In zekere zin lijkt een beoordelingsproces veel op mijnbouw. Hoe dieper je graaft, hoe groter de kans dat je waardevolle dingen vindt. Maar het kost je ook meer moeite om ze te bewerken en op te poetsen tot bruikbare en visueel aantrekkelijke beoordelingsrapporten.
Zelfs vóór de pandemie van 2020 meldde meer dan 80% van de bedrijven al een vorm van vaardigheidsbeoordeling te hebben gebruikt. Met werken op afstand als nieuwe norm, kunnen we ons alleen maar voorstellen dat digitale assessments steeds meer voorkomen en essentieel worden voor HR-afdelingen en -bureaus. Maar hoe maak je er een goed uitziend, informatief rapport van dat respondenten kunnen gebruiken om actie te ondernemen? Laten we samen eens kijken naar een paar voorbeelden van best practices:
- Voorbeeld teambeoordelingsrapport
- Voorbeeld financieel adviesrapport
- DISC beoordelingsrapport voorbeeld
- Voorbeeld rapport assessment digitale maturiteit
Psst! Wil je meteen in de stap-voor-stap tips duiken over hoe je beoordelingsrapporten maakt? Klik dan hier.
Zodat we op één lijn zitten: Wat is een beoordelingsrapport?
Een assessment evalueert een persoon of een organisatie aan de hand van een reeks vragen. De antwoorden worden gebruikt om een score, categorisatie of een ander type resultaat te berekenen dat waarde oplevert voor de respondent.
Er zijn vele soorten assessments, gecategoriseerd op sector, doelstellingen, methodologie, enz. In dit artikel richten we ons alleen op assessmentrapporten. Als je op zoek bent naar de beste assessmenttool, raad ik je van harte onze gids aan voor het selecteren van de juiste assessmenttool voor jouw bedrijf.
Een beoordelingsrapport geeft respondenten duidelijke inzichten in hun profiel, bedrijf of situatie en geeft relevante aanbevelingen. En weet je wat het goede nieuws is? Het maken van een assessmentrapport kan worden geautomatiseerd.
Hoe? Nou, in een notendop: Dankzij formules en berekeningen achter de vooraf ingestelde vragen in het assessment. Ze zetten de antwoorden om in tastbare resultaten, die in het assessmentrapport worden gepresenteerd in de vorm van tekst, cijfers, grafieken, diagrammen en andere voorstellingen.
Stel, u bent een marketingconsultant en u vraagt jouw klant naar zijn huidige marketingstrategie. Wat zijn zijn doelstellingen? Welke marketingtools gebruikt hij momenteel? Hoeveel wil hij uitgeven aan marketingactiviteiten zoals advertenties?
Op basis van hun antwoorden krijgt u een eerste indruk van hun situatie en kunt u een strategie uitstippelen die u aan hen kunt presenteren door hen een gepersonaliseerd rapport te laten zien, alsof het speciaal voor hen is opgesteld.
Voorbeelden van beoordelingsrapporten
Ik geef je praktijkvoorbeelden om je te helpen het maximale uit je beoordelingsrapport te halen. Ik zal elk voorbeeldrapport beoordelen aan de hand van verschillende criteria. Gebruik deze checklist om zelf te bepalen welk rapport het beste bij jouw doel past.
Checklist met criteria voor beoordelingsrapporten:
Vragen of opmerkingen?
Kom je input van mij tegen waar je een ander gevoel bij hebt of die volgens jou onjuist is? Aarzel dan niet om contact met me op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik leer van zo'n uitwisseling.
Bedrijf
De Table Group is een bedrijf dat bedrijven succesvoller wil maken en werk bevredigender.
Beoordelingsrapport
Het belangrijkste doel van dit teambeoordelingsrapport is om je team een idee te geven van de sterke punten en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Hoewel de assessment zelf zeker kwantitatief en data-gedreven is, is het belangrijkste aspect het kwalitatieve perspectief dat het biedt voor het beoordeelde team en de discussie die het uitlokt rond specifieke kwesties.
Assessment
⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Inleiding: Dit rapport geeft de respondenten een duidelijk inzicht in wat ze kunnen verwachten te lezen en te leren dankzij de inleiding en uitleg van het gebruikte model.
