tally: de uitdager van Google Forms, met een aantal interessante functies in het gratis abonnement en degelijke ontwerkmogelijkheden in een betaalbaar abonnement.
- Jotform: een formulierbouwer die vaak wordt gebruikt in online betalingsprocessen. Jotform biedt veel handige templates, waardoor het een eenvoudige en praktische formulierbouwer is om mee aan de slag te gaan.
Wat is enquête-software en voor wie is deze bedoeld?
Enquêtesoftware lijkt sterk op software voor het maken van online formulieren. Net als bij die laatste wordt het vooral gebruikt voor het verzamelen van gegevens.
Er is echter een belangrijk verschil: wanneer u een veel bredere set gegevens moet verzamelen en die gegevens moet kwantificeren en analyseren , is enquête-software doorgaans geschikter.
Hier volgen slechts enkele doelgroepen die in het bijzonder baat hebben bij het gebruik van enquête-software in plaats van online formulierbouwers:
- Onderzoekers en academici die regelmatig enquêtes moeten houden om theorieën te onderbouwen met onderzoeksgegevens. Efficiënte gegevensverzameling, visualisatie en analyse zijn voor hen van cruciaal belang.
- Klantenserviceteams die af en toe proactief tevredenheidsenquêtes willen versturen. Op basis van de verkregen inzichten kunnen ze hun processen verbeteren.
- Farmaceutische bedrijven of zorgverleners die feedback van patiënten willen om hun producten en diensten verder te ontwikkelen. Interactie tussen patiënten, en in het bijzonder farmaceutische bedrijven, is sterk gereguleerd uit (begrijpelijke) ethische voorzichtigheid. In die context is een enquête voor hen een nuttig en betrouwbaar instrument voor patiëntenbetrokkenheid.
Belangrijkste functies van enquête-software
Wanneer u overweegt enquête-software aan te schaffen, is het essentieel om de functionaliteit en functies te evalueren die aansluiten bij jouw specifieke enquêtebehoeften. Dit zijn de belangrijkste functionaliteiten waar u op moet letten:
1. Ontwerpmogelijkheden:
Bij het uitvoeren van een enquête ligt de focus op het verzamelen van informatie van respondenten. Over het algemeen is het niet de bedoeling om de respondent een enquête of gedetailleerd rapport aan te bieden. Daarom is het essentieel dat enquêtesoftware u in staat stelt om op andere manieren een stimulans voor het invullen te creëren. Een manier is om de enquête simpelweg tot een plezierige ervaring te maken.
Hoe? Door u de mogelijkheid te bieden het volgende in jouw enquêteontwerp te integreren:
- Logica en formules: geavanceerde logica-opties waarmee u patronen kunt overslaan, vertakkingen kunt aanbrengen en voorwaardelijke vragen kunt stellen om een meer op maat gemaakte vragenstroom voor respondenten te creëren.
- Een grote verscheidenheid aan vraagtypes: meerkeuzevragen, open vragen, Likert-schalen, schuifbalken, voorkeursrangschikking, afbeeldingsselectie, enz. Dit zorgt ervoor dat de respondent meer betrokken blijft, ongeacht de inhoud
- Mobiele responsiviteit: ervoor zorgen dat enquêtes toegankelijk zijn en correct worden weergegeven op mobiele apparaten. Een aanzienlijk deel van de respondenten heeft wellicht alleen tijd om de enquête op hun smartphone in te vullen, tussen andere dagelijkse taken en klusjes door.
- Branding en lay-out: Aanpassingsopties om de look en feel van de enquête af te stemmen op de branding en stijl van jouw organisatie. Dit kan ook belangrijk zijn om het vertrouwen van een respondent te winnen. Het is geruststellend voor hen om te zien dat het jouw bedrijf is waarmee ze hun informatie delen. Daarom is het cruciaal dat jouw enquête er niet algemeen uitziet.
Een ander handig aspect om op te letten – vooral als u van plan bent om in de toekomst een grote verscheidenheid aan enquêtes voor jouw bedrijf te maken – is de beschikbaarheid van ontwerpsjablonen op jouw enquêteplatform. Natuurlijk wilt u logo's en kleuren aanpassen aan jouw merk, maar detijd die u kunt besparen met een goed template is niet te onderschatten.
2. Distributiemogelijkheden
In tegenstelling tot een assessment (evaluatie), waarbij de focus vaak op de individuele respondent ligt, richten enquêtes zich op het verzamelen van collectieve informatie. Dat betekent: input verzamelen van zoveel mogelijk respondenten, mogelijk via meerdere enquêtes.