De Table Group begint het rapport met een samenvatting van de bevindingen, voordat ze meer in detail treden. Dit is een sterke manier om het team aan te moedigen verder te lezen en te ontdekken waarom de resultaten zijn zoals ze zijn.
🟠 Leesbaarheid: De balans tussen tekst en beeld op de eerste pagina's neigt naar tekstzwaarte. Afbeeldingen, grafieken en voorbeelden zouden de lezer soelaas kunnen bieden.
Hetzelfde probleem doet zich voor verderop in het rapport, waar de resultaten gedetailleerder worden besproken. Het zou voor de lezer illustratiever zijn als de variabelen in de resultatentabellen in de vorm van grafieken worden gepresenteerd. Dit verbetert de vergelijkbaarheid van de verschillende gebieden.
De tabel "Gebieden met belangrijke verschillen" kan bijvoorbeeld vergezeld worden door een taartdiagram. Deze grafieken worden gebruikt om de samenstelling van een entiteit of groep weer te geven - in dit geval het team en de verschillende antwoorden van de teamleden.
Voor feedback verwijst het rapport in elke categorie naar het gedeelte "Tips en oefeningen". Het opnemen van praktische tips is nuttig, maar het trekt meer aandacht als het binnen elke categorie wordt gepresenteerd en niet in een andere sectie verderop in het rapport.
Bedrijf
Atlas Point helpt financiële consultants en individuele beleggers om betere financiële gesprekken te voeren met hun klanten.
Beoordelingsrapport
Om op grote schaal financieel advies te kunnen geven, heeft Atlas Point de assessment van financiële deugden gedigitaliseerd. Elk rapport is op maat gemaakt op basis van de respons die elk individu geeft op de tool.
Assessment
⭐⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Personalisatie: Op het voorblad worden zowel de adviseur als de respondent/klant vermeld. Zoals hierboven geformuleerd, genereert Atlas Point ook twee verschillende rapporten van één assessment: één voor de klant en één voor de adviseur.
🟢 Ontwerp / Leesbaarheid: Er is een duidelijk gebruik van symbolen en kleuren, wat goed is voor de structuur van het rapport. De lezer kan gemakkelijk door het rapport navigeren.
🟠 Inleiding: Het rapport gaat meteen over op de bevindingen, zonder aan te geven wat je als lezer kunt verwachten of een overzicht te geven van de mogelijke uitkomsten. Dit is geen probleem voor de adviseur, die de inhoud van het rapport zou moeten kennen, maar de klant zou wel graag willen weten wat hij of zij in het rapport kan verwachten.
Opmerking: Atlas Point heeft dit probleem aangepakt door algemene informatie inline te zetten, wat het grotendeels compenseert.
Bedrijf
Indaba Global is een trainings- en ontwikkelingsbedrijf dat producten en diensten levert op het gebied van managementadvies. Ze bieden professionele coaching voor leidinggevenden.
Beoordelingsrapport
Om bedrijven, hogescholen en consultants te helpen bij het beoordelen van iemands gedragstendensen, hebben zij hun eigen gedragsassessment ontwikkeld (DISCflex). Dit assessment wordt geleverd met een DISC Assessment rapport.
Assessment
⭐⭐⭐
Belangrijkste sterke en zwakke punten
🟢 Externe bronnen: In hun methodologie maakt Indaba gebruik van feedback van derden om de resultaten van de respondent te vergelijken met hoe anderen (collega's, familie en vrienden) hem of haar zien. Dit is een zeer goede aanpak om diepgaande zelfreflectie te stimuleren.
🟠 Personalisatie: Er is sprake van duidelijke aanpassing op basis van de antwoorden van de respondent. Maar afgezien daarvan is er weinig tot geen personalisatie, zoals het gebruik van de naam van de respondent.
🟠 Leesbaarheid: Hoewel er een aantal zeer nuttige grafiekvisualisaties zijn, biedt Indaba ook veel op tekst gebaseerde informatie. Naar mijn mening neigen we een beetje naar een overvloed aan informatie. Daardoor kan de lezer zijn interesse verliezen. Het rapport gebruikt ook een klein lettertype, wat een negatieve invloed heeft op de leesbaarheid.