Kies daarom voor een aanbieder van enquêtesoftware die goed heeft nagedacht over het verspreidingsproces. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:
- Compatibiliteit met meerdere kanalen: ondersteuning voor diverse distributiemethoden, zoals weblinks, uitnodigingen via e-mail, integratie met sociale media en het insluiten van enquêtes op websites.
- Planning: De mogelijkheid om de verzending van jouw verschillende enquêtecampagnes op specifieke tijdstippen en datums in te plannen, zodat u jouw doelgroepen effectief bereikt.
3. Rapportage- en analysemogelijkheden
Het is geen verrassing dat rapportage over de verzamelde gegevens een essentiële functie is waar u op moet letten bij enquête-software. Een paar zaken die over het algemeen echt het verschil maken:
- (Realtime) gegevensverzameling en -vergelijking: De mogelijkheid om enquêteresultaten te bekijken en te analyseren terwijl ze worden verzameld, inclusief de mogelijkheid om resultaten te vergelijken, zodat u de statistische relevantie van de antwoorden kunt controleren.
- Visuele dashboards die de verzamelde gegevens weergeven in grafieken, diagrammen en statistische overzichten om je te helpen inzichten af te leiden.
- De mogelijkheid om de gegevens te exporteren en te downloaden in CSV- of spreadsheetformaat voor verdere analyse.
- Mogelijkheden voor API-integratie om jouw enquêteprogramma mogelijk rechtstreeks te koppelen aan een extern analyseplatform dat u gebruikt.
Populaire voorbeelden van enquête-software
- SurveyMonkey: een van de eerste tools voor het maken van enquêtes die op de markt verscheen. Een betrouwbare en degelijke tool om gegevens te verzamelen en onderzoek te doen.
- Typeform: Een bekende enquête-software die bekend staat om zijn conversatiemogelijkheden. (Dankzij de overname van VideoAsk is het bijvoorbeeld zelfs mogelijk om een video te integreren als middel om een vraag aan de respondent te stellen.)
- Qualtrics: een veelzijdige, op grote ondernemingen gerichte tool met geavanceerde functionaliteiten. Deze tool is ontworpen voor gebruikers die zeer uitgebreid onderzoek willen uitvoeren.
Opmerking:
Assessment Software zoals Pointerpro, Agolix en Brilliant Assessments biedt alle (of de meeste) mogelijkheden van enquêtesoftware. Het belangrijkste voordeel is dat u hiermee de responspercentages kunt verhogen door relevante, geautomatiseerde PDF-rapporten aan te bieden als stimulans voor respondenten.
Mocht u twijfelen tussen assessment software en enquêtesoftware, vraag jezelf dan af: „Wat voor soort interactie wil ik met mijn respondenten tot stand brengen?“ Er is een verschil tussen het simpelweg bedanken van respondenten voor hun deelname (waarvoor enquêtesoftware volstaat) en het aangaan van een relatie door hen iets tastbaars aan te bieden (waarvoor u assessment software nodig hebt).
Wat is een tool voor het vastleggen van leads en voor wie is deze bedoeld?
Het is het jaar 2023 (of later). Zowel zakelijke als particuliere klanten zijn steeds vaker digital natives. Voordat ze een relatie aangaan met iemand binnen jouw organisatie, maken ze meestal gebruik van digitale contactpunten.
In de eenentwintigste eeuw begint elk succesverhaal van een klant met: “Er was eens iemand die online een zoekopdracht uitvoerde.” Een beoordelingsinstrument dat is ontworpen voor het genereren van leads, is zeer effectief in het trekken van de aandacht van die persoon, het wekken vanzijn of haar interesse en het verzamelen van (contact)gegevens.
Verwar een lead capture tool echter niet met een eenvoudig online formulier. Een goede lead capture assessment gaat over meer dan alleen het vullen van jouw marketing- of verkooppijplijn. Vooral in de professionele dienstverlening helpen echt uitstekende lead capture tools of "lead gen assessments" bedrijven om klanten effectieveraan boord te halen . Een maturity assessment dat de huidige situatie van een respondent objectief evalueert met doordachte vragen, kan de noodzaak voor talrijke en uitgebreide vergaderingen wegnemen.
Enkele typische voorbeelden waarbij tools voor het vastleggen van leads vaak van pas komen?
- Consultants en coaches geven potentiële klanten een voorproefje van hun knowhow voordat er sprake is van persoonlijke interactie door hun methodologieën of raamwerken te vertalen naar doordachte online assessments.
- Marketingafdelingen of -bureaus zetten begeleide verkoopbeoordelingen op. Makelaars kunnen potentiële kopers bijvoorbeeld belangrijke vragen laten beantwoorden (wanneer het hen uitkomt online, vergeet niet) over hun budget, hun voorkeuren en hun antipathieën, om hen op te volgen met zeer relevante opties.
- HR-wervingsspecialisten trekken de juiste kandidaten aan voor organisaties door ze in te schakelen met competentiebeoordelingen, persoonlijkheidsbeoordelingen of een combinatie van beide.
Belangrijkste functies van tools voor het genereren van leads
1. Mogelijkheden voor assessment en feedback
Je respondenten indelen in categorieën
Het is misschien verrassend om te lezen dat je scoringsmogelijkheden nodig hebt in een tool voor het vastleggen van leads. Een lead is toch gewoon een lead? Nou, nee. Het toekennen van scores aan de antwoorden van respondenten bij leadgeneratie-evaluaties = het kwalificeren van je leads.
Het helpt je om leads te categoriseren en ze te koppelen aan de juiste vervolgcommunicatie, producten of diensten die je aanbiedt. Daarvoor moet je lead capture tool je in staat stellen om vraagblokken te scoren (iets wat we al uitvoeriger hebben beschreven in het eerdere gedeelte over assessment software in dit artikel). Het is ook wat u ervan weerhoudt om jouw verkooppijplijn te vervuilen met prospects die waarschijnlijk nooit zullen converteren.
Interactie met jouw respondenten
Bij het verzamelen van leads leg je niet alleen informatie vast. Je bent betrokken bij het verkoopproces van je product of dienst. Daarom biedt interactie op basis van de input van de respondent echt een belangrijke meerwaarde.
Kies een tool voor het vastleggen van leads waarmee je de ervaring voor de respondent conversatiegericht kunt maken, met tussentijdse feedback op belangrijke momenten, op basis van de score.
Een willekeurig voorbeeld: stel je voor dat je een levenscoach bent die één-op-één-sessies probeert te verkopen en dat je een tool voor het vastleggen van leads bouwt om een aantal intakevragen te stellen. De respondent kan zich misschien wat ongemakkelijk voelen bij het kiezen van bepaalde antwoordopties. In dat geval zou je enquête een bemoedigende reactie kunnen formuleren om de respondent gerust te stellen. Hiervoor heb je logica- en formulefuncties nodig (simpel gezegd: “Als het antwoord op vraag 4 antwoord B of C is, toon dan tekst X.”).
Hoe zit het met PDF-rapporten?
In dezelfde geest van het interactief maken van de ervaring van de respondent met feedback, hebben gepersonaliseerde PDF-rapporten die hij of zij kan downloaden aan het einde van de enquête ook een enorme waarde. De assessment tools die zichzelf positioneren als lead capture tools bieden die functionaliteit echter niet.
Dus als je deze functionaliteit belangrijk vindt, kun je net zo goed assessment software gebruiken voor het vastleggen van leads.
2. Ontwerpmogelijkheden
Wanneer u potentiële klanten benadert via een enquête voor leadgeneratie, bevindt u zich duidelijk op marketinggebied. U positioneert zich en communiceert via jouw merk. Om die interactie vorm te geven, zijn deze twee zaken het minimum dat u van jouw tool voor leadgeneratie mag verwachten:
- Het moet je in staat stellen om het 100% als white label te gebruiken. Dat betekent dat de volledige look-and-feel aanpasbaar moet zijn aan jouw merk.
- Hiermee zou u de assessment voor het vastleggen van leads op jouw eigen website moeten kunnen integreren.
Overweeg ook of u tijdens evenementen leads wilt vastleggen met behulp van tablets of via QR-codes die mensen met hun smartphone kunnen scannen. Als dat het geval is, controleer dan of jouw tool de mogelijkheid biedt om mobielvriendelijke enquêtes te maken.
3. Integratie-, rapportage- en analysemogelijkheden
Het is cruciaal om een beoordelingstool te kiezen die verbinding kan maken met je CRM. Hiervoor is het goed om tools zoals Zapier en Make te kennen die je hierbij kunnen helpen.
Met jouw lead capture assessment kunt u zeer nuttige informatie verzamelen om leads om te zetten in klanten, en met de CRM-verrijking die deze connectiviteit biedt, hebben jouw verkopers direct toegang tot die informatie in hun CRM-account.
Bij effectieve marketing gaat het ook om het continu meten en, waar mogelijk, bijsturen van jouw aanpak. Jouw evaluatietool voor het genereren van leads moet gegevens kunnen leveren over de betrokkenheid van gebruikers en de voltooiingspercentages.
Als de voltooiingspercentages uiteindelijk op het verwachte niveau liggen, wilt u natuurlijk vooral de conversiepercentages (wie koopt uiteindelijk jouw diensten of producten) nader bekijken . Daarom is de koppeling met CRM zo belangrijk.