Zorg ervoor dat, wanneer je een PDF beoordelingsrapport genereert met variabele tekst (d.w.z. tekst die varieert volgens de antwoorden die de respondent gaf in de assessment), je rekening houdt met de aanwezigheid van kop- en voetteksten. Zoals je hierboven kunt zien, verdwijnt een deel van de tekst voorbij de voettekst.
Wilt u een aantal van deze tips in de praktijk brengen? Bekijk dan hier hoe u jouw DISC assessment kunt maken met Pointerpro.
🔴 O ntwerp: Het ontwerp van het rapport is erg basic. Het zou er professioneler uitzien als er meer aandacht werd besteed aan de huisstijl. Overweeg het gebruik van grafische ontwerptools om je visuele aantrekkingskracht te vergroten en moeiteloos een meer gepolijste presentatie te creëren.
Bedrijf
BDC is een Canadese business development bank. Het is een financiële instelling die zich uitsluitend richt op ondernemers. Ze helpen Canadese bedrijven op te richten en te ontwikkelen door middel van financiering, adviesdiensten en securitisatie, met een focus op kleine en middelgrote ondernemingen.
Beoordelingsrapport
BDC heeft een digitale maturity assessment gemaakt om erachter te komen waar het bedrijf van de respondent staat. Het rapport van de maturity assessment laat zien hoe ze zich verhouden tot hun branchegenoten en identificeert ook gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
Assessment
⭐⭐⭐
Sterke en zwakke punten
🟢 Leesbaarheid: Het leest gemakkelijk en geeft de respondent de kans om de essentie van zijn of haar resultaten te begrijpen.
Externe bronnen: BDC past een vergelijkend model toe, zodat de respondenten hun resultaten kunnen vergelijken met benchmarks uit de sector.
🟠 Inleiding: Als we naar de structuur kijken, zien we geen duidelijke inleiding. BDC gaat meteen over op de resultaten. Is dit een probleem? In dit specifieke geval niet per se. De resultaten worden vergezeld van grafieken en contextuele informatie, waardoor de respondenten hun resultaten in een breder perspectief kunnen plaatsen.
🟠 Ontwerp: Het rapport is mooi vormgegeven, met een duidelijke weergave van hun huisstijl. Helaas is er geen voorblad. Een voorblad geeft het rapport een professionelere uitstraling in de ogen van de respondent.
🔴 Personalisatie: Het rapport is relatief kort en de aanbevelingen die ze delen met de respondent zijn slechts minimaal gepersonaliseerd. Alle inzichten zijn gekoppeld aan het profiel "conservatief", in dit geval, en het rapport gaat niet dieper in op de afzonderlijke antwoorden van de respondent.
Ook de aanbevolen lectuur is te algemeen en daardoor niet boeiend. Denk je erover na om je eigen maturity assessment(s) te ontwikkelen? Lees dan deze pagina eens.
Vragen of opmerkingen?
Kom je input van mij tegen waar je een ander gevoel bij hebt of die volgens jou onjuist is? Aarzel dan niet om contact met me op te nemen via LinkedIn. Het zou niet de eerste keer zijn dat ik leer van zo'n uitwisseling.
De ideale structuur van een beoordelingsrapport hangt af van verschillende factoren. Laten we eens kijken naar dit voorbeeld:
1. Gebruik een voorblad
- Begin je beoordelingsrapport met een voorpagina dat duidelijk je merk vertegenwoordigt en de respondent aanspreekt.
- Zorg ervoor dat de voorpagina er professioneel en aantrekkelijk uitziet, passend bij jouw branche.
- Vertegenwoordig je merk door je merkkleur(en), lettertype, logo en stijl te gebruiken.
2. Leg uit wat de respondent in het rapport zal tegenkomen
- Praat met de respondent alsof je een echt gesprek voert.
- Leg het doel uit.
- Werk de structuur van het rapport uit.
- Gebruik symbolen om de verschillende delen van het rapport aan te geven.
- Wees transparant over de methode die je hebt gebruikt om tot de resultaten en inzichten te komen.