Populaire voorbeelden van tools voor het genereren van leads
- Outgrow: Deze lead capture tool is vooral bekend als prijscalculator die bedrijven insluiten op de prijspagina van hun website. Een solide leadgeneratietool, maar als branding belangrijk voor je is, moet je een abonnement van enkele honderden euro's per maand afsluiten.
- ScoreApp: Deze tool kan vooral handig zijn voor kleine bedrijven die nog niet hebben geïnvesteerd in het bouwen van een website. Wanneer je een enquête maakt met ScoreApp bouw je eigenlijk een landingspagina waarop je informatie kunt publiceren die je normaal ook op je eigen website zou publiceren. Als je je branding wilt integreren, moet je een betaald abonnement nemen.
- ION by Rock content: ION is niet zozeer een vragenlijstgerichte tool, maar een tool waarmee je een landingspagina kunt maken waarin je een verscheidenheid aan interactieve inhoud integreert (polls, vragen, video's, calculators en knoppen) om conversies te stimuleren.
- Pointerpro: Zoals gezegd dekken de mogelijkheden van Pointerpro alles wat je van een ideale lead capture tool mag verwachten. Bovendien biedt het het unieke voordeel dat er automatisch PDF-rapporten worden gegenereerd: een stimulans voor respondenten die de respons vaak verhoogt en potentiële klanten een voet tussen de deur geeft.
Aangezien Pointerpro een toonaangevende beoordelingstool is die alle in dit artikel besproken functionaliteiten omvat, is het voor ons verleidelijk om gewoon te zeggen: “Ja, dat is het!”, maar het hangt echt af van jouw situatie – en hoeveel u uit de tool haalt die u kiest.
Als je alleen maar de namen van deelnemers aan bedrijfsevenementen hoeft te verzamelen, raden we je aan om een eenvoudige beoordelingstool (online formulierbouwer) te gebruiken. Voordat je je echter abonneert op een beoordelingstool, is het handig om even rustig na te denken en een lijst te maken van alle manieren waarop je een beoordelingstool in de toekomst binnen je organisatie zou kunnen gebruiken (vergeet niet om dit af te stemmen met teamleden en andere afdelingen).
Als je een marketingmanager bent die geïnteresseerd is in het opstellen van assessments voor het genereren van leads, en je HR-afdeling op zoek is naar een boeiende enquêtetool, is het verstandiger om af te spreken dat je complete assessment software aanschaft die beide doelen volledig dient, in plaats van enerzijds te investeren in een tool voor het vastleggen van leads en anderzijds in enquêtesoftware.
Misschien bent u overtuigd van de voordelen van het inzetten van assessments voor jouw bedrijf, maar houdt een van de volgende zaken u tegen:
- U hebt geen budget gereserveerd voor een hoogwaardig beoordelingsinstrument
- Je hebt geen tijd om zelf assessments op te stellen.
In dat geval willen we u graag helpen om twee lastige situaties te vermijden. Mark, medeoprichter van Pointerpro, gaat hier in de volgende video dieper op in:
- Valkuil 1 – Digitale noodoplossingen: hier probeert u geld te besparen door verschillende niet-gespecialiseerde tools te gebruiken die gratis zijn – of al deel uitmaken van jouw softwarestack – om informatie te verzamelen, te visualiseren, te analyseren en erover te rapporteren.
Het grootste gevaar? Je verspilt waarschijnlijk meer kostbare tijd (en dus geld) omdat het proces traag, foutgevoelig en nauwelijks schaalbaar is.
- Valkuil 2 – Oplossing op maat: Hierbij vraagt u een externe IT-consultant om een oplossing te ontwikkelen die volledig is afgestemd op jouw behoeften.
Het grootste gevaar? De zeer dure eenmalige investering verandert vaak in terugkerende kosten telkens wanneer er een update nodig is. Ondertussen hebt u geen echte controle over jouw oplossing. Het juiste compromis hier, indien beschikbaar, is het kiezen van een leverancier van assessment software die de oplossing voor u kan ontwikkelen in hun tool en u training biedt om deze zelf up-to-date te houden.
Denk je nog steeds dat je hulp nodig hebt bij het kiezen van de juiste assessmenttool voor jouw specifieke doeleinden? Aarzel dan niet om contact op te nemen met ons team.
Wilt u meer weten?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Jeroen De Rore
Als creatief tekstschrijver bij Pointerpro denkt en schrijft Jeroen over de uitdagingen waarmee professionele dienstverleners te maken krijgen. Hij is een tech-optimist met een voorliefde voor nostalgie en het vertellen van verhalen.