3. Geef een samenvatting van de bevindingen
- Geef de algemene resultaten van de respondent weer voordat u in elke afzonderlijke sectie dieper op de details ingaat.
- Geef de resultaten weer in een duidelijke grafiek. Een kolomdiagram is handig om meerdere resultaten in één weergave te tonen.
- Laat de respondenten een blik werpen op hun resultatenoverzicht, gevolgd door gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van hun scores. Dit zal de lezer helpen zich voor te bereiden op de gedetailleerde bespreking van de afzonderlijke thema's verderop in het rapport.
4. Bespreek elk thema afzonderlijk
Laat de respondenten per thema zien hoe ze hebben gescoord en wat dit voor hen betekent:
- Gebruik een symbool of visualisatie om de verschillende thema's duidelijk te identificeren.
- Voeg aangepaste scores toe en visualiseer de persoonlijke score van de respondent met een meter. Je kunt ook andere grafieken gebruiken, vooral als je wilt laten zien hoe de respondent zich verhoudt tot collega's, een sectorgemiddelde, enz. Voor dit laatste kun je een staafdiagram gebruiken.
- Maak gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van de scores van de respondent.
Je kunt het rapport afsluiten met een korte conclusie, een call-to-action of algemene informatie over je bedrijf.
Laat prospects versteld staan met geautomatiseerde Pointepro-rapporten
Hier volgt een korte introductie over hoe Pointerpro werkt, door mijzelf gebracht.
"We gebruiken Pointerpro voor alle soorten enquêtes en assessments in ons wereldwijde bedrijf en medewerkers zijn dol op het gebruiksgemak en de flexibele rapportage."
Directeur bij Alere
"Ik geef de nieuwe report builder 5 sterren voor zijn gebruiksgemak. Iedereen zonder codeerervaring kan snel beginnen met het maken van geautomatiseerde, gepersonaliseerde rapporten."
CFO & COO bij Egg Science
"Jullie hebben geweldig werk geleverd door dit zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en toch robuust qua functionaliteit."
Account manager bij Reed Talent Solutions
"Het is een groot voordeel om formules te kunnen toepassen en zo echt grondige en uitgebreide analyse te kunnen doen. Er zijn honderden formules, maar de klant ziet alleen het overzichtelijke rapport. Als je zoiets zoekt, is het heel prettig om met Pointerpro te werken."
Country Manager Nederland bij Better Minds at Work
Er zijn veel factoren die de kwaliteit van een beoordelingsrapport bepalen. Als ik zou moeten aangeven waar veel instanties of organisaties de neiging hebben om overheen te kijken, dan zou ik deze twee noemen:
- Personaliseer je beoordelingsrapport: Gebruik de naam van je respondent doorheen het rapport. Je kunt dat doen in de koptekst, voettekst, in tekstblokken of in grafiektitels. Neem gepersonaliseerde feedback op per aspect dat je bespreekt.
- Maak je beoordelingsrapport visueel: Zorg voor een evenwicht tussen tekst en visuals. Waarom resultaten uitleggen in tekstvorm als je ze ook kunt presenteren in makkelijk te begrijpen grafieken of tabellen? Vergeet je ontwerp niet: houd rekening met je huisstijl, gebruik je eigen lettertype en kleuren.
Het is belangrijk om te weten dat er niet één "ideaal model" is dat op elk beoordelingsrapport kan worden toegepast. Als je van plan bent om je eigen beoordelingsrapporten te ontwikkelen en je hebt nog geen hulpmiddel gekozen, probeer Pointerpro dan zeker eens uit.
Als je geïnteresseerd bent in automatisch gegenereerde beoordelingsrapporten die gepersonaliseerd, goed ontworpen en van een eigen merk voorzien zijn, nemen we graag contact met je op om je op weg te helpen.
Wil je meer weten?
Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang zorgvuldig geselecteerde artikelen rechtstreeks in je inbox
Over de auteur:
Ine Wouters
Ine is een gedreven marketeer met een passie voor branding en strategie. Ze houdt van een no-nonsense aanpak met oog voor creativiteit in combinatie met het bereiken van doelen.